Налоговый регистр по НДФЛ с 1 января 2025 года

В течение года бухгалтерия должна вести учет доходов, начисленных и выплаченных каждому работнику.  Формы, то есть регистры, в которых будут собираться необходимые сведения, организация разрабатывает самостоятельно. 

С 1 января 2025 года НДФЛ «подвергся» глобальным изменениям. Введена пятиступенчатая шкала налогообложения по НДФЛ.

Поэтому в налоговом регистре по НДФЛ в 2025 году должны быть отражены все ставки налога. Причем даже если у вас нет высокооплачиваемых работников (т.е. работников с зарплатой выше 200 000 руб. в месяц).

Таким образом, все работодатели без исключений должны утвердить новую форму налогового регистра по НДФЛ с 1 января 2025 года.

Какие сведения нужно включить в налоговый регистр по НДФЛ

В налоговом регистре должна быть следующая обязательная информация:

• сведения, которые позволят идентифицировать работодателя;
• сведения о физлице-налогоплательщике (Ф.И.О., ИНН, реквизиты документа, удостоверяющего личность);
• коды видов выплачиваемых доходов;
• суммы дохода и даты их выплаты;
• статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
• даты удержания и перечисления налога;
• сведения о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумма, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ.

Если в организации есть сотрудники, у которых часто меняется налоговый статус, целесообразно отдельно в регистре создать отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода. Это могут иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу.

Правила ведения налогового регистра по НДФЛ

Налоговый регистра помогает бухгалтеру вести учет доходов работников и правильно платить налог.

Помогают регистры также и с отчетами: расчет 6-НДФЛ и справки о доходах физлиц.

Поэтому при ведении регистра данные в нем нужно отражать помесячно и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• доходы – отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
• вычеты – отдельно по каждому коду.

Вести регистр нужно ежемесячно нарастающим итогом с начала года. 

Типовой формы налогового регистра нет. Вы можете самостоятельно разработать любую удобную вам форму, но учитывайте изменения, которые вступили в силу 1 января 2025 года.

При разработке новой формы регистра за основу можно взять прежнюю утвержденную в организации форму и добавить туда всю нужную информацию.

Также за основу можно взять утратившую силу карточки 1-НДФЛ, утв. приказом МНС от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583.

Разделы налогового регистра по НДФЛ с 1 января 2025 года

Раздел 1 – сведения о налоговом агенте

Здесь нужно отразить общие сведения о налоговом агенте:

• наименование;
• ИНН и КПП;
• Адрес.

Раздел 2 – сведения о физическом лице

Здесь отразите Ф.И.О., ИНН, реквизиты документа, удостоверяющего личность, гражданство, статус налогоплательщика.

Раздел 3 – расчет основной налоговой базы и суммы налога

Это раздел со сведениями налоговых баз налогового резидента РФ, в отношении которой применяются ставки, установленные п. 1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога.

Этот раздел включает несколько таблиц:

3.1. Расчет налоговой базы и суммы налога (здесь нужно учесть все налоговые базы и ставки НДФЛ)

3.2. Удержанный налог и налог, возвращенный налоговым агентом

3.3. Право на налоговые вычеты

Раздел 4 – расчет налога по ставке 30%

Здесь отразить нужно совокупность налоговых баз налогового нерезидента РФ, в отношении которой применяется ставка 30%, предусмотренная абз. 1 п. 3 ст. 224 НК РФ, и сумма налога.

В следующих разделах нужно отразить доходы.

Разделы 5 - 8 – отражение доходов работника

Раздел 5. Доходы налоговых нерезидентов РФ, облагаемые по ставкам, установленным в п. 3.1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога

Раздел. 6. Доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды) (п. п. 3, 3.1 ст. 214, п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Раздел 7. Доходы, облагаемые по ставке 35%, и сумма налога

Раздел 8. Доходы налогового резидента РФ, облагаемые по ставке 13%, предусмотренной п. 1.1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога.

Ответственность за отсутствие регистров по НДФЛ

Если налоговый агент не ведет налоговый учет по НДФЛ, инспекция может оштрафовать его за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. ст. 120, 216 НК РФ).

Размер штрафа составляет:

• 10 000 рублей – если нет регистров за один календарный год;
• 30 000 рублей – если нет регистров более чем за один календарный год.

Кроме того, если не представить налоговые регистры по требованию инспекции, может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый не представленный в установленный срок документ (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Должностных лиц организации могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Сроки хранения регистра по НДФЛ

Срок хранения налоговых регистров – пять лет.

Так установлено п. 311 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236.