Как рассчитать НДФЛ

Выплачивая доходы тем или иным людям, бухгалтерия обязана удержать НДФЛ с суммы дохода и перечислить его в бюджет. Налог удерживают непосредственно из суммы выплаченного дохода.

Возможна ситуация, когда удержать налог из выплаченных средств не удастся. Например, если выплата производится в натуральной форме,  работник получил и т.п. В таком случае фирма или предприниматель должны сообщить об этом в свою налоговую инспекцию и самому работнику. 

Неудержанный ранее НДФЛ можно удержать из выплат в пользу работника в течение месяца по окончания года, в котором получен доход, то есть до 31 января будущего года. Здесь важно помнить, что удерживаемая у сотрудника сумма НДФЛ не может превышать 50 % от суммы выплаты.

Если удержать НДФЛ не получится, до 25 февраля нового года нужно подать в ИФНС «Справку о доходах и суммах налога физического лица» с заполненным разделом 4 (приложение к расчету 6-НДФЛ).

После отправки в налоговую и работнику сообщений о невозможности удержания НДФЛ ничего менять нельзя, даже если у организации появится возможность удержать налог, делать этого не нужно (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Форму справки о доходах можно скачать.

Обратите внимание у справки две формы: 

1. Одна сдается в ИФНС, как приложение к расчету 6-НДФЛ за налоговый период –  год. В ней отображаются сведения о доходах и вычетах работника с разбивкой по месяцам.   
2. Вторая форма выдается работнику по его запросу. 

Работнику сейчас необязательно обращаться за справкой о доходах к своему работодателю. Он может ее получить в электронном виде: на сайте налоговой или на сайте Госуслуг.

Если бухгалтерия не удержит налог (когда это возможно) или удержит, но не перечислит в бюджет, налоговая инспекция вправе оштрафовать фирму на 20% от суммы налога.

Прежде чем рассчитывать налог, доход, облагаемый по ставке 13%, нужно уменьшить на сумму налоговых вычетов. Если сумма вычетов окажется больше, чем сумма дохода, налог не удерживается. Налоговые вычеты бывают:

• стандартные;
• социальные;
• имущественные;
• инвестиционные;
• профессиональные.

Фирмы или предприниматели могут уменьшить налогооблагаемый доход своих работников только на стандартные налоговые вычеты.

Социальные, имущественные и профессиональные налоговые вычеты предоставляет налоговая инспекция, где человек, получивший доход, состоит на учете. Вычеты предоставляются после и на основании подачи работником декларации по налогу на доходы физических лиц (3-НДФЛ) за прошедший год.

Правда, в отдельных случаях работодатель может уменьшить доход сотрудников на некоторые виды профессиональных и имущественных вычетов. Вот эти случаи:

• когда работник фирмы покупает дом, квартиру, комнату или земельный участок для строительства собственного жилья и получает в налоговой инспекции специальное уведомление;
• когда фирма (предприниматель) выплачивает доходы от операций по купле-продаже ценных бумаг;
• когда фирма (предприниматель) выплачивает вознаграждения авторам, частнопрактикующим юристам, а также доходы по гражданско-правовым договорам.

Если работник трудится в нескольких организациях, вычеты предоставляются только в одной из них. Где получать вычет, работник решает самостоятельно.

До 2025 года бухгалтерия могла предоставить вычет только на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих его право на них (например, копии удостоверения участника ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, свидетельства о получении инвалидности, свидетельство о рождении ребенка и т. д.). С 2025 года заявления не нужны. Но они и не запрещены, Поэтому если бухгалтерии и работнику удобнее оформить вычеты с заявлением, их можно составить. 

Образец заявления на предоставление стандартного вычета

Образец заявления на предоставление стандартного вычета на ребенка

Доход работников, облагаемый налогом,  уменьшается на стандартные налоговые вычеты ежемесячно. Если доход работника меньше, чем предоставленный ему налоговый вычет, НДФЛ с него не удерживается.

Стандартные налоговые вычеты можно разделить на две группы:

• вычеты на самого работника;
• вычеты на детей.

Если работник имеет право на несколько стандартных налоговых вычетов, ему нужно предоставить максимальный из них. Исключение составляют вычеты на детей – их предоставляют независимо от других вычетов.

Вычеты на работника

Перечень тех, кто имеет право на стандартный вычет в размере 3000 рублей в месяц, приведен в подпункте 1 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса. Этот вычет, в частности, предоставляют работникам, которые:

• пострадали на атомных объектах в результате радиационных аварий и испытаний ядерного оружия (например, на Чернобыльской АЭС, на объекте «Укрытие», на производственном объединении «Маяк»);
• являются инвалидами Великой Отечественной войны;
• стали инвалидами I, II и III группы из-за ранения, контузии или увечья, полученных при защите Советского Союза или Российской Федерации.

Перечень тех, кто имеет право на вычет в размере 500 рублей в месяц, приведен в подпункте 2 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса.

Этот вычет, в частности, предоставляется работникам, которые:

• являются Героями Советского Союза или Российской Федерации;
• награждены орденами Славы трех степеней;
• были инвалидами с детства;
• стали инвалидами I и II группы;
• пострадали в атомных катастрофах (при условии, что они не имеют права на стандартный налоговый вычет в размере 3000 рублей).

Имейте в виду, что вычеты по НДФЛ применяются только к тем доходам, которые облагаются НДФЛ по ставке 13%. Поэтому, если дело касается предпринимателей, применяющих УСН, то в отличие от предпринимателей на общей системе налогообложения такие ИП не уплачивают НДФЛ за себя. Вместо НДФЛ они перечисляют в бюджет «упрощенный» налог. Поэтому к их доходам налоговые вычеты не применяются. А вот если предприниматель имеет дополнительные доходы, не связанные с ведением бизнеса, и они облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов, то он вправе уменьшить сумму дополнительных доходов на налоговые вычеты.

Вычеты на детей: кому доступны и в каких размерах

Всем работникам, которые имеют детей или являются опекунами, попечителями, приемными родителями, а также супругами перечисленных категорий сотрудников, предоставляется стандартный вычет на детей.

Вычет предоставляется на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося дневной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, курсанта в возрасте до 24 лет за период обучения ребенка в образовательном или учебном заведении, включая академический отпуск, оформленный в период обучения.

Вычет применяется с месяца рождения ребенка или с месяца, в котором установлена опека (попечительство), или с месяца вступления в силу договора о передаче ребенка на воспитание в семью и  сохраняется до конца того года, в котором ребенок достигнет предельного возраста. Либо до того момента, когда истечет срок действия договора о передаче ребенка на воспитание в семью или этот договор будет расторгнут досрочно. Еще одна причина «отмены вычета» – смерть ребенка.

Размеры вычетов на детей

«Детский» вычет могут получить:

1) родитель, супруг (супруга) родителя, усыновитель, на обеспечении которого находится ребенок, в следующих размерах:

• 1400 рублей – на первого ребенка;
• 2800 рублей – на второго ребенка (в 2024 году – 1400 рублей);
• 6000 рублей – на третьего и каждого последующего ребенка (в 2024 году – 3 000 рублей);
• 12 000 рублей – на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы;

2) опекун, попечитель, приемный родитель, супруга (супруг) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок, в следующих размерах:

• 1 400 рублей – на первого ребенка;
• 2800 рублей – на второго ребенка (в 2024 году – 1400 рублей);
• 6000 рублей – на третьего и каждого последующего ребенка (в 2024 году – 3 000 рублей);
• 12000 рублей – на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

Право на «детский» вычет имеет каждый родитель. По договоренности между родителями один из них может отказаться от вычета, а второй – получить вычет в двойном размере. В такой ситуации один из родителей должен подать заявление с отказом от вычета.

Единственные родители имеют право на удвоенную сумму «детских» вычетов. Если этот родитель вступит в брак, вычеты снова будут предоставляться в одинарном размере с месяца, следующего за месяцем вступления в брак. 

Кроме того, вычет предоставляется в двойном размере: вдовам (вдовцам), одиноким родителям (опекунам, попечителям). При этом действие двойного вычета прекращается с месяца, следующего за месяцем их вступления в брак.

В случае развода безусловное право на вычет имеет родитель, с которым остался ребенок. Второй родитель имеет право на вычет, только если он платит алименты. Если родитель, который платит алименты, снова заключит брак, его новый супруг тоже получает право на вычет (Письмо Минфина от 10.08.2016 № 03-04-05/46762). Дети, рожденные в новых семьях бывших супругов, прибавляются к детям, рожденным в предыдущем браке. То есть при наличии двух детей в первом браке и рождении еще одного ребенка в новой семье, вычет на него предоставляется как на третьего ребенка. Если брак не зарегистрирован, каждый из детей считается по отдельности.

Сотрудники-иностранцы, у которых дети находятся за границей, «детский» вычет могут получить на основании документов, заверенных компетентными органами государства, в котором проживают дети.

Чтобы получить налоговый вычет, работник должен написать заявление с просьбой о его предоставлении. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие это право.

Предельный размер доходов для «детских» вычетов

«Детский» вычет действует до тех пор, пока доход сотрудника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысит 450 000 рублей. Начиная с месяца, в котором доход превысил 450 000 рублей (в 2024 году – 350 000 рублей), налоговый вычет не применяется.

Если сотрудник работает в компании не с начала года, вычет предоставляется с учетом дохода, который он получил по прежнему месту работы. В подтверждение этого дохода работник должен представить справку о доходах с предыдущего места работы.

Если у работника два места работы – основное и «по совместительству», он может получить вычет в одном из них, по выбору. Для этого работник должен подать письменное заявление и документы, которые подтверждают право на вычет. Учитывать доходы, которые сотрудник получает в другом месте работы, не нужно. Бухгалтерия просто рассчитывает НДФЛ с его зарплаты в своей компании и уменьшает налог на сумму вычета.

Больше деталей по теме:

Документы на детский вычет

Суммирование детских вычетов

Детский вычет на младшего брата совершеннолетних детей

Особенности предоставления детских вычетов

С 2025 года вычеты на детей нужно предоставить без заявления от работника при наличии документов (сведений) о детях, находящихся на обеспечении работника. Например, свидетельства о рождении ребенка, паспорта, куда вписан ребенок. Если хотите подстраховаться и оформить заявление, образцы смотрите выше по тексту.

Профессиональный налоговый вычет

Работники, которые получают вознаграждение по авторскому или гражданско-правовому договору (например, договору подряда или поручения), имеют право на профессиональный налоговый вычет.

Профессиональный налоговый вычет – это сумма всех документально подтвержденных затрат, связанных с выполнением работ по гражданско-правовому договору (например, стоимость израсходованных материалов).

Такой вычет работодатель предоставляет на основании заявления человека, получающего вознаграждение. Вот пример заявления:

Для вознаграждений, которые компания выплачивает по авторскому договору за создание, исполнение или использование произведений науки, литературы и искусства, установлен особый порядок применения профессиональных вычетов.

Так, если расходы автора не могут быть подтверждены документально, профессиональный вычет предоставляют в следующих размерах:

Имущественный налоговый вычет

Имущественные вычеты по НДФЛ предоставляет налоговая инспекция, где россиянин состоит на учете. Но это может сделать и работодатель (налоговый агент). Например, когда фирма (предприниматель) выплачивает доходы человеку, который купил квартиру или другую недвижимость (например, дом) и получил в налоговой инспекции специальное уведомление. 

Размер такого вычета – это сумма фактических расходов человека на приобретение или строительство недвижимости, но не более 2 000 000 рублей.

Имущественный вычет предоставляется также при продаже недвижимости или иного имущества (например, автомобилей, нежилых помещений, гаражей и т. д.).

Если имущество находилось в собственности человека менее пяти лет, то размер вычета не может превышать:

• 1 000 000 рублей – при продаже жилья и земельных участков;
• 250 000 рублей – при продаже иного недвижимого имущества.

Если имущество находилось в собственности человека менее трех лет, то размер вычета не может превышать 250 000 рублей – при продаже иного имущества, за исключением ценных бумаг.

Если имущество находилось в собственности человека пять лет и более, имущественный вычет не предоставляется. Доходы от продажи такого имущества не облагают НДФЛ.

Сумму НДФЛ, которую налоговый агент должен заплатить по ставке 13%, рассчитывают так:

Напомним, что ИП, работающий на УСН, освобожден от уплаты НДФЛ. Однако это не означает, что он не может воспользоваться имущественными вычетами.

Если предприниматель получает доходы, не связанные с его предпринимательской деятельностью, которые облагаются НДФЛ по ставке 13%, то имущественный вычет применить можно. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 6 июня 2013 г. № 03-04-05/21156.

А вот если доходы, получены от предпринимательской деятельности, в отношении которой применяется УСН, вычеты, в том числе имущественные и социальные, не применяются. Такой вывод финансовое ведомство сделало в письме от 19 ноября 2015 г. № 03-04-05/66945.

Чиновники обосновывают свою позицию тем, что налоговые вычеты можно применить только к доходам, облагаемым по ставке 13%.

Между тем, главой 26.2 «Упрощенная система налогообложения» предусмотрено, что предприниматели, применяющие УСН, освобождаются от уплаты НДФЛ в том случае, если их доходы получены от деятельности, облагаемой «упрощенным» налогом (п. 3 ст. 346.11 НК РФ). Это правило не применяется, когда предприниматель получает доходы в личных целях: дивиденды (ставка НДФЛ 13%), выигрыши и призы, полученных в конкурсах, проводимых в целях рекламы товаров (ставка НДФЛ 35%) и др. (п. 2, 4, 5 ст. 224 НК РФ).

Исходя из этого финансисты делают вывод, что к доходам, полученным от предпринимательской деятельности, в отношении которой применяется УСН, имущественные и социальные налоговые вычеты не применяются.

Доходы, облагаемые НДФЛ по другим ставкам (35, 30 и по дивидендам 13%), не уменьшаются на налоговые вычеты. Для того чтобы определить сумму налога по этим ставкам, нужно просто умножить сумму доходов на соответствующие ставки.

Для расчета налогов с дивидендов резидента нужно использовать следующую формулу:

Н = К × Сн × (Д₁ – Д₂),

где:

Н – сумма налога, которую необходимо удержать;

К – отношение, в числителе которого – сумма дивидендов, перечисляемых конкретному человеку, а в знаменателе – общая величина всех дивидендов, подлежащих распределению;

Сн – ставка налога конкретного получателя;

Д₁ - общая сумма дивидендов, подлежащая распределению российской организацией в пользу всех получателей, в том числе иностранных организаций и физлиц-нерезидентов;

Д₂ - общая сумма дивидендов, полученных российской организацией в текущем и предыдущих отчетных (налоговых) периодах к моменту распределения дивидендов в пользу их получателей. При этом суммируются только те полученные дивиденды, которые ранее не учитывались при определении налоговой базы в отношении доходов российской организации в виде дивидендов.

Общую сумму НДФЛ, которую нужно удержать с выплаченных доходов, определяют так:

В совокупность налоговых баз входят доходы:

• от долевого участия;
• в виде выигрышей от азартных игр и лотерей; 
• от операций с ценными бумагами и производными финансовыми инструментами; 
• по операциям РЕПО с ценными бумагами; 
• по операциям займа ценных бумаг; 
• от операций с ценными бумагами и производными финансовыми инструментами, которые учитываются на индивидуальном инвестиционном счете; 
• полученные участниками инвестиционного товарищества; 
• в виде сумм прибыли КИК; 
• иные доходы, которые относятся к основной налоговой базе.

Каждую из этих налоговых баз, а их всего 9, нужно рассчитывать отдельно. Это как раз и есть те доходы, которые не входят в основную базе и в отношение которых применяются особые правила обложения НДФЛ.

Прогрессивная ставка по НДФЛ применяется к большей части  доходов, но не ко всем. Помимо вышеперечисленных, которые не входят в основную базу, из нее исключают и отдельно считают:  

1. Доходы, облагаемые по ставке НДФЛ 13%: 

• от продажи имущества (кроме ценных бумаг) или долей в нем; 
• в виде стоимости имущества (кроме ценных бумаг), полученного в порядке дарения; 
• в виде страховых выплат по договорам страхования и выплат по пенсионному обеспечению.

2. Доходы, облагаемые по ставке НДФЛ 35 %. Это относится, в том числе, к доходам в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными средствами, к выигрышам и призам, полученным в рекламных конкурсах, играх и мероприятиях для рекламы товаров, работ и услуг в сумме свыше 4000 рублей.

3. Доходы, облагаемые по ставке НДФЛ 9 %. Сюда включаются, в том числе, проценты по облигациям с ипотечным покрытием, которые выпустили до 1 января 2007 года. 

4. Доходы, облагаемых по ставке НДФЛ 30 %. Это доходы нерезидентов, в том числе их зарплата в РФ.

Вышеперечисленные доходы не учитывают при определении лимита в 2 400 000 рублей независимо от размера полученного дохода.

• если доходы составили менее 2 400 000 рублей, НДФЛ рассчитывают по ставке 13 %; 
• если доходы составили более 2 400 000 рублей, НДФЛ составит: 312 000 рублей + сумма превышения × 15%; 
• если доходы составили более 5 000 000 рублей, НДФЛ составит: 702 000 руб. + 18% с дохода, превышающего 5 млн. руб:
• если доходы составили более 20 000 000 рублей, НДФЛ составит: 3 402 000 руб. + 20% с дохода, превышающего 20 млн. руб.
• если доходы составили более 50 000 000 рублей, НДФЛ будет равен: 9 402 000 руб. + 22% с дохода, превышающего 50 млн. руб.

Первый раз, нужно применить повышенную ставку НДФЛ в размере 15%, как только доходы работника превысили  2 400 000 рублей. Расчетная формула будет такой:

НДФЛ = 312 000 руб. + 15 % х (основная налоговая база – 2 400 000 рублей)

Если вы выплатили физическому лицу дивиденды, НДФЛ посчитайте отдельно. В отношении дивидендов сохранена двухуровневая шкала НДФЛ. Максимальная ставка налога 15%, она  применяется к доходу свыше 2 400 000 рублей и далее независимо от общего размера дивидендов.

• 13% – для доходов в сумме не более 2,4 млн руб.;
• 15% от суммы, превышающей 2,4 млн руб., плюс 312 тыс. руб.

НДФЛ дивидендов  = 312 000 руб. + 15 % х (основная налоговая база по доходам в виде дивидендов – 2 400 000 руб.).

В расчет вы должны принимать только те доходы, которые выплатили сами, а не все доходы, которые получает сотрудник, например, работая по совместительству в других организациях.

Вы не обязаны отслеживать все доходы, которые получает работник. В конце года общую сумму полученных доходов проконтролирует ФНС и, если она будет подпадать под повышенную ставку НДФЛ, доначислит физическому лицу НДФЛ и направит уведомление о доплате.