Электронная доверенность для представительства в ИФНС

Отчетность в ИФНС может сдать представитель организации или индивидуального предпринимателя. Полномочия представителя подтверждаются доверенностью, оформленной в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185 - 187 ГК РФ).

Машиночитаемая доверенность или МЧД

Уполномоченные представители должны осуществлять свои полномочия только на основании электронной доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).

С этой даты доверенности в форме электронного документа оформляются по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-26/648@.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.

Чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП нужно выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника – подписанта  (получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре).

Далее нужно оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя КЭП.

Электронную доверенность оформляют перед отправкой документов в налоговые органы. Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности.

Для идентификации налогоплательщика при приеме налоговой отчетности от уполномоченного представителя необходимо, чтобы у налогоплательщика ИНН и КПП совпадали в МЧД и декларации.

Читайте также ситуацию: Машиночитаемая доверенность

Какие коды должны быть в МЧД, чтобы сотрудник мог отвечать на требования налоговой

В машиночитаемой доверенности (МЧД) для ответа на требования налоговой нужно указывать специальные коды полномочий.

Коды указывает доверитель самостоятельно через выбор кодов из Справочника полномочий представителя налогоплательщика (СППР). Это нужно, чтобы сотрудник мог расшифровать и дать ответ на требование налоговой инспекции.

Так, одновременно нужно указать коды «03», «21» и «22». Эти коды дают право подписывать и представлять документы (при отсутствии отдельных кодов), а также получать документы от налоговых органов.

Если же доверитель хочет наделить представителя всеми возможными полномочиями без необходимости перечислять каждый код отдельно, достаточно указать код «99» - он заменяет все остальные.

Коды в МЧД для ответа на требования налоговой. Таблица

Таким образом, при оформлении МЧД важно заранее определить, какие именно действия представитель должен совершать, и выбрать соответствующие коды из СППР. Это позволит избежать отказа в приеме документов.

Когда и как направлять доверенность в электронной форме для представительства в ИФНС

По общему правилу, электронную доверенность доверитель либо представитель организации должны направить в ИФНС по месту ее учета, а ИП – по месту жительства.

Можно направлять доверенности и в ИФНС по месту расположения обособленных подразделений организации, нахождения ее имущества, а также в ИФНС, где организация стоит на учете по иным основаниям. При этом в поле доверенности «Код налогового органа, в который представляется доверенность, созданная в электронной форме» нужно заполнить код ИФНС, в которую направляется доверенность.

Доверенность можно оформить для представительства в одной инспекции или нескольких.

В первом случае в поле «Код налогового органа, в который представляется доверенность, созданная в электронной форме» надо указать код ИФНС, в которую представитель будет сдавать отчетность на основании этой доверенности.

Если доверенность оформляют для представительства в нескольких инспекциях, в поле «Код налогового органа, в который представляется доверенность, созданная в электронной форме» надо указать код ИФНС, в которой доверитель стоит на учете по месту нахождения. Для ИП – это код ИФНС по месту жительства. При этом в поле «Код налогового органа, в отношении которого действует доверенность» указываются коды инспекций, в отношении которых действует доверенность.

Доверенность надо направить в ИФНС до начала электронного документооборота. Т.е. до момента сдачи декларации или расчета.

Электронную доверенность обязательно надо подписать УКЭП.

Когда нужно направлять ИСОП?

ИСОП - это информационное сообщение о представительстве. Его формат утвержден приказом ФНС России от 19 октября 2018 г. № ММВ-7-6/602@.

ФНС России в письме от 27 ноября 2024 г. № ПА-2-26/17915@ разъяснила, когда представителю нужно с отчетом направить ИСОП.

В общем случае, если представитель сдает налоговую отчетность по ТКС в соответствии с предоставленными полномочиями, указанными в доверенности, то не нужно направлять информационное сообщение о представительстве.

В этом случае в передаваемый электронный документ уже включается информация о доверенности (GUID Доверенности).

В XML-файле направляемого документа в поле «Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя (НаимДок)» Таблицы «Сведения о представителе налогоплательщика (СвПред)» указывается 36-значный GUID электронной доверенности.

В электронном отчете должен быть указан только GUID электронной доверенности (36 символов), находящейся в налоговом органе, без наименования, даты и других реквизитов. Если будет GUID и одновременно приложено информационное сообщение о представительстве, то придет отказ в приеме отчетности.

ФНС России отмечает, что информационное сообщение о представительстве (ИСОП) нужно направлять:

• если отчетность подается не в формате XML;
• если нет поля для наименования и реквизитов документа, который подтверждает полномочия представителя (НаимДок);
• если доверенность на бумажном носителе;
• для получения услуг в рамках информационного обслуживания и информирования налогоплательщиков в электронной форме.

Реквизиты физлица в файле информационного сообщения должны совпадать с соответствующими значениями реквизитов владельца электронной подписи в сертификате ключа проверки электронной подписи.

Можно ли использовать одну МЧД для налоговой и для контрагентов?

Использовать одну МЧД для налоговой и для контрагентов можно, но при одном условии: доверенность должна быть оформлена по единому формату версии 003, утвержденному Минцифры России (ЕМЧД). Это универсальный формат.

Есть и другие форматы (версии) МЧД. Например, формат МЧД, утвержденный ФНС России (версия 5.03), предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами. Формат МЧД версии 002 подходит для работы только с контрагентами.

Таким образом, чтобы использовать одну МЧД для налоговой и для контрагентов – нужна версия 003 (ЕМЧД).

Нужно ли перевыпускать МЧД при смене юридического адреса?

Главное условие, которое необходимо соблюдать при сдаче отчетности, — совпадение ИНН и КПП налогоплательщика в МЧД и в сдаваемых документах.

Смена КПП в связи с изменением адреса (например, при переходе организации в другую налоговую инспекцию) не является безусловным основанием для перевыпуска доверенности.

Перевыпускать МЧД с актуальным КПП не требуется в следующих случаях:

• если доверенность оформлена на все территориальные налоговые органы (ТНО);
• если в списке ТНО, указанном в МЧД, присутствует новая инспекция.

Таким образом, если при оформлении МЧД доверитель предусмотрел возможность взаимодействия с любым налоговым органом или заранее включил в перечень все возможные инспекции, смена адреса и КПП не повлечет за собой необходимости переоформлять документ.