Учет заработной платы, не выданной в срок

Сроки выплаты заработной платы определяют соглашением между администрацией и работниками организации и фиксируют в трудовом договоре.

Заработную плату надо выплатить из кассы в течение 5-ти рабочих дней, начиная с установленной даты ее выдачи, включая день получения денег в банке.

Депонирование зарплаты

Не полученную в срок из кассы заработную плату можно депонировать.

При этом отметим, что абзац 3 пункта 6.5 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, который устанавливал порядок депонирования невыданных наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, утратил силу (Указание Банка России от 5 октября 2020 года № 5587-У).

Он предусматривал, что кассир должен был в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись "Депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных. Далее ему следовало подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставить свою подпись на ведомости и передать документ для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

Несмотря на то, что депонирование заработной платы, стипендий и других выплат в настоящее время не предусмотрено, кассир организации может продолжать действовать так, как раньше это было предусмотрено абзацем 3 пункта 6.5 Порядка ведения кассовых операций.

Учет расчетов с депонентами (работниками, чья заработная плата была депонирована) можно продолжать вести в специальном регистре - реестре депонированных сумм и книге депонентов.

Реестр депонированных сумм

Реестр депонированных сумм заполняйте в произвольной форме. В него можно включить он включает следующие реквизиты:

• наименование (фирменное наименование) юридического лица (фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• дата оформления реестра депонированных сумм;
• период возникновения депонированных сумм наличных денег;
• номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
• табельный номер работника (при наличии);
• сумма невыплаченных наличных денег;
• итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
• подпись кассира;
• расшифровка подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

Реестр депонированной заработной платы может быть заполнен так:

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную  или платежную ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки  и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.

Если  реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм и данных расчетно-платежной или платежной ведомости заверяет он сам.

Книга депонентов

Затем данные по реестру следует внести в специальный журнал - книгу депонентов. Здесь собираются данные о депонированных и выплаченных суммах, как правило, за год. Остатки невыданных сумм переносятся в книгу депонентов на следующий год.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Книга депонентов может выглядеть так:

Если депонированная заработная плата не была востребована работником (или нотариусом, если сумма была депонирована в связи со смертью работника) в течение трех лет, то ее включают в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом - в составе внереализационных доходов. Для этого нужно провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда, подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку и издать приказ руководителя организации (п. 78  Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

В письме от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/38 Минфин России подтвердил такой порядок, отметив, что признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности. Случаи, порядок и сроки проведения инвентаризации экономический субъект устанавливает самостоятельно, за исключением обязательной инвентаризации - ее нужно проводить перед составлением годовой отчетности (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Поэтому даже в случае пропуска списания кредиторской задолженности в периоде истечения срока исковой давности не списать ее по окончании года не получится. Таким образом, невостребованная кредиторка будет включена в доходы по итогам налогового периода, и это соответствует выводу, содержащемуся в Постановлении Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 года № 17462/09.

Списание невостребованной заработной платы следует отразить записью:

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1

– невостребованная заработная плата включена в состав прочих доходов.

В случае смерти работника не полученную ко дню его смерти заработную плату выдают совместно проживавшим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся на иждивении умершего независимо от того, проживали они с ним совместно или нет (письмо Минфина России от 4 июня 2012 г. № 03-04-06/3-147).

Выдать заработную плату обратившимся за ней нужно не позднее недельного срока со дня подачи ими работодателю соответствующих документов:

• свидетельство о смерти работника;
• письменное заявление о выплате причитающихся сумм;
• документ, удостоверяющий личность заявителя;
• документ, подтверждающий факт родства с работником (если в документе, удостоверяющем личность получателя, нет необходимой информации).

Членами семьи являются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные) (ст. 2 СК РФ), а также признаются братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица, отчим и мачеха (гл. 15 СК РФ).

В состав заработной платы должны быть включены все полагающиеся работнику стимулирующие и компенсационные выплаты, включая денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 141 ТК РФ).

Если работник скончался, находясь на больничном, то организация-работодатель на основании листка нетрудоспособности обязана за все дни болезни рассчитать пособие. В этом случае в строке "Приступить к работе" должна быть запись "Умер" и указана дата смерти.

Начисляются все выплаты умершему работнику в обычном порядке - на кредит счета 70 в кореспонденции со счетами, отражающими источник выплаты. При выплате в расчетно-платежной (платежной) ведомости указывают данные работника (должность, табельный номер и т .п.), а в графе "Деньги получил" расписывается их получатель.

В статье 137 Трудового кодекса содержится перечень удержаний, которые из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю при увольнении в связи со смертью производить не нужно. Это, к примеру, возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; погашение неизрасходованного аванса, выданного под отчет в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.

Эти задолженности умершего работника признаются безнадежными и отражаются в бухгалтерском учете в составе прочих расходов, а в налоговом - в составе внереализационных расходов.

Со дня смерти работника должны быть прекращены отчисления из его зарплаты для уплаты алиментов (п. 1 ст. 418 ГК РФ), поскольку это обязательство также неразрывно связано с личностью работника.

Выплатить деньги можно первому из обратившихся лиц, которое предъявит оригинал свидетельства о смерти работника. Если одновременно за выплатой обратятся сразу несколько человек, то вопрос о том, какую сумму кому из них выдать, можно решить соглашением сторон (составить письменное соглашение), либо в судебном порядке.

Если в течение четырех месяцев со дня открытия наследства (дня смерти гражданина), суммы, невыплаченные ему при жизни, не получены никем из его членов семьи, они включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях (п. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ).

При этом следует депонировать невыплаченные суммы, известить об этом нотариуса по месту жительства умершего работника и ждать его распоряжений.

При объявлении гражданина умершим днем открытия наследства является день вступления в законную силу решения суда об объявлении его умершим (ст. 1114 ГК РФ).

НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника

Согласно статье 223 Налогового кодекса, при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в т.ч. перечисления дохода на счета работника в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Это значит, что удержание НДФЛ производится работодателем непосредственно из доходов при их фактической выплате.

Но подпункт 3 пункта 3 статьи 44 НК РФ устанавливает, что обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физлица - налогоплательщика или с объявлением его умершим.

Доходы, получаемые от физлиц в порядке наследования, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК). Исключение – вознаграждения, выплачиваемые наследникам авторов произведений науки, литературы, искусства, а также вознаграждения, выплачиваемого наследникам патентообладателей изобретений, полезных моделей, промышленных образцов.

Таким образом, у организации-работодателя не возникает обязанности налогового агента по удержанию НДФЛ с денежных средств, начисленных, но не выплаченных умершему работнику, а также с указанных сумм при их выплате в установленном порядке членам его семьи.

Все суммы, причитающиеся умершему сотруднику и выплаченные его родственникам, не облагаются НДФЛ. То есть работодатель может удержать НДФЛ только с тех доходов, которые выплатил работнику при его жизни.

Так разъяснил Минфин России в письме от 24 июля 2024 № 03-04-05/69016.

Страховые взносы с зарплаты умершего работника

Зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск, которые начислены после смерти работника и выплачиваются члену его семьи, не облагаются страховыми взносами.

Здесь важна дата начисления дохода.

Суммы выплат, начисленные до даты смерти работника, т.е. когда он являлся работником и застрахованным лицом по обязательному социальному страхованию, облагаются страховыми взносами как выплаты в рамках трудовых отношений. При этом неважно, когда выплачивают эти суммы: после его смерти родственнику или в день его смерти.