Компенсация расходов дистанционных работников

Для компенсации расходов дистанционных работников нужно руководствоваться статьей 312.6 Трудового кодекса.

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Дистанционный работник с согласия или ведома работодателя и в его интересах может использовать для выполнения трудовой функции собственные или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель обязан: 

• выплатить дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• возместить расходы, связанные с их использованием.

Порядок выплаты компенсаций обязательно отразите в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, организация утверждает самостоятельно локальным нормативным актом. Так разъясняла ФНС России в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

Возмещать расходы, связанные с использованием работником его личного оборудования, следует на основании документов, подтверждающих эти расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).

Вид расхода	Определение размера компенсации	Документальное подтверждение
Компьютерная техника	исходя из расчетной суммы амортизации по используемому оборудованию (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1); определением фиксированной суммы компенсации	Документы, подтверждающие покупку (например, чек) или аренду техники (договор на аренду)
Интернет	с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника, проведенного в Интернете (на основании отчетов от провайдеров); определением фиксированной суммы компенсации	Договор с провайдером связи, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате доступа в Интернет
Мобильная связь	путем выделения рабочих звонков из общего количества или расчета их процента в общем количестве разговоров (на основании детализации вызовов); определением фиксированной суммы компенсации	Акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате услуг
Электричество	с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника; определением фиксированной суммы компенсации	Квитанции об оплате коммунальных услуг
Расходные материалы и канцелярия	Определение размера компенсации путем установления фиксированной суммы	Чеки на оплату

От НДФЛ и страховых взносов освобождены суммы возмещения расходов дистанционного сотрудника в связи с использованием им для выполнения трудовых обязанностей оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. 

Освобождены от налога суммы в том размере, в котором оно предусмотрено для сотрудников трудовым или коллективным договором, дополнительным соглашением к трудовому договору либо иным локальным нормативным актом. Одновременно установлено ограничение.

Предел составляет 35 рублей за каждый день дистанционной работы либо в размере документально подтвержденных сотрудником затрат.

Под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Поэтому суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Важное условие – размер компенсации должен быть определен коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной работе между организацией и работниками.

Так разъяснял Минфин России в письмах от 9 июля 2021 года № 03-03-06/1/54895, от 11 января 2022 года № 03-04-06/263.

С 1 июля 2026 года от обложения взносами на травматизм освобождаются выплаты работодателя в целях возмещения расходов дистанционных работников, связанных с использованием ими для выполнения трудовой функции:

• принадлежащих им или арендованных ими оборудования;
• программно-технических средств;
• средств защиты информации и иных средств.

Эта компенсация не облагается страховыми взносами на травматизм в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно либо в сумме документально подтвержденных расходов работника.

Поправки внесены в Федеральный закон от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».