Справка о доходах для работников

Справку о доходах вы должны выдать работнику в любой момент по его заявлению. Чаще всего это происходит в случае, если сотрудник увольняется в течение года. Также справки о доходах могут требовать банки, социальные службы и др.

По какой форме выдавать работникам справку о доходах

С 2021 года справки о доходах больше не передаются отдельными документами в ИФНС. Они включены в состав годовой формы 6-НДФЛ. 

В 2024 году форма справки о доходах для работников утверждена приказом ФНС России от 19 сентября 2023 года № ЕД-7-11/649@ (приложение № 4).

Справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах НДФЛ за предыдущие годы, выдаются по форме, действовавшей в соответствующий налоговый период.

В 2023 году форма справки о доходах для работников была утверждена приказом ФНС от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753 – приложение № 4.

Как заполнить справку о доходах

Справку заполняют на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ.

Справка о доходах работника содержит 6 разделов:

1)    сведения о налоговом агенте;

2)    сведения о физическом лице - получателе дохода;

3)    доходы, облагаемые по ставке .....%;

4)    стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты;

5)    общую сумму дохода и сумму налога;

6)    сумму дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога.

В разделе 1 заполняют сведения о налоговом агенте: его наименование, ИНН, КПП, код по ОКТМО.

В разделе 2 указывают данные о физическом лице: ИНН, Ф.И.О., статус налогоплательщика, дату рождения, гражданство и сведения о документе, подтверждающем личность.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается код согласно приложению № 5 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Для резидентов – код 1, для нерезидентов – код 2.

Код вида документа, удостоверяющего личность, нужно взять из приложения 6 к порядку, утвержденному приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Например, для паспорта гражданина РФ – код 21. Серию и номер документа указывайте без знака «№».

В разделе 3 заполняют информацию о доходах, выплаченных физлицу помесячно с кодами доходов. Также дополнительно нужно отразить сумму предоставленных вычетов. Коды выплат и вычетов утверждены приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@.

В разделе 4 справки отражают коды и суммы трех типов вычетов, которые налоговый агент предоставлял физическому лицу: стандартные, социальные и имущественные вычеты. Если вычеты не предоставлялись, то поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются. Дополнительные поля в этом разделе не предусмотрены.

Раздел 5 – это общий раздел. В этой части справки заполняют:

1) общую сумму дохода;

2) налоговую базу;

3) исчисленный и удержанный налог;

4) фиксированные авансовые платежи по НДФЛ;

5) сумму налога на прибыль для зачета;

6) налог, уплаченный в другой стране;

7) излишне удержанный НДФЛ.

Раздел 6 предназначен для отражения неудержанных сумм НДФЛ. Например, когда доход получен в натуральной форме. В разделе заполняют сумму дохода и неудержанный налог.

Сроки выдачи справки о доходах работнику

Срок выдачи справки зависит от того, какой сотруднику запрашивает справку.

Справку о доходах и суммах налога физлица сотруднику нужно выдать в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Если работник расторгает трудовой договор, то работодатель обязан предоставить информацию о доходах в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Срок выдачи для другого физлица, которое получило доход от налогового агента, – в течение 30 дней с даты получения от него заявления.

Справка, предоставленная работодателем, не имеет срока действия. Она может подтверждать полученные доходы независимо от даты составления.

Способы выдачи справки о доходах

В Налоговом кодексе не установлены способы выдачи указанных справок. То есть справку можно выдать как на бумаге, так и в электронном виде.

Налоговики в письме от 2 сентября 2020 года № БС-4-11/14113@ разъясняют, что налоговый агент вправе самостоятельно определить способы такой выдачи. Главное, чтобы он не противоречил действующему законодательству.

Правила выдачи справки сотрудникам лучше прописать в отдельном приказе или локальном акте компании. В нем также укажите и о вариантах вручения справки работнику – лично, по почте, электронно.

Имейте в виду, получить готовые справки о доходах можно на сайте ФНС через личный кабинет (бесплатно). Документ можно скачать на свой компьютер в формате .pdf и .xml. Он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС.

Ответственность за несвоевременную выдачу справки о доходах

Налоговый кодекс не устанавливает ответственности налогового агента за невыдачу работнику справки о доходах. Но административную ответственность никто не отменял.

Если работник написал заявление на предоставление справки, а работодатель отказал, то инспекторы могут оштрафовать по пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Работодателю грозит административное предупреждение или штрафы в размере:

• от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и ИП;
• от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.

Есть также статья 5.39 КоАП РФ «Отказ в предоставлении информации». По этой статьей штраф предусмотрен для должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей.