Отчет ЕФС-1

Последний раз обновлено:

Сведения персонифицированной отчетности c 1 января 2023 года нужно подавать в составе единой формы сведений - форма ЕФС-1.

Она объединяет в себе данные, которые ранее были включены в расчет по форме 4-ФСС, а также в такие отчеты, как СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-ТД.

Новая форма называется «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)».

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены приказом СФР от 17 ноября 2023 г. № 2281. Новая форма вступила в силу 1 января 2024 года.

Раздел 1 формы содержит данные персучета. Раздел 2 посвящен страховым взносам на травматизм.

Состав единой формы ЕФС-1. Таблица

Раздел	Подраздел	Название
		Титульный лист
Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»	Подраздел 1	Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ) Он включает три подраздела 1.1 - 1.3
	Подраздел 1.1	Сведения о трудовой (иной) деятельности (бывший отчет СЗВ-ТД)
	Подраздел 1.2	Сведения о страховом стаже (бывший отчет СЗВ-СТАЖ)
	Подраздел 1.3	Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений
	Подраздел 2	Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»
	Подраздел 3	Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (бывший отчет ДСВ-3)
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»	Подраздел 2.1	Расчет сумм страховых взносов
	Подраздел 2.2	Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. « 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
	Подраздел 2.3	Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года

Сроки сдачи разделов и подразделов формы ЕФС-1. Таблица

Раздел	Срок сдачи
Подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»	для кадровых мероприятий «Прием», «Приостановление», «Возобновление», «Увольнение» -не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа; для мероприятий «Начало договора ГПХ», «Окончание договора ГПХ» - не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) договора; для мероприятий «Перевод», «Переименование» - ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»	ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным
Подраздел 1.3 подраздела 1 (отчет для бюджетников)	ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным
Подраздел 2 раздела 1 – о периодах работы сотрудников, кто досрочно выходит на пенсию	ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным
Подраздел 3 раздела 1 – по допвзносам на накопительную пенсию	ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
Раздел 2 формы ЕФС-1 (бывший отчет 4-ФСС)	ежеквартально не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным

Как видим из таблиц новая форма отчетности состоит разделов и подразделов, которые нужно сдать отдельно в свои установленные сроки. Чтобы не запутаться, отдельно выделим заполнение каждого отчета.

Ошибки в ЕФС-1: уведомление об уточнении

При обнаружении ошибок в отчете Социальный фонд направит уведомление и протокол об ошибках и их существенности.

Если в отчете допущена грубая ошибка, вам придет протокол с кодом 50. Это значит, что отчет не принят. Нужно исправить ошибку и подать снова.

Возможно несущественные ошибки. В таком случае отчет примут, но ошибочные сведения нужно скорректировать. Например, когда ФИО работника не соответствует СНИЛС. Это протокол с кодом 30. Представить корректирующий отчет необходимо в 5 рабочих дней. В таком случае нужно представить исправленные сведения только по тем лицам, по которым выявлены ошибки.

Если ошибки выявлены при представлении подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» или подраздела 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений», то нужно подать исправленные сведения по застрахованным лицам, у которых выявлены ошибки или несоответствие Ф.И.О. и СНИЛС, с типом сведений «Исходная».

Социальный фонд также может прислать протокол с кодом ошибки 20. Это значит, что ошибка несущественна, отчет принят, но нужно ее учесть в будущем. В таком случае корректировать ничего не нужно.

Срок для уточнения сведений по требованию СФР

Уведомление об устранении ошибок и несоответствий СФР может направить электронно по ТКС или вручить лично под расписку, направить по почте заказным письмом.

Работодатель в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа Фонда о представлении соответствующих исправлений представляет уточненные индивидуальные сведения. 

Так установлено абз. 7 п. 41 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, которая утверждена приказом Минтруда России от 3 апреля 2023 г. № 256н.

Таким образом, представить уточненный или корректирующий отчет необходимо в 5 рабочих дней. 

Но с какого дня нужно считать срок для уточнения: со дня получения уведомления или со следующего дня?

Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 27 декабря 2024 г. по делу № А40-142124/2024 разъяснил, что правильно исчислять срок для уточнения персонифицированных сведений по требованию СФР со следующего дня после получения уведомления. 

В статье 2 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» сказано, что правоотношения, связанные с уплатой обязательных платежей на обязательное пенсионное страхование, в том числе в части осуществления контроля за их уплатой, регулируются законодательством РФ о налогах и сборах. 

А в Федеральном законе от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» нет норм, которые бы определяли порядок исчисления сроков. Поэтому нужно применять пункт 2 статьи 6.1 Налогового кодекса, по которому течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действий), которым определено его начало.

Таким образом, считать срок (пять рабочих дней) для уточнения индивидуальных сведений со дня получения уведомления от Фонда неправомерно. Срок нужно исчислять со следующего дня после получения уведомления об устранении ошибок. 

Как исправить ошибку в ЕФС-1

Так как ЕФС-1 это единая форма отчетности, исправление ошибки зависит от того, в каком отчете вы ее допустили.

В состав уточненного (корректировочного) отчета включают:

• титульный лист;
• соответствующий раздел с реквизитом корректировки «х».

Например, чтобы исправить ошибку в подразделе 1.1, нужно сначала отметить сведения и в следующей строке заполнить исправленные сведения.

Читайте ситуацию: Как отменить или исправить поданные сведения

Чтобы исправить ошибку в подразделе 1.2, нужно проставить отметку «Х» в поле «корректирующая».

Читайте ситуацию: Отчет с типом «Корректирующая» или «Отменяющая»

Что грозит работодателю за ошибки в ЕФС-1

Ответственность работодателей за уклонение от представления установленных сведений предусмотрена статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27.

Штраф установлен в размере 500 рублей при сдаче ошибочных сведений либо сдаче отчетности позже положенного срока.

Обратите внимание, что штраф 500 рублей установлен по отношению к каждому застрахованному работнику.

Штрафы за нарушение сроков сдачи отчетности по форме ЕФС-1. Таблица

Отчет	Вид нарушения	Ответственность для организации	Ответственность для руководителей
ЕФС-1	Способ подачи отчета (когда отчет сдан на бумаге, а должен быть представлен электронно)	Компании грозит штраф в размере 1000 руб. (п. 2 ст. 8, ст. 17 закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ). Можно уплатить 500 рублей (половину суммы), если требование об уплате штрафа исполнить в течение 10 календарных дней с даты его получения (п. 15, 16 ст. 17 закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1	Отчет не сдан, сдан с нарушением сроков, с ошибкой или с неполной информацией.	Штраф для компании в размере 500 руб.	Руководителю грозит предупреждение или штраф по п. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ в размере 300 – 500 руб.
Подразделы 1.2, 1.3 Раздела 1 формы ЕФС-1	Отчет не сдан, сдан с опозданием, с ошибками, с неполными сведениями	Штраф для компании в размере 500 руб. за каждого работника	Штраф для директора по п. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ. в размере 300 – 500 руб.
Раздел 2 формы ЕФС-1	Отчет сдан с опозданием или не сдан.	Штраф для компании в размере 5% от суммы взносов, которая начислена к уплате за последние три месяца. Максимум – 30% от суммы взносов, минимум – 1 000 рублей по п. 1 ст. 26.30 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.	Штраф для директора в размере 300 – 500 руб. по п. 2 ст. 15.33 КоАП РФ.

Отчет сдан по неверному формату

Если численность работников превышает 10 человек, отчет по форме ЕФС-1 нужно сдавать только в электронном виде.

Штраф за несдачу формы в электронном формате – 1 000 рублей. Он установлен статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Штраф за не сдачу раздела 2 ЕФС-1

Штраф составляет 5% от суммы взносов на страхование от несчастных случаев, начисленных к уплате за последние три месяца отчетного периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки.

При этом штраф не может быть меньше 1 000 руб. и не должен превышать 30% от указанной суммы взносов.

Административная ответственность

За нарушение сроков сдачи отчетности по форме ЕФС-1 предусмотрена и административная ответственность.

Согласно статье 15.33.2 КоАП РФ, за нарушение порядка и сроков представления сведений (документов) персонифицированного учета в СФР должностных лиц организаций могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Таким образом, если не сдан, например, подраздел 1.1 раздела 1, то организации грозит:

• штраф 500 рублей за каждого работника;
• директору компании грозит предупреждение или штраф в размере 300 – 500 рублей по п. 2 ст. 15.33.2 КоАП.

Отказ в приеме ЕФС-1, если неверно указан регистрационный номер

Неверный регистрационный номер организации в отчете по форме ЕФС-1 не является основанием для отказа в приеме отчета.

Такой вывод содержится в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 8 апреля 2024 г. № 13АП-4246/2024 по делу № А56-106149/2023.

Территориальное отделение СФР не приняло от организации раздел 2 формы ЕФС-1 (отчет по взносам на травматизм) из-за неверно указанного регистрационного номера.

Это ошибка «50» – несоответствие (неверное заполнение) «РегНомер» страхователя.

В связи с этим Фонд оштрафовал организацию в связи с непредставлением расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на травматизм в срок.

Работодатель обратился в суд и выиграл. Вот основные доводы судей.

Во-первых, все остальные идентифицирующие сведения (наименование страхователя, ИНН, ОГРН, ОКПО, КПП) указаны верно. Следовательно, Фонд имел возможность определить, что представленный расчет касается именно этой организации.

Во-вторых, судьи ссылаются на технологию приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной подписи, утвержденной приказом ФСС РФ от 12.02.2010 № 19.

В соответствии с пунктом 4.7 Технологии расчет считается представленным своевременно, если отправленный файл расчета не получил отрицательных результатов при проверке.

Также предусмотрено, что файл электронного отчета не проходит этапы контроля на шлюзе приема расчетов в сети «Интернет» и не принимается фондом в следующих случаях:

• файл расчета не соответствует формату наименования и размера файла расчета в электронном виде;
• отсутствует или не соответствует требованиям по совместимости к процедурам формирования ЭП, встраивания ЭП в документ и шифрования;
• на момент проверки ЭП сертификат ключа подписи страхователя (уполномоченного представителя) утратил силу (не действует, находится в списке отозванных сертификатов ключей подписи, выдан УЦ, не прошедшим аккредитацию);
• файл расчета подписан ЭП лица, не имеющего права на подписание данного расчета;
• файл расчета не соответствует структуре утвержденного формата.

То есть, перечень случаев, в которых файл расчета не проходит этапы контроля на шлюзе приема расчетов в сети «Интернет», является исчерпывающим.

При повторной отправке файла расчета одной и той же организации за один и тот же отчетный период последующие расчеты будут считаться корректирующим.

Значит, наличие неверного регистрационного номера в первоначально представленном расчете само по себе не является основанием считать расчет не представленным в установленный срок.