Начисление и уплата страховых взносов

Организация обязана вести учет доходов, которые она выплачивает работникам, а также сумм начисленных страховых взносов (п. 4 ст. 431 НК РФ). Делать это нужно в специальных карточках-регистрах. Имейте в виду, что на каждого работника нужен отдельный регистр.

Учет доходов работников

В карточке учета ежемесячно отражают выплаты в течение всего расчетного периода (календарного года). Исходя из них организации и предприниматели исчисляют ежемесячные страховые платежи.

В карточке индивидуального учета фиксируют все выплаты, отражают не облагаемые взносами суммы, а также рассчитывают базу страховых взносов и суммы самих страховых взносов.

Форма карточки не является обязательной для применения, так как порядок ее заполнения официально не определен. Поэтому вы можете вносить свои коррективы и дополнения при ее заполнении, соблюдая при этом требования законодательства.

Сумма страховых взносов, подлежащая перечислению, определяется в рублях и копейках (п. 5 ст. 431 НК РФ).

При этом их нужно правильно округлять, особенно в случаях, когда заработная плата работникам начисляется с копейками. Как правильно посчитать базу страховых взносов и сумму к уплате?

Для страховых взносов порядок округления прописан в статье 431 НК РФ. Согласно данной статье сумма страховых взносов, подлежащая перечислению, исчисляется исходя из базы, начиная с расчетного периода, и тарифа страховых взносов за вычетом сумм уже уплаченных страховых взносов. Поясним на примере.

Базу для начисления страховых взносов определяют как сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных за расчетный период в пользу работника.

Отдельно нужно указывать размер дополнительного тарифа взносов, если компания их уплачивает по результатам специальной оценки условий труда. Тогда в форму карточки включите страницу «Карточка учета сумм выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, занятого на соответствующих видах работ, указанных в подпунктах 1 - 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» за ______ год».

Карточка индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов

Скачать образец

Суммы начисленных взносов отражайте по дебету тех же счетов бухгалтерского учета, на которых отражается начисление заработной платы и других доходов работникам вашей компании.

Суммы начисленных страховых взносов учитывают на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

До 2023 года к счету 69 необходимо было открыть субсчета:

• 69-1 «Расчеты по социальному страхованию»;
• 69-2 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию»;
• 69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».

С 1 января 2023 года ФСС и ПФР объединены в единый Социальный фонд Росси (Фонд социального и пенсионного страхования РФ).

Так как в Социальный фонд зачисляется взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то можно открыть два субсчета:

• 69-1 «Расчеты с Социальным фондом по обязательным страховым взносам»;
• 69-2 «Расчеты с Социальным фондом по взносам на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Для организаций, которые продолжают свою деятельность, к счету 69 необходимо иметь субсчета:

• 69-1 «Расчеты по социальному страхованию» – для учета расчетов по обязательному социальному страхованию (по взносам, начисленным до 2023 года);
• 69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению» – для учета расчетов по обязательному пенсионному страхованию (по взносам, начисленным до 2023 года);
• 69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию» – для учета расчетов по обязательному медицинскому страхованию (по взносам, начисленным до 2023 года).
• 69-4 «Расчеты по обязательному страхованию» – для учета расчетов по обязательному страхованию по взносам, начисленным начиная с 2023 года.

Субсчет 69-1 счета 69 разбивается на два субсчета второго порядка:

• 69-1-1 «Расчеты по взносам на обязательное социальное страхование»(по взносам, начисленным до 2023 года);
• 69-1-2 «Расчеты по взносам на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний».

В течение года вы должны ежемесячно уплачивать обязательные платежи по взносам.

Перечисление обязательных ежемесячных платежей учитывайте по дебету счета 69:

ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

– перечислены страховые взносы на обязательное социальное страхование;

В течение расчетного периода компании уплачивают страховые взносы в виде ежемесячных обязательных платежей. Как и большинство налогов, их нужно перечислять единым налоговым платежом. 

Платить нужно страховые взносы единой суммой за месяц в срок не позднее 28-го числа следующего календарного месяца (п. 3 ст. 431 НК РФ).

Уведомление по страховым взносам

До 25 числа, т.е. перед перечислением страховых взносов, в ИФНС нужно направить Уведомление об исчисленных налогах, страховых взносов и сборов. 

Это уведомление подается в налоговую, если срок уплаты страховых взносов наступает раньше, чем срок сдачи расчета по страховым взносам.

Срок сдачи Уведомления по страховым взносам. Таблица

Обратите внимание, что за март, июнь, сентябрь и декабрь уведомления не нужны, так как суммы обязательств за эти месяцы подаются в расчете по страховым взносам.

Сроки сдачи уведомления по страховым взносам и НДФЛ. Таблица

Скачать таблицу

Приоритет страховых взносов в очередности списания платежей с ЕНС

Страховые взносы, как и НДФЛ, списывают с ЕНС и распределяют по бюджетам в первую очередь.

Приоритет списания означает, что учтенные на ЕНС средства в первую очередь погашают недоимку по НДФЛ и страховым взносам, во вторую очередь – текущие платежи по НДФЛ и страховым взносам с момента возникновения обязанности по его перечислению налоговым агентом.

И только потом средства на ЕНС будут учитываться в счет недоимки по иным налогам, сборам, взносам.

Для списания денег с ЕНС нужно досрочно подать Уведомление об исчисленных страховых взносах.

При досрочной сдаче уведомления о сумме, исчисленных страховых взносов, средства спишут с ЕНС, не дожидаясь 28-го числа месяца. Так же, как и в случае с НДФЛ.

Таким образом, при наличии на ЕНС положительного сальдо деньги в оплату страховых взносов будут списываться до наступления 28 числа. А именно – не позднее дня, следующего за днем поступления в налоговый орган уведомления по взносам или РСВ.

Если вы одновременно подадите уведомления по НДФЛ и по взносам, налоговая сначала зачтет НДФЛ, затем – страховые взносы.

Как заплатить страховые взносы за декабрь 2026 года

В декабре страховые взносы можно заплатить сразу за два месяца: за ноябрь и за декабрь. 

До 25.12.2026 г. работодатели должны подать уведомление об исчисленных суммах страховых взносов за ноябрь, а уплатить их – не позднее 28.12.2026. 

Если вы решили страховые взносы за декабрь заплатить в декабре, до 30 декабря, то их уплату нужно отразить в Уведомлении. Если они уплачены до 25 декабря, то страховые взносы за ноябрь и декабрь можно отразить в одном Уведомлении. 

Это значит, в том Уведомлении, которое вы подаете до 25 декабря, отразите суммы так:

1. сначала необходимо указать сумму страховых взносов за ноябрь. В поле «Отчетный (налоговый) период (код)/Номер месяца (квартала)»:

• в первой части поля – код периода. Четвертому кварталу присвоен код «34»;
• во второй части поля – порядковый номер месяца внутри его квартала. При заполнении уведомления по страховым взносам за ноябрь необходимо указать код «02».

2. затем в этом же уведомлении  следует отразить сумму страховых взносов за декабрь, указав в поле «Отчетный (налоговый) период (код)/Номер месяца (квартала)»:

• в первой части поля – код периода «34»;
• во второй части поля – порядковый номер месяца внутри его квартала («03»).

Если же страховые взносы уплачены в период с 25 до 30 декабря 2026 года, то их нужно отразить в одном Уведомлении с НДФЛ, которое нужно сдать в последний рабочий день 2026 года. Это 30 декабря 2026 г. 

ФНС России в письме от 18 ноября 2024 г. № БС-4-11/13083@ разъяснила особенности отражения страховых взносов и НДФЛ в уведомлениях об исчисленных суммах в декабре 2025 года.

Так, при уплате в декабре в составе ЕНП сумм страховых взносов, исчисленных за декабрь, для зачета указанных сумм нужно в декабрьском уведомлении указать в отношении таких сумм код отчетного периода 34/03. В этом же уведомлении налоговым агентам следует отразить сумму исчисленного за период с 23 по 31 декабря 2026 года НДФЛ с указанием кода отчетного периода 34/13.

ИФНС должна распределить суммы не позднее дня, следующего за днем поступления в налоговый орган таких уведомлений.

Как заполнить платежное поручение по страховым взносам

Платежное поручение на уплату налога, сбора, страховых вносов нужно заполнять согласно приказу Минфина от 12 ноября 2013 года № 107н.

Платить страхове взносы нужно только единым налогом платежом.

В платежном получении на ЕНП нужно указать единые реквизиты Тульского казначейства (Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по управлению долгом).

При заполнении платежки на ЕНП вы указываете (укажем самые важные):

• получатель – Казначейство России (ФНС России);
• в поле 101 «Статус плательщика» – код 01
• код КБК – 18201061201010000510
• в полях 105 - 109 - нули
• в поле «Назначение платежа» - Единый налоговый платеж.

Какой период указывать в платежном поручении и уведомлении. Таблица

Если организация переплатила страховые взносы (или налоговая инспекция излишне взыскала с нее страховые взносы), их можно вернуть или зачесть в счет предстоящих платежей.

Порядок зачета (возврата) излишне уплаченных сумм страховых взносов зависит от вида взносов и периода, за который образовалась переплата.

Администрирование страховых взносов, в том числе возврат и зачет, осуществляет налоговая инспекция по правилам статей 78 и 79 Налогового кодекса.

Вот главные правила:

• cумма излишне уплаченных страховых взносов подлежит зачету по соответствующему виду взносов. То есть переплату медицинских взносов зачесть в счет недоимки по пенсионным взносам не разрешено;
• возвращать переплату будут только после погашения имеющейся задолженности по соответствующим пеням и штрафам;
• сумму излишне уплаченных (взысканных) взносов на ОПС нельзя будет вернуть, только если по информации территориального органа ПФР эта сумма уже учтена в индивидуальной части тарифа страховых взносов на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, которому на момент представления заявления о возврате уже назначена страховая пенсия (п. 6.1 ст. 78 НК РФ).

При осуществлении зачета или возврата сумм излишне уплаченных (взысканных) взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, пеней и штрафов нужно применять формы документов, утвержденные приказом ФСС России от 17 ноября 2016 года № 457.

Для возврата или зачета переплаты по остальным страховым взносам применяются формы, утвержденные приказом ФНС России от 17 августа 2021 года № ЕД-7-8/757@, которые действуют с 23 октября 2021 года. Электронный формат данных форм утвержден приказом ФНС России от 18 марта 2019 г. № ММВ-7-8/137@.

В некоторых случаях можно задержать уплату страховых взносов, перенеся ее на более поздний срок. Для этого фирма должна попросить налоговую инспекцию об отсрочке или рассрочке. Получив ее, она может отложить расчеты на срок не более года. Заявление об отсрочке страховых взносов нужно представлять в налоговую инспекцию.

При отсрочке взносы уплачивают единовременно после ее окончания, а при рассрочке – постепенно в течение всего периода рассрочки по заранее согласованному графику.

Основания для получения отсрочки (рассрочки) по уплате страховых взносов приведены в пункте 2 статьи 64 Налогового кодекса. Вот эти случаи:

• причинение плательщику взносов ущерба в результате стихийного бедствия, технологической катастрофы или иных обстоятельств непреодолимой силы;
• непредоставление (недоведение) бюджетных ассигнований и (или) лимитов бюджетных обязательств плательщику в объеме, достаточном для своевременного исполнения обязанности по уплате взносов, а также неперечисление плательщику денежных средств, в том числе в счет оплаты оказанных услуг (выполненных работ, поставленных товаров) для государственных, муниципальных нужд из бюджета в объеме, достаточном для своевременного исполнения обязанности по уплате взносов;
• сезонный характер производства и (или) реализации плательщиком взносов товаров, работ или услуг;
• угроза возникновения признаков несостоятельности (банкротства) в случае единовременной уплаты им налога;
• невозможность единовременной уплаты страховых взносов, пеней и штрафов, подлежащих уплате по результатам налоговой проверки, до истечения срока исполнения направленного требования.

Чтобы предоставить отсрочку или рассрочку из-за угрозы возникновения банкротства, налоговый орган проведет анализ финансового состояния фирмы. Такой анализ налоговики производят по специальной методике, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 26 июня 2019 г № 382.

Отсрочка или рассрочка по причине чрезвычайной ситуации или недофинансирования из бюджета бесплатна.Если же вам дали отсрочку или рассрочку по причине сезонного характера производства, то фирме придется заплатить за это проценты. Их размер равен 1/2 ставки рефинансирования Банка России за весь период отсрочки (рассрочки).

Отсрочка (рассрочка) по уплате страховых взносов предоставляется в отношении всей заявленной суммы по одному виду и (или) по нескольким видам обязательного страхования.

Отсрочка (рассрочка) по уплате взносов на обязательное пенсионное страхование предоставляется только по страховым взносам на финансирование страховой пенсии. Но при этом на день подачи заявления на отсрочку не должно быть задолженности по взносам на финансирование накопительной пенсии.

Отсрочка (рассрочка) по уплате страховых взносов не предоставляется, если в отношении плательщика:

1. ведется производство по делу о нарушении законодательства о страховых взносах либо по делу об административном правонарушении в области страхования;
2. в течение трех лет, предшествующих дню подачи заявления о предоставлении отсрочки (рассрочки) по уплате взносов (пеней, штрафов), компетентным органом было вынесено решение о прекращении действия ранее предоставленной отсрочки (рассрочки) в связи с нарушением условий ее предоставления.

Чтобы получить отсрочку или рассрочку нужно подать соответствующее заявление. К заявлению нужно приложить обязательство о соблюдении условий, на которых принимается решение о предоставлении отсрочки (рассрочки). Заявление для предоставление отсрочки утверждена приказом ФНС России от 30 ноября 2022 г. № ЕД-7-8/1134@.

Заявление о предоставлении отсрочки (рассрочки) налогов

Скачать образец

К заявлению нужно приложить следующие документы:

1. справки банков о ежемесячных оборотах денежных средств за каждый месяц из предшествующих подаче указанного заявления шести месяцев по счетам этого лица в банках, а также о наличии его расчетных документов, помещенных в соответствующую картотеку неоплаченных расчетных документов, либо об их отсутствии в этой картотеке;
2. справки банков об остатках денежных средств на всех счетах этого лица в банках;
3. обязательство плательщика страховых взносов, предусматривающее на период предоставления отсрочки (рассрочки) соблюдение условий, на которых принимается решение о предоставлении указанной отсрочки (рассрочки), а также предполагаемый плательщиком взносов график погашения задолженности;
4. документы, подтверждающие наличие оснований предоставления отсрочки (рассрочки).

Чтобы на неуплаченные страховые взносы все это время не начислялись пени, вы вправе подать ходатайство о приостановке уплаты суммы задолженности. Специальной формы ходатайства нет, поэтому написать его вы можете в произвольной форме.

После рассмотрения ваших документов в течение 30 рабочих дней инспекция должна принять решение предоставить вам отсрочку (рассрочку) или отказать в ней с изложением причин отказа.Копию этого документа вам должны отправить в течение трех дней со дня принятия решения.

Решение о предоставлении отсрочки (рассрочки) должно содержать указание суммы задолженности, вида обязательного социального страхования, по которому предоставляется отсрочка (рассрочка), сроков и порядка уплаты суммы задолженности, а также сумму начисляемых процентов.

Действие отсрочки (рассрочки) заканчивается по истечении ее срока. Но оно может быть прекращено и досрочно.

Фирма может досрочно уплатить страховые взносы, чтобы больше не платить проценты. Но вас могут лишить отсрочки (рассрочки), если фирма, например, нарушает ее условия.

Извещение об отмене решения об отсрочке (рассрочке) фирме направляется по почте заказным письмом в течение пяти дней со дня принятия решения. Такое извещение считается полученным по истечении шести дней со дня направления заказного письма.

Если вас лишили отсрочки (рассрочки), то в течение одного месяца после этого вы обязаны уплатить страховые взносы и начисленные к тому моменту проценты. Кроме того, вам придется уплатить на эту сумму пени со дня, следующего за днем получения решения, по день уплаты взносов и процентов.