Журналы (книги) учета и контроля
Последний раз обновлено:
Учетные журналы (книги) предназначены для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности и т. д.).
Журналы (книги) учета и контроля – это документы внутреннего пользования. Их ведут сотрудники отдела кадров. Передавать эти документы работникам других структурных подразделений компании без распоряжения начальника отдела кадров запрещено. Руководители других подразделений могут знакомиться с этими документами только в присутствии лиц, ответственных за их ведение.
Фирма может использовать как утвержденные формы журналов (книг) учета и контроля, так и разработанные непосредственно специалистами кадровой службы.
Вот самые распространенные виды учетных журналов (книг), которые ведут фирмы:
- журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
- журналы (книги) учета отпусков;
- журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
- книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Книгу учета движения трудовых книжек ведут для:
- регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей от работников при приеме на работу и при увольнении;
- оформления дубликатов или новых трудовых книжек (вкладышей в них).
Согласно п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
Книгу учета трудовых книжек нужно оформить надлежащим образом. Это значит:
- облачить журнал в жесткий переплет;
- пронумеровать по возрастающей;
- прошнуровать;
- заверить подписью руководителя организации.
За отсутствие книг учета работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Так, штраф по статье 5.27. КоАП РФ «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»: предупреждение или штраф на руководителя в размере 1000 – 5000 рублей, на компанию штраф в размере 30 000 – 50 000 рублей. Повторное нарушение приведет не только к штрафам, но и дисквалификации руководителя (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Имейте в виду, что книгу учета трудовых книжек нельзя вести в электронной форме. Так разъяснил Минтруд России в письме от 5 октября 2023 г. № 14-6/ООГ-6245.
Нужно ли вносить в книгу движения трудовых книжек запись об отправке почтой?
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указывают трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Поэтому если трудовая книжка отправлена почтой, то об этом в книге учета нужно сделать запись.
Можно сделать запись примерно следующего содержания: «Направлена с письменного согласия (фамилия, имя, отчество) от (дата) по почте ценным письмом с уведомлением о вручении (реквизиты отправления), дата отправки».
Так разъяснил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.
Книга учета движения трудовых книжек при реорганизации
Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности.
Это правило не распространяется на реорганизацию в форме выделения. Ведь при такой реорганизации правопреемнику передается только часть кадровых документов, т.к. реорганизованная организация продолжает свою деятельность и к правопреемнику переходит только часть ее прав и обязанностей.
В книге учета движения трудовых книжек оставшейся организации следует указать, что произошла реорганизация в форме выделения, и указать номер приказа о реорганизации.
Также нужно указать общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работников, которые в дальнейшем должны быть переданы по акту выделившейся организации.
Эту книгу учета «старая» компания может продолжать вести только в отношении оставшихся работников.
В выделившейся новой организации следует завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, указав в ней, что трудовые книжки работников были переданы по акту в связи с реорганизацией организации в форме выделения, а также номер приказа о реорганизации.
Книга учета бланков трудовых книжек
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нужно фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Обязательно указывайте серии и номера каждого бланка трудовой.
Что делать, если книга учета трудовых книжек утеряна?
Как заменить книгу учета трудовых книжек, если она безвозвратно утеряна, разъяснил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.
Данные журналы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии).
Если книга или журнал учета утеряна, то работодатель вправе издать акт об утрате книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним и завести новую книгу.
Заполнить книгу можно исходя из имеющихся у работодателя документов.
Связаться с нами