Расчет 6-НДФЛ: практические ситуации

Последний раз обновлено:

В связи с введением ЕНП и новых сроков уплаты НДФЛ с отчетности за первый квартал 2024 года ввели новую форму расчета 6-НДФЛ. Вопросов по заполнению новой формы очень много. 

Что учитывать при заполнении 6-НДФЛ за 2024 год

Расчет 6-НДФЛ за 2024 год состоит из:

• титульного листа;
• раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента». В нем нужно отражать суммы НДФЛ по срокам перечисления налога;
• раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных суммах НДФЛ». Здесь нужно отражать обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года;
• Приложения № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» на всех работников.

В разделе 1 расчета суммы НДФЛ распределены именно по сроку перечисления налога.

Строка 020 – это общая сумма перечисленного НДФЛ нарастающим итогом. Строки 021 – 026 нужно заполнить суммы налога, удержанного по срокам перечисления. Для годового отчета это:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 по 22 октября;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 по 31 октября;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 по 22 ноября;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 по 30 ноября;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 по 22 декабря;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 по 31 декабря.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражается зарплата или авансы, выплаченные в отчетном периоде, независимо от того, за какой месяц она выплачивается.

По декабрьской зарплате есть два варианта выплаты:

• выплачена в конце декабря;
• выплачена в январе.

Так, зарплата за декабрь 2024 года, выплаченная в январе, в отчет 6-НДФЛ за 2024 год не попадает. Такую зарплату нужно отражать уже в отчете 6-НДФЛ за первый квартал 2025 года.

Как в 6-НДФЛ отразить зарплату, выплаченную в конце декабря 2024 года

Если часть зарплаты работникам выплачивается с 23 по 30 (31) число месяца, то при заполнении расчет 6-НДФЛ за 2024 год нужно учесть следующее.

Если зарплата за декабрь 2024 года выплачена 27 декабря, то НДФЛ должен быть перечислен до 28 декабря 2024 года (последний рабочий день года). Этот НДФЛ попадает в раздел 1 расчета 6-НДФЛ. А именно, в строку 026.

В строке 026 указывайте НДФЛ, удержанный с 23 по 31 декабря, по которому срок сдачи уведомления и срок уплаты налога – 28 декабря.

С заполнением раздела 2 учитывайте, что в расчете за 2024 год зарплата за декабрь попадает в поля 120 и 131 Раздела 2, а НДФЛ с нее – в поля 140 и 160.

Строка 140 – это обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Обратите внимание, здесь отразите налог, исчисленный за период с 1 января 2024 по 30 сентября 2024 года.

Строка 160 – это общая сумма удержанного НДФЛ по всем работникам по соответствующей ставке. В этой строке раздела 2 указывают сумму удержанного налога за отчетный период.

Строки 161 – 166 – сумма НДФЛ, удержанного по срокам перечисления. 

Как и в каком 6-НДФЛ отражать выдачу декабрьского подарка, если налог удержан в январе 2024 года?

Рассмотрим такую ситуацию.

Работнику в декабре 2023 года был выдан подарок. Но до конца декабря 2023 года у работника не было больше выплат, с которых можно было удержать НДФЛ с подарка. Поэтому НДФЛ с подарка был удержан только в январе 2024 года при выплате первой половины заработной платы за январь.

Напомним, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ доходы в виде стоимости подарков, полученных физлицами от организаций или ИП, не превышающие 4 000 рублей за налоговый период. Если подарок дороже 4000 руб., это доход в натуральной форме.

Так, если НДФЛ работодатель удержал только в январе 2024 года, то такой доход должен быть отражен и годовом отчете 6-НДФЛ за 2023 год и отчете 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

Так, доход в натуральной форме в виде подарка от организации-работодателя и НДФЛ нужно отразить в 6-НДФЛ за 2023 год следующим образом:

• в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 2023 год этот подарок не попадает;
• в разделе 2 подлежат заполнению, в частности, поля 110 и 140. При этом поля 160 и 170 не заполняются.
• в Приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2023 год.

Годовой отчет нужно сдать по форме, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Кроме того, сумма НДФЛ с указанного дохода подлежит отражению в расчете 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года. А именно, нужно заполнить строки 020, 021 раздела 1 и строка 160 раздела 2.

С отчета за первый квартал 2024 года отчет 6-НДФЛ нужно сдавать по новой форме. Новая форма 6-НДФЛ направлена приказом от 19 сентября 2023 г. N ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 9 января 2024 г. № ЕД-7-11/1@.

Эту ситуацию разъяснила ФНС России в письме от 21 февраля 2024 г. № БС-4-11/1945@.

Отпускные в расчете 6-НДФЛ

НДФЛ с отпускных нужно удерживать и перечислять, как и при выплате заплаты.

Датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме. Это относится и к отпускным.

Значит, НДФЛ с отпускных нужно удержать в день выплаты, а перечислить в общие установленные сроки.

Пример. Уплата НДФЛ с отпускных в 2024 году

С 27 марта 2024 года Иванов уходит в отпуск на 7 дней. Ему начислены отпускные в размере 29 000 руб. НДФЛ составит 3770 руб.

Отпускные выплачены работнику 22 марта. Удержанный НДФЛ в сумме 3770 руб. нужно перечислить в бюджет не позднее 5 апреля. Уведомление по этому удержанному НДФЛ нужно подать до 3 апреля.

Отпускные и НДФЛ с них должны попасть в тот расчет 6-НДФЛ, когда они выплачены, т.е. важна дата выплаты. Например, если отпускные выплачены в марте, а сам отпуск у работника в апреле, то такие отпускные должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года. 

Отпускные в разделе 1 расчета 6-НДФЛ

В разделе 1 важная строка 020. Это перечисленный НДФЛ нарастающим итогом. У данной строки свои «подстроки» по срокам перечисления.  Для первого квартала 2024 года это:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 января по 22 января;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 января по 31 января;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 февраля по 22 февраля;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 февраля по 28 (29) февраля;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 марта по 22 марта;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 марта по 31 марта.

Таким образом, НДФЛ с отпускных должен попасть в строку 020 и соответствующую «подстроку» по сроку перечисления.

Отпускные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ

Раздел 2 – это обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом.

Сумма отпускных и НДФЛ с них попадает в следующие строки раздела 2:

• строка 120 – это общая по всем лицам сумма полученного дохода нарастающим итогом. Сюда попадают, в частности, и суммы всех отпускных;
• строка 140 – общая по всем лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с отпускных;
• строка 160 – общая сумма налога удержанная, нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с отпускных;
• строки 161 – 166 – НДФЛ по срокам перечисления.

Вот основные строки раздела 2 формы 6-НДФЛ, куда должны попасть отпускные и НДФЛ с них. 

Как в 6-НДФЛ отразить выплаченный долг по зарплате

ФНС России в письме от 14 февраля 2023 г. № ЗГ-3-11/2128@ разъяснила, как правильно отразить в 6-НДФЛ задолженность по заработной плате за прошлые периоды.

Как мы уже знаем, в отчете отражать нужно только те суммы дохода, которые фактически выплачены и получены физлицами. Зарплата, которая фактически не выплачена работникам организации (сумма задолженности по заработной плате), не отражают в отчете 6-НДФЛ.

Если заработная плата за выполнение трудовых обязанностей в одном налоговом периоде выплачивается в другом налоговом периоде, то такой доход относится к другому налоговому периоду.

Значит, сумма задолженности по заработной плате за 2022 или 2023 год, выплаченная работникам организации в 2024 году, относится к доходам налогового периода 2024 года.

Поэтому ее нужно отразить: 

• в расчете 6-НДФЛ за соответствующий период 2024 года, 
• а также в приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2024 год.

Кроме того, чтобы исключить суммы заработной платы, фактически не выплаченной работникам организации, необходимо внести соответствующие изменения в расчет 6-НДФЛ за 2022 или 2023 год и представить уточненный расчет 6-НДФЛ за этот период.

Излишне удержанный НДФЛ: как заполнить строку 180 в отчете 6-НДФЛ

Излишне удержанный НДФЛ может возникнуть по разным причинам: бухгалтер допустил ошибку, у работника изменился налоговый статус, работнику не предоставили налоговый вычет, перерасчет отпускных и т.д. Для сумм такого НДФЛ есть свои правила отражения в отчете 6-НДФЛ.

Когда появляется отрицательный НДФЛ есть два варианта: либо вернуть переплату, если сотрудник напишет заявление, либо зачесть при последующих выплатах (ст. 231 НК РФ).

Если остался остаток налога после зачета, то его нужно показать по строке 180 раздела 2 формы 6-НДФЛ. Также эта сумма попадет в Справку о доходах работника.

Правила отражения излишне удержанного НДФЛ в отчете 6-НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ излишне удержанный налог отражают:

• в строках 020–026 – удержанные суммы НДФЛ без уменьшения на возвращенный налог;
• в строках 030–036 – возвращенный налог;
• в строке 160 – удержанный НДФЛ без уменьшения на излишне удержанные и возвращенные суммы;
• в строке 180 – сумму излишне удержанного НДФЛ, если излишне удержанный налог не вернули. Эта сумма излишне удержанного НДФЛ, которая числится на последний день отчетного периода;
• в строке 190 – сумму НДФЛ, которую вернули с начала года.

Обратите внимание: возвращенный налог включают в строки 030–036 раздела 1 и строку 190 раздела 2 расчета за период, в котором его вернули. Строку 180 раздела 2 корректируют на сумму возвращенного налога.

Излишне удержанный НДФЛ прошлого года

Излишне удержанный НДФЛ 2023 года, обнаруженный в 2024 году, нужно вернуть. Для этого с сотрудника нужно взять заявление на возврат налога.

Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ, зачет возможен только в пределах текущего налогового периода. Поэтому в данном случае возврат НДФЛ нужно делать обязательно.

Если возврат провели до сдачи годового 6-НДФЛ, то в поле 180 будет ноль (0).

Если же отчет 6-НДФЛ за 2023 год уже сдан, то нужно подавать корректировку 6-НДФЛ.

Строка 180 раздела 2 в отчете 6-НДФЛ

Строка 180 «Сумма налога, излишне удержанная» расположена в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.

Строка 180 в расчете 6-НДФЛ предназначена для указания в ней излишне удержанного НДФЛ, если он еще не возвращен работнику. Причем отражать нужно обобщенные суммы по всем работникам и нарастающим итогом.

Если налог возвращен, то он уже попадает в строку 190.

Обратите внимание: данная строка предусмотрена как в старой форме, по которой сдавали 6-НДФЛ за 2023 года, так и в новой форме, которую нужно применять с первого квартала 2024 года. 

6-НДФЛ при перерасчете НДФЛ в связи с предоставлением стандартного вычета

ФНС России в письме от 5 июня 2024 г. № ЗГ-2-11/8468 разъяснила как отражается в расчете 6-НДФЛ перерасчет НДФЛ из-за налогового вычета.

Спорными строками являются 180 и 190 раздела 2 отчета 6-НДФЛ.

Строка 180 – это сумма налога, излишне удержанная. В ней указывают общую сумму НДФЛ, излишне удержанную налоговым агентом, а также сумму переплаты НДФЛ, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса.

Строка 190 – это сумма налога, возвращенная налоговым агентом. В ней указывают общую сумму НДФЛ, возвращенную налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ.

Так, согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ, стандартный вычет предоставляют за каждый месяц налогового периода. Например, если заработная плата за март 2024 г. выплачена работнику организации в апреле 2024 г., то при исчислении НДФЛ стандартный налоговый вычет предоставляется за апрель 2024 г.

Работник может написать заявление на стандартный вычет не с начала года. Поэтому может возникнуть ситуация, когда за месяц, в котором написано заявление, НДФЛ удержан больше. 

Эту ситуацию на примере разъяснила ФНС России.

1. Если работнику в связи с представлением заявления на стандартные налоговые вычеты организацией - налоговым агентом 28 марта 2024 г. произведен перерасчет суммы НДФЛ, но при этом данная сумма НДФЛ не возвращена работнику, то излишне удержанная сумма НДФЛ указывается по строке 180 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2024 г.
2. Если работнику 28 марта 2024 г. произведены перерасчет и возврат суммы НДФЛ, то сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом, подлежит отражению по строкам 190 и 196 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2024 г.
3. Если сумма НДФЛ, излишне удержанная налоговым агентом в 2024 г., будет возвращена налогоплательщику налоговым агентом в следующем налоговом периоде в 2025 г., то строка 180 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 2024 г. подлежит корректировке.

Как отражать премии в отчете 6-НДФЛ в 2024 году

Премия является доходом сотрудника, поэтому работодатель должен заплатить НДФЛ и страховые взносы. Соответственно, в отчет 6-НДФЛ должны попасть все премии, с которых удержан НДФЛ.

Отметим, что премии бывают разные: разовые, ежемесячные, ежеквартальные, по итогам года и т.д.

Дата выплаты премии

Дата получения дохода работника важна, так как от нее зависит уплата НДФЛ в бюджет.

Так, датой получения дохода в премии считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В день выплаты премии бухгалтер должен исчислить и удержать НДФЛ.

Перечислить НДФЛ с премии нужно в следующие сроки:

• налог, удержанный с 1-го по 22-е число, – до 28-го числа того же месяца;
• налог, удержанный с 23-го по последнее число месяца, – до 5-го числа следующего месяца.

Дата выплаты премии важна, так как от нее зависит, в какой отчет 6-НДФЛ попадает выплаченная премия.

Если премия за 2023 год выплачена в январе 2024 года, ее нужно включить в отчет 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года. Или, например, премию за декабрь выдали в феврале 2024 году, то и этот полученный доход и НДФЛ попадут в 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

Обратите внимание, не важно за какой период она начислена.

Премия в отчете 6-НДФЛ в 2024 году

С отчета за первый квартал 2024 года отчет 6-НДФЛ нужно сдавать по новой форме. Новая форма 6-НДФЛ направлена приказом от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 9 января 2024 г. № ЕД-7-11/1@.

Выплаченная премия попадет в два раздела 6-НДФЛ соответствующего отчетного периода:

• в разделе 1 – это сумма НДФЛ, которую работодатель удержал с премии и должен перечислить в бюджет;
• в разделе 2 – сумма выплаченного дохода в виде премии, а также рассчитанный и удержанный НДФЛ.

Как отражать премию в разделе 1 расчета 6-НДФЛ

В Разделе 1 «Сведения об обязательствах налогового агента» должны быть отражены суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года.

Поэтому при выплате премии в разделе 1 нужно отразить такие суммы:

• строка 020 – налог, подлежащий перечислению нарастающим итогом с начала текущего года;
• строки 021 - 026 – налог, подлежащий перечислению к определенному сроку.

Первый срок перечисления НДФЛ

Второй строк перечисления НДФЛ

Третий срок перечисления НДФЛ

Четвертый срок перечисления НДФЛ

Пятый срок перечисления НДФЛ

Шестой срок перечисления НДФЛ

Как отражать премию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ

В Разделе 2 отражают обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке.

Значит, в раздел 2 попадает сумма премии, а также величина рассчитанного и удержанного налога.

Обратите внимание, премию нужно отражать в отчете за тот период, когда ее фактически выплатили.

В разделе 2 премию нужно отразить в следующих строках:

• 120 – сумма начисленной премии;
• 131 – налоговая база по НДФЛ;
• 140 – сумма исчисленного НДФЛ;
• 160 – сумма удержанного НДФЛ;
• 161 – 166 – сумма налога по сроку удержания.

Построчное заполнения раздела 2 (Расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ)

Какую сумму отражать в 6-НДФЛ, если удержаны алименты

Бухгалтер удерживает алименты с работника только после удержания НДФЛ, т.е. с суммы, которую работник получает на руки.

Поэтому эти удержанные алименты уже автоматически попадают в общую базу, которая облагается НДФЛ и отражается в 6-НДФЛ, как доходы работника.

Доходы работника без вычета алиментов отражать нужно по в строке 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Это весь фактически начисленный работнику доход, из которого не вычтены никакие удержания.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражают нарастающим итогом с начала налогового периода:

• по строке 120 – сумму начисленного дохода;
• по строке 140 – сумму исчисленного НДФЛ;
• по строке 160 – сумму удержанного НДФЛ.

Читайте ситуацию: Как рассчитать и удержать алименты

Как в 6-НДФЛ отражать доходы высококвалифицированных специалистов?

Многие работодатели допускают ошибки в расчетах 6-НДФЛ при отражении доходов, полученных высококвалифицированными специалистами.

У высококвалифицированных специалистов особый статус. Это иностранные граждане, имеющие опыт работы, навыки или достижения в конкретной области деятельности, если условия привлечения его к трудовой деятельности в Российской Федерации предполагают получение им заработной платы (вознаграждения).

Так устанавливает Федеральный закон от 25 июля 2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

Доходы, получаемые иностранцем-высококвалифицированным специалистом от осуществления трудовой деятельности в РФ, облагаются НДФЛ по ставке 13%. Доходы свыше 5 млн рублей – по ставке 15%. Иные виды доходов облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 30%.

В каких строках 6-НДФЛ нужно отражать ВКС

НДФЛ, уплаченный с доходов ВКС, попадает в раздел 1 расчета 6-НДФЛ.

В разделе 2 для высококвалифицированных специалистов отведены следующие поля.

Строка 111 – общее количество высококвалифицированных специалистов, которым вы в отчетном периоде начисляли доходы.

Строка 121 – обобщенная сумма дохода по всем высококвалифицированным специалистам.

Строка 141 – исчисленный НДФЛ по всем высококвалифицированным специалистам с начала года.

Кроме того, доходы ВКС и НДФЛ с них попадает в «общие» строки раздела 2 расчета 6-НДФЛ:

• 110 – общее количество физлиц, которым в отчетном периоде начислен облагаемый налогом доход;
• 120 – общую по всем физическим лицам сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
• 140 – обобщенные по всем физическим лицам суммы исчисленного налога нарастающим итогом с начала года;
• 160 – общую сумму удержанного НДФЛ по всем работникам по соответствующей ставке.

При заполнении годового 6-НДФЛ в справках о доходах (приложение № 1) для работников-ВСК есть свои специальные статусы:

• «3», если он на конец года нерезидент РФ;
• «7», если он на конец года резидент РФ.

Как отражать выплаты по лицензионному договору в 6-НДФЛ

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ.

По лицензионному договору одна сторона - обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах (ст.1235 ГК РФ).

Выплата вознаграждения по лицензионному договору может быть предусмотрена в форме фиксированных разовых или периодических платежей, процентных отчислений от дохода (выручки) либо в иной форме.

Выплаты по лицензионному договору облагаются НДФЛ.

Та организация, которая выплачивает вознаграждение, является налоговым агентом. Она обязана исчислить на дату выплаты НДФЛ и перечислить налог в общие сроки уплаты.

Сроки перечисления НДФЛ с 2024 года для всех выплат одинаковые:

• 28-го числа текущего месяца – НДФЛ, который исчислен и удержан с 1-го по 22-е число текущего месяца;
• 5-го числа следующего месяца – НДФЛ, который исчислен и удержан с 23-го по 30/31-е число текущего месяца.

Как отражать выплаты по лицензионному договору в расчете 6-НДФЛ

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ.

По данным выплатам неважно, за какой период начислены лицензионные платежи. Важна дата выплаты. От нее зависит в какой отчет попадают выплаты.

Лицензионные выплаты в раздел 1 6-НДФЛ

Раздел 1 – суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года.

В разделе 1 обратите внимание на строку 020 – перечисленный НДФЛ за период 01.01.2024 по 31.03.2024. У нее свои «подстроки» по срокам перечисления.  Для первого квартала 2024 года это:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 января по 22 января;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 января по 31 января;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 февраля по 22 февраля;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 февраля по 28 (29) февраля;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 марта по 22 марта;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 марта по 31 марта.

НДФЛ с «лицензионных» выплат должен попасть в строку 020 и соответствующую «подстроку» по сроку перечисления.

Лицензионные выплаты в разделе 2 6-НДФЛ

Раздел 2 – это обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом.

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены по следующим строкам:

• строка 110 – общее количество физлиц, получивших в отчетном периоде облагаемый налогом доход, включая лицензиара;
• строка 120 – это общая по всем лицам сумма полученного дохода нарастающим итогом, включая выплаты по лицензионному договору;
• строка 130 – общая по всем физлицам сумма вычетов и расходов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом – если предоставлен профессиональный вычет лицензиару;
• строка 131 – общая по всем физлицам налоговая база по налогу нарастающим итогом;
• строка 140 – общая по всем лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с вознаграждений;
• строка 160 – общая сумма налога удержанная, нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с вознаграждений;
• строки 161 – 166 – НДФЛ по срокам перечисления.

Как материальную выгоду отразить в 6-НДФЛ

Доход работника в виде материальной выгоды облагается НДФЛ по ставке 35%. Поэтому как и все налогооблагаемые доходы, он должен быть отражен в двух основных разделах отчета 6-НДФЛ.

В разделе 1 НДФЛ с материальной выгоды попадает в строки 020 – 026 по строкам перечисления.

Далее нужно заполнить отдельный раздел 2, так как материальная выгода облагается по ставке 35%, т.е. иной, чем основная ставка 13%.

В разделе 2 должны быть заполнены следующие строки:

• строка 110 – количество физлиц, которые получили доход в виде материальной выгоды;

• строка 120 – сумма начисленного дохода в виде материальной выгоды;
• строка 140 – сумма исчисленного НДФЛ с материальной выгоды;
• строка 160 – сумма удержанного НДФЛ с материальной выгоды;
• в строки 161 – 166 – НДФЛ по срокам перечисления.

Если организация не удержала НДФЛ с материальной выгоды, точнее не было доходов, с которых можно было удержать НДФЛ, то эта сумма налога должны быть отражена в строке 170. В ней отражают общую сумму налога, не удержанную налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года.

Как в расчете 6-НДФЛ отражать доход работника в натуральной форме

Доходы в натуральной форме работников облагаются НДФЛ и, соответственно, попадают в расчет 6-НДФЛ. Сложности возникают в том, что бухгалтер не всегда сразу может удержать НДФЛ, так как у работника может не быть денежного дохода.

Датой получения дохода в натуральной форме для исчисления НДФЛ считается дата его передачи работнику. В эту дату нужно исчислить налога. Удержать налог работодатель должен с ближайшей денежной выплаты физлица.

С доходом работника в натуральной форме нужно быть внимательнее, так как не всегда НДФЛ с него попадает в отчетный период.

Пример. Как отразить доход в натуральной форме в расчете 6-НДФЛ

30 сентября 2024 года работнику был выплачен доход в натуральной форме в виде ценного подарка на сумму 20 000 руб. НДФЛ с этого дохода работодатель смог удержать только из ближайшей денежной выплаты. Это 4 октября 2024 года, в день выплаты зарплаты.

НДФЛ с натурального дохода составил 2080 руб. ((20 000 руб. – 4000 руб.) х 13%).

Напомним, что у работника есть необлагаемый минимум в год – 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2024 года данную сумму отражать не нужно, так как в третьем квартале налоговый агент не удерживал НДФЛ с дохода в натуральной форме.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2024 года нужно отразить:

• по строке 120 – 20 000 руб., т.е. полную сумму дохода в натуральной форме;
• по строке 130 – 4000 руб., это необлагаемый годовой лимит;
• по строке 131 – 16 000 руб., т.е. налоговая база по натуральному доходу;
• по строке 140 – 2080 руб., это исчисленный налог;
• по строке 170 – 2080 руб., это налог, не удержанный налоговым агентом.

Обратите внимание, что в данном примере исчисленный (но не удержанный!) НДФЛ не попадает в строки 160 – 166 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2024 года.

Данный удержанный налог попадет уже в годовой отчет.

Расчет 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

При закрытии обособленного подразделения (ОП) организация должна подать расчет 6-НДФЛ. Отчитаться нужно за последний отчетный квартал, соответствующий дате его закрытия.

В зависимости от того, когда организация подает 6-НДФЛ по обособленному подразделению, есть нюансы в заполнении титульного листа.

Если отчет 6-НДФЛ подается до даты закрытия ОП

До даты снятия с учета обособленного подразделения отчет 6-НДФЛ за закрываемое обособленное подразделение нужно подать в ИФНС по месту учета данного подразделения.

При заполнении следует обратить внимание на следующие реквизиты титульного листа:

• «ИНН» – указывается ИНН организации;
• «КПП» – КПП обособленного подразделения;
• «Отчетный период (код)» – 51, 52, 53 или 90 (за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев или год соответственно);
• «Представляется в налоговый орган (код)» – код налогового органа по месту учета подразделения;
• «По месту нахождения (учета) (код)» – 220 (по месту нахождения обособленного подразделения);
• «Код по ОКТМО» – ОКТМО обособленного подразделения.

Если отчет 6-НДФЛ подается после даты закрытия ОП

После даты снятия с учета обособленного подразделения отчет 6-НДФЛ представляется в ИФНС по месту нахождения организации.

В данном случае указываются следующие реквизиты:

• «ИНН» – указывается ИНН организации;
• «КПП» – КПП головной организации по месту её нахождения согласно свидетельству о постановке на учёт;
• «Отчетный период (код)» – 51, 52, 53 или 90 (за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев или год соответственно);
• «Представляется в налоговый орган (код)» – код налогового органа по месту нахождения организации;
• «По месту нахождения (учета) (код)» – 223 (по месту нахождения организации при представлении расчета за закрытое обособленное подразделение);
• «Форма реорганизации (ликвидации) (код)/Закрытие обособленного подразделения (код)» – 9 (закрытие обособленного подразделения);
• «ИНН/КПП реорганизованной организации / ИНН/КПП закрытого обособленного подразделения» – ИНН, КПП обособленного подразделения;
• «Код по ОКТМО» – ОКТМО обособленного подразделения.

Читайте ситуацию: Как снять с учета фирму при закрытии обособленного подразделения

Когда нужно представить уточненный 6-НДФЛ

Налоговый агент обязан подать уточненный расчет 6-НДФЛ, если в первичном отчете не отражены какие-либо сведения или допущены в нем ошибки. 

По какой форме подавать уточненный 6-НДФЛ

Уточненный расчет 6-НДФЛ нужно подать по форме, действовавшей в период, за который вносятся исправления (п. 5 ст. 81 НК РФ). Поэтому если исправляете ошибку и подаете 6-НДФЛ за прошлый период, то форму нужно применять ту, которая действовала в том периоде.

На титульном листе уточненного расчета 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» укажите:

• «1--» – если исправляете расчет впервые;
• «2--» –если во второй раз и т. д.

Что учесть при заполнении корректирующего отчета

Ошибки в отчете могут быть разные: в доходах, вычетах, расчете налога, КПП, ОКТМО, персональных данных и т.д.

В зависимости от того, где обнаружена ошибка, корректируется отчет по-разному.

В уточенный отчет включают разделы 1 и 2 полностью с правильными данными.

Приложение 1 (Справки о доходах физлиц) включают только по тем сотрудникам, для которых требуется корректировка. Например, неправильно предоставлен вычет или возвращен излишне удержанный налог.

Ошибка в удержании НДФЛ

Может возникнуть необходимость произвести перерасчет зарплаты, если обнаружена ее недоплата или наоборот переплата. Соответственно, неверно удержан НДФЛ.

Если в расчете были допущены ошибки, приводящие к занижению или завышению НДФЛ, нужно представить «уточненку».

Например, в марте 2024 г. из-за арифметической ошибки из зарплаты работника удержали НДФЛ в большем размере. Ошибку обнаружили в июне 2024 г. Произвели перерасчет.

Так как после перерасчета выявлен факт завышения суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в марте 2024 г., то нужно представить уточненный расчет 6-НДФЛ за I квартал 2024 года, скорректировав в нем суммы исчисленного и удержанного налога.

Если в июне 2024 года вернули работнику излишне удержанный НДФЛ, этот возврат отражается в соответствующих полях расчета за полугодие 2024 г.

Такая ошибка может возникнуть и при неправильном предоставлении налогового вычета работнику.

Ошибка в Справке о доходах работника

Сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога работодатели включают только в годовой отчет 6-НДФЛ.

Поэтому если ошибка обнаружена в такой Справке о доходах работника, то для корректировки нужно представить уточненный расчет 6-НДФЛ, включающий в себя корректирующие справки. При этом Справки в уточненный расчет нужно включить только те, в которых обнаружены ошибки.

В поле «Номер корректировки сведений» Справки укажите:

• при составлении корректирующей – соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
• при составлении аннулирующей – цифры «99».

В корректирующей справке заполните поля с верными значениями.

Таким образом, налоговый агент подает уточненный расчет по форме 6-НДФЛ с корректирующими справками о доходах и суммах налога физических лиц только в отношении физлиц, данные которых необходимо уточнить.

Обратите внимание: если уточненный 6-НДФЛ за год подается для уточнения данных, указанных непосредственно в расчете (а не в справках), то повторно их подавать не нужно. Это значит, что уточненный годовой расчет необходимо подать без приложений № 1 в отношении работников.

Так разъясняла ФНС России в письме от 30 ноября 2021 г. № БС-4-11/16703@.

Ошибка в КПП или ОКТМО

При наличии таких ошибок расчет с ошибочным КПП или ОКТМО нужно аннулировать. Поэтому представьте два расчета: уточненный и первичный. Уточненный отчет подается, чтобы обнулить поданные сведения.

Так, в уточненном расчете 6-НДФЛ укажите:

• номер корректировки «1--»;
• КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчете, то есть ошибочные значения;
• нулевые показатели во всех разделах расчета, включая все Справки о доходах физлиц.

Далее подаем новый отчет, т.е. первичный, с новыми КПП и ОКТМО.

В первичном расчете необходимо проставить:

• номер корректировки «0--»;
• правильные значения КПП и ОКТМО;
• показатели расчета.

Ошибка в отпускных

Перерасчет отпускных за прошлый период может обернуться подачей уточненного расчета 6-НДФЛ. Но не всегда.

Зависит от того, уменьшилась или увеличилась сумма отпускных.

Если в результате перерасчета отпускных производится доплата, то «уточненку» подавать не нужно. В таком случае в разделе 2 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных.

Если же в результате перерасчета сумма отпускных уменьшается, то за период, в котором отпускные были начислены, нужно подать уточненный расчет. В разделе 2 «уточненки» необходимо отразить итоговые суммы с учетом уменьшения отпускных.