.
^ Наверх

Как учесть деньги в кассе

Последний раз обновлено:

В строке 1250 указывается остаток наличных денежных средств (как в рублях, так и в иностранной валюте) в кассе фирмы.

Лимит остатка

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе и установлено Положением по ведению кассовых операций, которое утверждено Банком России от 11 марта 2014 года № 3210-У в редакции Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У.

Лимит кассы компания утверждает самостоятельно, его можно устанавливать в целых рублях, округляя копейки по правилам математики (письмо ФНС РФ от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116). Руководитель компании должен издать соответствующий приказ или распоряжение.

Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты, пособий или если компания получает наличность в выходные или праздничные дни. Но даже для выдачи зарплаты, пособий и других социальных выплат срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения денег в банке). Такие правила установлены пунктом 6.5 Положения о порядке ведения кассовых операций (утв. Банком России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Остаток денежных средств в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения всех проведенных операций в кассовой книге и указывается в строке «Остаток на конец дня» кассовой книги.

Некоторые фирмы в нарушение установленного порядка отражают операции с денежными средствами в кассовой книге не за каждый день, а суммарно за какой-либо период времени (декаду, месяц). При этом на листе кассовой книги указывается, например: «Касса за 1–10 августа». Поступая таким образом, бухгалтер полагает, что если остаток на конец 10 августа не превышает установленного лимита, то нарушений в порядке ведения кассовых операций организация не допускает. Однако при проверках таких предприятий очень часто выявляется превышение лимита в какой-либо из дней. Поясним на примере.

Пример. Лимит остатка наличных денежных средств.

Лимит остатка наличных денежных средств, установленный в компании, составляет 1000 руб. Остаток средств в кассе на 1 августа составил 200 руб. При этом за период с 1 по 10 августа были произведены следующие операции по кассе:

  • 1 августа – оприходована выручка, поступившая от покупателей, в размере 2000 руб. и выданы средства под отчет в сумме 2100 руб.;
  • 2 августа – получены средства из банка на хозяйственные нужды в размере 5000 руб.;
  • 4 августа – выданы средства под отчет в сумме 5000 руб.;
  • 8 августа – получена выручка от покупателей в размере 10 000 руб.;
  • 10 августа – денежные средства в размере 9100 руб. внесены на расчетный счет.

Остаток наличных денежных средств на 10 августа составил 1000 руб.

Заполнив кассовую книгу сразу за период с 1 по 10 августа, бухгалтер считает, что так как остаток средств на 10 августа не превышает установленного лимита, то нарушений в порядке ведения кассовых операций не было.

Однако, заполняя книгу в соответствии с установленным порядком, то есть за каждый день, в котором осуществлялись операции (за 1, 2, 4, 8 и 10 августа), бухгалтер выявил бы, что остаток средств составил:

  • на конец 2 августа – 5100 руб. (превышение лимита со 2 по 4 августа – 4100 руб.);
  • на конец 8 августа – 10 100 руб. (превышение лимита с 8 по 9 августа – 9100 руб.).

Если это нарушение будет выявлено, на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф. Налоговые инспекторы могут проверить учет наличной выручки в компании несколько раз в год. Количество таких проверок не ограничено.

Предельный размер расчетов наличными

Выдавая деньги из кассы, помните о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными деньгами между организациями ограничены.

Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между фирмами, фирмами и предпринимателями составляет 100 000 рублей.

Юрлица и ИП являются участниками наличных расчетов. Обычные физлица, не имеющие статуса ИП, к участникам наличных расчетов не относятся. Поэтому при расчетах с ними лимит наличных расчетов не действует.

Лимит расчетов наличными величиной 100 000 рублей (или эквивалентной суммой в инвалюте) был по старым правилам (в соответствии с Указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У), таковым он остался и по новому Указанию от 9 декабря 2019 года № 5348-У.

Лимит расчетов наличными по одному договору (не более 100 000 рублей) следует соблюдать и в случае, если срок договора истек, а расчеты по нему еще не завершены и за покупателем остался непогашенный долг.

Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример. Штраф за нарушение лимита расчетов наличными.

Если вы заплатите поставщику наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), вашу организацию могут оштрафовать.

Если же вы внесете сумму, превышающую 100 000 руб., не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору 50 000 руб., а по второму – 51 000 руб.), никакого нарушения не будет.

Расчеты с физлицами

В старых правилах был пункт 5. В нем шла речь об отсутствии лимита расчетов между участниками наличных расчетов и обычными физлицами.

В новых правилах об этом ничего не написано. Можно сделать вывод, что при расчетах между фирмой (ИП) и физлицом также нельзя нарушать лимит в 100 000 тысяч рублей по одному договору.

Но это не так. Обратите внимание, что ограничение установлено для участников наличных расчетов. К ним относятся юрлица и ИП. Обычное физлицо к участникам наличных расчетов не относится. Расчеты с физлицом не имеют предпринимательской направленности.

Значит, если стороной сделки является физлицо, лимит расчетов наличными в сумме 100 000 рублей на эту сделку не распространяется. Снятие ИП наличных на личные цели также не лимитируется.

Самозанятый без статуса предпринимателя также не является участником наличных расчетов. При расчетах с ним лимит наличных расчетов не применяется (письмо УФНС РФ по г. Москве от 10 июня 2020 г. № 20-21/093682@).

Разрешенные источники для выдачи наличных денег из кассы

Расходовать наличные деньги из кассы без предварительного зачисления на банковский счет в общем случае запрещено. Любые наличные расчеты с компаниями, ИП и физлицами нужно вести за счет средств, которые поступили в кассу с расчетного счета. Но имеется несколько исключений, когда разрешается тратить наличные деньги из кассы без такого прогона (п. 1 Указаний Банка России от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Это зависит от источника поступления денег в кассу, а именно:

- за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги;

- в качестве страховых премий;

- в качестве поступлений от операций микрофинансовых организаций, ломбардов и кредитных потребительских кооперативов.

Обратите внимание: наличные деньги, сданные в кассу подотчетным лицом как остаток неизрасходованного аванса, не относятся к тем поступлениям, за счет которых можно совершать траты из кассы без предварительной сдачи на расчетный счет. Это значит, что возвращенную в кассу подотчетную сумму придется сдавать в банк в обязательном порядке (Письмо Банка России от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). «Транзитом» истратить ее, к примеру, выдать снова под отчет не получится.

На какие цели разрешено выдавать наличные из кассы

Ирасходовать поступившие в кассу наличные деньги за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, напрямую запрещено. Разрешено их расходовать только на:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдачи наличных денег работникам под отчет;
  • возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  • выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.

Направлять наличную выручку на выдачу или возврат кредитов большинству предприятий и организаций запрещено. Чтобы такую операцию провести, нужно сначала положить деньги в банк, а затем снять со счета с указанием именно этой цели.

Исключение из правил

Новыми правилами расходовать наличную выручку из кассы на выдачу кредитов и займов разрешено микрофинансовым организациям, ломбардам и кредитным потребительским кооперативам. Правда, для них установлены лимиты:

- для ломбардов и микрофинансовых организаций – от 50 000 рублей по одному договору займа , но не больше1 000 000 рублей в день;

- для потребительских кооперативов – от 100 000 по одному договору займа, но не более 2 000 000 рублей в день.

Учет кассовых операций с рублями

Приход наличных денег в кассу отражают по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера.

Деньги, снятые с расчетного счета, должны быть оприходованы проводкой:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

– поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации.

Расход наличных из кассы отражают по кредиту счета 50. Операции по расходованию денежных средств отражают записью:

ДЕБЕТ 70 (71...) КРЕДИТ 50

– выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы и т. д.).

Учет кассовых операций с иностранной валютой

Наличная иностранная валюта, полученная в банке, может использоваться только на оплату командировочных расходов по загранкомандировкам.

Стоимость денежных знаков, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли по официальному курсу Банка России.

Такой пересчет проводят:

  • на дату оприходования или выдачи из кассы иностранной валюты;
  • на дату составления бухгалтерской отчетности.

Также пересчет наличной иностранной валюты в рубли может проводиться по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых Банком России.

Если курс валюты с момента ее оприходования в кассу до момента ее выдачи или до даты составления бухгалтерской отчетности изменился, в учете возникают курсовые разницы.

Пример. Учет кассовых операций с иностранной валютой.

ООО «Пассив» 28 декабря отчетного года получило в банке наличную иностранную валюту в сумме 3500 долл. США. Валюта предназначена для оплаты командировочных расходов.

Вариант 1

Официальный курс доллара США, установленный Банком России, составил (условно):

  • на день оприходования валюты в кассу – 30 руб./USD;
  • на 31 декабря отчетного года (дату составления отчетности) – 30,08 руб./USD.

Бухгалтер «Пассива» сделал записи:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 52

– 105 000 руб. (3500 USD × 30,0 руб./USD) – оприходована наличная валюта;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1

– 280 руб. ((30,08 руб./USD – 30 руб./USD) × 3500 USD) – отражена положительная курсовая разница.

В годовом балансе по строке 1250 указывают сумму денег в кассе в размере 105 тыс. руб. (105 000 + 280).

Вариант 2

Официальный курс доллара США, установленный Банком России, составил (цифры условные):

  • на день оприходования валюты в кассу – 30,08 руб./USD;
  • на 31 декабря отчетного года (дату составления отчетности) – 30 руб./USD.

Бухгалтер «Пассива» сделал записи:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 52

– 105 280 руб. (3500 USD × 30,08 руб./USD) – оприходована наличная валюта;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 50

– 280 руб. ((30,08 руб./USD – 30 руб./USD) × 3500 USD) – отражена отрицательная курсовая разница.

В годовом балансе по строке 1250 указывают сумму денег в кассе в размере 105 тыс. руб. (105 280 – 280).

Возникшую курсовую разницу следует отразить в кассовой книге.

Появление курсовой разницы не является поступлением или расходованием валюты. Это лишь рост (уменьшение) рублевого эквивалента с ростом (падением) курса доллара по отношению к рублю. Поэтому на сумму образовавшейся курсовой разницы составляют бухгалтерскую справку.

При росте курса иностранной валюты на сумму курсовой разницы делается запись в графе кассовой книги «Приход», при его падении – в графе «Расход».

Учет денежных документов

В кассе организации могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы (например, почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, оплаченные путевки, приобретенные за счет средств социального страхования, талоны на ГСМ и т. д.).

По строке 1250 баланса отражают номинальную стоимость почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и других денежных документов, числящихся в бухгалтерском учете по состоянию на отчетную дату.

Для учета денежных документов, которые хранятся в кассе, к счету 50 открывают отдельный субсчет 50-3 «Денежные документы».

Пример. Как учесть денежные документы.

30 декабря отчетного года АО «Актив» приобрело 10 путевок в санаторий сроком на 24 дня. Стоимость одной путевки составляет 12 000 руб. Бухгалтер «Актива» сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

– 120 000 руб. (12 000 руб.× 10 шт.) – перечислены деньги санаторию в оплату путевок;

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76

– 120 000 руб. – оприходованы путевки в кассу организации.

Стоимость путевок в размере 120 000 руб. отражают по строке 1250 баланса за отчетный год.



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет



< Предыдущая страница Следующая страница >
 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор