Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Эти затраты отражают в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности, в налоговом – в составе прочих расходов.

Расходы работодателя по оплате стоимости проезда сотрудника к месту командировки и обратно в суммах, подтвержденных проездными документами, следует учитывать для целей налогообложения прибыли.

Минфин в письме от 18 сентября 2023 г. № 02-07-10/88879 разъяснил, как возместить расходы на проезд командированному работнику, если билет для него был куплен другим сотрудником.

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Порядок возмещения сотруднику расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником этим нормативным актом не урегулирован. Поэтому определить такой порядок возможно коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, Положением о командировке).

Например, два сотрудника компании полетели в командировку. Один сотрудник купил два электронных билета на самолет, оплатив их со своей карты. Получается, что один из билетов выписан на одного сотрудника, а оплата произведена с карты другого сотрудника.

В Положении о командировках организации можно указать, что в подобной ситуации командированный сотрудник должен вернуть денежные средства за билет лицу, чья банковская карта была использована для расчета. Таким образом, каждый из работников сможет подтвердить свои командировочные расходы выписками с карты, причем вместе с выписками нужно предоставить расписку от сотрудника, понесшего расходы, что он получил потраченную сумму от работника, за которого оплатил билет.

Стоимость дополнительных сервисных услуг в составе цены билета (предоставление питания, обеспечение личной безопасности) в поездах повышенной комфортности уменьшает базу по налогу на прибыль, так как включается в единую стоимость проезда (Письмо Минфина России от 10 июня 2016 г. № 03-03-06/1/34149).

Если в билете стоимость питания указана отдельной строкой, эти затраты не учитываются при расчете налога на прибыль. Ведь работнику для компенсации стоимости питания в командировке выплачиваются суточные. Отдельно стоимость питания в командировке в расходах при исчислении налога на прибыль учесть нельзя.

Списывать общую сумму сервисных услуг, куда входит питание, рискованно. Чтобы не допустить претензий проверяющих, компании могут определить, какие именно сервисные услуги включены в стоимость билета. Для этого надо знать класс обслуживания. Его можно найти в билете - 2Е, 1Р, 1У и т. д. А затем следует запросить у перевозчика справку, в которой будет указана расшифровка по стоимости дополнительных сервисных услуг. Выдача таких справок предусмотрена (на платной основе) пунктом 8 Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 2 марта 2005 г. № 111).

Если при приобретении услуг по воздушной или железнодорожной перевозке пассажиров к месту служебной командировки и обратно в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена. вся сумма, указанная в этих билетах, включается в состав прочих расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

Документами, подтверждающими затраты на покупку электронных авиа- и железнодорожных билетов, могут быть соответственно:

• маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
• контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Перечисленные квитанции и купоны являются документами строгой отчетности.

Расходы на приобретение электронных железнодорожных или авиабилетов можно принять в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если имеет подтверждение сам факт перевозки, то есть имеются:

• документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание его за границей, и иные оправдательные документы, удостоверяющие факт пребывания работника в командировке;
• распечатка электронного билета с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки) и посадочного талона со штампом о досмотре.

Минфин в письме от 2 сентября 2024 г. № 03-03-07/82984 обратил внимание на такой нюанс: для подтверждения перевозки работника оправдательным документом служит распечатанная маршрутная квитанция электронного билета со статусом «использован».

На основании приказа Министерства транспорта РФ от 14 января 2019 г. № 7 пассажир может использовать посадочный талон в цифровом виде, без распечатки, по его электронной версии. Такую возможность предоставляют аэропорты, где есть информационная система, включающая в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующие штриховой код.

Для обычного пассажира это удобно. Ведь для регистрации на рейс будут нужны только паспорт и мобильное устройство, с которого считывается вся необходимая информация. Авиакомпании обязаны информировать пассажиров о новой возможности при покупке билета или через объявление на официальном сайте.

Однако пока еще документом, подтверждающим перелет, является посадочный талон в бумажном виде с отметкой авиакомпании, что пассажир воспользовался услугой воздушной перевозки. Как правило, это штамп о досмотре. Таким образом, если командированный работник регистрировался на рейс по интернету, посадочный талон лучше распечатать. Во всех аэропортах такая возможность предусматривается - через электронные киоски самообслуживания или на стойке регистрации.

Итак, при покупке электронного авиабилета для целей налога на прибыль подтверждающими документами будут:

• маршрут/квитанция электронного авиабилета;
• посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту.

Если на распечатке посадочного талона не окажется штампа о досмотре, то в этом случае он в качестве подтверждающего перевозку документа не годится. Понадобится справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Об этом написано в письмах Минфина от 10 марта 2020 г. № 03-03-07/17700, от 28 февраля 2020 г. № 03-03-06/1/14640).

Подтвердить расходы на перелет справкой, выданной авиакомпанией, можно и в случае, если после перелета посадочный талон не сохранился (письмо ФНС России от 11 апреля 2019 г. № СД-3-3/3409@).

Вышеуказанных документов будет достаточно для подтверждения расходов на приобретение авиабилетов. Поэтому иных подтверждающих оплату билета документов, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (письмо Минфина от 18 ноября 2021 г. № 03-03-07/93276).

Но в своем письме от 18 ноября 2021 г. № 03-03-07/93276 Минфин обратил внимание на то, что в соответствии с Семейным и Гражданским кодексами имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью.

Поэтому при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является супруг (супруга) подотчетного лица, подтвердить его расходы могут слипы и чеки электронных терминалов с такой банковской карты.

Напомним, что расходы, которые учитывают при расчете налога на прибыль, должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). В качестве документального подтверждения расходов могут выступать только оригиналы документов.

В письме от 24 сентября 2019 года № 03-03-07/73284 Минфин пояснил, что эта норма Налогового кодекса допускает использование в налоговом учете и других документов, которые косвенно подтверждают произведенные расходы.

Чиновники заявили, что если проездной документ, оформленный на бланке строгой отчетности, потерян, в целях налогообложения его могут заменить:

• дубликат;
• копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку пассажира;
• справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать пассажира, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Справка от перевозчика может служить оправдательным документом для командировочных расходов в случае утери подлинника проездного билета или при отсутствии штампа о досмотре в посадочном талоне.

В качестве такого документа также может быть принята справка, выданная представителем перевозчика (см. письма Минфина РФ от 18 мая 2015 г. № 03-03-06/2/28296, от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187 и др.).

Cправка агента будет достаточным подтверждением факта поездки, только если он имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени самого перевозчика.

Что это означает для налогоплательщика? Фирме необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать такие справки, то документ не может являться подтверждением совершенной поездки или перелета. В этом случае придется обращаться непосредственно к перевозчику за справкой, что работник воспользовался приобретенным для него билетом. На это обратил внимание Минфин в письме от 11 апреля 2019 года № СД-3-3/3409@.

Если командировку перенесли на другую дату или отменили, а проездные билеты уже куплены, то их приходится возвращать. При возврате билетов транспортное агентство удерживает штраф (или комиссию), то есть возвращает только часть стоимости билетов.

Расходы в виде признанных должником или присужденных ему решением суда штрафов, пеней и иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба учитываются в составе внереализационных расходов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Уплата при возврате билетов санкций, назначенных перевозчиком за срыв договорных обязательств, подтверждает, что организация их признала. Наличие договорных обязательств подтверждает проездной билет. Следовательно, удержанные перевозчиком суммы штрафных санкций за возврат перевозчику неиспользованных проездных билетов компания вправе включить в состав внереализационных расходов и учесть при налогообложении прибыли (Письмо Минфина России от 8 сентября 2017 года № 03-03-06/1/57890).

Невозвратными могут быть не только авиабилеты, но и билеты на поезда дальнего следования. Соответствующие изменения внесены в Правила перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом (ст. 83 Устава железнодорожного транспорта РФ). Условие о невозвратности разрешено устанавливать к билетам на перевозку пассажиров в вагонах «СВ» и «купе» (в плацкартных и общих вагонах это запрещено).

Получить назад деньги при возврате невозвратного билета можно будет только в исключительных случаях (внезапная болезнь пассажира и т.п.) при наличии подтверждающих документов, а также в связи с отменой, задержкой отправления поезда или при непредоставлении пассажиру места, указанного в билете.

Между тем, запланированная (и оплаченная авансом) командировка может быть перенесена на другое время или вовсе отменена. Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете стоимость невозвратных билетов?

Нормы статьи 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на неиспользованные билеты, за которые не возвращается оплата. Полагаем, что расходы на такие билеты могут быть признаны в налоговом учете как другие обоснованные расходы (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ.

Для подтверждения обоснованности произведенных расходов понадобятся следующие документы:

• решение (приказ) о направлении работника в командировку;
• внутренние документы, свидетельствующие об отмене и причинах отмены командировки;
• маршрут-квитанцию электронного пассажирского авиабилета (с 2019 года - и железнодорожного билета) и багажную квитанцию, подтверждающие факт произведенных затрат;
• расшифровку тарифа, указанного в маршрут-квитанции, а также правил перевозчика, осуществляющего перевозку, обосновывающие невозможность возврата (или частичного возврата) этого тарифа и сборов, входящих в стоимость билета наряду с тарифом;
• другие документы, выданные перевозчиком или агентством, оформившим предварительную продажу билета, подтверждающие факт приобретения билета согласно выбранному тарифу.

Если работник едет к месту командировки и (или) обратно на личном транспорте, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Ее работник пишет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие как факт проезда на автомобиле, так и понесенные расходы на проезд (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Данная норма распространяется лишь на личный транспорт. Порядок проезда на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. Он может быть установлен локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1).

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ, то есть отдельно оплачивать расходы на топливо во время командировки не следует.

В бухучете эти расходы принимаются в фактическом размере, а в налоговом – только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. При этом неважно, какой автомобиль используется - отечественный или иностранный.

Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров включительно компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 руб., а более 2000 кубических сантиметров - 1500 руб. в месяц.

Превышение суммы компенсации над установленными нормами в состав прочих расходов не включают, и налогооблагаемая прибыль фирмы при этом не уменьшается.

Других выплат за использование личного автомобиля в служебных целях не предусмотрено. Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях – отдельный вид расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, на период командировки следует приказом руководителя установить сотруднику указанную компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, причем в размере пропорционально количеству дней командировки.

Если возмещение расходов командированного работника оформлено путем выплаты ему такой компенсации на основании соглашения с ним (ст. 188 ТК РФ), учесть ее можно на дату перечисления с расчетного счета (выплаты из кассы) денег работнику (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Основанием для ее выплаты является приказ руководителя (Письмо УФНС по г. Москве от 22 февраля 2007 г. № 20-12/016776).

Количество компенсаций за использование личного транспорта, которые можно учесть для целей налогообложения ежемесячно, законодательством не ограничено. Установлена лишь ежемесячная предельная норма расходов на их выплату, которые можно учесть (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Поэтому, если работник в течение месяца несколько раз использовал личный автомобиль в служебных целях, и каждый раз ему выплачивалась компенсация, общая сумма, которую можно учесть в расходах, не должна превышать установленную месячную норму.

Может получится и так, что учесть в расходах текущего месяца удастся только одну компенсацию и даже не в полной сумме, если ее сумма превышает норму.

Бывают ситуации, когда при поездках в командировки супруг использует автомобиль, зарегистрированный на другого супруга.

В соответствии с пунктом 1 статьи 256 Гражданского кодекса и статьей 34 Семейного кодекса имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества.

Тем не менее, право одного супруга управлять автомобилем, зарегистрированным на другого супруга, должно быть подтверждено записью в полисе ОСАГО. Там может быть указано конкретное лицо (лица), допущенное к управлению автомобилем (в данном случае – супруга), или запись о том, что к управлению автомобилем допущен неограниченный круг лиц (п. 2 ст. 15 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

В составе прочих расходов на командировки можно учесть и расходы на аренду автомобиля (письмо УФНС по г. Москве от 28 января 2019 г. № 13-11/011687).

Подтверждением затрат работника на каршеринг будет авансовый отчет, к которому он должен приложить договор аренды, документы, подтверждающие понесенные расходы (чек ККТ) и факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения.

Расходы работодателя по оплате стоимости проезда сотрудника к месту командировки и обратно в суммах, подтвержденных проездными документами, следует учитывать для целей налогообложения прибыли.

НК РФ не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (Письмо Минфина от 9 октября 2024 г. № 03-03-06/1/97824).

Минфин напомнил, что закон о бухучете разрешает составлять первичные учетные документы как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

По правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным правительственным постановлением от 1 октября 2020 г. № 1586, оправдательным документом, подтверждающим произведенную перевозку на автобусе, является билет.

Электронные документы для целей налогообложения признаются равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Значит, организация может подтвердить потребление услуги перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника.

Расходы на такси в командировке можно учесть, если они будут надлежащим образом экономически обоснованы и подтверждены документами, соответствующими требованиям действующего законодательства. Об этом говорится в письме Минфина от 10 ноября 2022 г. № 03-03-06/3/109215.

Расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Для признания расходов на такси необходимо иметь документы, подтверждающие: а) производственный характер поездок, б) оплату проезда.

Чтобы подтвердить производственный характер поездок, в локальных нормативных актах организации (например, в положении о командировках) или в коллективном договоре нужно указать случаи, когда сотрудник вправе использовать такси в командировках.

По оплате проезда. При перевозках пассажиров легковым такси водитель обязан выдать пассажиру (том числе в форме электронного документа) кассовый чек или чек, сформированный в соответствии со статьей 14 Федерального закона О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход», который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД.

Учесть расходы на такси без кассового чека не получится даже при наличии любых других документов (банковских выписок, распечаток с сайта или из мобильного приложения). К тому же чек ККТ должен содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 54-ФЗ.

Также оплата проезда на такси может быть подтверждена заказом-нарядом (п. 76, 82 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 1 октября 2020 г. № 1586).

Выводы:

• в командировке работник может воспользоваться услугами такси;
• расходы на такси могут быть учтены организацией при налогообложении прибыли при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Другими словами, оплата такси возмещается работнику и учитывается в расходах на основании чека ККТ в размере, установленном ЛНА.

Расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). К авансовому отчету должны быть приложены документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах и подтверждающие фактический срок пребывания работника в служебной командировке, оформленных в соответствии с критериями статьи 252 НК РФ.