Расходы на обучение, подготовку (переподготовку) кадров и оценку квалификации
Последний раз обновлено:
В бухгалтерском учете затраты на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам (на подготовку и переподготовку кадров) включают в расходы по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов.
Такие расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы, если в общем случае выполняются следующие условия:
- работники, которые обучаются, состоят в штате организации;
- по истечении трех месяцев со дня окончания обучения физического лица, которое не состоит в штате фирмы, с ним будет заключен трудовой договор, по которому ему будет необходимо отработать в компании не меньше года;
- образовательное учреждение, где учатся работники, имеет лицензию (соответствующий статус – если это образовательное учреждение находится за границей).
Предположим, фирма и прошедший обучение человек, заключили трудовой договор. Однако он был прекращен до истечения одного года с даты начала своего действия. Тогда сумму платы за обучение, учтенную ранее при исчислении базы по налогу на прибыль, фирма должна включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор.
В письме Минфина от 2 октября 2025 г. № 03-03-06/1/95407 такая позиция подтверждается. Даже перезаключение трудового договора с работником, прошедшим обучение за счет работодателя, лишает его права списывать расходы на обучение сотрудника.
Если трудовой договор между физлицом и организацией был заключен и прекращен (либо ранее заключенный трудовой договор был прекращен) в течение трех месяцев после окончания обучения, и в этот же период был заключен новый трудовой договор с тем же физлицом, то учтенные ранее расходы на обучение организация должна включить в состав внереализационных доходов в периоде прекращения действия трудового договора.
Статья 264 НК РФ разрешает работодателям учитывать расходы на обучение работников в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Разрешено учитывать расходы на обучение по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам в случае, если организация заключила с обучаемым договор, обязывающий это лицо:
- не позднее трех месяцев после окончания обучения заключить с организацией трудовой договор;
- отработать в организации, которая оплатила обучение, не менее одного года.
Эти два обязательных условия для учета расходов на обучение в целях налогообложения прибыли должны выполняться одновременно.
Если же какое-либо условие не будет выполнено, то работодатель обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму платы за указанное обучение соответствующего физического лица, учтенную ранее при исчислении налоговой базы.
Сюда не входят случаи прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (статья 83 ТК РФ). Обстоятельствами, не зависящими от воли сторон, являются призыв на военную службу; признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности на основании медицинского заключения; восстановление на работе (по решению трудовой инспекции или суда) сотрудника, который ранее выполнял эту работу и др.
Если трудовой договор не заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения по тем же причинам, то стоимость обучения можно также не включать в состав внереализационных доходов, хотя в статье 264 НК РФ такая ситуация не оговорена (письмо Минфина РФ от 11 марта 2016 г. № 03-03-06/1/13684).
Возможность включения в состав «прибыльных» расходов затрат на обучение сотрудников зависит от того, кто заключил договор с образовательным учреждением - сам работник или компания-работодатель.В случае, когда работник заключил договор от своего имени, сумма компенсации за его обучение в «прибыльные» расходы не включается. Об этом предупредил Минфин России в письме от 2 июня 2025 г. №03-03-06/3/54023.
Вместе с тем организации могут заключать договоры с образовательными организациями на обучение своих работников через посредников. Это не помешает учету соответствующих затрат в составе прочих расходов (письмо Минфина от 2 июня 2025 г. №03-03-06/3/54023).
В Определении 4-го КСОЮ от 26 ноября 2024 г. № 88-34388/2024 отмечено, что по общему правилу сотрудник сам должен поддерживать свою квалификацию. Работодатель должен создавать условия для профессионального роста сотрудника, но не обязан возмещать расходы на обучение, если специалист прошел переподготовку по своей инициативе.
Чтобы траты на обучение были учтены в расходах работодателя, нужно, чтобы работник обратился к нему с просьбой направить на обучение. В случае согласия компания издает приказ, заключает договор с образовательной организацией и платит за обучение сотрудника.
В налоговом учете только такие затраты включаются в состав расходов на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам (на подготовку и переподготовку кадров).
Не признаются расходами на обучение также затраты, которые связаны:
- с оказанием образовательных услуг по договору не с образовательной организацией (письмо Минфина от 2 июня 2025 г. №03-03-06/3/54023);
- с организацией развлечения, отдыха или лечения обучаемых лиц;
- с содержанием образовательных учреждений;
- с выполнением для образовательных учреждений бесплатных работ или оказанием им бесплатных услуг.
В составе прочих расходов в качестве расходов на обучение учитываются и расходы на подготовку и переподготовку кадров.
Например, фирма приобретает для бухгалтера доступ на один год к программе повышения квалификации для бухгалтера в форме интернет-вебинаров. Оплата по договору - единовременным платежом. Затраты можно учесть в составе расходов на подготовку и переподготовку кадров. В этом случае у исполнителя должна быть образовательная лицензия, договор заключен на оказание образовательных услуг. Помимо акта об оказании услуг, должна быть копия документа о повышении квалификации, выданного бухгалтеру. Расходы принимаются на дату акта.
Согласно статье 56 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ, компании могут заключать целевые договоры с образовательными учреждениями, в рамках которых обучающимся выплачиваются стипендии, а затем они определенное время работают в компании, которая заключила такой договор.
Минфин в письме от 17 июля 2025 г. № 03-04-05/69449 отметил, что при расчете налога на прибыль налогоплательщик вправе учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, затраты на обучение работников и соискателей по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам, а также на подготовку и переподготовку кадров уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы (пп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ).
Любые расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обязанность гражданина после целевого обучения определенное время трудиться на заказчика, означает, что обучение осуществляется в интересах организации. А значит, расходы, связанные с обучением, включая выплачиваемую стипендию, являются экономически обоснованными и связаны с деятельностью организации.
То есть стипендии, предусмотренные договорами целевого обучения, можно учитывать в составе прочих расходов по налогу на прибыль.
Какие нужны документы для обоснования расходов, связанных с обучением сотрудников?
Из содержания документов должно быть видно, как расходы на повышение квалификации связаны с деятельностью фирмы, и какую пользу принесет обучение сотрудников для компании.
Среди них могут быть утвержденные директором планы подготовки (переподготовки) кадров, в которых предусмотрены цели повышения квалификации и сроки направления на обучение тех или иных сотрудников.
Хорошо, если возможность повышения квалификации работника отражена в его трудовом договоре, а результаты повышения квалификации – в допсоглашении к нему о присвоении новой квалификации, изменении обязанностей и повышении зарплаты.
Перед направлением на обучение издайте приказ руководителя о направлении работников на курсы. В нем укажите, что сотрудники учатся в связи с производственной необходимостью и по инициативе компании в целях:
- внедрения нового оборудования;
- расширения производства;
- совершенствования бизнес-процессов и др.
Документами, которые подтверждают обучение работника в интересах фирмы, будут:
- договор об оказании образовательных услуг, заключенный между организацией и образовательным учреждением;
- учебная программа с курсов повышения квалификации;
- акт об оказании услуг;
- документ (диплом, свидетельство, аттестат, сертификат и др.), выданный сотруднику по окончании обучения.
Работник, не отработавший после обучения срок, установленный договором, обязан возместить затраты работодателя на его обучение (ст. 249 ТК РФ). Такое условие должно быть прописано в трудовом договоре с работником.
При этом ТК РФ не содержит перечня расходов, которые считаются затратами на обучение. Главный критерий – связанность затрат работодателя с обучением работника.
Хотя возможно взыскание расходов работодателя на основании положений статьи 207 ТК РФ в виде «других расходов работодателя, понесенных в связи с ученичеством».
Так, судьи Шестого КСОЮ в определении от 5 сентября 2024 г. № 88-21525/2024 признали правомерным взыскание таких расходов:
- стоимости обучения повышения квалификации;
- расходов на проживание и проезд;
- выплату стипендии за период учебы.
Начисление задолженности увольняющегося работника по возмещению стоимости за обучение следует отражать в учете путем начисления прочих доходов. Моментом начисления доходов может считаться дата предъявления требований к работнику.
Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 251-ФЗ в связи с введением института независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности, положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, осуществляемой в соответствии с законодательством РФ, ввел такой вид прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываемых при расчете налога на прибыль, как расходы в виде оплаты независимой оценки квалификации работников.
Если инициатором оценки является работодатель, который в этом случае ее и оплачивает, суммы платы за прохождение такой оценки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, на основании подпункта 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Документы, подтверждающие расходы на обучение и проведение независимой оценки квалификации, необходимо хранить. Делать это нужно в течение всего срока действия договора обучения. К этому сроку добавляется один год работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены фирмой, в соответствии с заключенным с ней трудовым договором. Минимальный срок хранения документов составляет четыре года.
Связаться с нами