.
^ Наверх

Вы работаете в бераторе в режиме ограниченного доступа. Для вас скрыта часть разделов и сервисов. Чтобы открыть для себя все возможности бератора, оформите подписку.

Журналы (книги) учета и контроля

Последний раз обновлено:

Учетные журналы (книги) предназначены для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности и т. д.).

Журналы (книги) учета и контроля – это документы внутреннего пользования. Их ведут сотрудники отдела кадров. Передавать эти документы работникам других структурных подразделений компании без распоряжения начальника отдела кадров запрещено. Руководители других подразделений могут знакомиться с этими документами только в присутствии лиц, ответственных за их ведение. 

Фирма может использовать как утвержденные формы журналов (книг) учета и контроля, так и разработанные непосредственно специалистами кадровой службы.

Вот самые распространенные виды учетных журналов (книг), которые ведут фирмы:

  • журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
  • журналы (книги) учета отпусков;
  • журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
  • книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Книгу учета движения трудовых книжек ведут для:

  • регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей от работников при приеме на работу и при увольнении;
  • оформления дубликатов или новых трудовых книжек (вкладышей в них).

Согласно п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Книгу учета трудовых книжек нужно оформить надлежащим образом. Это значит:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошнуровать;
  • заверить подписью руководителя организации.

Имейте в виду, что книгу учета трудовых книжек нельзя вести в электронной форме. Так разъяснил Минтруд России в письме от 5 октября 2023 г. № 14-6/ООГ-6245.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек при реорганизации

Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности.

Это правило не распространяется на реорганизацию в форме выделения. Ведь при такой реорганизации правопреемнику передается только часть кадровых документов, т.к. реорганизованная организация продолжает свою деятельность и к правопреемнику переходит только часть ее прав и обязанностей.

В книге учета движения трудовых книжек оставшейся организации следует указать, что произошла реорганизация в форме выделения, и указать номер приказа о реорганизации.

Также нужно указать общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работников, которые в дальнейшем должны быть переданы по акту выделившейся организации.

Эту книгу учета «старая» компания может продолжать вести только в отношении оставшихся работников.

В выделившейся новой организации следует завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, указав в ней, что трудовые книжки работников были переданы по акту в связи с реорганизацией организации в форме выделения, а также номер приказа о реорганизации.  

Книга учета бланков трудовых книжек

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нужно фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Обязательно указывайте серии и номера каждого бланка трудовой.

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.