Электронные трудовые книжки

Последний раз обновлено:

С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работникам документа.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Социальный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:

• информация о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

Сведения электронной книжки можно посмотреть:

• в личном кабинете на сайте Социального фонда;
• на портале Госуслуг;
• через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:

• нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
• управлением Социального фонда;
• многофункциональным центром предоставления государственных услуг (МФЦ).

Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.

Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

• работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
• право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
• сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Работник решил перейти на электронную трудовую книжку

В любое время работник может отказаться от бумажной трудовой книжки.

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Действующее законодательство не содержит норму, регулирующую срок, в течение которого нужно выдать бумажную трудовую книжку сотруднику, перешедшему на электронную книжку. Минтруд в письме от 12 августа 2020 года № 14-2/ООГ-12933 разъясняет, что работодатель должен выдать трудовую книжку в день подачи заявления работником.

Однако позже ведомство разъясняло иначе: бумажную трудовую книжку нужно передать сотруднику в течение трех рабочих дней с момента получения от него заявления о выборе (письмо Минтруда России от 13 марта 2020 года № 14-2/В-260).

Рекомендуем выдавать трудовую книжку в тот же день, когда работник подал заявление о ведении книжки в электронной форме.

Чиновники также рассказали, как правильно внести запись в бумажную трудовую книжку о выборе ее электронной версии, предварительно зафиксировав в ней отказ от ее ведения.

Это делают так:

1. В графу 1 вносят порядковый номер записи.
2. В графу 2 – дату выдачи трудовой книжки на руки.
3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» пишут «Подано письменное заявление от (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ)».
4. В графе 4 пишут дату подачи заявления с указанием числа, месяца и года.

Напомним, что помимо трудовых книжек работодатели ведут книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Поэтому отметку придется внести и туда. Так, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета надо написать следующую фразу.

«Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

Сотрудник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.

Если работник обнаружит неверную или неполную информацию в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда.

Работникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора сотрудник, поступающий на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен таковой.

Работник решил перейти на электронную трудовую книжку при приеме на работу

Если новый работник при приеме на работу примет решение сразу перейти на электронную трудовую, алгоритм действий работодателя следующий:

1. внести в бумажную трудовую книжку работника запись о приеме на работу;
2. внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности;
3. выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику;
4. внести запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В трудовой сделайте следующую запись:

«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)».

Эта запись вносится в графу 3. Затем в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

По заявлению работников (в том числе увольняющихся), на которых ведется электронная трудовая книжка, работодатель обязан предоставить им сведения о трудовой деятельности. Способ получения таких сведений - на бумаге или в электронном виде - работник должен указать в заявлении на имя работодателя. Сведения должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Сроки для предоставления Сведений:

• в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае, если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя из-за отсутствия работника или из-за его отказа от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Где еще можно работнику получить сведения о трудовой деятельности?

Правительство РФ расширило перечень услуг, которые предоставляют без привязки к месту жительства физлица или месту нахождения организации. Сведения из электронной трудовой книжки можно получить не только у работодателя, но и в любом в территориальном подразделении СФР или в МФЦ, а также через портал Госуслуг.

Таким образом, Сведения о трудовой деятельности можно получить:

• у работодателя по последнему месту работы - в бумажном или электронном виде;
• в МФЦ - в бумажном виде;
• в Социальном фонде - в бумажном или электронном виде;
• через портал Госуслуг - в электронном виде.

Форма СТД-Р

Работодатели отражают всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации в форме СТД-Р - «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Она формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

С 1 января 2023 года форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 10 ноября 2022 года № 713н. До 2023 года форма была утверждена приказом Минтруда от 20 января 2020 года № 23н. 

Ее работодатель представляет по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя.

Обязанность работодателя выдать информацию о трудовой деятельности работника, выбравшего ведение трудовой книжки, по форме СТД-Р не предусмотрена. Работник может получить сведения о трудовой деятельности в МФЦ, в СФР или на едином портале государственных и муниципальных услуг по форме СТД-СФР.

Форма СТД-Р может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

Способ получения сведений о трудовой деятельности гражданин выбирает сам и указывает его в заявлении, поданном работодателю. То есть можно форму направить по почте заказным путем или выдать третьему лицу при наличии доверенности, заверенной надлежащим образом

Срок предоставления формы СТД-Р

Возможны 2 ситуации:

• при запросе сведений в период работы – не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления;
• при увольнении – в день прекращения трудового договора.

Отметим, что сведения для этой справки работодатель берёт из приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Порядок заполнения формы СТД-Р

Форма состоит из трех разделов: сведения о работнике, сведения о работодателе и сведения о трудовой деятельности работника.

Сведения о работнике

Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.

Указать нужно дату рождения работника в формате «ДД.ММ.ГГГГ.» и СНИЛС.

Сведения о работодателе

Далее заполните раздел «Сведения о работодателе»:

• регистрационный номер в СФР;
• наименование организации в соответствии с учредительными документами. При формировании формы СТД-Р индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, главой крестьянского (фермерского) хозяйства указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии) (полностью, без сокращений);
• ИНН;
• КПП.

Далее нужно заполнить сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В поле «Дата подачи» указывается дата подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Данное поле заполняется тем работодателем, которому подано соответствующее заявление.

Сведения о трудовой деятельности

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ». 

В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отражают следующие мероприятия:

Код	Наименование мероприятия	Полное наименование мероприятия
1	ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и другие)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ	Приостановление действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса
7	ВОЗОБНОВЛЕНИЕ	Возобновление действия ранее заключенного трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» укажите наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать.

Графа «Код выполняемой функции (при наличии)» - это кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте, состоящее из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;

• пятый знак - контрольное число.

В графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса, федерального закона» подраздела «Наименование» нужно отражать без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса или иного федерального закона.

В графе «Наименование документа» подраздела «Основание» указываются данные документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и другое), - наименование документа, дата и номер документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа).

В графе «Дата» подраздела «Основание» дата укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ.

В графе «Номер документа» подраздела «Основание» укажите номер приказа (распоряжения) или иного документа без указания знака "№"».

Если сведения о трудовой деятельности работника были отменены, то полностью заполните графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставьте значение «X».

Если изменилось название работодателя

Если же за время работы работника наименование работодателя изменяется, то об этом отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» раздела «Сведения о трудовой деятельности» укажите «Переименование».

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите, что «старое наименование работодателя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование работодателя».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указывают реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя.