Какие документы необходимо собрать, чтобы подтвердить экспорт товаров

Чтобы подтвердить экспорт, фирме-экспортеру необходимо иметь подтверждающие факт экспорта документы .

Документы, необходимые для подтверждения экспорта, указаны в статье 165 НК РФ. К ним относятся:

1. Внешнеэкономический контракт с иностранным партнером на поставку товаров за пределы России.

Если контракт содержит сведения, составляющие государственную тайну, то можно представить выписку из него. В ней должна быть указана информация об условиях, сроках поставки, цене товаров.

Контракт должет быть оформлен так, чтобы у инспекции не было повода придраться и отказать в праве на нулевую ставку НДС из-за недостоверности документа.

К отказу в нулевой ставке НДС может привести подпись неустановленного лица, если не будет доказан факт вывоза товара и поступления выручки. Постановление АС Северо-Западного округа от 27 августа 2025 г. № Ф07-7152/2025 по делу № А21-4867/2024.Суд не согласился, так как вместе с контрактом экспортер предоставил другие документы, безусловно подтверждающие вывоз товара. А банк, отвечая на запрос инспекции, подтвердил поступление экспортной выручки в рамках спорного контракта.

2. Таможенная декларация (ДТ). На ДТ обязательно должны быть отметка таможни, которая провела таможенное оформление, и отметка пограничной таможни, через которую товары были вывезены из России.

Если вывоз товаров осуществлялся через территории государств – участников Таможенного союза, где таможенный контроль отменен (например, через Белоруссию), на ДТ достаточно отметки «Выпуск разрешен» российской таможни, которая проводила таможенное оформление товара.

А вот экспедиторы и перевозчики экспортируемого товара таможенную декларацию не представляют. Остальные документы, входящие в пакет для подтверждения экспорта, сдают в налоговую инспекцию в общеустановленном порядке.

С 1 апреля 2020 года розничные продавцы, направляющие товары на экспорт, могут передавать в налоговые органы сведения из декларации на товары в виде реестра в электронной форме. Cами копии первичных документов не нужны. Такие послабления сделаны для операций по ввозу припасов, товаров, пересылаемых в международных почтовых отправлениях, экспресс-грузов.

Минфин в письме от 26 апреля 2022 г. № 03-07-08/37835 подтвердил также, что розничному интернет-магазину для подтверждения нулевой НДС по экспорту не требуется представлять в налоговые органы договоры розничной купли-продажи или иные документы, подтверждающие заказ товаров не сайте интернет-магазина при реализации на экспорт товаров, вывозимых с территории РФ в международных почтовых отправлениях или перевозчиками в качестве экспресс-груза.

3.Экспорт по зарубежным посылкам.

Отправка посылок за рубеж - это разновидность экспорта товаров почтой.

Список подтверждающих документов для международных почтовых посылок, необходимых отправителям посылок за рубеж для подтверждения нулевой ставки НДС, установлен в НК РФ (подп. 7 п. 1 ст. 165 НК РФ). Подтвердить нулевую ставку НДС можно, подав в инспекцию оригиналы или копии платежных документов. Помимо платежек, можно выбирать, что представить из двух вариантов:

• оригинал или копию декларации CN 23 (с отметками российских таможен)
• оригинал или копию традиционной таможенной декларации (с отметками российских таможен) и оригинал или копию декларации CN 23.

Как видим, в этом списке нет внешнеторгового контракта.

Для подтверждения нулевой ставки НДС для экспресс-грузов, доставляемых перевозчиком в качестве экспресс-груза, и/или для товаров, пересылаемых в международных почтовых отправлениях следует представить сведения из деклараций на товары либо из таможенных деклараций CN 23 в виде реестра в электронной форме.

Напомним, форма и формат деклараций на товары для экспресс-грузов утверждены приказом ФНС от 20 августа 2020 г. № ЕД-7-15/593@.

4. Транспортные и товаросопроводительные документы.

Конкретный перечень товаросопроводительных документов приведен в подпункте 4 пункта 1 статьи 165 Налогового кодекса. Наряду с указанным в кодексе коносаментом для подтверждения экспорта фирма может использовать морские накладные, погрузочные билеты и другие аналогичные документы. Об этом сказано в постановлении Конституционного Суда РФ от 14 июля 2003 года № 12-П.

Если вывоз товара осуществлялся через территории государств – участников Таможенного союза, где таможенный контроль отменен, то представляют копии транспортных и товаросопроводительных документов с отметкой российской таможни «Выпуск разрешен».

Железнодорожные перевозчики для подтверждения нулевой ставки должны представлять в налоговую инспекцию транспортные железнодорожные накладные с отметкой таможни. Причем стоимость работ и услуг по перевозке должна быть указана в этих накладных (подп. 9 п. 1 ст. 164 НК РФ).

При вывозе товаров в таможенной процедуре экспорта (реэкспорта) железнодорожным транспортом для подтверждения нулевой ставки НДС в инспекцию можно направить транспортный, перевозочный документ в электронном виде. Его формат установлен приказом ФНС и ФТС от 24 января 2022 г. № ЕД-7-15/38@/41 (применяется с 16 апреля 2022 года).

Для подтверждения экспорта фирмы должны представлять в налоговую инспекцию (п. 15 ст. 165 НК РФ):

• реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций) с указанием в нем регистрационных номеров соответствующих деклараций вместо их копий;
• реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций), а также транспортных, товаросопроводительных или иных документов вместо их копий.

Данные реестры представляются исключительно в электронной форме по ТКС.

Начиная с 1 квартала 2024 года нулевая ставка НДС при экспорте товаров в обязательном порядке должна подтверждаться электронными реестрами, формы и форматы которых были рекомендованы к применению в письме ФНС от 18 января 2024 г. № ЕА-4-15/440@. Они же утверждены приказом ФНС от 26 декабря 2023 г. № ЕД-7-15/1003@, который был опубликован 1 марта 2024 г.:

• реестр деклараций на товары (полных деклараций на товары), предусмотренного подпунктом 1 пункта 1, пунктом 2 статьи 165 НК РФ;
• реестр деклараций на товары либо транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренного подпунктом 2 пункта 1, пунктом 2.1 статьи 165 НК РФ;
• реестр деклараций на товары, предусмотренного подпунктом 4 пункта 1, пунктом 2 статьи 165 НК РФ;
• реестр деклараций на товары либо таможенных деклараций CN 23, предусмотренного подпунктом 5 пункта 1 статьи 165 НК РФ;
• реестр деклараций на товары для экспресс-грузов, предусмотренного подпунктом 6 пункта 1 статьи 165 НК РФ.

Приказ и, соответственно, перечисленные формы и форматы новых реестров вступают в силу с 1 июля 2024 года.

Однако ФНС рекомендует применять новые, официальные форматы реестров уже начиная с отчетности за I квартал 2024 года.

Для сдачи отчетов можно использовать сервис «Офис экспортера». Он позволяет отправлять не только электронные реестры (подп. 1, 2, 4 - 6 п. 1, п. 2, 2.1 ст. 165 НК РФ), но и перечни заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в электронном виде.

Сервис позволяет:

• формировать реестры сведений ДТ (деклараций на товары), МПО (международных почтовых отправлений), экспресс-грузов с возможностью ручного ввода и редактирования данных;
• просматривать сведения, доступные для включения в реестры;
• формировать перечни заявлений,
• просматривать и скачивать перечни заявлений, принятые ФНС, в т. ч. сформированные не в данном сервисе;
• взаимодействовать с налоговым органом (направлять вопросы, отвечать на запросы и т. д.).

Получить доступ к сервису можно с помощью:

• ИП - логина и пароля для «Личного кабинета индивидуального предпринимателя»;
• ЮЛ - квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, используемого в «Личном кабинете юридического лица».

Перевозчики и другие лица, оказывающие связанные с экспортом услуги (работы), по-прежнему вправе сдавать либо бумажные документы, либо реестры по услугам в электронном виде (абз. 2 - 9 п. 15 ст. 165 НК РФ). Такие реестры также можно отправить через сервис «Офис экспортера», предварительно сформировав их в «Налогоплательщик ЮЛ» или в иной информационной системе.

Для подтверждения обоснованности применения ставки НДС 0% при оказании транспортно-экспедиционных услуг при экспортной перевозке товаров железнодорожным транспортом в упрощенном порядке ФНС приказом от 15 ноября 2024 г. № ЕД-7-15/1036@ утвердила форму и формат реестра, содержащего сведения из деклараций на товары, транзитных деклараций, перевозочных, транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов и предусмотренного подпунктом 3 пункта 3.1 и подпунктом 2 пункта 3.7 статьи 165 НК РФ.

Указанная форма реестра и соответствующий ей электронный формат вступают в силу с 1 апреля 2025 года.

Федеральным законом от 28 апреля 2023 г. № 173-ФЗ введен подпункт 1.2 пункта 1 статьи 164 НК РФ, который разрешает с 2025 года применять ставку НДС 0% при реализации российскими организациями или ИП физическим лицам товаров, ранее вывезенных в рамках экспорта за рубеж и отгружаемых со склада в другой стране, не входящей в ЕАЭС.

Для подтверждения обоснованности применения нулевой ставки НДС в налоговые органы нужно представлять электронный реестр, содержащий:

• сведения из декларации на товары, поданной в российский таможенный орган, по которой ранее товары были вывезены в таможенной процедуре экспорта с территории РФ на территорию иностранного государства;
• сведения из документа (счета) на оплату товаров, содержащего, в том числе сведения о количестве товаров и об их стоимости;
• сведения из договора аренды склада (помещения) или иного документа, подтверждающего право пользования налогоплательщиком на территории иностранного государства складом (помещением), с которого отгружаются товары;
• сведения об адресе доставки таких товаров покупателю - физическому лицу.

Форму и формат реестра, содержащего сведения из деклараций на товары, документов (счетов) на оплату товаров, договоров аренды складов (помещений) или иных документов, утверждены приказом от 15 ноября 2024 г. № ЕД-7-15/1034@. Он вступил в силу с 18 января 2025 года.

Участники ВЭД при применении нулевого НДС смогут общаться с налоговой в рамках камеральных проверок по НДС через платформу «Одно окно».

ФНС приказом от 21 апреля 2025 г. N ЕД-7-15/300@.утвердила описание целевого бизнес-процесса проверки обоснованности применения нулевой налоговой ставки по НДС при реализации товаров на экспорт. Приказ вступает в силу 2 августа 2025 года.

В системе «Одно окно» можно подать декларацию, получить результат проверки, ответить на требование о представлении пояснений и др.

Согласно документу, форматно-логический контроль декларации проводит оператор платформы (АО «РЭЦ»).

Также в системе автоматически проверяются реестры, приложенные к декларации, на соответствие данным, имеющимся у таможенников. В случае выявления расхождения налогоплательщику будет сообщено.

Прошедшие первичный контроль декларации направляются в налоговые органы. Инспекции после проверки декларации также через систему направляют налогоплательщику требование о представлении документов или информации либо пояснений, а налогоплательщик отвечает на это требование.