Инвентаризация

Инвентаризация – это сверка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т.д., включая обособленные подразделения фирмы. Это также инвентаризация финансовых обязательств, то есть сверка задолженностей, которые числятся в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговых деклараций и т. д.

Основная задача инвентаризации – выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей и суммами задолженностей, чтобы обеспечить достоверность данных отчетности. Вся информация требует документального подтверждения.

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», который на законодательном уровне вводит порядок проведения инвентаризации в организации, утвержден приказом Минфина от 13 января 2023 г. №4н. Начало обязательного применения нового стандарта - 1 апреля 2025 года.

Помимо нового ФСБУ, нормативную базу по инвентаризации составляют:

• статья 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;
• п. 26 – 28 Приказа Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н;
• отраслевые законы.

Согласно требованиям к инвентаризации, установленным разделом II ФСБУ 28/2023, при инвентаризации нужно не просто сверить фактическое наличие объектов, но и провести необходимые оценки и подтвердить их обоснованность.

Согласно ФСБУ 28/2023, проведение инвентаризации обязательно, если того требует законодательство РФ, а также в следующих случаях (п. 15, п. 16 ФСБУ 28/2023):

• при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. Экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств - один раз в три года;
• при передаче, а также возврате активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта;
• при смене работника, на которого возложена материальная ответственность;
• при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности);
• при установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов;
• в случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация;
• при реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования;
• при ликвидации организации.

Случаи, сроки, порядок проведения и перечень объектов инвентаризации каждая компания определяет самостоятельно, основываясь на требованиях ФСБУ 28/2023 и отраслевых законов.

При инвентаризации проверяют:

1. Основные средства
2. Нематериальные активы
3. Финансовые активы
4. Запасы
5. Незавершенное производство
6. Расходы будущих периодов
7. Деньги, денежные документы, БСО
8. Расчеты
9. Резервы

Активом признается не всякое имущество, а только то, которое способно приносить экономические выгоды, поэтому те ценности, которые не способны приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем, нужно списать.

Нужно также убедиться, что числящиеся в учете расходы будущих периодов удовлетворяют критериям признания активов.

Читайте, как распознать, относится ли актив к расходам будущих периодов.

Проверить нужно не только активы, которые принадлежат фирме, и ее обязательства, но и ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку).

Для ряда объектов ФСБУ 28/2023 требует проведения проверки документов и выполнения расчетов. К таким объектам относятся (подп. «б» п. 4, п. 18 ФСБУ 28/2023):

• денежные средства на счетах в кредитных и иных организациях;
• финансовые вложения;
• НМА и капвложения в них;
• активы в виде дебиторской задолженности и иные аналогичные обязательства;
• отложенные налоговые активы и обязательства;
• источники финансирования деятельности компании и др.

Перед составлением годового баланса вместе с другими активами и обязательствами нужно проверить доходы будущих периодов.

К доходам будущих периодов относятся, согласно инструкции по применению плана счетов (утв. приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н:

• доходы, полученные (начисленные) в отчетном периоде, но относящиеся к будущим периодам;
• предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным в отчетном периоде за прошлые годы;
• разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью ценностей, принятых к учету при выявлении недостачи и порчи.

По доходам будущих периодов нужно проверить:

• действительно ли сумма, отраженная по кредиту счета 98, относится к доходам будущих периодов, а не к авансом полученным;
• верно ли перенесены данные из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, в частности, в оборотно-сальдовую ведомость по счету 98.

Сроки (даты начала и окончания) проведения инвентаризации в случаях, когда инвентаризация обязательна (п. 15 ФСБУ 28/2023), устанавливает руководитель организации (п. 17 ФСБУ 28/2023).

Когда наступает срок инвентаризации, прописано в подпунктах «а» - «з» п. 16 ФСБУ 28/2023, к примеру:

• при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - на отчетную дату;
• при смене материально ответственного лица - на дату приема-передачи дел;
• перед передачей активов третьим лицам или их возвратом;
• по факту обнаружения порчи имущества;
• при реорганизации или ликвидации - перед составлением передаточного акта или ликвидационного баланса.

Для большинства организаций инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Из этого правила есть два исключения:

1. При инвентаризации запасов, проводимой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях в период наименьших остатков таких активов, результаты можно отражать в том отчетном периоде, в котором инвентаризация была закончена.
2. Если инвентаризация проведена не ранее 1 октября отчетного года. Ее результаты также разрешено учесть в периоде фактического завершения инвентаризации, не дожидаясь конца года.

Перед составлением годовой отчетности дату инвентаризации руководитель фирмы определяет по согласованию с бухгалтером, который к назначенной дате должен подготовить документы для инвентаризационной комиссии.

Годовую инвентаризацию в общем случае проводят в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Но бывает, что ее необходимо продлить. Для этого нужно издать приказ директора с учетом того, что годовую инвентаризацию важно завершить до даты подписания бухотчетности за отчетный год. Ее результаты формируют показатели этой отчетности.

После проведения инвентаризации могут быть получены результаты, которые нужно будет по правилам ФСБУ 28/2023 отражать в бухгалтерской отчетности:

• излишки;
• пересортица;
• утраченные или испорченные активы (сверх норм естественной убыли);
• испорченные (утраченные) активы, которые можно реализовать или использовать;
• основания для возмещения недостачи.

Комиссия должна представить основания для признания дебиторской задолженности безнадежной или сомнительной, а также основания для списания объектов бухгалтерского учета.

Наличие активов и обязательств, оценка их состояния должны соответствовать их действительному существованию и задокументированы. Для этого используются инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости, экспертные заключения.

Формы инвентаризационных описей и актов вы можете разработать и утвердить самостоятельно или пользоваться унифицированными. Их можно найти в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 (кроме документов на резервы).