Учетные журналы (книги) предназначены для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности и т. д.).

Журналы (книги) учета и контроля – это документы внутреннего пользования. Их ведут сотрудники отдела кадров. Передавать эти документы работникам других структурных подразделений компании без распоряжения начальника отдела кадров запрещено. Руководители других подразделений могут знакомиться с этими документами только в присутствии лиц, ответственных за их ведение. Фирма может использовать как утвержденные формы журналов (книг) учета и контроля (например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69), так и разработанные непосредственно специалистами кадровой службы.

Вот самые распространенные виды учетных журналов (книг), которые ведут фирмы:

• журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
• журналы (книги) учета отпусков;
• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
• книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы.