Трудовая книжка
Последний раз обновлено:
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность человека (часть 1 ст. 66 ТК РФ). По ней исчисляют количество трудового и страхового стажа для расчета назначаемых пенсионных выплат.
Запись о приеме на работу делается не позднее пяти рабочих дней с даты, когда сотрудник подписал трудовой договор (ст. 66 ТК РФ).
Если же возникнет ситуация, когда на следующий день после устройства на работу сотрудник пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию, в его трудовой книжке не нужно делать никаких записей. Если он отработал всего один день, работодатель вправе не вносить запись в книжку.
Но рассчитать сотрудника придется и выдать ему деньги за один день работы. Но компенсация за неиспользованный отпуск ему не положена (п. 35 Правил, утв. НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169). Трудовую книжку и другие документы, которые человек принес в компанию, нужно ему вернуть (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).
Правила ведения трудовых книжек
До 1 сентября 2021 года действовали Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлениями Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.
Своим приказом от 19 мая 2021 года № 320н Минтруд признал их утратившими силу. Взамен он утвердил:
- обновленную форму трудовой книжки;
- новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Новый порядок ведения трудовой книжки вступил в силу с 1 сентября 2021 года и действует до 1 сентября 2027 года.
Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2023 года. Одновременно нужно учитывать:
- имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
- имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.
Таким образом, имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.
Начало применения новой формы трудовой книжки с 1 января 2023 года установлено постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250.
С этого момента по обновленной форме трудовые книжки потребуется выдавать только взамен утраченных или испорченных. Дело в том, что на трудоустроенных впервые работников оформлять книжки уже не нужно. Поскольку с 2021 года на тех, кто впервые устраивается на работу, должны завести только электронную трудовую книжку. Следовательно, по обновленной форме бумажную трудовую лицам, впервые поступающим на работу, уже заводить не потребуется.
Что учесть при заполнении трудовой книжки
С 1 сентября 2021 года заполнять трудовую книжку можно будет не только от руки. Записи можно вносить с помощью штампов или печатать на принтере.
Отменено требование о заполнении трудовой книжки в присутствии работника, принимаемого на работу впервые.
Сотрудников не нужно знакомить с каждой вносимой в книжку записью под роспись в личной карточке. Также не требуется заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы.
При увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу нужно указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.
Для дистанционных работников уточнено, что сведения вносятся по желанию удаленного сотрудника при предоставлении им бумажной книжки лично или почтой.
Сведения о работе по совместительству можно вносить как по хронологии, так и блоками — одновременно о приеме и об увольнении. Запись о работе по совместительству вносится «основным» работодателем на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ). Уточнено: если нужно внести такую запись, но в данный момент человек не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.
Работодатель самостоятельно может разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нее, а также учета движения трудовых книжек.
Какие сведения вносят в трудовую книжку
В новой форме трудовой книжке внешне ничего не изменилось: титульный лист в том же виде и внутренние листы с графами для указания сведений о трудовой деятельности.
Появление новых правил ведения трудовой книжки не отразилось и на ее содержании. Как и прежде, в трудовую книжку вносят сведения (часть 4 ст. 66 ТК РФ):
- о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
- о выполняемой им работе;
- о переводах на другую постоянную работу;
- о награждениях и поощрениях;
- об увольнении работника;
- о прекращения трудового договора.
В трудовую книжку также подлежат внесению записи о профессиональной переподготовке, если работнику по результатам такой профессиональной переподготовки присвоены более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень.
Взыскания в трудовую книжку не записывают.
Как вносить записи в трудовую книжку
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
Записи рекомендовано производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Напомним, что по старому порядку это было необходимым требованием: допускались только записи перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером, а также световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
С 1 сентября 2021 года при внесении записей в трудовую книжку можно использовать штампы (печати). Кроме того, текст можно полностью или частично печатать, например, на принтере.
Ранее этот вопрос не был урегулирован законодательством. Поэтому, чиновники давали разъяснения, что этот способ внесения записей в трудовую книжку не противоречил законодательству. По мнению Роструда, штамп в таком случае приравнивался к записи в трудовой книжке. Но при этом требовалось, чтобы на нем были указаны полное и при наличии сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1).
Как и раньше, в трудовой книжке не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».
Как сделать в трудовой книжке запись о приеме на работу
Запись о приеме на работу должна быть занесена в трудовую книжку работника, если он проработал на предприятии или у индивидуального предпринимателя больше пяти дней, и эта работа является основной. Днем отсчета считают день, когда сотрудник приступил к работе.
Запись о приеме на работу можно не делать при поступлении на «дистанционную» работу, если это предусмотрено трудовым договором (ст. 312.2 ТК РФ).
Делая запись о приеме на работу, в трудовой книжке указывают:
- фактическую дату приема работника;
- название структурного подразделения (отдела), в которое он принят;
- название должности;
- дату и номер приказа о приеме на работу или дату и номер трудового договора.
Как внести в трудовую книжку сведения о работнике
Сведения о работнике вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Фамилию, имя, отчество и дату рождения пишут полностью.
Сведения о работнике указывают на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав).
Образование (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее - бакалавриат, высшее - специалитет, магистратура, высшее - подготовка кадров высшей квалификации), профессию или специальность указывают только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома), квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний). Если у работника незаконченное образование (высшее или среднее), запись вносят на основании имеющегося подтверждающего документа (студенческий билет, зачетная книжка, справка из образовательного учреждения и др.).
Дипломы выпускников ВУЗов должны быть оформлены согласно образцам, установленным приказом Минобрнауки России от 1 октября 2013 года № 1100 «Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним» (письмо Минобрнауки России от 31 января 2014 г. № АК-213/05).
Так должен выглядеть, к примеру, диплом бакалавра (приложение № 1 к приказу № 1100):
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дату заполнения трудовой книжки указывают полностью: «25 мая 1986 года», а не «25.05.1986».
После того как все сведения будут внесены, работник должен своей подписью заверить их правильность.
Подписывает титульный лист трудовой книжки работник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек. Затем на отметку М.П. ставят печать компании (если она есть). О проставлении печати организации при ее наличии на титульном листе трудовой книжки сказано в постановлении Минтруда России от 31 октября 2016 года № 588н.
Пример заполнения титульного листа трудовой книжки:
|
Как изменить запись в трудовой книжке
Все изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии и специальности вносит работник, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы.
Каждое изменение должно быть подтверждено документально, например паспортом, свидетельством о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества, со ссылкой на дату и номер этих документов.
Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, на титульном листе одной чертой нужно зачеркнуть прежние фамилию, имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.
Если титульный лист трудовой книжки заполнен, необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку. В таком случае нужно на титульном листе вкладыша указать последнюю фамилию с титульного листа трудовой книжки, а затем оформить изменение на новую фамилию.
Оформить изменение фамилии в трудовой книжке можно так:
|
Аналогично вносят изменения в сведения об образовании, профессии или специальности работника. Если же их нужно дополнить, новые сведения дописывают рядом (или на следующей строчке). При этом ранее внесенные записи не зачеркивают.
Читайте также ситуации:
Как внести в трудовую книжку сведения о работе
Данные о работе вносят в графу 3 «Сведения о работе» трудовой книжки.
Сначала указывают наименование фирмы, в которую поступает на работу сотрудник.
Наименование пишут полностью, в соответствии с учредительными документами фирмы, включая организационно-правовую форму (общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и др.).
Если учредительными документами установлено сокращенное название фирмы и ее организационно-правовой формы, его тоже указывают в «Сведениях о работе» – на следующей строке.
В графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. Соответственно, если человек впервые поступает на работу, пишут номер 1.
В графе 2 указывают дату приема на работу.
Все записи производят арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год полностью).
В графе 3 на том же уровне, на котором сделаны записи в графах 1 и 2, пишут сведения о принятии или назначении. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, дополнительно указывают это структурное подразделение. Название должности, профессии с указанием квалификации должно соответствовать штатному расписанию фирмы.
В графу 4 заносят дату и номер приказа, по которому работник принят на работу. При этом слово «приказ» нужно писать полностью.
Как внести в трудовую книжку сведения о награждениях и поощрениях
В трудовые книжки все сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги вносят в раздел «Сведения о награждении».
Включают сведения:
- о награждении госнаградами;
- о награждении наградами президента, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов;
- о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Обратите внимание: премии, которые предусмотрены системой заработной платы, а также премии, выплачиваемые нерегулярно, в трудовую книжку не вносят.
Чтобы внести в трудовую книжку сведения о награждениях (поощрениях) сотрудника, нужно:
- в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка написать полное название фирмы. Если учредительными документами фирмы предусмотрено сокращенное ее название, дополнительно нужно указать и его;
- в графе 1 проставить порядковый номер записи (соответственно, если работник впервые поступил на работу и был впервые награжден (поощрен), пишут номер 1);
- в графе 2 – дату награждения или поощрения;
- в графе 3 – кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
- в графе 4 – на основании чего внесена запись (со ссылкой на наименование, дату и номер документа).
Приведем образец заполнения этого раздела трудовой книжки:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Когда в трудовую нужно вшить вкладыш
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Вкладыш нужно вести в том же порядке, что и трудовая книжка.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Указанную запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр.1).
Если ли же на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.
Как вшить вкладыш в трудовую
1. Заполнить титульный лист вкладыша, внести необходимую запись, после чего вшить вкладыш в конец трудовой книжки.
2. При помощи иголки и плотной нитки вшить вкладыш в конец трудовой книжки.
3. Проставить штамп в трудовой книжке с надписью: «Выдан вкладыш», указав серию и номер вкладыша. Штамп лучше ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника.
Как вести учет трудовых книжек
С 1 сентября 2021 года каждый работодатель должен самостоятельно разработать:
- книгу (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладышей;
- книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей.
Утвержденные постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с 1 сентября 2021 года утратили силу.
Тем не менее, правило о том, что каждый работодатель должен утверждать свои формы, касается только тех случаев, если после 1 сентября 2021 года возникла необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек. Заведенные до этого времени книги можно продолжать вести до их окончания.
В книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей внесите сведения:
- обо всех трудовых книжках, которые приняты от работников при поступлении на работу;
- о вновь выдаваемых работникам трудовых книжках и вкладышах. При этом обязательно надо указать их серии и номера
Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Также отметим, что в организации обязательно должно быть необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.
Для организации учета, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель должен назначить своим приказом уполномоченное лицо.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано отчитаться перед бухгалтерией:
- о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей;
- суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш был испорчен, его надо уничтожить и составить соответствующий акт.
Читайте ситуации:
Как оформить дубликат трудовой книжки
Если работник утратил трудовую книжку или вкладыш к ней, то он должен заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом его работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления, администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Кроме того, дубликат нужно выдать, если при трудоустройстве новый сотрудник не предъявил трудовую в связи с ее утратой.
При оформлении дубликата трудовой книжки, в него обязательно вносятся:
- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Дубликат трудовой книжки оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В случае если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и тому подобное), работнику по его письменному заявлению выдают дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записей, признанных недействительными.
Как заполнить дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов (распоряжений).
Если до поступления в данную организацию работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном документами.
Какие документы подтверждают трудовой стаж
В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.
Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью. В тех случаях, когда в представленном документе о стаже указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указана дата месяца, то таковой считается 15 число соответствующего месяца.
Возможен вариант, когда документы, подтверждающие стаж вообще отсутствуют, тогда стаж устанавливается по свидетельским показаниям. Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
Как оформлять дубликат трудовой уволенному работнику, сменившего фамилию
Минтруд России в письме от 1 февраля 2023 года № 14-6/ООГ-726 разъяснил, как оформить дубликат трудовой книжки бывшему работнику, если после увольнение он сменил фамилию.
Работодатель должен:
1) сначала нужно оформить дубликат по общим правилам, т.е. на старую фамилию работника;
2) внести изменения в личные данные работника, т.е. одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество (при наличии), дату рождения и записать новые данные.
3) на внутренней стороне обложки сделать ссылку на соответствующий документ (номер, дата и орган, выдавший документ) и заверить подписью работодателя и печатью.
В какие сроки выдавать трудовую книжку работнику
Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ устанавливает сроки выдачи документов, связанных с работой, по письменному заявлению работника. По общему правилу, в таком случае работодатель обязан не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования.
С 1 сентября 2021 года аналогичное правило установлено и в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н.
Помимо срока выдачи трудовой книжки по письменному заявлению сотрудника, Порядок ведения и хранения трудовых книжек установил также сроки, когда работодатель должен отдать трудовую книжку:
- если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности и отказался от ведения трудовой книжки. В таком случае работодатель должен выдать ему на руки бумажную трудовую книжку не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи такого заявления.
Напомним, что вначале Минтруд указывал на следующее: трудовую книжку надо выдать в день подачи указанного заявления (письмо от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150).
Однако позднее чиновники высказали иную точку зрения: срок выдачи аналогичен сроку, установленному частью 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, – не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления (письмо Минтруда от 13 марта 2020 г. № 14-2/В-260);
- если сотрудник увольняется. Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении работодатель обязан выдать работнику в день его увольнения, т.е. в последний день работы.
Если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Утрата книжки из-за чрезвычайных обстоятельств
В случае массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании такого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Связаться с нами