Протокол

Протокол – это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т. д. В силу того, что протокол является юридическим документом, закрепляющим обязательные для исполнения решения, его можно отнести к распорядительным документам.

Как документу, отражающему учредительную, корпоративную деятельность выборного органа управления компании, протоколу посвящена глава в разделе об учредительных документах компании. Коротко мы остановимся на этом виде внутреннего документа в этой главе.

Протокол, как правило, имеет постоянную структуру и необходимые реквизиты.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

К структуре вводной части относятся:

• наименование мероприятия (собрание, заседание, совещание (очередное, внеочередное));
• наименование органа, проводящего мероприятие;
• дата, время и место собрания и номер протокола;
• предложения по избранию председателя и секретаря собрания и результат голосования по этому вопросу;
• предложения по избранию (в случае необходимости) Счетной комиссии, ревизионной комиссии (выдвижение кандидатур) или лица, ответственного за подсчет голосов и результат голосования;
• фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания;
• список присутствующих (участников, делегатов и т. д.);
• список приглашенных;
• повестка дня;
• голосование по повестке дня.

В случае если в собрании участвуют через своих представителей юридические лица, следует проверить их полномочия и в протоколе указать, на основании какого документа действует представитель. В протоколе нужно отдельно указывать «особое мнение» участника собрания по его желанию.

В компании, учредитель которой представлен в единственном лице, собрания участников или акционеров не проводятся, а вместо протоколов издаются решения.

К структуре основной части относятся:

• доклад счетной комиссии (в крупных компаниях, при проведении крупных мероприятий) или лица, ответственного за подсчет голосов, о количестве присутствующих (или выданных мандатов);
• выступления по вопросам повестки дня;
• прения;
• формулировка проекта решения по вопросу повестки дня, поставленная на голосование;
• результаты голосования (проголосовали «за»: _,«против»:_);
• формулировка принятого решения.

Основная часть протокола строится по схеме «слушали – выступили – постановили (решили)», причем для каждого вопроса повестки – по отдельности. Слова, обозначающие определенный этап действий, пишут в протоколе печатными буквами. Например, «слушали», «решили». Иногда имеет смысл зафиксировать в протоколе тезисы выступления докладчика. Вопросы и ответы фиксируют в разделе «выступили». Слова «вопрос» и «ответ» не пишут. Записывают фамилию и инициалы выступающего, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершает протокол постановление (решение). Эту часть обозначают словом «постановили» или «решили».

Постановляющая часть выглядит как «действие – исполнитель – срок». Исполнителем может быть предприятие, структурное подразделение или конкретное лицо.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-то документа, в нем должна быть ссылка на дату и номер этого документа, а сам документ нужно приложить к протоколу. При подведении итогов выборов нужно указать результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протокол подписывается председателем и секретарем собрания. В отдельных особо важных случаях желательно, чтобы в протоколе, помимо председателя и секретаря, расписались все участники собрания, например в протоколе Учредительного собрания.

Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Если протокол фиксирует итоги собрания, для ведения которого был избран президиум, подписать его должны председатель, секретарь и члены президиума.