Электронные трудовые книжки
Последний раз обновлено:
С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работникам документа.
Имейте в виду, что с 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Социальный фонд России (СФР). При необходимости работник может обратиться в Соцфонд.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Социальный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Сведения электронной книжки можно посмотреть:
- в личном кабинете на сайте Социального фонда;
- на портале Госуслуг;
- через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:
- нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
- управлением Социального фонда;
- многофункциональным центром предоставления государственных услуг (МФЦ).
Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.
Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
- работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
- право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
- сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Работник решил перейти на электронную трудовую книжку
В любое время работник может отказаться от бумажной трудовой книжки.
Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Действующее законодательство не содержит норму, регулирующую срок, в течение которого нужно выдать бумажную трудовую книжку сотруднику, перешедшему на электронную книжку. Минтруд в письме от 12 августа 2020 года № 14-2/ООГ-12933 разъясняет, что работодатель должен выдать трудовую книжку в день подачи заявления работником.
Однако позже ведомство разъясняло иначе: бумажную трудовую книжку нужно передать сотруднику в течение трех рабочих дней с момента получения от него заявления о выборе (письмо Минтруда России от 13 марта 2020 года № 14-2/В-260).
Рекомендуем выдавать трудовую книжку в тот же день, когда работник подал заявление о ведении книжки в электронной форме.
Чиновники также рассказали, как правильно внести запись в бумажную трудовую книжку о выборе ее электронной версии, предварительно зафиксировав в ней отказ от ее ведения.
Это делают так:
- В графу 1 вносят порядковый номер записи.
- В графу 2 – дату выдачи трудовой книжки на руки.
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» пишут «Подано письменное заявление от (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ)».
- В графе 4 пишут дату подачи заявления с указанием числа, месяца и года.
Напомним, что помимо трудовых книжек работодатели ведут книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Поэтому отметку придется внести и туда. Так, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета надо написать следующую фразу.
«Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
Сотрудник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.
Если работник обнаружит неверную или неполную информацию в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда.
Работникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора сотрудник, поступающий на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен таковой.
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
По заявлению работников (в том числе увольняющихся), на которых ведется электронная трудовая книжка, работодатель обязан предоставить им сведения о трудовой деятельности. Способ получения таких сведений - на бумаге или в электронном виде - работник должен указать в заявлении на имя работодателя. Сведения должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
Сроки для предоставления Сведений:
- в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
- при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае, если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя из-за отсутствия работника или из-за его отказа от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Где еще можно работнику получить сведения о трудовой деятельности?
Правительство РФ расширило перечень услуг, которые предоставляют без привязки к месту жительства физлица или месту нахождения организации. Сведения из электронной трудовой книжки можно получить не только у работодателя, но и в любом в территориальном подразделении СФР или в МФЦ, а также через портал Госуслуг.
Таким образом, Сведения о трудовой деятельности можно получить:
- у работодателя по последнему месту работы - в бумажном или электронном виде;
- в МФЦ - в бумажном виде;
- в Социальном фонде - в бумажном или электронном виде;
- через портал Госуслуг - в электронном виде.
Форма СТД-Р
Работодатели отражают всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации в форме СТД-Р - «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Она формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.
С 1 января 2023 года форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 10 ноября 2022 года № 713н. До 2023 года форма была утверждена приказом Минтруда от 20 января 2020 года № 23н.
Ее работодатель представляет по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя.
Обратите внимание: получить сведения о трудовой деятельности у работодателя по форме СТД-Р могут только те работники, которые отказались от ведения их трудовой книжки в бумажном формате.
Обязанность работодателя выдать информацию о трудовой деятельности работника, выбравшего ведение трудовой книжки, по форме СТД-Р не предусмотрена. Работник может получить сведения о трудовой деятельности в МФЦ, в СФР или на едином портале государственных и муниципальных услуг по форме СТД-СФР.
Форма СТД-Р может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).
Способ получения сведений о трудовой деятельности гражданин выбирает сам и указывает его в заявлении, поданном работодателю. То есть можно форму направить по почте заказным путем или выдать третьему лицу при наличии доверенности, заверенной надлежащим образом
Срок предоставления формы СТД-Р
Возможны 2 ситуации:
- при запросе сведений в период работы – не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении – в день прекращения трудового договора.
Отметим, что сведения для этой справки работодатель берёт из приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
Порядок заполнения формы СТД-Р
Форма состоит из трех разделов: сведения о работнике, сведения о работодателе и сведения о трудовой деятельности работника.
Сведения о работнике
Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.
Указать нужно дату рождения работника в формате «ДД.ММ.ГГГГ.» и СНИЛС.
Сведения о работодателе
Далее заполните раздел «Сведения о работодателе»:
- регистрационный номер в СФР;
- наименование организации в соответствии с учредительными документами. При формировании формы СТД-Р индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, главой крестьянского (фермерского) хозяйства указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии) (полностью, без сокращений);
- ИНН;
- КПП.
Далее нужно заполнить сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
В поле «Дата подачи» указывается дата подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Данное поле заполняется тем работодателем, которому подано соответствующее заявление.
Сведения о трудовой деятельности
В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отражают следующие мероприятия:
Код | Наименование мероприятия | Полное наименование мероприятия |
1 | ПРИЕМ | Прием на работу (службу) |
2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и другие) |
5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
6 | ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ | Приостановление действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса |
7 | ВОЗОБНОВЛЕНИЕ | Возобновление действия ранее заключенного трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса |
В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» укажите наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать.
Графа «Код выполняемой функции (при наличии)» - это кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте, состоящее из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:
-
первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;
-
пятый знак - контрольное число.
В графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса, федерального закона» подраздела «Наименование» нужно отражать без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса или иного федерального закона.
В графе «Наименование документа» подраздела «Основание» указываются данные документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и другое), - наименование документа, дата и номер документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа).
В графе «Дата» подраздела «Основание» дата укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ.
В графе «Номер документа» подраздела «Основание» укажите номер приказа (распоряжения) или иного документа без указания знака "№"».
Если сведения о трудовой деятельности работника были отменены, то полностью заполните графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставьте значение «X».
Если изменилось название работодателя
Если же за время работы работника наименование работодателя изменяется, то об этом отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» раздела «Сведения о трудовой деятельности» укажите «Переименование».
В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите, что «старое наименование работодателя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование работодателя».
В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указывают реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя.
Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р) с 2023 года