Командировочные расходы

Расходы на командировки в целях налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Согласно статье 168 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, в том числе сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства. В этом случае командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Если командированный не может подтвердить курс конвертации рублей в валюту в связи с отсутствием документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм. Об этом напомнил Минфин в письме от 19 августа 2022 г. № 07-01-09/81220.

Однако если командировка не состоялась, невозмещаемые траты на нее будут относиться к внереализационным расходам. Чаще всего это невозмещенная стоимость авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиницы и т.д., которые стали убытками. Но при условии, что срыв командировки произошел не по вине работника (см. Письмо Минфина РФ от 3 июля 2020 № 03-03-06/1/57735).

Нередко загранпоездка срывается из-за того, что сотруднику за долги запретили выезд из России. Налоговики считают, что в этом случае командировка не состоялась по вине работника. Поэтому они запрещают признавать расходы по такой поездке. Например, стоимость невозвратных билетов или плату за гостиницу по невозмещаемому тарифу (письмо ФНС от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@). Если вы рискнете учесть подобные затраты, инспекторы при проверке их исключат и доначислят налог на прибыль, штраф и пени.

Также командировка может пройти не так, как было запланировано. Например, ее пришлось завершить досрочно, или авиарейс на обратную дорогу не состоялся. Без потерь обойтись не получится, но их можно минимизировать.

Когда срок командировки сократили, нужно оформить приказ с указанием причины и новых сроков поездки.

Исходный приказ о командировке сохраните, чтобы можно было объяснить, почему сотруднику пришлось менять билеты и раньше времени покидать место командировки.

Новый приказ послужит обоснованием для дополнительных расходов, возникших в связи с изменением срока командировки. В нем отразите следующее.

1. Причина, по которой срок командировки меняется.
2. Установить новые сроки командировки.
3. Аннулировать бронирование номера в гостинице в соответствии с новыми сроками командировки.

Если гостиница взяла с работника штраф за сокращение срока пользования номером либо он бронировал номер по невозмещаемому тарифу, на основании нового приказа обе суммы можно учесть в расходах.

4. Возврат и переоформление билетов на другую дату.

Если обратный билет был возвратным, то плату перевозчику за его переоформление на другую дату можно будет учесть в расходах. Доплату разницы в тарифах тоже можно будет учесть, при этом безопаснее будет прописать в новом приказе разрешение на обратный перелет любым классом.

Если у сотрудника был невозвратный билет, в расходы пойдут стоимость этого билета за вычетом возвращенных сервисных и аэропортовых сборов и стоимость нового обратного билета.

5. Пересчитайте суточные по фактической продолжительности поездки.

Излишек первоначально выданных суточных работник должен вернуть.

Если директор решил выдать суточные в полном размере, в расходы эти суммы лучше не включать.

Сотрудник мог возвратиться из командировки не тем транспортом, которым планировалось, а другим. Это может быть связано с действиями авиакомпании.

Роспотребнадзор в своем сообщении от 24 февраля 2022 г. сообщил, что в случае отмены или задержки рейса, изменения маршрута перевозки либо выполнения рейса не по расписанию пассажир имеет право на возврат уплаченной за воздушную перевозку провозной платы.

Пассажиры отмененных рейсов могут вернуть деньги за билеты либо обменять билеты на другие даты.

Для этого необходимо обратиться к авиаперевозчику или организации, у которой приобретались билеты, и подать соответствующее заявление.

Затраты на несостоявшийся авиаперелет учесть не получится. Но если сотрудник оформил заявление, то в расходы можно будет списать комиссию за возврат билета.

А фактические расходы на обратный проезд другим транспортом можно включить в состав командировочных расходов в обычном порядке.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить подтверждающие проезд документы и объяснительную записку о замене вида транспорта при возвращении из командировки. На ней должна быть виза директора о согласовании непредвиденных расходов.

Если с разрешения руководителя командированный сотрудник приезжает к месту командировки раньше или задерживается в ней, даты билетов не будут совпадать с датами командировки по приказу. Можно ли учесть в этом случае расходы на проезд, ответил Минфин в письме от 3 августа 2023 г. № 03-03-06/2/72716.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, Расходы работника на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы связаны с выполнением возложенного на него работодателем служебного поручения. направленной на получение дохода, то есть экономически обоснованы.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При этом днем начала или окончания командировки следует считать соответствующую дату в приказе работодателя о командировках.

Если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя (по его приказу), это подтверждает целесообразность произведенных расходов.

В налоговой базе их можно учитывать, в том числе в случае, когда проездной билет для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы приобретен в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки.

По общему правилу расходы в целях налогообложения это экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, которые произведены в процессе деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник после окончания командировки уезжает в другой город, не связанный с командировкой, то расходы по оплате его возвращения из этого города нельзя считать экономически оправданными или производственными. Ведь в этом случае сотрудник возвращается не из места служебной командировки.

А значит, и учесть затраты на обратный проезд при расчете налога на прибыль не получится.

Поэтому компенсировать работнику такие расходы как командировочные работодатели не обязаны (письмо Минфина России от 12 февраля 2020 г. № 03-03-07/9448).

Для подтверждения командировочных расходов при направлении сотрудников в ДНР или ЛНР можно принять любые документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе, документы принимающей стороны и др.), если из этих документов можно четко и определенно установить, какие расходы были произведены.

Исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов, не существует, поэтому нет ограничений налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (см. письма Минфина от 14 марта 2023 г. № 03-03-07/21149, от 16 января 2023 № 03-03-06/1/2011 и др.). Затраты на командировки для целей налогообложения прибыли организаций могут быть обоснованы любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт произведенных расходов (см. письма Минфина от 21 декабря 2021 г. № 03-03-07/104334, от 24 декабря 2020 г. № 03-03-06/1/113555 и др.).

Расходы могут быть учтены, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, и из этих документов четко и определенно можно установить, какие расходы были произведены (см. письма Минфина от 21 марта 2019 г. № 03-03-06/1/19017, от 20 марта 2019 г. № 03-03-06/1/18478).

В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства от 13 октября 2008 № 749, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами.

В пункте 7 Положения определен порядок подтверждения фактического времени нахождения работника в командировке в ситуации, когда по тем или иным причинам проездные документы у работника отсутствуют. Так, в случае, когда у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения, фактический срок пребывания в командировке подтверждается служебной запиской и (или) иным документом, содержащим подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (см. письмо Роструда от 19 октября 2015 г. № 2450-6-1).

Например, сотрудник был откомандирован в новые территории с целью работы в опорных пунктах по доставке адресных посылок и гуманитарной помощи для нужд военнослужащих. По окончании командировки он предоставил справку от оперативного штаба и единого координационного центра о том, что он действительно находился на территории ЛНР, ДНР и Запорожской области, а также выданную ими справку о том, что стоимость проживания в сутки составила 3000 рублей. Данных документов достаточно, чтобы признать расходы на проживание сотрудника в налоговом и бухгалтерском учете в составе командировочных расходов.

Вместе с тем первичные документы, принимаемые для целей бухгалтерского и налогового учета, должны отвечать требованиям, установленным частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, предъявляемым к реквизитам первичного учетного документа. Если таких реквизитов в имеющихся справках нет, к ним можно составить справку бухгалтера, отвечающую требованиям. Она и будет выступать в качестве первичного учетного документа.

Помимо справок и служебных записок, это также могут быть:

• переписка с принимающей стороной;
• приказ о командировке;
• проездные билеты, подтверждающие пребывание работника в командировке (в соответствующие даты);
• служебные записки с указанием факта поездки к месту командирования и обратно на автомобильном транспорте (в ней целесообразно указать фамилию и имя водителя, который доставил работников непосредственно до места выполнения служебного поручения или места проживания, время начала и окончания проезда по новой территории (нелишним будет письменное подтверждение (расписка) водителя о совместной поездке с командированным работником).

Пока официальных разъяснений и судебной практики по данному вопросу нет, налогоплательщик вправе обратиться за разъяснениями (информацией) в Минфин России или территориальный налоговый орган (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21, подп. 4 п. 1 ст. 32, п. 1 ст. 34.2, подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Для этого возможно воспользоваться интернет-формами:

https://www.№alog.ru/r№77/service/obr_fts/other/ul/

https://mi№fi№.gov.ru/ru/appeal/.

Об учете суточных, расходов на проезд и на проживание в командировке читайте на следующих страницах.