Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Последний раз обновлено:
При увольнении работнику выплачивают денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Алгоритм действий
- Правильно определить каждый рабочий год сотрудника, за который ему положен отпуск.
- Определить: сколько дней отпуска положено работнику за каждый месяц работы. Для этого надо предусмотренное трудовым договором количество дней ежегодного и дополнительного отпусков разделить на 12.
- Определить количество полных месяцев, за которые работник не использовал отпуск. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета. Излишки, составляющие более половины месяца, округляются в пользу работника до полного месяца.
- Определить количество дней, за которые положена компенсация.
- Определить размер компенсации за неиспользованный отпуск по формуле: количество дней, за которые положена компенсация х средний дневной заработок.
Таким образом, чтобы посчитать компенсацию, нужно рассчитать:
- среднедневной заработок работника;
- число дней неизрасходованного отпуска.
Когда выплачивают компенсацию
Сразу отметим, компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель обязан выплатить работнику в день увольнения.
Обратите внимание: право на получение компенсации за неиспользованный отпуск не зависит от причины увольнения работника.
Компенсацию не выплачивают, если работник не отработал те дни, за которые ему был предоставлен отпуск. В такой ситуации сумму отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска, удерживают из заработной платы работника.
О том, как это сделать, смотрите ситуацию «Удержания за неотработанные дни оплаченного отпуска» (раздел «Основная зарплата»).
Как рассчитать количество дней неиспользованного отпуска
Сумма компенсации рассчитывается исходя из того, что полный отпуск полагается сотруднику, отработавшему полный рабочий год. Отсчет нужно вести с даты приема на работу.
Полностью отработанным считается месяц, в котором работник отработал 15 дней и более. Месяц, в котором отработано меньше 15 дней, при расчете не учитывается.
Далее из заработанного отпуска необходимо вычесть количество дней, которые работник уже использовал. В результате получаем число дней, необходимое для расчета компенсации.
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением
По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия) (ст. 127 ТК РФ).
В таком случае день ухода в отпуск с последующим увольнением является моментом окончательного прекращения работы (определение Конституционного Суда РФ от 25 января 2007 года № 131-О-О).
В связи с этим Роструд России в письме от 4 апреля 2024 г. № ПГ/05329-6-1 разъясняет, что количество дней неиспользованного отпуска для выплаты компенсации определяется исходя из стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, имеющийся у работника на последний день работы, то есть на день, предшествующий дню начала указанного отпуска.
Дни отпуска, предоставляемого работнику с последующим увольнением, в указанный стаж не входят.
Далее считать компенсацию за неиспользованные дни отпуска нужно в общем порядке.
Кому положена полная компенсация
Полная компенсация за 28 дней положена сотрудникам, которые отработали до момента увольнения:
- более 11 месяцев, включаемых в стаж работы;
- от 5,5 до 11 месяцев, если причиной увольнения стало сокращение штата, ликвидация организации, призыв на военную службу, признание сотрудника полностью не способным к труду по медицинскому заключению.
Здесь важно то, что 11 месяцев должны полностью состоять из того времени, которое включается в стаж, дающий право на отпуск.
Например, если работник отработал 10 месяцев и 25 дней, то по правилам округления он проработал 11 месяцев. Поэтому ему положена полная компенсация. Об этом разъяснял Роструд России в письме от 22 июня 2022 г. № ПГ/15718-6-1.
Если работник трудился в организации менее 11 месяцев, ему положена пропорциональная компенсация.
Пропорциональный расчет отпускных дней
Это значит, если рабочий год полностью не отработан, то дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам.
Формула такая:
28 дн. : 12 мес. х полностью отработанные месяцы
Не забывайте, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30 апреля 1930 г., в редакции последующих изменений и дополнений).
Сотрудник ООО «Пассив» С.С. Петров работал с января по август текущего года. 12 августа текущего года он был уволен. В данном случае учитывают только 7 месяцев (январь-июль), отработанных Петровым. Август не учитывают, так как в нем отработано меньше половины рабочего времени.
Петров имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск – 28 календарных дней. Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:
28 дн. : 12 мес. × 7 мес. = 16,33 дн.
Работник АО «Актив» А.Н. Иванов отработал 12 месяцев в прошлом году и 3 месяца в текущем году. 1 апреля текущего года он уволился.
Иванов имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск – 28 календарных дней. При этом ни в прошлом, ни в текущем году, он в отпуске не был.
Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:
- за прошлый год – 28 дней;
- за текущий год – 7 дней (28 дн. : 12 мес. × З мес.).
Общее количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:
28 дн. + 7 дн. = 35 дн.
Округление дней неиспользованного отпуска
При определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации, округление их законодательством не предусмотрено.
Одновременно организация может округлить дробное количество календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате. Но только в пользу работника.
Так разъяснил Минтруд России в письме от 18 июля 2023 года № 14-6/ООГ-4763.
Какие периоды не нужно учитывать
При расчете нужно вычитать периоды, которые не дают право на отдых.
Это:
- время, когда сотрудник не был на работе без какой-либо причины (в том числе в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
- отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- отпуск без сохранения зарплаты общей продолжительностью более 14 дней по календарю.
Расчет дней отпуска для временных и сезонных работников
Сезонным работникам и сотрудникам, которых приняли на срок до двух месяцев, отпуск предоставляют так по-особенному: 2 рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 293, 295 ТК РФ).
Отпускные дни рассчитывают по формуле:
Дни отпуска = 2 рабочих дня × количество месяцев работы
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Размер компенсации за неиспользованный отпуск определяют по тем же правилам, которые применяют при подсчете среднего заработка за время отпуска. Подробно о том, как рассчитать отпускные, смотрите раздел «Отпуска» → ситуацию «Оплата отпуска».
Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении облагают налогом на доходы физических лиц, взносами на ОПС, ОСС, ОМС и взносами «по травме» в обычном порядке (п. 1 ст. 217 НК РФ, ст. 422 НК РФ), пп. 2 п.1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Петров работает в отделе снабжения АО «Актив» с 11 марта отчетного года. 2 ноября он увольняется. Петров имеет право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Месячный оклад Петрова – 15 000 руб.
Петров проработал 7 полных месяцев (апрель-октябрь) и больше половины марта. Количество дней отпуска, подлежащих оплате, составит:
28 дн. : 12 мес. × 8 мес. = 18,67 дн.
При определении суммы компенсации за неиспользованный отпуск в расчетный период включают март-октябрь отчетного года. Все выплаты работнику, которые включают в расчет компенсации за неиспользованный отпуск, сведем в таблицу:
Период | Заработная плата (руб.) | Расчет |
Март | 11250 | 15 000 руб.: 20 раб. дн. × 15 раб. дн. |
Апрель-Октябрь | 105000 | 15 000 руб. × 7 мес. |
ИТОГО | 116250 |
Среднедневной заработок для оплаты отпуска равен:
116 250 руб. : (7 мес. × 29,3 + (29,3 : 31 календ, дн. × 21 календ. дн.) = 516,78 руб.
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск равна:
516,78 руб. × 18,67 дн. = 9648,28 руб.
В ноябре отчетного года 21 рабочий день. Заработная плата Петрова за 2 рабочих дня ноября составит:
15 000 руб. : 20 дн. × 2 дн. = 1500 руб.
Для упрощения примера предположим, что Петров не имеет права на применение стандартных налоговых вычетов при исчислении налога на доходы физических лиц.
Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 0,2%, а взносы на ОПС, ОСС и ОМС – по ставке 30%.
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 1500 руб. – начислена заработная плата Петрову;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 9648,28 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск Петрову;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-1
– 22,30 руб. ((1500 + 9648,28) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-1
– 323,30 руб. ((1500 + 9648,28) × 2,9%) – начислены взносы на обязательное социальное страхование;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-2
– 2452,62 руб. ((1500 + 9648,28) × 22%) – начислены взносы на обязательное пенсионное страхование;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-3
– 568,56 руб. ((1500 + 9648,28) × 5,1%) – начислены взносы на обязательного медицинское страхование;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 1449 руб. ((1500 + 9648,28) × 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50-1
– 9699,28 руб. (1500 + 9648,28) – 1449) – выплачены из кассы Петрову заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск.
Что учесть при выплате компенсации
По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме случаев, когда работника увольняют за виновные действия). В этом случае днем увольнения считается последний день отпуска. Поступить на другую работу, которая будет являться для работника основной, а не работой по совместительству, работник может только после окончания отпуска.
Выдача всех причитающихся работнику от работодателя сумм, а также трудовой книжки с внесенной в нее записью об увольнении производится перед уходом работника в отпуск.
Следует обратить внимание на то, что за время болезни в период отпуска с последующим увольнением работника ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, однако в отличие от общих правил отпуск на число дней болезни в этом случае не продлевается.
Статья 126 Трудового кодекса устанавливает, что часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
Если фирма заменяет компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней по каждому ежегодному отпуску (в том числе по отпускам прошлых лет), то ее сумму можно учесть в расходах на оплату труда. А получить ее могут только те сотрудники, которые имеют право:
- на дополнительный отпуск (помимо основного отпуска – 28 календарных дней);
- на удлиненный отпуск, превышающий 28 календарных дней.
Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда, не допускается.
Читайте также ситуацию: Право на отпуск после отмены увольнения и возврата компенсации
Что делать с выплаченной компенсацией, если уволенного сотрудника восстановили на работе?
Выплаченную при незаконном увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя зачесть в счет зарплаты восстановленному работнику.
Нельзя также эту компенсацию удержать из зарплаты.
Согласно части второй статьи 137 ТК РФ, удержать из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю можно:
- сумму для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- сумму для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктами 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 ТК РФ.
Роструд России в письме от 21 марта 2024 г. № ПГ/04056-6-1 разъяснил, что оснований для зачета или взыскания выплаченной компенсации восстановленному работнику нет.
Есть только один вариант: если сам работник добровольно вернет сумму компенсации.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!