Компенсация при переезде на работу в другую местность

Если для выполнения служебных обязанностей по предварительной договоренности с работодателем работнику необходимо переехать на постоянное жительство в другую местность, работодатель должен выплатить ему компенсацию (ст. 169 ТК РФ).

Работодатель возмещает:

• расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
• и расходы по обустройству на новом месте жительства.

Такая ситуация может возникнуть, когда организация-работодатель переводит работника на работу в свое подразделение (филиал) в другом городе, то есть работодатель и работник состоят в трудовых отношениях.

Компенсацию начисляют на основании приказа руководителя организации-работодателя.

Приказ на компенсацию

Приказ может выглядеть так:

Конкретные размеры возмещения расходов при переезде в другую местность определяют в трудовом договоре.

Компенсация бюджетных работников

Для бюджетных работников в соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2003 года № 187 в сумму компенсации при переезде на работу в другую местность включают:

• стоимость проезда работника и членов его семьи до города, в котором расположена фирма или ее филиал (кроме случаев, когда фирма предоставляет для переезда собственный транспорт);
• расходы на оформление проездных документов;
• расходы за пользование в поезде постельными принадлежностями;
• расходы на провоз имущества (багажа) весом до 500 кг на работника;
• расходы на провоз имущества (багажа) весом до 150 кг на каждого члена семьи работника;
• расходы по обустройству работника на новом месте жительства в размере его месячного оклада по новому месту работы;
• расходы по обустройству членов семьи работника на новом месте жительства в размере 1/4 его месячного оклада по новому месту работы (выплачивается каждому члену семьи);
• суточные – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в пути.

Компенсацию в пределах норм, выплаченную работнику при переезде на работу в другую местность, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, страховыми взносами на ОСС, ОПС и ОМС, а также налогом на доходы физических лиц не облагают (ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 422 НК РФ).

Обязанности работодателя по возмещению расходов на аренду жилья работнику, в том числе при переезде его и членов его семьи, положениями Трудового кодекса РФ не установлено. Поэтому сумму компенсации стоимости аренды нужно облагать НДФЛ.

Если вы приглашаете на работу сотрудника, проживающего в другом городе, вы можете оплатить его расходы на переезд. Однако в этом случае у него возникает доход, облагаемый НДФЛ. Минфин России считает, что действие статьи 169 Трудового кодекса относительно того, что работодатель возмещает работнику расходы на его переезд в другую местность, распространяется только на случай переезда на другое место работы у этого же работодателя (письмо от 30 июня 2014 г. № 03-04-06/31385). Так, оплата организацией-работодателем стоимости проезда к месту работы нового работника является его доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ. А если высококвалифицированный специалист не является налоговым резидентом РФ, работодатель обязан удержать НДФЛ по ставке 30 %.

Минфин России в письме от 15 мая 2019 № 03-03-06/1/34736 отмечает, что компенсация фирмой своим работникам понесенных расходов, связанных с переездом в Российскую Федерацию, оформлением необходимых документов и оплатой сборов для получения возможности приступить к осуществлению трудовой деятельности на территории РФ в перечне необлагаемых НДФЛ доходов нет. Поэтому суммы такого возмещения облагаются НДФЛ.

Переезд работника за рубеж

Работодатель может компенсировать расходы работников, связанные с регистрацией в иностранном государстве, а также с оформлением и регистрацией национальных водительских прав.

Такие суммы возмещения не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они относятся к расходам по обустройству на новом месте жительства. То есть должно быть соблюдено условие, что такое возмещение производится в соответствии со статьей 169 Трудового кодекса.

Так разъяснил Минфин России в письме от 27 апреля 2024 г. № 03-04-06/40114.

Понесенные расходы компания может учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие разъяснения выпустили финансисты в письме от 15 мая 2013 года № 03-03-06/1/16789. Ту часть компенсации, которая положена членам семьи (оплата проезда, провоза багажа и пособия), выплачивают, если они переехали к работнику в течение года после того, как он получил жилье на новом месте.

Когда работник должен вернуть выплаченную компенсацию