Приказ

Приказ (по основной деятельности) – это основной распорядительный документ, издаваемый генеральным директором Компании для решения задач, связанных с основной производственной деятельностью либо с управлением персоналом предприятия.

Сложные приказы и распоряжения, не относящиеся к кадровым, должен готовить юрист. Все приказы, издаваемые в компании, визируют юристы компании. Можно рекомендовать оставлять и подшивать в отдельную папку копии всех завизированных юристами приказов, которая должна храниться в юридическом отделе. Во-первых, завизированный юристом документ становится автоматически документом, за который юрист несет ответственность, во-вторых, приказ – основной распорядительный документ, на основании которого возникают те или иные права и обязанности, и может рассматриваться как нормативный источник.

По содержанию приказы делятся на три вида:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ по основной деятельности является локальным нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы компании и т. п.

Приказ по личному составу оформляется по установленному образцу и имеет те же реквизиты, что и приказы по основной деятельности. На этом виде приказов мы остановимся в подразделе «Внутренние документы кадровой службы».

Приказ по административно-хозяйственной деятельности является распорядительным документом, содержащим решения по вопросам хозяйственного обеспечения деятельности компании.

Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из констатирующей и распорядительных частей. Заголовок приказа начинается с предлога «О», «Об».

В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа, или обосновывается необходимость его выпуска.

Текст констатирующей части начинается с формулировки:

«В соответствии ...», «Во исполнение ...», «В целях ...», «Для ...».

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю».

Текст распорядительной части излагается в повелительной форме и подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами без точки. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме либо с фамилии исполнителя (в приказах о наложении взыскания – с фамилии нарушителя). Далее указывается срок исполнения и срок ознакомления. Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты.

Отдельные задания (например, содержащие цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Также необходимо указать срок ознакомления с приказом.

Последним пунктом приказа должно быть определено лицо, ответственное за контроль исполнения приказа в целом. Контролирующим лицом назначается руководитель подразделения, в компетенцию которого входит решение предписываемых приказом действий.

Не допускается назначение одного и того же лица одновременно контролирующим и исполнителем. В приказах по личному составу ни контролирующие, ни ответственные лица не выделяются.

Проекты приказов, переданные в печать, должны содержать все необходимые реквизиты и в обязательном порядке отметку об исполнителе, номер его телефона.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями, в отдельных случаях юридической службой, по поручению руководства компании или в инициативном порядке.

Проекты приказов по основной деятельности визируются:

• исполнителем;
• юристом;
• начальником отдела, который готовит приказ;
• при необходимости, начальниками других заинтересованных отделов;
• при необходимости, главным бухгалтером;
• при необходимости, заместителем генерального директора.

Проекты приказов по личному составу визируются:

• начальником отдела;
• заместителем генерального директора.

Заместитель генерального директора подписывает приказы личному составу:

• о командировании сотрудников, кроме командировок в страны дальнего зарубежья;
• о наказании младших сотрудников отделов;
• об отпусках младших сотрудников.

Приказы по основной деятельности оформляются по установленному образцу и содержат следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы.