Компенсационные выплаты дистанционным (удаленным) работникам

Работник вправе трудиться в дистанционном режиме на постоянной основе, временно или периодически, чередуя работу в офисе и дистанционную работу (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Работа на удаленном режиме отражается в табеле учета рабочего времени, как обычная явка.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. К таким выплатам относятся и выплаты сотрудникам, которые трудятся дистанционно.

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику положены:

• компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, материалов и оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• возмещение расходов, связанных с их использованием.

В соответствии со статьей 312.6 ТК РФ размер, порядок и сроки выплаты компенсации, а также расходов, связанных с использованием имущества, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной (удаленной) работе между организацией и работниками (см. письма Минфина от 9 июля 2021 г. № 03-03-06/1/54895, от 11 января 2022 г. № 03-04-06/263).

Минтруд в письме от 9 июня 2023 г. № 14-6/ООГ-4013 пояснил, что режим дистанционной (удаленной) работы можно установить только при взаимном согласии сторон трудового договора.

Условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно может быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Изменить условия трудового договора, заключенного с работником (с работы в офисе на дистанционную и наоборот), можно:

• по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ)
• или в одностороннем порядке по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).

В обоих случаях нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, организация утверждает самостоятельно локальным нормативным актом. Так разъясняла ФНС России в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

В целях признания рассматриваемых компенсационных выплат сотрудникам, работающим дистанционно, в составе налоговых расходов необходимы документы, подтверждающие:

• фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
• осуществление расходов на эти цели;
• суммы произведенных в этой связи расходов.

Возмещать расходы, связанные с использованием работником его личного оборудования, следует на основании документов, подтверждающих эти расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).

О видах расходов и правилах расчета компенсации читайте Компенсация расходов дистанционных работников

В заявлении о переводе на удаленку (с сохранением трудовых функций в полном объеме) работник должен указать причину, по которой он обращается с просьбой о переводе, дату перевода и его срок.

Причинами могут быть эпидемиологическая ситуация или семейные (личные) обстоятельства.

В приказе в обосновании перевода нужно указать причину оформления удаленки – заявление работника.

Если работодатель согласен, то на основании заявления он издает приказ, в основной части которого следующие данные:

• ФИО и должность обратившего сотрудника;
• изложение его просьбы о переводе на удаленный режим работы и обоснование;
• характер перевода: временный или постоянный;
• период применения удаленного режима трудовой деятельности;
• указание о сохранении за работником обязанности выполнения трудовых функций в полном объеме, в той же должности и с тем же окладом.

Приказ о переводе на удаленный режим работы одного работника или части работников по инициативе работодателя, как и любой другой приказ по организации, оформляется на бланке. В обосновании нужно указать причину перевода.

В основной части приказа нужно:

• разместить список работников, которые переводятся на удаленку.
• указать период удаленной работы.
• назначить работника, который обеспечивает техническую возможность удаленной работы и ответственного за контроль исполнения приказа.
• поручить бухгалтерии рассчитывать рабочее время на удаленной работе как работы по обычному графику.

Помимо приказа нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают:

• дату и сроки перевода;
• новое место работы;
• режим рабочего времени и времени отдыха (в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка);
• порядок обмена документами и информацией;
• порядок обеспечения работника необходимыми техническими средствами;
• размер и дату выплаты компенсации за использование работником личного имущества, а также возмещения произведенных им расходов на основании представленных подтверждающих документов;
• порядок осуществления контроля со стороны работодателя.