.
^ Наверх

Вы работаете в бераторе в режиме ограниченного доступа. Для вас скрыта часть разделов и сервисов. Чтобы открыть для себя все возможности бератора, оформите подписку.

Компенсация проезда в отпуск и обратно для работников Крайнего Севера

Последний раз обновлено:

Лица, работающие на Севере, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, которые установлены ТК РФ, другими федеральными законами и иными правовыми актами РФ (ст. 313 ТК РФ).

Одной из таких гарантий является компенсация оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Такое право устанавливает статья 325 Трудового кодекса РФ.Предоставлять эту гарантию работникам обязаны работодатели, которые находятся в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Но положены ли работнику компенсации как северянину зависит от того, где он фактически трудится. Местонахождение компании-работодателя вторично.

Право на компенсацию расходов на проезд к месту отпуска и обратно возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации. Следовательно, права на первую выплату компенсации возникает уже через 6 месяцев непрерывной работы в компании.

Обратите внимание, что работодатель может оплатить билеты на поезд или самолет других неработающих членов его семьи. Но это нужно отразить в локальном документе организации. Члены семьи, на которых распространяются льготы – это неработающие супруг и несовершеннолетние дети, проживающие вместе с работником.

Размер компенсации проезда в отпуск и обратно для работников-«северян»

Конкретных правил оплаты дороги в отпуск «северянам» нет. Поэтому их фирмы определяют самостоятельно.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно необходимо прописать в коллективных или трудовых договорах либо в локальных нормативных актах.

Если размер компенсации по расходам на проезд к отпуску и обратно работникам – «северянам» не установить, то при возникновении спора о ее выплате, суды по аналогии применят положения статьи 325 Трудового кодекса и Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 года № 455.

То есть, компенсацию присудят выплатить в размерах, установленных для работников бюджетных организаций (абз. 5 раздела 6 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26 февраля 2014 года).

Компенсация 1 раз в 2 года или чаще?

Компенсировать расходы на проезд и провоз багажа работников нужно 1 раз в 2 года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). 

Но компании вправе выплачивать компенсацию чаще. Для этого им нужно внесите соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.

Что отразить в договоре:

  • виды отпусков (кроме ежегодного), когда работник вправе попросить компенсацию проезда (например, отпуск за свой счет, детские отпуска);
  • документы, подтверждающие, что родственник не работает (трудовая книжка, справка из центра занятости);
  • 30 кг — вес багажа, который работник может провести за счет работодателя;
  • количество поездок за счет работодателя (можно предусмотреть ежегодную компенсацию);
  • вид транспорта, проезд на котором работодатель не компенсирует (например, такси);
  • форму заявления о возмещении расходов;
  • документы, необходимые для получения компенсации (списки для личного автомобиля, ж/д и авиатранспорта).

Работники-северяне могут отдыхать и заграницей. Но работодатель компенсирует стоимость билетов частично, до государственной границы. Обратный маршрут оплачивается по таким же правилам.

Обратите внимание: работники, которые не воспользовались правом на указанную компенсацию в 2020 - 2021 годах из-за ограничительных мер, связанных с коронавирусом, могут реализовать это право в 2022 году. Постановление Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887, постановление Правительства РФ от 22 ноября 2021 года № 2004.

На детей работника, которым в 2020–2021 годах исполнилось 18 лет, также распространяется право на компенсацию в 2022 году.

Одновременно устанавливаются случаи, когда уже полученная в 2020-2021 гг. работником компенсация не возвращается, если работник не уехал к месту проведения отпуска из-за ограничительных мер. Так, например, работник не должен возвращать компенсацию, если перевозчик продлил действие билетов на следующий год или не вернул за них деньги работнику.

Расходы на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска не компенсируют, если работник находится:

  • в отпуске по беременности и родам;
  • в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
  • в отпуске без сохранения заработной платы;
  • в ежегодном оплачиваемом отпуске с последующим увольнением.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации «северянину» проезда к месту отпуска и обратно

Согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса, не облагается НДФЛ оплата стоимости проезда работников-«северян» в отпуск и обратно, которая производится в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами регионов.

Согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса, не облагается страховыми взносами данная компенсация, если она произведена в соответствии с законодательством. 

Для «северян» оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно является компенсацией, предусмотренной законодательно. Поэтому со всей суммы компенсации расходов на проезд не нужно удерживать НДФЛ и страховые взносы.

Условия для освобождения от НДФЛ сумм компенсации расходов на проезд к месту отпуска работникам – «северянам» перечислены в абзаце 10 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса. Об этом напомнил Минфин в письме от 24 августа 2021 года № 03-04-05/67981.

Так, не надо удерживать НДФЛ при оплате работодателем, расположенным в районах Крайнего Севера, проезда к месту отпуска и обратно: 

  • стоимости проезда работника в пределах РФ к месту проведения отпуска и обратно;
  • стоимости провоза багажа работником весом до 30 кг; 
  • стоимости проезда неработающих членов семьи работника – мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником; 
  • стоимости провоза багажа весом до 30 кг неработающих членов семьи работника.

НДФЛ и взносы, если отпуск за рубежом

При этом, если работник едет в отпуск за границу, то НДФЛ и страховыми взносами не облагают стоимость его проезда или перелета, рассчитанную от места отправления до пункта пропуска через границу РФ, в том числе до международного аэропорта, в котором работник проходит пограничный контроль (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).

Это оплата расстояния от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ. При авиаперелете это расстояние до пункта пропуска через государственную границу РФ, то есть до международного аэропорта РФ.

Минфин в письме от 7 апреля 2023 г. № 03-04-05/31271 отмечает, что законодательством не установлена возможность применения значений ортодромических расстояний от международных аэропортов РФ до зарубежных аэропортов для целей определения размера произведенных расходов работников.

Что делать, если куплен единый билет, в котором не выделена стоимость перелета по различным участкам.

Минфин России в письме от 29 апреля 2022 г. № 03-04-06/39938 разъяснил, как посчитать процентное соотношение «российского» расстояния в едином билете в отпуск за рубеж.

Так, часть маршрута до пункта пропуска через Государственную границу РФ может определяться пропорционально исходя из расстояния между городом отправления и городом, в аэропорту которого был пройден пограничный контроль в пункте пропуска, в общем расстоянии всего маршрута.

После расчета пропорции, результат нужно умножить стоимость единого билета. Таким образом будет выявлена стоимость перелета в пределах РФ.

Данные о расстоянии между пунктами лучше запросить у транспортной организации.

Если же организация компенсировала работнику полную стоимость до зарубежного аэропорта, но выделить из общей стоимости авиабилета цену перелета от места отправления до пункта пропуска через государственную границу не смогла, то такая компенсация от НДФЛ не освобождена. 

Нужны ли документы на членов семьи?

Перечня документов, подтверждающих факт совместного проживания работника и неработающих членов его семьи, Налоговый кодекс не устанавливает.

Минфин России в письме от 1 ноября 2022 года № 03-04-05/106254 отмечает, что фактическое проживание подтверждают документы о регистрации по месту жительства (пребывания), а также любые иные документы, подтверждающие факт совместного проживания работника и неработающих членов семьи.

Можно ли проезд в отпуск работнику-«северянину» компенсировать каждый год

По общему правилу компенсировать расходы на проезд и провоз багажа работников нужно 1 раз в 2 года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Но компании вправе чаще выплачивать компенсацию расходов на проезд к месту отпуска и обратно. Например, ежегодно. 

Для этого внесите соответствующее положение в коллективный, трудовой договор либо в локальный нормативный акт. При этом отразите:

  • виды отпусков (кроме ежегодного), когда работник вправе попросить компенсацию проезда (например, отпуск за свой счет, детские отпуска);
  • документы, подтверждающие, что родственник не работает (трудовая книжка, справка из центра занятости);
  • 30 кг — вес багажа, который работник может провести за счет работодателя;
  • количество поездок за счет работодателя (можно предусмотреть ежегодную компенсацию);
  • вид транспорта, проезд на котором работодатель не компенсирует (например, такси);
  • форму заявления о возмещении расходов;
  • документы, необходимые для получения компенсации (списки для личного автомобиля, ж/д и авиатранспорта).

НДФЛ с компенсации проезда в отпуск работнику-«северянину», выплачиваемой ежегодно

Установленное в коллективном, трудовом договоре или ЛНА условие по оплате проезда 1 раз в год устанавливает более благоприятные условия труда работникам, что соответствует положению части 8 статьи 325 Трудового кодекса. Следовательно, никаких нарушения законодательства в данном случае не возникает.

По мнению Минфина России, при оплате работодателем работникам стоимости проезда к месту проведения отпуска, производимой чаще 1-го раза в 2 года в соответствии с коллективным, трудовым договором, ЛНА организации, следует руководствоваться решениями судебных органов, предусматривающими освобождение от обложения НДФЛ указанных выплат. К такому выводу чиновники пришли в письме от 20 февраля 2017 года № 03-04-06/10021.




Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.