Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура - это юридически значимый цифровой аналог традиционного бумажного документа, созданный и передаваемый контрагентам в электронном виде по ТКС. Так же как и бумажный вариант, электронный счет-фактура является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю.

Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей.

Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

ЭДО может осуществлять аккредитованный оператор, у которого есть технологии для передачи электронных документов по защищенным каналам связи.

Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с утвержденным порядком и при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):

• есть взаимное согласие на это сторон сделки;
• счета-фактуры составляются по установленному формату;
• счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью. Для этого для лица, которое будет подписывать счета-фактуры, в удостоверяющем центре нужно получить квалифицированную электронную подпись;
• стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Распечатывать электронный счет-фактуру не нужно. Причем ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (письмо Минфина России от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).

Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.

При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении - дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора.

Приказом Минфина России от 5 февраля 2021 г. № 14н утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Он применяется с 1 июля 2021 года и периодически обновляется.

Приказом Минфина от 12 января 2023 г. № 3н, который действует с 1 июля 2023 года, порядок выставления счетов-фактур в электронной форме, утвержденный приказом от 5 февраля 2021 г. № 14н, был дополнен дополнен новым пунктом.

Оператор ЭДО в рамках взаимодействия продавца и покупателя при выставлении и получении электронных счетов-фактур может использовать автоматически созданную электронную подпись.

В квалифицированном сертификате этой подписи должно быть указано на оператора ЭДО как на его владельца. Сертификат должен быть создан и выдан удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на госрегистрацию юрлиц.

Исключением считаются ситуации, когда при выставлении и получении электронных счетов-фактур используется единая информационная система, и это происходит через уполномоченный орган (Федеральное казначейство, оно является оператором информационной системы госзакупок).

Новый порядок предполагает, что при передаче документов через операторов ЭДО налогоплательщики будут обмениваться универсальными сообщениями, которые заменят:

• извещение о получении документа от контрагента;
• уведомление об уточнении.

Универсальные сообщения должны использоваться для информирования:

• о факте получения электронного счета-фактуры или иных дополнительных сведений к нему;
• необходимости исправления ошибок;
• иных событиях, имеющих отношение к выставлению, получению, или проверке счета-фактуры.

Такие сообщения направляются сразу через оператора ЭДО, через которого работает контрагент.

При необходимости универсальное сообщение может сформировать каждая сторона совершенной сделки. Сообщение можно будет формировать, начиная с момента отправки счета-фактуры или иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре в электронной форме. Количество формируемых и направляемых универсальных сообщений не ограничено.

Сообщения контрагентам можно будет направлять со следующими кодами:

• 1999 – извещение о получении документа (ИоП);
• 2999 – уведомление о необходимости уточнения документа (УоУ);
• 3999 – отказ в подписи полученного документа;
• 4002 – необходимость предоставления дополнительной информации к отправленному электронному документу.

В перспективе предполагается возможность для участников ЭДО назначать и присваивать сообщениям свои собственные коды по договоренности с контрагентами.

Итак, обмен электронными счетами-фактурами возможен только по ТКС через оператора электронного документооборота.

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры.

Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется.

Электронный счет-фактура, составленный по утвержденному формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем входного НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС.

Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.

Приказ ФНС от 15 ноября 2024 г. № ЕД-7-26/1032@, утвердивший новый формат 5.03 электронного счета-фактуры (а также УПД), вступил в силу 23 января 2025 года, но применяется в обязательном порядке с 1 апреля 2025 года. До 1 апреля 2025 года действовал переходный период, в течение которого еще можно было применять старый формат. После этой даты электронные счета-фактуры и УПД в старом формате, утвержденном приказом ФНС от 19 декабря 2023 г. № ЕД-7-26/970@, не пройдут проверку у оператора ЭДО и не смогут быть отправлены контрагенту.

Электронные УПД и счета-фактуры до 1 апреля 2025 года можно создавать по формату, который утвержден приказом ФНС от 19 декабря 2023 г. № ЕД-7-26/970@.

Приказом от 15 ноября 2024 г. № ЕД-7-26/1032@ ФНС внесла поправки в электронные форматы счета-фактуры и УПД.

Обновление электронных форматов обусловлено введением с 1 января 2025 года ставок для плательщиков НДС, работающих на УСН. Это ставки 5% и 7% и соответствующие им расчетные ставки 5/105 и 7/107.

Версию электронного формата 5.02 заменили версией 5.03.

Согласно подпунктам 3 - 5 приказа ФНС от 19 декабря 2023 г. № ЕД-7-26/970@, до 1 апреля 2025 года действует переходный период, когда можно работать в любом из двух форматов:

• 5.01 (Приложение № 2 к приказу ФНС № ЕД-7-26/970@) (упрощенцам с пониженными ставками налога эта версия не подойдет, так как в ней таких ставок нет, а только общие);
• 5.03 (Приложение № 1 к приказу ФНС № ЕД-7-26/970@ в ред. приказа № ЕД-7-26/1032@).

С 1 апреля 2025 года на новый формат счета-фактуры и УПД должны перейти все (см. письмо ФНС от 4 марта 2024 г. № ЕА-4-26/2486@).

По мнению Минфина, электронный счет-фактуру может подписать не только руководитель фирмы или уполномоченный сотрудник, но и любой человек, которому выдана доверенность (письмо от 8 ноября 2017 г. № 03-07-11/73385). Связано это с тем, что в формат электронного счета-фактуры введены элементы, которые несут информацию о подписантах - лицах, подписывающих счет-фактуру. Эти элементы формируются в зависимости от полномочий подписантов.

И если доверенность на подписанта оформлена правильно, не имеет значения, является он работником фирмы или нет. В любом случае, при подписании электронного счета-фактуры он выступает как уполномоченное лицо. И вносить сведения о его работодателе в элемент «Подписант» не нужно.

Поэтому электронный счет-фактуру может подписать любой человек, которому выдана доверенность от имени организации. Причем этот человек не обязательно должен быть работником фирмы.

Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).

Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).

Напомним, УПД - это учетный документ, который объединяет данные счета-фактуры и первичного документа. Он подтверждает доходы продавца, расходы покупателя и позволяет сделать вычет НДС по сделке.

ФНС установила порядок передачи этих документов.

Оператор ЭДО продавца передает документы в электронном виде в АИС ФНС не позднее рабочего дня, следующего за днем их получения от продавца. Состав электронных документов, структура и формат транспортного контейнера размещаются на сайте ФНС.

Компании должны договориться со своими контрагентами о порядке обмена электронными сообщениями. Для этих целей они могут заключить соглашение, указав в нем должностных лиц, которые смогут передавать универсальные сообщения. В своих актах потребуется закрепить дополнительные правила к кодам причин направления универсальных сообщений.