Компенсация расходов дистанционных работников
Последний раз обновлено:
Для компенсации расходов дистанционных работников нужно руководствоваться статьей 312.6 Трудового кодекса.
Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.
Дистанционный работник с согласия или ведома работодателя и в его интересах может использовать для выполнения трудовой функции собственные или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель обязан:
- выплатить дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
- возместить расходы, связанные с их использованием.
Порядок выплаты компенсаций обязательно отразите в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, организация утверждает самостоятельно локальным нормативным актом. Так разъясняла ФНС России в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.
Возмещать расходы, связанные с использованием работником его личного оборудования, следует на основании документов, подтверждающих эти расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).
Виды расходов и правила расчета компенсации
| Вид расхода | Определение размера компенсации | Документальное подтверждение |
| Компьютерная техника |
исходя из расчетной суммы амортизации по используемому оборудованию (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1); определением фиксированной суммы компенсации |
Документы, подтверждающие покупку (например, чек) или аренду техники (договор на аренду) |
| Интернет |
с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника, проведенного в Интернете (на основании отчетов от провайдеров); определением фиксированной суммы компенсации |
Договор с провайдером связи, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате доступа в Интернет |
| Мобильная связь |
путем выделения рабочих звонков из общего количества или расчета их процента в общем количестве разговоров (на основании детализации вызовов); определением фиксированной суммы компенсации |
Акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате услуг |
| Электричество |
с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника; определением фиксированной суммы компенсации |
Квитанции об оплате коммунальных услуг |
| Расходные материалы и канцелярия | Определение размера компенсации путем установления фиксированной суммы | Чеки на оплату |
НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов дистанционного работника
Перечисленные компенсации расходов дистанционных работников не облагаются НДФЛ. Пункт 1 статьи 217 НК РФ устанавливает, что не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Аналогично и страховые взносы. Не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это установлено подпунктом 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса.
Под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Поэтому суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Важное условие – размер компенсации должен быть определен коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной работе между организацией и работниками.
Так разъясняет Минфин России в письмах от 9 июля 2021 года № 03-03-06/1/54895, от 11 января 2022 года № 03-04-06/263.
Изменения с 1 января 2024 года
От НДФЛ освобождены суммы возмещения расходов дистанционного сотрудника в связи с использованием им для выполнения трудовых обязанностей оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.
Такие поправки в статью 217 Налогового кодекса внес Федеральный закон от 31 июля 2023 года № 389-ФЗ.
Освобождены от налога суммы в том размере, в котором оно предусмотрено для сотрудников трудовым или коллективным договором, дополнительным соглашением к трудовому договору либо иным локальным нормативным актом. Одновременно установлено ограничение.
Предел составляет 35 рублей за каждый день дистанционной работы либо в размере документально подтвержденных сотрудником затрат.
Это освобождение будет действовать с 1 января 2024 года.
Связаться с нами