Справка о доходах для работников
Последний раз обновлено:
Справку о доходах вы должны выдать работнику в любой момент по его заявлению. Чаще всего это происходит в случае, если сотрудник увольняется в течение года. Также справки о доходах могут требовать банки, социальные службы и др.
По какой форме выдавать работникам справку о доходах
С 2021 года справки о доходах больше не передаются отдельными документами в ИФНС. Они включены в состав годовой формы 6-НДФЛ.
Форма справки о доходах для работников утверждена приказом ФНС России от 19 сентября 2023 года № ЕД-7-11/649@ (приложение № 4).
Справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах НДФЛ за предыдущие годы, выдаются по форме, действовавшей в соответствующий налоговый период.
До 2024 года форма справки о доходах для работников была утверждена приказом ФНС от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753 – приложение № 4.
За какой период выдавать работнику справку о доходах
Работник вправе обратится к работодателю за справкой о доходах в любой момент, и попросить выдать ее за любой период. Например, справку за 2025 год выдают на дату заявления работника. В ней может быть несколько месяцев.
Справку выдают за год. Нельзя в справку включить несколько лет.
Например, работник просит выдать ему справку за период с прошлого года по текущий момент. В таком случае нужно сформировать две справки: одну – за весь прошлый год, вторую – с января текущего года по дату запроса.
Справка, предоставленная работодателем, не имеет срока действия. Она может подтверждать полученные доходы независимо от даты составления.
Как заполнить справку о доходах
Справку заполняют на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ.
Справка о доходах работника содержит 6 разделов:
1) сведения о налоговом агенте;
2) сведения о физическом лице - получателе дохода;
3) доходы, облагаемые по ставке .....%;
4) стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты;
5) общую сумму дохода и сумму налога;
6) сумму дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога.
В разделе 1 заполняют сведения о налоговом агенте: его наименование, ИНН, КПП, код по ОКТМО.
В разделе 2 указывают данные о физическом лице: ИНН, Ф.И.О., статус налогоплательщика, дату рождения, гражданство и сведения о документе, подтверждающем личность.
В поле «Статус налогоплательщика» указывается код согласно приложению № 5 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Для резидентов – код 1, для нерезидентов – код 2.
Код вида документа, удостоверяющего личность, нужно взять из приложения 6 к порядку, утвержденному приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Например, для паспорта гражданина РФ – код 21. Серию и номер документа указывайте без знака «№».
В разделе 3 заполняют информацию о доходах, выплаченных физлицу помесячно с кодами доходов. Также дополнительно нужно отразить сумму предоставленных вычетов. Коды выплат и вычетов утверждены приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@.
В разделе 4 справки отражают коды и суммы трех типов вычетов, которые налоговый агент предоставлял физическому лицу: стандартные, социальные и имущественные вычеты. Если вычеты не предоставлялись, то поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются. Дополнительные поля в этом разделе не предусмотрены.
Раздел 5 – это общий раздел. В этой части справки заполняют:
1) общую сумму дохода;
2) налоговую базу;
3) исчисленный и удержанный налог;
4) фиксированные авансовые платежи по НДФЛ;
5) сумму налога на прибыль для зачета;
6) налог, уплаченный в другой стране;
7) излишне удержанный НДФЛ.
Раздел 6 предназначен для отражения неудержанных сумм НДФЛ. Например, когда доход получен в натуральной форме. В разделе заполняют сумму дохода и неудержанный налог.
Пример заполнения Справки о доходах работника
Как заполнить справку о доходах физлица, покажет пример.
Пример. Как заполнить справку о доходах
Работник АО «Актив» Иванов является одним из его учредителей.
Иванову был установлен оклад 65 000 руб. (код дохода 2000).
Общая сумма заработной платы, начисленной Иванову за 2024 год, составила 780 000 руб. Помимо заработной платы Иванов получил следующие доходы:
- в феврале – материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением в сумме 3000 руб. (в справке не указывают, так как меньше 4000 руб.);
- в апреле – материальную выгоду от приобретения у организации товаров по сниженным ценам в сумме 20 000 руб. (код дохода 2630, облагается по ставке 13%);
- в мае, июне, июле – материальную выгоду по заемным средствам, полученным от организации, в сумме 800 руб. за каждый месяц (код дохода 2610, облагается по ставке 35%). Общая сумма полученной материальной выгоды составила 2400 руб. (800 руб. × 3 мес.);
- в августе – ценный подарок стоимостью 3500 руб. (в справке не указывают, так как меньше 4000 руб.);
- в ноябре – материальную помощь в связи со смертью члена его семьи в сумме 7000 руб. (в справке не указывают);
- в декабре – дивиденды в сумме 100 000 руб., выплаченные за 9 месяцев прошедшего года (код дохода 1010).
Иванов имеет 2 детей в возрасте 4 и 8 лет. Следовательно, ему должен быть предоставлен налоговый вычет в размере 1400 руб. на каждого ребенка. Эти суммы попадут в раздел 3.
Доход Иванова за 2024 год превысил 350 000 руб. в июне 2024 года. Поэтому он может пользоваться вычетом на 2 детей (1400 руб./мес. на каждого ребенка) по май включительно.
Обратите внимание, что с 1 января 2025 года повышены размеры детских вычетов и предельный доход работника для получения вычетов.
Общая сумма стандартных налоговых вычетов за 2024 год, на которые Иванов имеет право, составляет 14 000 руб.
Таким образом, общая сумма доходов Иванова, составит:
(65 000 руб. х 12 мес.) + 20 000 руб. + 100 000 руб. = 900 000 руб.
Налоговая база составила:
886 000 руб. = 780 000 руб. (зарплата) – 14 000 руб. (налоговые вычеты) + 20 000 руб. (материальная выгода) + 100 000 руб. (дивиденды)
Сумма налога исчисленная и удержанная:
886 000 руб. x 13% = 115 180 руб.
Налог на доходы был перечислен в бюджет полностью.
Отдельно нужно заполнить разделы 3 и 5 для налоговой ставки 35% с материальной выгоды. Эти доходы отражают по каждому месяцу текущего года, в котором они были получены Ивановым.
Сумму всех доходов указывают в разделе 2:
800 руб. + 800 руб. + 800 руб. = 2400 руб.
Исчисленную, удержанную и перечисленную сумму налога нужно указать также в разделе 2:
2400 руб. × 35% = 840 руб.
Справка о доходах Иванова будет заполнена так (обратите внимание, в ней 2 станицы, так как применялись две разные ставки НДФЛ):
Какими кодами отражать подарки в Справках о доходах
В справке о доходах (бывшая 2-НДФЛ) отражают все доходы работника, указывая их вид кодами.
Коды видов доходов и коды видов вычетов налогоплательщика утверждены приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@.
Подарки от организаций и ИП облагаются НДФЛ, если они стоят дороже 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Причем данный лимит в 4000 руб. установлен на год. Если стоимость подарка меньше 4000 руб., его можно не отражать в отчетности.
Например, если выдать в течение одного года два подарка по цене 4 000 рублей, то со второго нужно заплатить НДФЛ в общем порядке.
Уплата налога с подарка не зависит от статуса работника, т.е. неважно является работник резидентом РФ или нет. Но от статуса работника зависит, по какому коду нужно отражать сумму подарка.
Так, при получении физлицами подарков от организаций и ИП нужно применять:
- код дохода 2720 «Стоимость имущества, полученного в порядке дарения, налоговая база, по которому определяется в соответствии с пунктом 6 статьи 210 НК РФ»;
- код дохода 2721 «Стоимость имущества, полученного в порядке дарения (за исключением имущества, полученного в порядке дарения, налоговая база по которому определяется в соответствии с пунктом 6 статьи 210 НК РФ)».
Согласно пункту 6 статьи 210 Налогового кодекса, налоговые базы, в отношении которых применяется налоговая ставка, предусмотренная пунктом 1.1 статьи 224 НК РФ, включают в себя перечисленные в пункте 6 статьи 210 Кодекса налоговые базы, каждая из которых определяется в отношении доходов физических лиц - налоговых резидентов РФ отдельно.
К указанным базам, в частности, относится налоговая база по доходам от продажи имущества, по доходам в виде стоимости имущества, полученного в порядке дарения (подп. 1 п. 6 ст. 210 НК РФ).
Значит, подарки работников - резидентов РФ нужно отражать по коду 2720.
По коду 2721 – если работники - получатели подарка не являются налоговыми резидентами РФ.
К кодам доходов 2720 и 2721 может быть применен налоговый вычет в сумме, не превышающей 4 000 рублей. Необлагаемую части стоимости подарка, не более 4 000 руб., обозначают специальным кодом вычета — 501 «Вычет из стоимости подарков, полученных от организаций и индивидуальных предпринимателей».
Например, налоговый нерезидент получил подарочный сертификат на сумму 8000 руб. В справке о доходах 8000 руб. указываем по коду 2721, и вычет 4000 с кодом 501.
Так разъяснила ФНС России в письме от 6 марта 2025 г. № БС-4-11/2480@.
Сроки выдачи справки о доходах работнику
Срок выдачи справки зависит от того, какой сотруднику запрашивает справку.
Справку о доходах и суммах налога физлица сотруднику нужно выдать в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Если работник расторгает трудовой договор, то работодатель обязан предоставить информацию о доходах в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Срок выдачи для другого физлица, которое получило доход от налогового агента, – в течение 30 дней с даты получения от него заявления.
Справка, предоставленная работодателем, не имеет срока действия. Она может подтверждать полученные доходы независимо от даты составления.
Способы выдачи справки о доходах
В Налоговом кодексе не установлены способы выдачи указанных справок. То есть справку можно выдать как на бумаге, так и в электронном виде.
Налоговики в письме от 2 сентября 2020 года № БС-4-11/14113@ разъясняют, что налоговый агент вправе самостоятельно определить способы такой выдачи. Главное, чтобы он не противоречил действующему законодательству.
Правила выдачи справки сотрудникам лучше прописать в отдельном приказе или локальном акте компании. В нем также укажите и о вариантах вручения справки работнику – лично, по почте, электронно.
Имейте в виду, получить готовые справки о доходах можно на сайте ФНС через личный кабинет (бесплатно). Документ можно скачать на свой компьютер в формате .pdf и .xml. Он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС.
Ответственность за несвоевременную выдачу справки о доходах
Налоговый кодекс не устанавливает ответственности налогового агента за невыдачу работнику справки о доходах. Но административную ответственность никто не отменял.
Если работник написал заявление на предоставление справки, а работодатель отказал, то инспекторы могут оштрафовать по пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Работодателю грозит административное предупреждение или штрафы в размере:
- от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и ИП;
- от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Есть также статья 5.39 КоАП РФ «Отказ в предоставлении информации». По этой статьей штраф предусмотрен для должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей.
Связаться с нами