Ежемесячная форма отчетности СЗВ-М

Данные о физических лицах, которые получают вознаграждения по договорам, на которые страховые взносы не начисляются, в форму СЗВ-М включать не нужно. Это договоры:

• аренды;
• купли-продажи;
• дарения;
• ссуды или займа.

Так, договор аренды транспортного средства относится к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), арендная плата, установленная договором, заключенным между организацией и работником данной организации, и выплачиваемая работнику, не является объектом обложения страховыми взносами (письмо Минтруда РФ от 27 июля 2016 г. № 17-3/В-291).

В случае передачи подарков по договору дарения независимо от стоимости подарка у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда РФ от 22 сентября 2015 г. № 17-3/В-473).

Отчет СЗВ-М состоит из 4-х разделов:

• Раздел 1 «Реквизиты страхователя»;
• Раздел 2 «Отчетный период»;
• Раздел 3 «Тип формы (код)»;
• Раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах».

Все разделы надо заполнять обязательно.

Раздел 1 «Реквизиты страхователя» надо заполнять, учитывая, что:

• в поле «Регистрационный номер в ПФР» указывается регистрационный номер организации, который присвоен ей при регистрации в качестве страхователя в ПФР;
• в поле «Полное или сокращенное наименование» указывается полное или сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции) либо наименование отделения иностранной организации, которая ведет деятельность в РФ, обособленного подразделения;
• в поле «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика.
• в поле «КПП» указывают код из свидетельства о постановке на учет организации, а  обособленные подразделения - код по месту нахождения. ИП это поле не заполняют.

Раздел 2 «Отчетный период» заполняйте с учетом того, что номер месяца календарного года указывается в формате ММ, а год, за который представляется форма СЗВ-М, – в формате ГГГГ. Например, в отчете за октябрь 2021 года укажите «10».

Отчетными периодами являются: 01 - январь, 02 - февраль, 03 - март, 04 - апрель, 05 - май, 06 - июнь, 07 - июль, 08 - август, 09 - сентябрь, 10 - октябрь, 11 - ноябрь, 12 - декабрь.

При заполнении Раздела 3 «Тип формы (код)» укажите один из типов представляемой формы: исходная, дополняющая или отменяющая. При этом:

• форму СЗВ-М с типом «Исходная» представляют за отчетный период впервые;
• форму СЗВ-М с типом «Дополняющая» подают, если возникла необходимость дополнить ранее принятые ПФР сведения о застрахованных лицах за данный отчетный период;
• форму СЗВ-М с типом «Отменяющая» сдавайте, если надо отменить ранее неверно поданные сведения о работниках за указанный отчетный период.

В Разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» надо указать сведения о застрахованных лицах, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». 

К застрахованным лицам статья 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ относит:

• граждан РФ;
• постоянно или временно проживающих в РФ иностранных граждан или лиц без гражданства;
• иностранных граждан или лиц без гражданства, временно пребывающих в РФ. Исключение – высококвалифицированные специалисты.

Помимо этого, перечисляется, что застрахованными эти лица являются, если они работают:

• по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества;
• по гражданскому договору на выполнение работ и оказание услуг;
• по авторским договорам – договору авторского заказа, об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

В Разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» надо заполнить:

• графу «N п/п». Эта графа заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается записи по конкретному застрахованному лицу. Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений; графу «Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица». Фамилию, имя, отчество (при наличии) работника отражайте в именительном падеже. Сведения надо заполнять на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами;
• графу «Страховой номер индивидуального лицевого счета». В нем укажите данные СНИЛС работника. СНИЛС должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-CC или XXX-XXX-XXX CC;
• графу «ИНН». Ее заполняйте, если у работника есть ИНН.

СЗВ-М можно оформить либо на бумажном носителе либо в электронном виде.

В случае представления формы СЗВ-М на бумажном носителе заполнить ее можно чернилами либо шариковой ручкой любого цвета, кроме красного и зеленого. СЗВ-М можно заполнить печатными буквами или на компьютере.

Помарки, исправления, сокращения не допускаются.

СЗВ-М на бумаге надо заверить подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). ИП заверяет ее личной подписью. Поля «Наименование должности руководителя», «Расшифровка подписи» заполнять надо обязательно.

Если количество ваших работников 10 человек и более, то СЗВ-М на них надо подавать сведения только в форме электронного документа. Электронную СЗВ-М понадобится:

• сдать по формату, утвержденному постановлением Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077п;
• подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Образец формы СЗВ-М смотрите здесь.

Согласно постановлению Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077П электронный отчет проверят на ошибки.

Форму не примут, если вы допустите такие критичные ошибки:

• чужая электронная подпись;
• неверный ИНН;
• ошибка в регистрационном номере в ПФР;
• отсутствие СНИЛС сотрудника;
• указано только отчество сотрудника;
• сдается дополняющая форма вместо исходной;
• повторно направляется исходная форма;
• указан период раньше апреля 2016 года.

Если у вас обнаружат некритичные ошибки, отчет примут:

• в фамилии стоят точка или подряд два дефиса;
• в двойной фамилии стоит пробел рядом с дефисом;
• в конце фамилии, имени или отчества стоит дефис;
• ИНН начинается с пробелов;
• в графе с ИНН проставлены одни нули.

Расшифровка ошибок в форме СЗВ-М приведена в таблице 7 Постановления ПРФ от 7 декабря 2016 г. № 1077П:

Что же увидит бухгалтер в протоколе после того, как система обнаружит в отчете СЗВ-М ошибки?

Указание на ошибки с кодом 50. Отправителю приходит отрицательный протокол с пометкой о том, что система документ не приняла. В нем содержится требование о необходимости повторно предоставить форму СЗВ-М.

Указание на ошибки с кодами 30 и 40. Отчетность частично принята системой, но требует поправки. В протоколе есть присутствует запись о необходимости еще раз дать сведения о застрахованном лице. Отчет СЗВ-М является не полностью сданным, то есть сотрудники, в отчетных графах которых проставлены код 30 или код 40, в отчете не будут зачтены, и данные не отметятся на их лицевых счетах. Ошибки нужно исправить и снова отправить отчет по этим людям.

Указание на ошибки с кодами 10 и 20. Отчет принят системой. Никакой дополнительной информации не требуется. Однако в будущем такие ошибки все-таки лучше не допускать:

• не оставлять незаполненными графы с ИНН;
• не использовать букву «ё»;
• не писать в реквизите Ф.И.О. латиницей и не допускать одновременное использование русского и латинского регистров при заполнении таких реквизитов;
• не использовать в реквизите Ф.И.О такие символы, как апостроф, дефис, кавычки и скобки, а также не проставлять «где попало» точки.

Что же представляют из себя критичные ошибки и как их исправлять?

1. Ошибки по формату.

В электронных отчетах проверка в первую очередь идет по следующим показателям:

• отчетность принимается только тогда, когда она представлена в формате ХМL.
• проверяется электронная подпись.
• данные отчета сверяются с реквизитами страхователя, имеющимися в ПФР.

Если не обновлен сертификат на электронную подпись или отчет подан в неверном формате, то система формирует отрицательный протокол с указанием ошибки по коду 50.

Отчет нужно направить снова, указав при отправлении пометку «исхд».

Добавим, что если фирма неверно указала тип формы СЗВ-М, но исправила ошибку до того, как ее обнаружил Пенсионный фонд, то штрафовать ее за непредставление отчетности нельзя. Страхователь вправе дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст. Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Если фирма воспользовалась этим правом и исправила свою техническую ошибку, то это не означает, что отчетность была сдана с опозданием (определение Верховного Суда РФ от 21 марта 2019 г. № 310-ЭС19-1209).

2. Ошибки в реквизитах страхователя.

• Если указан неправильный номер регистрации в ПФР или ИНН, то в возвращенном документе система укажет код 50.
• Код 30 присваивается документу, где неправильно указан КПП.

Отчет нужно пересдать отчет с типом «исхд».

3. Ошибки в предоставлении данных на застрахованных.

• фамилия, имя, отчество работника в отчете должны быть указаны полностью. Если одна из составляющих отсутствует, отчет не будет принят. В таких отчетах ПФР указывает код от 30 до 40 и отправляет отчет на доработку.
• в случае отсутствия данных об ИНН нельзя ставить нули. Отчет будет возвращен с кодом ошибки от 20 до 30.
• не совпадают Ф.И.О. и СНИЛС застрахованного лица. Отчет вернут на доработку с кодом ошибки от 30 до 40.

Такого рода ошибки исправляют подачей дополнительной формы СЗВ-М. В ней указываются только те сотрудники, по которым ранее были предоставлены ошибочные данные.

Ошибки могут всплыть уже после того, как фонд принял отчет, а вы сами их обнаружили.

1. В отчет включены сведения по работникам, уволившимся и получившим расчет в предыдущем отчетном периоде (например, в отчет за февраль включены данные о работнике, которого рассчитали в январе). Нужно составить корректирующий отчет СЗВ-М, в разделе 3 которого вписывается «отмн». В раздел 4 нужно вписать список сотрудников без включения уволившегося работника.

2. Не отражена информация о работниках, поступивших на работу в отчетном периоде. Заполняется еще один экземпляр отчетности, который будет дополнять предыдущий. В разделе 3 указывают «доп», а в разделе 4 - только информацию о новом сотруднике.

3.В отчет не включена информация о работниках компании, которые находились в отпусках любой разновидности. Заполняется еще один экземпляр отчетности, который будет дополнять предыдущий. В разделе 3 указывают «доп», а в разделе 4 - только информацию о сотрудниках, которые не были включены в первоначальный отчет.

4. Ошибка в отчетном периоде. В этом случае корректировать в отчете нечего, а отмена сданного отчета и представление нового приведет к тому, что компанию оштрафуют за несвоевременную сдачу отчета. Нужно сдать отчет повторно, указав правильный период, а в пояснениях к нему указать, что это является исправлением допущенной ошибки. Такой путь исправления ошибки в отчетном периоде Верховный суд признал допустимым, и штраф в такой ситуации неправомерен, поскольку ПФР имеет возможность разобраться, за какой период сдан первоначальный отчет с ошибкой (Определение ВС РФ от 22 января 2018 года № 301-КГ17-20650, Определение ВС РФ от 22 июля 2019 г № 305-ЭС19-2960).

Штраф за непредставление ежемесячной отчетности в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Так, например, если форма СЗВ-М будет сдана позже срока, а у страхователя работает 20 человек, то размер штрафа составит 10 000 рублей (20 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника.

Если организация с численностью работающих более 10 человек сдаст отчет не в электронном формате, а на бумаге, штраф составит 1000 рублей (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Кроме того, статья 15.33.2 КоАП РФ также устанавливает ответственность за нарушение порядка и сроков представления сведений (документов) персонифицированного учета в органы ПФР.

Однако привлечь к ответственности одновременно и по КоАП РФ, и по Федеральному закону № 27-ФЗ за одно и то же правонарушение нельзя. Постановление Конституционного Суда РФ от 4 февраля 2019 г № 8-П.

Фирму не должны штрафовать, если СЗВ-М был подан с опозданием из-за технических проблем ПФР. Определение Верховного Суда РФ от 8 августа 2019 г № 309-ЭС19-12439. Суть спора: отчет фирма направила своевременно, но ПФР не смог его принять из-за некорректной работы программного обеспечения. Из-за технического сбоя фирма отчиталась позднее установленного срока. ПФР оштрафовал фирму за просрочку. ВС РФ постановил, что такое привлечение к ответственности не правомерно, так как вины страхователя нет.

Если обособленное подразделение нарушило пенсионное законодательство, привлечь к ответственности можно только головную фирму. Это вывод Верховного суда РФ, сделанный им в постановлении от 10 декабря 2018 года № 308-КГ18-19977.

Срок устранения страхователями несоответствий и ошибок в отчетах по форме СЗВ-М, предоставленных в органы ПФР по сроку до 15 числа месяца, следующего за отчетным, составляет 5 рабочих дней со дня получения от органа ПФР уведомления об ошибке. Если работодатель уложится в пятидневный срок и представит исправленный отчет, тогда он избежит штрафа.

Если работодатель представил дополняющую форму СЗВ-М по «забытым» работникам до того, как ПФР обнаружил ошибку в первоначальном отчете, штрафа быть не должно. Определение Верховного суда РФ от 8 февраля 2019 г. № 301-КГ18-24864. Суд отметил, организация представила первоначальный отчет вовремя и свою ошибку обнаружила самостоятельно, то есть раньше сотрудников Пенсионного фонда, поэтому штрафные санкции неправомерны.

Кроме того, если фирма представила уточненную СЗВ-М в пятидневный срок со дня, когда получила уведомление об устранении ошибки из ПФР, оснований для штрафа также нет (постановление Дальневосточного округа от 5 сентября 2019 г. № Ф03-3898/2019).

В пункте 4 статьи 11 Закона № 27-ФЗ установлена обязанность работодателя по запросу сотрудников выдавать копии сведений. На это отведено пять календарных дней. Кроме того, форму следует выдавать на руки в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения гражданско-правового договора. При этом от застрахованного лица нужно получить письменное подтверждение, что форма СЗВ-М ему передана.

Заметим, что сотрудникам не нужно предоставлять полный отчет по организации в целом. Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – в отношении одного конкретного работника.

А подтверждение сотрудника, получившего форму, можно заполнить так: