Состав кадровой документации

Поскольку кадровые документы большим блоком входят в единую систему внутренних документов компании, они также могут быть:

• организационными;
• распорядительными;
• справочно-информационными.

К кадровым документам также относятся:

• документы по личному составу;
• журналы (книги) учета и контроля.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года № 367 с 1 января 1996 года (с изменениями и дополнениями), предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Разновидности документов, создаваемых в соответствии с функциями и задачами управления кадрами, указаны в «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299). Это документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, применению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий и др.

К распорядительным кадровым документам относятся приказы по личному составу и другие внутренние документы, носящие административный предписывающий характер, но касающиеся отношений трудовых, социальных и тесно с ними связанных. Специфика кадровых распорядительных документов состоит в том, что кадровая служба не издает их, а только готовит, а затем использует в работе. Практически вся деятельность кадровой службы основывается на распорядительных документах, так как главная область деятельности кадровой службы – трудовые отношения, а они регулируются (устанавливаются, изменяются, прекращаются) приказами, решениями, распоряжениями.

К организационным кадровым документам можно отнести должностные инструкции, штатное расписание, документы, касающиеся командировок, некоторые Положения. Так, например, при оформлении работника на службу специалист кадровой службы одновременно с трудовыми отношениями обязан оформить и отношения по сохранению коммерческой тайны компании. Для этого он пользуется Положением о коммерческой тайне, в соответствии с которым ознакомляет работника с памяткой о сохранении коммерческой тайны, перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, предлагает работнику подписать соответствующее обязательство.