.
^ Наверх

Книга покупок

Последний раз обновлено:

Счета-фактуры, полученные фирмой от поставщиков, регистрируют в книге покупок. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 (далее – Постановление № 1137), а формат для составления в электронном виде - приказом ФНС России от 8 июня 2021 г. № ЕД-7-26/547@.

С 1 июля 2021 года вступают в силу поправки, связанные с началом функционирования системы прослеживаемости импортных товаров. Они затронули форму и правила заполнения (ведения) книги покупок и дополнительного листа книги покупок и внесены постановлением Правительства от 2 апреля 2021 г. № 534.

Основной принцип заполнения книги покупок такой: документы нужно регистрировать в книге тогда, когда фирма использует вычет по НДС.

Книгу покупок могут не вести организации и предприниматели, освобожденные от уплаты НДС в соответствии со статьей 145 Налогового кодекса. Связано это с тем, что указанные лица не имеют право на вычеты сумм налога (письмо ФНС РФ от 29 апреля 2013 г. № ЕД-4-3/7895@).

Счета-фактуры поставщиков регистрируют в книге покупок, если выполнены условия:

  • купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
  • счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответсвии с правилами, изложенными в Постановлении № 1137.

Счета-фактуры не регистрируют, в частности:

  • комиссионеры по полученным от комитента товарам (работам, услугам, имущественным правам), которые переданы для реализации;
  • комиссионеры при получении от покупателей авансов в счет предстоящих поставок;
  • комиссионеры по полученным от продавцов товарам (работам, услугам, имущественным правам), приобретенным для комитента;
  • комиссионеры по перечисленным авансам продавцам товаров (работ, услуг, имущественных прав);
  • при безвозмездном получении товаров;
  • если счет-фактура на аванс оформлен (или получен) после составления (или получения) счета-фактуры на реализацию.

Счета-фактуры, в том числе корректировочные, исправленные, полученные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируют в едином порядке по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ).

В книге покупок нужно регистрировать билеты, счета гостиниц и другие бланки строгой отчетности, которыми подтверждены расходы на командировки сотрудников. Необходимо лишь, чтобы в этих документах была выделена сумма НДС отдельной строкой.

Также в книге покупок нужно регистрировать документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов и имущественных прав в уставный капитал другой организации. Если ваша фирма является принимающей стороной, то в книгу покупок нужно внести реквизиты документов, по которым имущество вам было передано. Главное условие – в документах должна быть указана сумма НДС, восстановленная акционером по этому имуществу. Сделать запись в книге покупок фирма может сразу после принятия переданного имущества на учет (п. 8 ст. 172 НК РФ).

Комитент регистрирует в книге покупок счета-фактуры, полученные от комиссионера. Это относится к счетам-фактурам, выставляемым комиссионером на сумму своего вознаграждения. При перечислении комиссионеру аванса в счет предстоящего оказания услуг комитент также должен зарегистрировать счет-фактуру от комиссионера в книге покупок.

Покупатели регистрируют в книге покупок счета-фактуры, полученные от продавцов при перечислении аванса в счет предстоящей поставки товаров (работ, услуг, имущественных прав). В свою очередь, продавцы при получении аванса выписывают счета-фактуры и регистрируют их в книге продаж (в том числе при безденежной форме расчетов).

В случае расторжения договора и возврата перечисленного аванса продавцы регистрируют счета-фактуры (ранее зарегистрированные в книге продаж) в книге покупок. При этом в бухгалтерском учете должны быть сделаны корректировки по возврату аванса, а с момента отказа от товаров (работ, услуг, имущественных прав) должно пройти не более года.

Остановимся еще на одной ситуации, связанной с возвратом аванса, полученного от покупателя. Продавец товаров может принять к вычету НДС, уплаченный им в бюджет по полученной предоплате, после возврата ее покупателю (п. 5 ст. 171 НК РФ). Вычет он может заявить в полной сумме после отражения в учете операций по корректировке в связи с возвратом аванса (п. 4 ст. 172 НК РФ).

Что касается покупателя, то он, по мнению Минфина, получив возвращенный продавцом аванс, должен отразить в графе 7 книги покупок реквизиты документов, подтверждающих возврат предоплаты. Это могут быть номер и дата платежного поручения на возврат денег, а также номер и дата дополнительного соглашения к договору, подтверждающему изменение его условий или расторжение (письмо Минфина РФ от 24 марта 2015 г. № 03-07-11/16044).

Такой же порядок действует при расторжении договора и возврате аванса налоговому агенту, который покупает товары (работы, услуги) у иностранной фирмы, не состоящей на налоговом учете в России.

В книге покупок также регистрируют счета-фактуры налоговые агенты в случаях, когда фирма вначале удерживает налог, а затем принимает его к вычету. Это относится к компаниям, которые приобретают у иностранных фирм, не состоящих на налоговом учете в России, товары (работы или услуги), а также к арендаторам (или покупателям) госимущества.

Доверители (принципалы), которые от своего имени приобретают товары (работы, услуги или имущественные права) по договору поручения, регистрируют в книге покупок счета-фактуры, полученные от продавцов. Это следует сделать как при перечислении аванса продавцу, так и при оприходовании товаров (работ, услуг, имущественных прав).

При частичной оплате принятых на учет товаров (работ, услуг) регистрировать счет-фактуру в книге покупок нужно на каждую сумму, уплаченную продавцу. При этом делать пометку «частичная оплата» не нужно (постановление Правительства от 19 августа 2017 г. № 981).

При возврате товара, реализованного в розницу физическим лицам (то есть без выдачи счетов-фактур), продавец может зарегистрировать в книге покупок реквизиты расходных кассовых ордеров, которые он выписал, возвращая деньги покупателю. Это возможно при наличии документов, подтверждающих прием и принятие на учет возвращенных товаров. В этом случае регистрацию документов в книге покупок продавец производит на дату принятия на учет возвращенных товаров.

С 2019 года при покупке электронных услуг у иностранцев российские фирмы не являются налоговыми агентами и не обязаны платить за них НДС. Более того, если иностранная фирма встала на налоговый учет в РФ, то российские покупатели электронных услуг имеют право на вычет НДС по таким услугам. Но иностранные продавцы не выставляют счета-фактуры. Поэтому для получения вычета нужны другие документы.

Для принятия к вычету НДС по приобретенным у иностранной организации электронным услугам необходимы:

  • договор или расчетный документ, в котором выделена сумма налога и указаны ИНН и КПП иностранной компании, присвоенные ей при постановке на учет;
  • документы, подтверждающие перевод денег иностранному поставщику.

Для подтверждения вычета эти документы нужно зарегистрировать в книге покупок таким образом:

в графе 2 «Код вида операции» указывается код «45»;

в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» пишут номер и дату договора или расчетного документа (счета на оплату услуг, акта об оказании услуг или иного документа со стороны иностранной организации), в которых указаны ИНН и КПП иностранной организации, а также сумма НДС;

в графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего оплату» указывают номер и дату документа, свидетельствующего о перечислении денег поставщику (при безденежных формах расчетов - номер и дату документа, свидетельствующего о погашении задолженности).

Если организация-продавец реализует товары через свое обособленное подразделение, то счета-фактуры по отгруженным товарам выписываются обособленными подразделениями только от имени организаций. В этом случае при заполнении счетов-фактур в строке 2б «ИНН/КПП продавца» нужно указать КПП соответствующего обособленного подразделения. При этом наименование и почтовый адрес данного обособленного подразделения записывается в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес». Поэтому, организация-покупатель, получившая счет-фактуру от продавца товаров, должна указать в книге покупок именно тот КПП, который записан в строке 2б «ИНН/КПП продавца» полученного счета-фактуры (письмо ФНС России от 16 ноября 2016 г. № СД-4-3/21730).

По окончании каждого налогового периода в книге покупок подводят итоги по графе 16. Полученные суммы используют для составления налоговой декларации по НДС.

Продавец и покупатель могут договориться о выставлении счетов-фактур в электронном виде. Если первоначально составленный счет-фактура не был получен покупателем, а повторно направленный счет-фактура содержит исправления, в книге покупок покупателя регистрируется исправленный счет-фактура (по мере возникновения права на налоговые вычеты) с указанием номера и даты исправления. Исходный счет-фактуру регистрировать не нужно. Аналогично следует поступить, если исходный корректировочный счет-фактура по каким-либо причинам не был получен покупателем.

Если покупатель не получил от продавца электронный счет-фактуру, продавец имеет право повторно составить его на бумаге. Однако после получения такого бумажного документа покупателем перевыставить его в электронном виде нельзя. Если же на момент составления повторного бумажного счета-фактуры нужно внести изменения в ранее составленный электронный документ, покупателю выставляется исправленный счет-фактура на бумаге с заполнением строки 1а.

Книгу покупок подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо. До 20 числа месяца, следующего за истекшим кварталом ее листы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью фирмы. Книгу покупок хранят в архиве организации не менее четырех лет с даты последней записи.

Если книгу покупок вы ведете в электронной форме, то ее нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью, но только при передаче в ИФНС по ТКС (в том числе, в рамках камеральной проверки).

Ввоз товаров из других стран

Напомним, что вычет НДС, уплаченного на таможне, импортер может заявить на основании документа, подтверждающего уплату налога. Реквизиты этого документа указывают в книге покупок. Как правило, это платежное поручение.

С августа 2018 года ФТС России проводит эксперимент по оплате таможенных пошлин и налогов через единый лицевой счет плательщика. Проще говоря, таможенники самостоятельно списывают сумму НДС со счета импортера без детализации по платежным поручениям. В этом случае реквизиты платежек в декларации на товары не указывают.

Если НДС был списан таможней со счета импортера, документом, подтверждающим уплату ввозного налога, может быть декларация на товары. При этом в графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» книги покупок ставят прочерк. А в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» нужно указать сведения о регистрационных номерах деклараций на товары.

При ввозе товаров из стран, не входящих в ЕАЭС, в графе 14 следует указывать учетную стоимость ввозимых на территорию РФ товаров (кроме ввоза из стран ЕАЭС).

Ввоз товаров из стран ЕАЭС

В графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» нужно указывать номер и дату заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (с отметками ИФНС об уплате НДС).

Новые графы для прослеживаемых товаров

Для регистрации счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур, составленных по новым формам, дейсьвующим с 1 июля 2021 года, добавлены новые графы:

  • графа 16 – регистрационный номер декларации на товары (ранее именуемый как регистрационный номер таможенной декларации) или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости, куда переносятся сведения из графы 11 счет-фактуры;
  • графа 17 – код количественной единицы измерения, используемой в целях прослеживаемости, для отражения сведений из графы 12 счета-фактуры;
  • графа 18 – количество товара, подлежащего прослеживаемости, в единице измерения, используемой в целях прослеживаемости, для отражения сведений из графы 13 счета-фактуры;
  • графа 19 – стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС, в рублях.

Форма книги покупок

Вот образец книги покупок:

форма книги покупок пример заполнения с 1 июля 2021

На практике нередко бывает так, что реализация товаров или оказание услуг происходит в конце квартала, то есть на границе налоговых периодов. Продавец оформляет счет-фактуру и регистрирует его в книге продаж, датируя последним числом квартала. Однако покупатель получает и регистрирует этот счет-фактуру в книге покупок уже в следующем квартале. Получается, что покупатель может заявить вычет по НДС только в налоговом периоде, следующем за кварталом, в котором товар фактически ему реализован.

Наиболее часто такая ситуация встречается при получении потребителями счетов-фактур от коммунальщиков или предприятий связи. Это связано с тем, что окончание периода оказания коммунальных или телекоммуникационных услуг совпадает с концом месяца.

Поэтому если опоздавший счет-фактура получен по окончании налогового периода, но до наступления срока подачи декларации, то покупатель вправе принять к вычету сумму входного НДС в том квартале, в котором товары (работы, услуги, имущественные права) приняты на учет (абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Исправления в книге покупок. Дополнительный лист

Постановлением № 1137 предусмотрены два варианта внесения исправлений в книгу покупок.

Если обнаружена ошибка в книге покупок за текущий период, то нужно аннулировать записи по счету-фактуре в книге покупок этого же периода и указать стоимостные показатели (графы 14–15) с отрицательным значением. Здесь же нужно зарегистрировать полученный от продавца исправленный счет-фактуру.

Если обнаруженная ошибка относится к предыдущим периодам, то нужно оформить дополнительный лист книги покупок. 

То есть, как подчеркнули налоговики в письме от 29 декабря 2016 г. № СД-4-3/25440, если записи в книге покупок аннулируются до окончания текущего квартала, то показатели в графах 14 и 15 книги покупок указываются с отрицательным значением.

А вот если записи в книге покупок аннулируются после окончания текущего квартала в связи с внесением исправлений в счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру), нужно составлять дополнительный лист книги покупок.

Его форма утверждена Постановлением № 1137, а формат для составления в электронном виде – приказом ФНС от 8 июня 2021 г. № ЕД-7-26/547@. С 1 июля 2021 года вступают в силу поправки, связанные с началом функционирования системы прослеживаемости импортных товаров. Они затронули форму и правила заполнения (ведения) книги покупок и дополнительного листа книги покупок и внесены постановлением Правительства от 2 апреля 2021 г. № 534.

Дополнительный лист почти аналогичен обычному листу книги покупок. Однако есть и отличие. В частности, в нем есть строка «Итого». Здесь указывают итоговые данные книги покупок за тот период, в котором была совершена ошибка. В последующих строках листа отражают реквизиты счетов-фактур, подлежащих аннулированию. А в строку «Всего» вписывают разницу между строкой «Итого» и зарегистрированными в доплисте суммами по счетам-фактурам. В доплисте обязательно указывают:

  • порядковый номер этого листа;
  • полное или сокращенное наименование фирмы;
  • ИНН и КПП фирмы;
  • налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений;
  • дату, когда был оформлен дополнительный лист.
Пример заполнения дополнительного листа книги покупок

В I квартале ООО «Актив» зарегистрировало в книге покупок 4 счета-фактуры на общую сумму 105 500 руб. (в том числе НДС 12 500 руб.). При этом счет-фактура от 15.02.2019 г. № 42 на сумму 27 500 руб., в том числе НДС – 2500 руб., был зарегистрирован ошибочно. Это выяснилось во II квартале.

Записи в дополнительном листе будут выглядеть так, как показано:

Форма дополнительного листа книги покупок


Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.

 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор