Компенсация за использование личного автомобиля (мотоцикла)

Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль (мотоцикл). В этом случае организация-работодатель может выплачивать ему соответствующую компенсацию.

Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля (мотоцикла), который эксплуатируется в служебных целях.

Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля (мотоцикла) и т. д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автотранспорта, ему не полагаются.

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля (мотоцикла). Если он управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности.

Какие расходы можно возместить, если работник использует свой автомобиль в рабочих целях

Работодатель может возмещать два основных вида расходов:

1. компенсационная выплата (размер устанавливают по соглашению сторон).
2. возмещение фактических расходов, связанных с конкретными поездками.

К последним можно отнести следующие расходы:

• оплата услуг автосервиса по диагностике,
• техническое обслуживание,
• ремонт системы ГРМ,
• оплата услуг мойки,
• оплата услуг автострахования (КАСКО, ОСАГО).

Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности.

Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих:

• право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС));
• расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).

Так отмечал СФР в своих письмах от 26 сентября 2025 № 19-02/93615л, № 19-02/93619л и № 19-02/93633л в целях налогообложения.

Правильное документальное оформление – зачет того, что эти выплаты не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Таким образом, для работодателя важно:

1. Закрепить порядок выплаты компенсации в ЛНА. Разработайте и утвердите «Положение об использовании личного транспорта». Это обезопасит вас от споров с работниками и проверяющими органами.
2. Оформлять соглашение с работником.
3. Следить за оправдательными документами. Без чеков возмещение расходов может быть признано доходом работника и облагаться НДФЛ и взносами.

Приказ о выплате компенсации за использование личного автомобиля

Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя организации. В приказе указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.

Приказ о выплате компенсации может выглядеть так:

Для целей налогообложения сумму компенсации нормируют.

Нормы компенсации установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92. Указанные нормы применяют в целях определения размера расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. С 1 января 2024 года нормы повышены в два раза (постановление Правительства РФ от 3 апреля 2024 г. № 417).

Подтвердить расходы водителей, которые используют личный автотранспорт в служебных целях можно путевыми листами (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406). Обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 года № 152.

НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта

При исчислении налога на доходы физических лиц раньше, по официальной позиции чиновников, следовало также использовать нормы, указанные в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92 (письма Минфина России от 24 декабря 2007 г. № 03-11-04/3/513, УФНС России по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115).

В то же время Президиум Высшего Арбитражного Суда еще в постановлении от 30 января 2007 года № 10627/06 указал на то, что нормы, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92 (с 2024 года - постановление № 417), предназначены только для исчисления налога на прибыль, и их нельзя применять для исчисления других налогов. По мнению судей, на основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме, и именно эти нормы нужно использовать для исчисления НДФЛ. 

Минфин России в письме от 14 августа 2025 г. № 03-00-08/79253 разъяснил так. Расходы организации в виде компенсации, выплачиваемой работнику за использование при исполнении трудовых обязанностей личного транспорта не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и сотрудником.

Таким образом, если сотрудник использует автомобиль фирмы для служебных целей, то НДФЛ ему платить не нужно. Минфин России в письме от 21 октября 2019 № 03-04-05/80658 поясняет, что транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не работников. Но при этом компания должна иметь документы, которые подтверждают цели совершенных поездок. И если таких документов не будет, то у сотрудника возникает доход, с которого придется заплатить НДФЛ.

Отметим также, для того, чтобы не удерживать НДФЛ с суммы компенсации за использование личного имущества в служебных целях, компания должна иметь документы, которые подтверждают, что имущество принадлежит работнику, также нужно иметь расчеты компенсаций и суммы произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 27 февраля 2013 г. № 03-04-06/5600).

Страховые взносы с компенсации за использование личного транспорта

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для исчисления страховых взносов на ОПС, ОСС, ОМС и взносов «по травме» чиновники выпускали множество писем, порадовавших все компании, использующие личное имущество своих сотрудников в служебных целях.

В них указано, что все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. 

На основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Именно на сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно (письма Минфина РФ от от 23 января 2018 г. 03-04-05/3235, Минздравсоцразвития РФ от 6 августа 2010 г. № 2538-19, от 26 мая 2010 г. № 1343-19, письмо ПФР от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260). Не начислять взносы нужно и в том случае, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности. На это указано в определении ВАС РФ от 24 января 2014 года № ВАС-4/14.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами «по травме». Конечно, при наличии всех подтверждающих документов (письма СФР от 26 сентября 2025 № 19-02/93615л, № 19-02/93619л и № 19-02/93633л).

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного электромобиля

Нужно ли платить НДФЛ и страховые взносы при выплате работнику компенсации за использование личного электромобиля в служебных целях, разъяснил Минфин России в письме от 14 августа 2025 года № 03-00-08/79253.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

На основе данных норм Минфин отмечает, что расходы организации в виде компенсации, выплачиваемой работнику за использование при исполнении трудовых обязанностей личного транспорта, в частности электромобиля, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и сотрудником.

Кроме того, компенсацию можно учесть в расходах организации при исчислении налога на прибыль организации в пределах норм, установленных Постановлением № 417.

Размер указанной компенсации должен быть экономически обоснован и связан с фактическим использованием сотрудником личного транспортного средства (электромобиля) непосредственно для целей трудовой деятельности.

Если автомобиль не в собственности работника

Если автомобиль находится не в собственности работника, а управляется им по доверенности, с компенсации придется заплатить и НДФЛ, и страховые взносы. Так считает ФНС России в письме от 13 ноября 2018 г. № БС-3-11/8304@. Это не относится к ситуации, когда работник использует по доверенности автомобиль, который зарегистрирован на супругу (супруга). Такой автомобиль расценивается, как принадлежащий ему на праве собственности, т.к. совместно нажитое имущество. 

Эта компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Так разъясняет Минфин России в письме от 24 ноября 2021 года № 03-04-06/94831.

Как выплатить компенсацию за использование личного транспорта

В отличие от заработной платы, компенсация (п. 7 ст. 272 НК РФ) уменьшает налогооблагаемую прибыль только после ее фактической выплаты работнику (заработную плату учитывают при налогообложении прибыли после ее начисления).

Поэтому компенсацию, причитающуюся работнику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.