Расходы по найму жилого помещения в командировке

Работнику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения.

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ). Исходя из этого определения, экономическая направленность затрат на командировку подтверждается приказом по организации, в котором указано место командирования, сроки командировки, служебное задание и цель командировки. То есть из содержания приказа следует, что работник отправляется в командировку для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (в производственных целях).

Обязанность проверки производственной направленности, экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (см. письмо Минфина России от 23 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18308). Если при наличии приказа работодателя командированный работник предоставит проездные билеты и договор об аренде помещения на период командировки, полагаем, что командировочные расходы по найму жилья будут соответствовать требования Налогового кодекса, и их можно будет учесть при налогообложении прибыли в составе прочих расходов.

Таким образом, наличие самого приказа является документальным подтверждением понесенных расходов. Но одного приказа, разумеется, недостаточно. Так, для подтверждения расходов по найму помещения нужны документы, подтверждающие факт пребывания в нем данного работника. Такими документами могут быть, например, проездные документы (по ним можно установить населенный пункт - место пребывания), договор аренды жилого помещения, в котором указаны реквизиты сторон договора, вид помещения, адрес местонахождения, срок аренды и ее стоимость.

Минфин в письме от 26 марта 2025 г. № 03-03-07/29889 напомнил, что командировочные расходы подтверждаются авансовым отчетом работника с приложением к нему оправдательных документов, оформленных надлежащим образом. Это могут быть любые документы, так как точный перечень НК РФ не устанавливает.

Работник, находясь в командировке, может проживать в гостинице или в квартире, арендованной работодателем у организации или физлица.

Расходы на проживание в командировке могут подтверждаться:

• в гостинице – кассовым чеком или бланком строгой отчетности (ст. 1.1, п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, п. 26 Правил предоставления гостиничных услуг, утв. постановлением Правительства от 18 ноября 2020 г. № 1853);
• в арендованной квартире – документами, подтверждающими пребывание в ней работника, к примеру, командировочным удостоверением, договором аренды квартиры, квитанцией об уплате арендных платежей.

При налогообложении прибыли в составе расходов на командировки можно учесть затраты на аренду помещения, даже если работник не предоставил копии документов, подтверждающих право собственности арендодателя на сдаваемое помещение (письмо Минфина от 15 января 2016 г. № 03-03-07/803). Документы (или их копии), подтверждающие право собственности арендодателя на сдаваемую в аренду квартиру, в качестве необходимых для подтверждения расходов на аренду в письме не упомянуты. Значит, они и не нужны.

Если во время зарубежной командировки работник оплатил свои расходы (в частности, проживание в гостинице) в валюте с рублевой карты, то работодатель должен компенсировать ему фактические расходы - сумму в рублях, потраченную на приобретение израсходованного количества валюты (по курсу обмена, который действовал на момент проведения платежа). Эту же сумму нужно учесть в прочих расходах при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). В качестве подтверждающего документа можно предъявить справку о движении денежных средств на счете работника, заверенную банком.

Минтруд по согласованию с Минфином разъяснил, чем можно подтверждать оплату расходов на жилье в зарубежной командировке в условиях ограничений.

В письме Минтруда от 8 февраля 2023 г. № 28-7/10/В-1657 чиновники отметили, что направление работников в служебные командировки за пределы РФ может быть сопряжено с дополнительными сложностями.

Одна из них – ограничения при использовании платежных карт российских банков. Поэтому командированного лучше обеспечить наличной иностранной валютой для оплаты найма жилого помещения в командировке.

А подтвердить расходы на жилье Минтруд считает возможным (в качестве временной меры) приложенными к авансовому отчету командированного документами, оформленными организациями, не осуществляющими непосредственно услуги по предоставлению в наем жилых помещений. То есть компаниями-посредниками, закупающими услуги по найму жилого помещения за рубежом или предоставляющими услуги по организации найма жилого помещения.

В этом случае работнику потребуются:

• ваучер компании-партнера;
• счет и кассовый чек организации, непосредственно предоставляющей услугу по найму жилья.

Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на дополнительные услуги,  оказываемые в гостинице, возможно только при условии:

• их производственной направленности;
• документального подтверждения;
• экономической обоснованности.

Перечень дополнительных услуг законодательно не определен. Требования о том, чтобы расходы сотрудника на проживание были минимальными, НК не содержит. Поэтому фирма может ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте, а не на минимальный набор допуслуг (постановление Шестнадцатого ААС от 1 февраля 2021 г. по делу № А15-1287/2019). Таким образом, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость допуслуг гостиницы, связанных с нормальными условиями проживания: пользование прачечной, химчисткой и т. д. Но налоговики проверят допуслуги с точки зрения их необходимости. Например, компенсация расходов на авто у гостиницы в нерабочее время будет необоснованной.

НК прямо запрещает включать в расходы услуги, выделенные в счете отдельно, которые связаны с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах, допобслуживанием в номере: мини-бар, платные каналы телевидения, а также пользование бассейном, тренажерным залом, сауной и т. д. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Исключение — когда стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой. В таком случае учитывайте ее в общей сумме расходов на проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие затраты, то в бухгалтерском учете их отражают в составе прочих расходов.

В налоговом учете эти расходы не учитывают, так как их сумма налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает.

К примеру, если стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена, фирма вправе учесть всю сумму в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Когда же стоимость завтрака выделена отдельной строкой, списать ее в налоговом учете нельзя. Ведь расходы на питание возмещаются за счет суточных. Дополнительную оплату завтрака налоговики сочтут необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Такой подход поддерживается и судами (Постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18).

Фирма учла командировочные расходы на основании авансовых отчетов сотрудников и счетов гостиницы, в которых указана только стоимость проживания, без выделения стоимости питания.

Инспекция при проверке не оспаривала достоверность первичной документации, но решила, что компания необоснованно учла в составе командировочных расходов стоимость питания в гостиницах. В защиту своей позиции налоговый орган предоставил полученные от гостиницы прайс-листы и прейскуранты на питание и проживание.

Судьи отклонили ссылки налогового органа на прайс-листы. Эти документы не являются первичными. Использовать их для исключения командировочных затрат из состава расходов по налогу на прибыль не следует.

Как быть, когда стоимость завтрака включена в общий счет за проживание, но в счете указано, что сумма включает питание?

Учитывать в расходах всю сумму за проживание опасно, поскольку стоимость завтрака не выделена. Чтобы избежать споров, нужно попросите гостиницу переоформить счет: или не делать запись о том, что стоимость питания включена, или выделить стоимость питания отдельной строкой.