Представительские расходы

Представительские расходы – это затраты фирмы, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• переговоров с представителями других компаний и клиентами - физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;
• заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей компании.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса.

Согласно этой статье, к представительским расходам относят затраты:

• по проведению официального приема и обслуживанию «гостей»;
• по транспортному обеспечению, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию во время переговоров;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим, но конкретный состав расходов на проведение официального приема НК не регламентирован. Но есть разъяснения от чиновников. Так, разрешено учитывать расходы на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (см. письмо Минфина России от 22 января 2019 г. № 03-03-06/1/3120).

В постановлении АС Волго-Вятского округа от 22 декабря 2022 г. № Ф01-7557/2022 по делу № А11-14311/2020 судьи указали, что для отнесения затрат к представительским расходам они должны быть направлены на развитие партнерских отношений между участниками рынка. Это может быть сохранение имеющихся и создание новых договорных отношений, расширение производственной деятельности, рынка сбыта или поиск и устранение возможных рисков.

Поэтому расходы, связанные с приемом представителей контрагентов, прибывших с иными намерениями, в качестве представительских учитываться не могут. Не являются представительскими затраты, связанные с обслуживанием работников контрагента, которые приехали с целью:

• инспекционного контроля сертифицированной продукции;
• отбора образцов;
• контроля проведения сертификационных испытаний;
• анализа состояния производства продукции, заявленной на сертификацию.

Некоторые затраты, понесенные во время проведения представительского мероприятия, также нельзя учесть для целей налогообложения (письмо Минфина России от 1 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/796):

• на развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны и т.п.);
• на оплату виз;
• на оплату проезда и проживания лиц, приглашенных для участия в представительском мероприятии из других населенных пунктов.

Также запрещено учитывать расходы на приобретение подарков, призов, дипломов для участников мероприятия (письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176).

Обращаем ваше внимание, что мнение финансистов можно оспорить.

Во-первых, под обслуживанием представителей (участников) может пониматься обеспечение их жильем на время переговоров. К такому выводу пришли, например, судьи ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 марта 2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) по делу № А81-1259/2005.

Во-вторых, организация может просто учесть соответствующие расходы (например, на оформление виз и билетов партнерам) по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (другие расходы, связанные с производством и реализацией). Некоторые судьи и здесь поддерживают налогоплательщиков (см., например, постановление ФАС Московского округа от 23 мая 2011 г. № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522).

Имейте в виду: налоговые органы наверняка будут придерживаться позиции Минфина России. Поэтому право на признание расходов придется получать через суд.

В  отношении представительских расходов Налоговым кодексом не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Поэтому любые первичные документы могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, таким документом может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Об этом  говорит Минфин России в письме от 10 апреля 2014 года № 03-03-РЗ/16288.

В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности.

В налоговом учете сумму представительских расходов включают в состав прочих расходов только в пределах 4 процентов от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитывают и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Для подтверждения расходов на проведение представительского мероприятия понадобятся документы (см. письма Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26):

• приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
• смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Понадобится и отчет о мероприятии. Кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо описать:

• время и место проведения мероприятия;
• программу мероприятия;
• состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
• величину расходов на организацию мероприятия.