Расчет 6-НДФЛ: практические ситуации

Последний раз обновлено:

Расчет 6-НДФЛ - это один из отчетов, по форме которого у бухгалтеров всегда возникают вопросы. Нюансов в заполнении очень много, поэтому ФНС России выпускает разъясняющие письма. 

Что учитывать при заполнении 6-НДФЛ в 2025 году

В Расчет 6-НДФЛ за отчетные периоды (первый квартал, полугодие, 9 месяцев) 2025 года нужно включать:

• титульный лист;
• раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента». В нем нужно отражать суммы НДФЛ по срокам перечисления налога;
• раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных суммах НДФЛ». Здесь нужно отражать обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года.

В разделе 1 расчета суммы НДФЛ распределены именно по сроку перечисления налога.

Строка 020 – это общая сумма перечисленного НДФЛ нарастающим итогом. Строки 021 – 026 нужно заполнить суммы налога, удержанного по срокам перечисления. Для первого квартала 2025 года вот как:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 января по 22 января;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 января по 31 января;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 февраля по 22 февраля;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 февраля по 29 февраля;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 марта по 22 марта;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 марта по 31 марта.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражается зарплата, авансы, иные доходы, выплаченные в отчетном периоде, независимо от того, за какой месяц они выплачиваются.

Так, зарплата за март 2025 года, выплаченная в апреле, в отчет 6-НДФЛ за первый квартал не попадает. Важна именно дата выплаты дохода.

Начисленная, но невыплаченная зарплата и НДФЛ с нее не отражается в отчетном 6-НДФЛ. 

Это значит, если зарплата за март выплачена в апреле, то в отчет за первый квартал 2025 года она не попадает. Такую зарплату нужно отражать уже в отчете 6-НДФЛ за полугодие.

Как в 6-НДФЛ отразить зарплату, выплаченную в конце марта 2025 года

Если часть зарплаты работникам выплачивается с 23 по 30 (31) число месяца, то при заполнении расчет 6-НДФЛ за первый квартал 2025 года нужно учесть следующее.

Если зарплата за март 2025 года выплачена 28 марта, то НДФЛ должен быть перечислен до 5-го апреля.

Этот НДФЛ попадает в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2025 года. А именно, в строку 026.

В строке 026 указывайте НДФЛ, удержанный с 23 по 31 марта, по которому срок сдачи уведомления – 3 апреля, а срок уплаты – 5 апреля.

С заполнением раздела 2 учитывайте, что в расчете за первый квартал 2025 года зарплата за март попадает в поля 120 и 131 Раздела 2, а НДФЛ с нее – в поля 140 и 160.

Строка 140 – это обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Обратите внимание, здесь отразите налог, исчисленный за период с 1 января по 31 марта 2025 года.

Строка 160 – это общая сумма удержанного НДФЛ по всем работникам по соответствующей ставке. В этой строке раздела 2 указывают сумму удержанного налога за отчетный период.

Строки 161 – 166 – сумма НДФЛ, удержанного по срокам перечисления.

Расхождения в суммах отчета 6-НДФЛ и уведомлении по НДФЛ

В общем случае поданный расчет 6-НДФЛ должен «подтвердить» все данные о доходах и удержанном налоге, направленных в уведомлениях по НДФЛ в течение отчетного периода. Но ошибки не исключены, поэтому и возникают расхождения.

Как установлено п. 9 ст. 58 НК РФ, уведомления по НДФЛ нужно представлять так:

• до 25-го числа – по доходам, выплаченным с 1-го по 22-е числа включительно;
• до 3-го числа следующего месяца – по доходам, выплаченным с 23-го числа по последнее число месяца включительно.

Расчет 6-НДФЛ сдаем поквартально: до 25 апреля, до 25 июля, до 25 октября, до 25 февраля.

Например, уведомление по НДФЛ, удержанному за период с 23 по 31 марта, нужно подать до 3 апреля. Далее в срок до 25 апреля необходимо представить расчет 6-НДФЛ за первый квартал 2025 года.

Если вы обнаружили ошибку в уведомлении, нужно подать корректирующее уведомление.

Но если 6-НДФЛ сдан и заполнен верно за первый квартал 2025 год, то корректировать уведомление по НДФЛ за период с 23 по 31 марта не нужно. ИФНС берет все данные за первый квартал из расчета 6-НДФЛ.

Однако некоторые инспекции направляют требование пояснить расхождения. А именно, требование о расхождении сумм в Разделе 1 6-НДФЛ с отправленными ранее уведомлениями. Например, когда удержанный налог по данным 6-НДФЛ меньше, чем суммы НДФЛ по уведомлениям.

В таком случае нужно дать пояснения в свободной форме об ошибке в уведомлении и о том, что расчет 6-НДФЛ сдан верно. Если инспекторы просят корректирующее уведомление, сдайте.

Как и в каком 6-НДФЛ отражать выдачу декабрьского подарка, если налог удержан в январе 2025 года?

Речь здесь идет о неудержанном НДФЛ с дохода, полученного работником. 

Рассмотрим такую ситуацию.

Работнику в декабре 2024 года был выдан подарок. Но до конца декабря 2023 года у работника не было больше выплат, с которых можно было удержать НДФЛ с подарка. Поэтому НДФЛ с подарка был удержан только в январе 2025 года при выплате первой половины заработной платы за январь.

Напомним, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ доходы в виде стоимости подарков, полученных физлицами от организаций или ИП, не превышающие 4 000 рублей за налоговый период. Если подарок дороже 4000 руб., это доход в натуральной форме.

С 1 января 2025 года изменен предельный срок для удержания НДФЛ.

Пункт 5 статьи 226 НК РФ устанавливает следующее правило. Если у работодателя или налогового агента нет возможности удержать НДФЛ с работника (например, при выплате дохода в натуральной форме), то он обязан сообщить об этом в ИФНС в составе расчета 6-НДФЛ, а также самому физлицу.

Сообщить о невозможности удержания налога нужно не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.  При этом нужно помнить, что для удержания НДФЛ с такого дохода есть предельный срок.

С 1 января 2025 года удерживать НДФЛ с доходов в натуральной форме за истекший год необходимо до 31 января следующего года.

Раньше нужно было сообщать об этом, если не было возможности удержать налог в течение календарного года, т.е. до 31 декабря. Теперь информировать не нужно, если НДФЛ удержан в январе следующего года.

Для неудержанного с работника НДФЛ в годовом расчете 6-НДФЛ есть специальные поля:

1.     в разделе 2 поле 170 отражают общую сумму налога, не удержанную налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года.

2.     в приложении № 1 Справка о доходах и суммах налога физического лица – раздел 4. Сюда попадают:

• суммы дохода, с которого налоговый агент не удержал налог в налоговом периоде;
• суммы налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Для сообщения о неудержанном НДФЛ предназначен именно раздел 4 «Справки о доходах и суммах налога физического лица» - приложение к расчету 6-НДФЛ

Значит, если компания удержит налог до 31 января 2025 года, то она не должна извещать об этом налоговую инспекцию. Значит, и раздел 4 в Справке заполнять не нужно.

В раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 2024 год этот доход не попадает, а в разделе 2 подлежат заполнению, в частности, поля 110 и 140. При этом поля 160 и 170 заполнять не нужно.

Если же организация не удержала НДФЛ, точнее не было доходов, с которых можно было удержать НДФЛ, то эта сумма налога должны быть отражена в строке 170. В ней отражают общую сумму налога, не удержанную налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года.

Таким образом, если до 31 января 2025 года удержать НДФЛ не было возможности, то в 6-НДФЛ за 2024 год нужно отразить это:

• в разделе 2 в строках 120, 140 и 170;
• разделе 4 Справки о доходах физлица.

Как отражать подарки работникам в отчете 6-НДФЛ

Подарки от организаций и ИП облагаются НДФЛ, если они стоят дороже 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Причем данный лимит в 4000 руб. установлен на год.

Так, если сумма подарков за календарный год превышает 4 000 рублей, то организация должна с суммы превышения:

• исчислить НДФЛ;
• удержать НДФЛ;
• перечислить в бюджет НДФЛ.

Например, если выдать в течение одного года два подарка по цене 4 000 рублей, то со второго нужно заплатить НДФЛ в общем порядке.

И неважно является работник резидентом РФ или нет. Обязанность исчислить, удержать и перечислить в бюджет налог с этого дохода лежит на работодателе.

От статуса работника зависит, по какому коду нужно отражать сумму подарка в справках о доходах работника.

Таким образом, если годовая стоимость подарка или подарков превысила 4 000 рублей, сумму нужно показать в расчете.

НДФЛ исчисляется и удерживается на дату выплаты денежных средств. В случае с подарком это будет дата получения подарка.

Например, если к Новому году подарки работники получили в декабре 2024 года, то их нужно отразить в годовом 6-НДФЛ за 2024 год.

Так, НДФЛ с подарков попадет в раздел 1 в общую сумму уплаченного НДФЛ.

• строка 020 – налог, подлежащий перечислению нарастающим итогом с начала текущего года;
• строки 021 - 026 – налог, подлежащий перечислению к определенному сроку.

В разделе 2 стоимость подарка должна попасть в следующие строки:

• строка 120 – стоимость подарка учитывается в сумме полученного дохода с начала года;
• строка 130 – сумма подарка 4 000 рублей учитывается в общей сумме вычетов и расходов с начала года;
• строка 131 – налоговая база;
• по строке 140 – НДФЛ со стоимости подарка свыше 4 000 рублей, в сумме с исчисленного налога нарастающим итогом с начала года;
• по строке 160 – НДФЛ со стоимости подарка свыше 4 000 рублей, в общей сумме НДФЛ, удержанного нарастающим итогом с начала года.

Читайте также: Какими кодами отражать подарки в Справках о доходах

Расчет 6-НДФЛ при невыплаченной зарплате

Многих бухгалтеров затрудняет вопрос, нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если зарплата начислялась, но не выплачивалась.

Несмотря на то, что за задержку зарплаты установлена и административная, и уголовная ответственность, в связи с финансовыми трудностями работодатели задерживают выплату зарплаты.

В расчете 6-НДФЛ нужно отражать только фактически выплаченную зарплату. Начисленная, но не выплаченная зарплата не должна быть отражена в расчете 6-НДФЛ.  

Если работодатель по ошибке отразил в 6-НДФЛ невыплаченные суммы, то нужно подать уточненный 6-НДФЛ.

Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если зарплата не начислялась?

Если нет выплат работникам, нужно представить нулевой отчет 6-НДФЛ. В нем отражаются начисления за предыдущие периоды отчетного года. Если выплат работникам не было с начала года, отчет не сдавать не нужно.

Но организациям без работников целесообразно сдать нулевой 6-НДФЛ, несмотря на то что прямой обязанности Налоговый кодекс не устанавливает. 

Подробнее читайте:

Нулевой 6-НДФЛ

Нулевой 6-НДФЛ, если выплаты работникам были только в первом квартале

Как отразить перерасчет зарплаты в расчете 6-НДФЛ

По ошибке бухгалтер может некорректно начислить зарплату или удержать неправильную сумму НДФЛ. В последствии зарплату и налог пересчитывают.

Такой перерасчет нужно отразить в расчете 6-НДФЛ за текущий период или подать уточненку за прошедший период.

Если обнаружена недоплата или наоборот переплата зарплаты по ошибке, бухгалтер должен сделать перерасчет за тот месяц.

Порядок заполнения формы 6-НФДЛ установлено: если в представленном расчете допущены ошибки, приводящие к занижению или завышению НДФЛ, нужно представить уточненный расчет за период, в котором обнаружена ошибка.

Например, в марте 2025 г. из-за арифметической ошибки из зарплаты работника удержали НДФЛ в большем размере. Ошибку обнаружили в июне 2025 г. Произвели перерасчет.

Так как после перерасчета выявлен факт завышения суммы НДФЛ, то нужно представить уточненный расчет 6-НДФЛ за I квартал 2025 года, скорректировав в нем суммы исчисленного и удержанного налога. 

Подробности читайте тут:

Ошибка в удержании НДФЛ

Ошибка в Справке о доходах работника

Ошибка в КПП или ОКТМО

Ошибка в отпускных

Как в 6-НДФЛ отражать НДФЛ удержанный, но не перечисленный в бюджет

Редко, но бывают случаи, когда работодатель удерживает с дохода работника НДФЛ, но не перечисляет его в бюджет.

Если НФЛ удержали, но в бюджет не перечислили, 6-НДФЛ заполняют в обычном порядке, как если бы налог был перечислен вовремя.

В справке о доходах работника также нет строки об «удержанном, но не перечисленном» налоге.

Сам факт уплаты налога не влияет на заполнение расчета. За не перечисление НДФЛ предусмотрен штраф по ст. 123 Налогового кодекса.

Статья наказывает за невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Размер штрафа – 20 % от суммы, подлежащей удержанию или перечислению.

Как отразить дивиденды в расчете 6-НДФЛ

Если организация выплачивала дивиденды, то они должны быть отражены в расчете 6-НДФЛ.

На дивиденды заполняют отдельные разделы 1 и 2 со специальным КБК для дивидендов. Если в отчетном периоде применялись разные ставки НДФЛ, то заполняется два раздела 2.

Напомним, в 2024 году ставка по НДФЛ с дивидендов составляла:

• 13% - если налоговая база за налоговый период меньше или равна 5 млн руб.;
• 650 тыс. руб. и 15% налоговой базы, превышающей 5 млн руб. - если налоговая база превышает 5 млн руб.

В 2025 году ставки НДФЛ с дивидендов применяются так:

• 13% - если налоговая база за налоговый период меньше или равна 2,4 млн руб.;
• 312 тыс. руб. и 15% налоговой базы, превышающей 2,4 млн руб. - если налоговая база превышает 2,4 млн руб.

Дивиденды в разделе 1 расчета 6-НДФЛ

В Разделе 1 должны быть отражены суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года.

По дивидендам в раздел 1 попадают только суммы НДФЛ, перечисленные с дивидендов.

В разделе 1 по строке 010 нужно отразить КБК:

• 182 1 01 02130 01 1000 110 – для НДФЛ с дивидендов по ставке 13%;
• 182 1 01 02140 01 1000 110 – для НДФЛ с дивидендов по ставке 15%.

Строка 020 – это удержанная сумма налога, подлежащая перечислению с начала налогового периода, обобщенная по всем физическим лицам, которые получают дивиденды:

• за первый квартал - удержанная сумма налога в период с 1 января по 31 марта включительно;
• за полугодие - удержанная сумма налога в период с 1 января по 30 июня включительно;
• за девять месяцев - удержанная сумма налога в период с 1 января по 30 сентября включительно;
• за год - удержанная сумма налога в период с 1 января по 31 декабря включительно.

По строкам 021-026 отразите налог по соответствующим срокам перечисления:

• 021 - по первому сроку перечисления;
• 022 -  по второму сроку перечисления;
• 023 - по третьему сроку перечисления;
• 024 - по четвертому сроку перечисления;
• 025 - по пятому сроку перечисления;
• 026 - по шестому сроку перечисления.

Дивиденды в разделе 2 расчета 6-НДФЛ

При заполнении раздела 2 учитывайте следующее:

• если в отчетном периоде применялись разные ставки НДФЛ, то заполняют два раздела 2;
• в Разделе 2 отражают обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке.

В таблице указаны строки, куда должен попасть доход в виде дивидендов и НДФЛ с него.

Строка	Что нужно отразить
100	ставка НДФЛ: 13% или 15%
105	КБК на НДФЛ с дивидендов для каждой из ставок
110	количество физлиц, получивших дивиденды с начала года
120	общая сумма дивидендов по всем физлицам, к которым применяется ставка налога из строки 100
131	налоговая база по дивидендам
140	Общая сумма НДФЛ с дивидендов по соответствующей ставке из строки 100
155	сумма налога на прибыль, подлежащая зачету (сумма налога на прибыль организаций, исчисленная и удержанная в отношении дивидендов, полученных российской организацией, подлежащая зачету при определении суммы налога, подлежащей уплате в отношении доходов налогоплательщика, признаваемого налоговым резидентом РФ, от долевого участия в этой российской организации, пропорционально доле такого участия (п. 3.1 ст. 214 НК РФ)).
160	общая сумма налога удержанная с начала года, в том числе (строки 161 – 166):
161	удержанная с 1 по 22 число первого месяца последнего квартала
162	удержанная с 23 по последнее число первого месяца последнего квартала
163	удержанная с 1 по 22 число второго месяца последнего квартала
164	удержанная с 23 по последнее число второго месяца последнего квартала
165	удержанная с 1 по 22 число третьего месяца последнего квартала
166	удержанная с 23 по последнее число третьего месяца последнего квартала

Как заполнить строку 155 в разделе 2

Строку 155 расчета 6-НДФЛ заполняют организации, которые вправе при расчете НДФЛ зачесть налог на прибыль согласно статье 214 Налогового кодекса.

Дивиденды облагаются налогом на прибыль по следующим ставкам (п. 3 ст. 284 НК РФ):

• 0% – при выплате дивидендов российским организациям, если они соответствуют определенным критериям;
• 13% – при выплате дивидендов иным российским организациям;
• 15% – при выплате дивидендов иностранным организациям.

Налог на прибыль обязана исчислить компания, которая выплачивает дивиденды другой компании. В этом случае она исполняет роль налогового агента на основании п. 3 ст. 275 НК РФ. 

Компания, получившая дивиденды от юрлица, может зачесть налог на прибыль в уплату НДФЛ, если сама выплачивает дивиденды в этот же отчетный период физлицам-резидентам РФ.

Сумму налога на прибыль, которую можно зачесть в НДФЛ, отражают по строке 155 расчета 6-НДФЛ.

Так, налог на прибыль, удерживаемый с дивидендов, которые получила российская организация, зачитывается при расчете НДФЛ с доходов налогоплательщика-резидента РФ от долевого участия в данной российской организации. Зачет осуществляется пропорционально доле этого участия.

Сумму налога на прибыль, уменьшаемую НДФЛ, определяют по формуле:

Бз x 0,13

БЗ – показатель, равный наименьшей из величин:

• сумма доходов от долевого участия, по которым определен налог;
• произведение показателей К и Д2,

где:

• К – отношение суммы дивидендов налогоплательщика к общей сумме дивидендов;
• Д2 – сумма дивидендов, полученных организацией, рассчитываемая по п. 5 ст. 275 НК РФ.

Есть исключение: его не применяют для дивидендов, выплаченных иностранной компании – кроме ситуаций, когда иностранная компания действует в интересах 3-х лиц и дивиденды фактически получают резиденты РФ.

Как заполнить 6-НДФЛ при выплате действительной стоимости доли УК участнику

Если кто-то из участников российской организации решит выйти из состава, компания должна выплатить ему действительную стоимость доли.

Такой доход от продажи доли участия в уставном капитале российской организации облагается НДФЛ, если не соблюдаются условия.

Согласно пункту 17.2 статьи 217 НК РФ, не облагаются налогом доходы, получаемые налоговым резидентом РФ от реализации (погашения) долей участия в уставном капитале российских организаций при условии, что на дату реализации они непрерывно принадлежали на праве собственности или ином вещном праве более 5 лет.

С 1 января 2025 года данная норма не применяется, если доход превысит 50 миллионов рублей.

Если данные условия не соблюдаются, НДФЛ при продаже доли в уставном капитале придется заплатить. Удерживает и перечисляет налоговый агент, т.е. российская организация.

При расчете НДФЛ участник может уменьшить свой налогооблагаемый доход на сумму фактически произведенных им и документально подтвержденных расходов, связанных с приобретением этой доли.

Таким образом, доходы, полученные физлицами-резидентами РФ от реализации долей участия в уставном капитале российских организаций, акций, облигаций и инвестиционных паев, за вычетом соответствующих расходов в части суммы, превышающей 50 миллионов рублей, подлежат обложению НДФЛ. Соответственно, выплаченный доход нужно отразить в расчете 6-НДФЛ.

Такая выплата должна, в частности, попасть в строку 110 (общий выплаченный доход по всем физлицам) раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Заполнять нужно как при выплате дивидендов.

Как отразить дивиденды в расчете 6-НДФЛ

Если выплата стоимости доли не облагается НДФЛ, то в расчете 6-НДФЛ не отражается.

Какими кодами отражать в Справке о доходах расчета 6-НДФЛ

В Приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» годового расчета 6-НДФЛ данные выплаты должны быть отражены по коду дохода 2792. 

По этому коду отражают общую сумму дохода от продажи долей участия в уставном капитале российских организаций, а также акций которые на дату реализации (погашения) непрерывно принадлежали на праве собственности или ином вещном праве более пяти лет, без учета произведенных налогоплательщиком расходов.

Произведенные расходы на приобретение акций (долей участия в уставном капитале российских организаций) указываются по соответствующему коду вычета 201 - 253.

По коду вычета 513 нужно отразить сумму вычета из дохода.

Так разъяснила ФНС России в письме от 15 апреля 2025 г. № ЗГ-2-11/6179@.

Отпускные в расчете 6-НДФЛ

НДФЛ с отпускных нужно удерживать и перечислять, как и при выплате заплаты.

Датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме. Это относится и к отпускным.

Значит, НДФЛ с отпускных нужно удержать в день выплаты, а перечислить в общие установленные сроки.

Отпускные и НДФЛ с них должны попасть в тот расчет 6-НДФЛ, когда они выплачены, т.е. важна дата выплаты. Например, если отпускные выплачены в марте, а сам отпуск у работника в апреле, то такие отпускные должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ за первый квартал 2025 года. 

Отпускные в разделе 1 расчета 6-НДФЛ

В разделе 1 важная строка 020. Это перечисленный НДФЛ нарастающим итогом. У данной строки свои «подстроки» по срокам перечисления.  Для первого квартала 2025 года это:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 января по 22 января;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 января по 31 января;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 февраля по 22 февраля;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 февраля по 28 (29) февраля;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 марта по 22 марта;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 марта по 31 марта.

Таким образом, НДФЛ с отпускных должен попасть в строку 020 и соответствующую «подстроку» по сроку перечисления.

Отпускные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ

Раздел 2 – это обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом.

Сумма отпускных и НДФЛ с них попадает в следующие строки раздела 2:

• строка 120 – это общая по всем лицам сумма полученного дохода нарастающим итогом. Сюда попадают, в частности, и суммы всех отпускных;
• строка 140 – общая по всем лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с отпускных;
• строка 160 – общая сумма налога удержанная, нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с отпускных;
• строки 161 – 166 – НДФЛ по срокам перечисления.

Вот основные строки раздела 2 формы 6-НДФЛ, куда должны попасть отпускные и НДФЛ с них. 

Как в 6-НДФЛ отразить выплаченный долг по зарплате

ФНС России в письме от 14 февраля 2023 г. № ЗГ-3-11/2128@ разъяснила, как правильно отразить в 6-НДФЛ задолженность по заработной плате за прошлые периоды.

Как мы уже знаем, в отчете отражать нужно только те суммы дохода, которые фактически выплачены и получены физлицами. Зарплата, которая фактически не выплачена работникам организации (сумма задолженности по заработной плате), не отражают в отчете 6-НДФЛ.

Если заработная плата за выполнение трудовых обязанностей в одном налоговом периоде выплачивается в другом налоговом периоде, то такой доход относится к другому налоговому периоду.

Значит, сумма задолженности по заработной плате за 2022 или 2023 год, выплаченная работникам организации в 2024 году, относится к доходам налогового периода 2024 года.

Поэтому ее нужно отразить: 

• в расчете 6-НДФЛ за соответствующий период 2024 года, 
• а также в приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2024 год.

Кроме того, чтобы исключить суммы заработной платы, фактически не выплаченной работникам организации, необходимо внести соответствующие изменения в расчет 6-НДФЛ за 2022 или 2023 год и представить уточненный расчет 6-НДФЛ за этот период.

Излишне удержанный НДФЛ: как заполнить строку 180 в отчете 6-НДФЛ

Излишне удержанный НДФЛ может возникнуть по разным причинам: бухгалтер допустил ошибку, у работника изменился налоговый статус, работнику не предоставили налоговый вычет, перерасчет отпускных и т.д. Для сумм такого НДФЛ есть свои правила отражения в отчете 6-НДФЛ.

Когда появляется отрицательный НДФЛ есть два варианта: либо вернуть переплату, если сотрудник напишет заявление, либо зачесть при последующих выплатах (ст. 231 НК РФ).

Если остался остаток налога после зачета, то его нужно показать по строке 180 раздела 2 формы 6-НДФЛ. Также эта сумма попадет в Справку о доходах работника.

Правила отражения излишне удержанного НДФЛ в отчете 6-НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ излишне удержанный налог отражают:

• в строках 020–026 – удержанные суммы НДФЛ без уменьшения на возвращенный налог;
• в строках 030–036 – возвращенный налог;
• в строке 160 – удержанный НДФЛ без уменьшения на излишне удержанные и возвращенные суммы;
• в строке 180 – сумму излишне удержанного НДФЛ, если излишне удержанный налог не вернули. Эта сумма излишне удержанного НДФЛ, которая числится на последний день отчетного периода;
• в строке 190 – сумму НДФЛ, которую вернули с начала года.

Обратите внимание: возвращенный налог включают в строки 030–036 раздела 1 и строку 190 раздела 2 расчета за период, в котором его вернули. Строку 180 раздела 2 корректируют на сумму возвращенного налога.

Излишне удержанный НДФЛ прошлого года

Излишне удержанный НДФЛ 2023 года, обнаруженный в 2024 году, нужно вернуть. Для этого с сотрудника нужно взять заявление на возврат налога.

Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ, зачет возможен только в пределах текущего налогового периода. Поэтому в данном случае возврат НДФЛ нужно делать обязательно.

Если возврат провели до сдачи годового 6-НДФЛ, то в поле 180 будет ноль (0).

Если же отчет 6-НДФЛ за 2023 год уже сдан, то нужно подавать корректировку 6-НДФЛ.

Строка 180 раздела 2 в отчете 6-НДФЛ

Строка 180 «Сумма налога, излишне удержанная» расположена в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.

Строка 180 в расчете 6-НДФЛ предназначена для указания в ней излишне удержанного НДФЛ, если он еще не возвращен работнику. Причем отражать нужно обобщенные суммы по всем работникам и нарастающим итогом.

Если налог возвращен, то он уже попадает в строку 190.

Обратите внимание: данная строка предусмотрена как в старой форме, по которой сдавали 6-НДФЛ за 2023 года, так и в новой форме, которую нужно применять с первого квартала 2024 года. 

6-НДФЛ при перерасчете НДФЛ в связи с предоставлением стандартного вычета

ФНС России в письме от 5 июня 2024 г. № ЗГ-2-11/8468 разъяснила как отражается в расчете 6-НДФЛ перерасчет НДФЛ из-за налогового вычета.

Спорными строками являются 180 и 190 раздела 2 отчета 6-НДФЛ.

Строка 180 – это сумма налога, излишне удержанная. В ней указывают общую сумму НДФЛ, излишне удержанную налоговым агентом, а также сумму переплаты НДФЛ, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса.

Строка 190 – это сумма налога, возвращенная налоговым агентом. В ней указывают общую сумму НДФЛ, возвращенную налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ.

Так, согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ, стандартный вычет предоставляют за каждый месяц налогового периода. Например, если заработная плата за март 2024 г. выплачена работнику организации в апреле 2024 г., то при исчислении НДФЛ стандартный налоговый вычет предоставляется за апрель 2024 г.

Работник может написать заявление на стандартный вычет не с начала года. Поэтому может возникнуть ситуация, когда за месяц, в котором написано заявление, НДФЛ удержан больше. 

Эту ситуацию на примере разъяснила ФНС России.

1. Если работнику в связи с представлением заявления на стандартные налоговые вычеты организацией - налоговым агентом 28 марта 2024 г. произведен перерасчет суммы НДФЛ, но при этом данная сумма НДФЛ не возвращена работнику, то излишне удержанная сумма НДФЛ указывается по строке 180 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2024 г.
2. Если работнику 28 марта 2024 г. произведены перерасчет и возврат суммы НДФЛ, то сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом, подлежит отражению по строкам 190 и 196 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2024 г.
3. Если сумма НДФЛ, излишне удержанная налоговым агентом в 2024 г., будет возвращена налогоплательщику налоговым агентом в следующем налоговом периоде в 2025 г., то строка 180 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 2024 г. подлежит корректировке.

Как отражать премии в отчете 6-НДФЛ в 2025 году

Премия является доходом сотрудника, поэтому работодатель должен заплатить НДФЛ и страховые взносы. Соответственно, в отчет 6-НДФЛ должны попасть все премии, с которых удержан НДФЛ.

Отметим, что премии бывают разные: разовые, ежемесячные, ежеквартальные, по итогам года и т.д.

Дата выплаты премии

Дата получения дохода работника важна, так как от нее зависит уплата НДФЛ в бюджет.

Так, датой получения дохода в премии считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В день выплаты премии бухгалтер должен исчислить и удержать НДФЛ.

Перечислить НДФЛ с премии нужно в следующие сроки:

• налог, удержанный с 1-го по 22-е число, – до 28-го числа того же месяца;
• налог, удержанный с 23-го по последнее число месяца, – до 5-го числа следующего месяца.

Дата выплаты премии важна, так как от нее зависит, в какой отчет 6-НДФЛ попадает выплаченная премия.

Если премия за 2024 год выплачена в январе 2025 года, ее нужно включить в отчет 6-НДФЛ за первый квартал 2025 года. Или, например, премию за декабрь выдали в феврале 2025 году, то и этот полученный доход и НДФЛ попадут в 6-НДФЛ за первый квартал 2025 года.

Обратите внимание, не важно за какой период она начислена.

Премия в отчете 6-НДФЛ в 2025 году

Выплаченная премия попадет в два раздела 6-НДФЛ соответствующего отчетного периода:

• в разделе 1 – это сумма НДФЛ, которую работодатель удержал с премии и должен перечислить в бюджет;
• в разделе 2 – сумма выплаченного дохода в виде премии, а также рассчитанный и удержанный НДФЛ.

Как отражать премию в разделе 1 расчета 6-НДФЛ

В Разделе 1 «Сведения об обязательствах налогового агента» должны быть отражены суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года.

Поэтому при выплате премии в разделе 1 нужно отразить такие суммы:

• строка 020 – налог, подлежащий перечислению нарастающим итогом с начала текущего года;
• строки 021 - 026 – налог, подлежащий перечислению к определенному сроку.

Первый срок перечисления НДФЛ

Второй строк перечисления НДФЛ

Третий срок перечисления НДФЛ

Четвертый срок перечисления НДФЛ

Пятый срок перечисления НДФЛ

Шестой срок перечисления НДФЛ

Как отражать премию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ

В Разделе 2 отражают обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке.

Значит, в раздел 2 попадает сумма премии, а также величина рассчитанного и удержанного налога.

Обратите внимание, премию нужно отражать в отчете за тот период, когда ее фактически выплатили.

В разделе 2 премию нужно отразить в следующих строках:

• 120 – сумма начисленной премии;
• 131 – налоговая база по НДФЛ;
• 140 – сумма исчисленного НДФЛ;
• 160 – сумма удержанного НДФЛ;
• 161 – 166 – сумма налога по сроку удержания.

Построчное заполнения раздела 2 (Расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ)

Какую сумму отражать в 6-НДФЛ, если удержаны алименты

Бухгалтер удерживает алименты с работника только после удержания НДФЛ, т.е. с суммы, которую работник получает на руки.

Поэтому эти удержанные алименты уже автоматически попадают в общую базу, которая облагается НДФЛ и отражается в 6-НДФЛ, как доходы работника.

Доходы работника без вычета алиментов отражать нужно по в строке 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Это весь фактически начисленный работнику доход, из которого не вычтены никакие удержания.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражают нарастающим итогом с начала налогового периода:

• по строке 120 – сумму начисленного дохода;
• по строке 140 – сумму исчисленного НДФЛ;
• по строке 160 – сумму удержанного НДФЛ.

Читайте ситуацию: Как рассчитать и удержать алименты

Как в 6-НДФЛ отражать доходы высококвалифицированных специалистов?

Многие работодатели допускают ошибки в расчетах 6-НДФЛ при отражении доходов, полученных высококвалифицированными специалистами.

У высококвалифицированных специалистов особый статус. Это иностранные граждане, имеющие опыт работы, навыки или достижения в конкретной области деятельности, если условия привлечения его к трудовой деятельности в Российской Федерации предполагают получение им заработной платы (вознаграждения).

Так устанавливает Федеральный закон от 25 июля 2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

Доходы, получаемые иностранцем-высококвалифицированным специалистом от осуществления трудовой деятельности в РФ, облагаются НДФЛ по ставке 13%. Доходы свыше 5 млн рублей – по ставке 15%. Иные виды доходов облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 30%.

В каких строках 6-НДФЛ нужно отражать ВКС

НДФЛ, уплаченный с доходов ВКС, попадает в раздел 1 расчета 6-НДФЛ.

В разделе 2 для высококвалифицированных специалистов отведены следующие поля.

Строка 111 – общее количество высококвалифицированных специалистов, которым вы в отчетном периоде начисляли доходы.

Строка 121 – обобщенная сумма дохода по всем высококвалифицированным специалистам.

Строка 141 – исчисленный НДФЛ по всем высококвалифицированным специалистам с начала года.

Кроме того, доходы ВКС и НДФЛ с них попадает в «общие» строки раздела 2 расчета 6-НДФЛ:

• 110 – общее количество физлиц, которым в отчетном периоде начислен облагаемый налогом доход;
• 120 – общую по всем физическим лицам сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
• 140 – обобщенные по всем физическим лицам суммы исчисленного налога нарастающим итогом с начала года;
• 160 – общую сумму удержанного НДФЛ по всем работникам по соответствующей ставке.

При заполнении годового 6-НДФЛ в справках о доходах (приложение № 1) для работников-ВСК есть свои специальные статусы:

• «3», если он на конец года нерезидент РФ;
• «7», если он на конец года резидент РФ.

Как отражать выплаты по лицензионному договору в 6-НДФЛ

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены в отчете 6-НДФЛ.

По лицензионному договору одна сторона - обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах (ст.1235 ГК РФ).

Выплата вознаграждения по лицензионному договору может быть предусмотрена в форме фиксированных разовых или периодических платежей, процентных отчислений от дохода (выручки) либо в иной форме.

Выплаты по лицензионному договору облагаются НДФЛ.

Та организация, которая выплачивает вознаграждение, является налоговым агентом. Она обязана исчислить на дату выплаты НДФЛ и перечислить налог в общие сроки уплаты.

Сроки перечисления НДФЛ с 2024 года для всех выплат одинаковые:

• 28-го числа текущего месяца – НДФЛ, который исчислен и удержан с 1-го по 22-е число текущего месяца;
• 5-го числа следующего месяца – НДФЛ, который исчислен и удержан с 23-го по 30/31-е число текущего месяца.

Как отражать выплаты по лицензионному договору в расчете 6-НДФЛ

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ.

По данным выплатам неважно, за какой период начислены лицензионные платежи. Важна дата выплаты. От нее зависит в какой отчет попадают выплаты.

Лицензионные выплаты в раздел 1 6-НДФЛ

Раздел 1 – суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению с начала года, а также сумма налога, возвращенная с начала года.

В разделе 1 обратите внимание на строку 020 – перечисленный НДФЛ за период 01.01.2025 по 31.03.2025. У нее свои «подстроки» по срокам перечисления.  Для первого квартала 2025 года это:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 января по 22 января;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 января по 31 января;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 февраля по 22 февраля;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 февраля по 28 (29) февраля;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 марта по 22 марта;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 марта по 31 марта.

НДФЛ с «лицензионных» выплат должен попасть в строку 020 и соответствующую «подстроку» по сроку перечисления.

Лицензионные выплаты в разделе 2 6-НДФЛ

Раздел 2 – это обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом.

Выплаты по лицензионному договору должны быть отражены по следующим строкам:

• строка 110 – общее количество физлиц, получивших в отчетном периоде облагаемый налогом доход, включая лицензиара;
• строка 120 – это общая по всем лицам сумма полученного дохода нарастающим итогом, включая выплаты по лицензионному договору;
• строка 130 – общая по всем физлицам сумма вычетов и расходов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом – если предоставлен профессиональный вычет лицензиару;
• строка 131 – общая по всем физлицам налоговая база по налогу нарастающим итогом;
• строка 140 – общая по всем лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с вознаграждений;
• строка 160 – общая сумма налога удержанная, нарастающим итогом, в т.ч. НДФЛ с вознаграждений;
• строки 161 – 166 – НДФЛ по срокам перечисления.

Как материальную выгоду отразить в 6-НДФЛ

Доход работника в виде материальной выгоды облагается НДФЛ по ставке 35%. Поэтому как и все налогооблагаемые доходы, он должен быть отражен в двух основных разделах отчета 6-НДФЛ.

В разделе 1 НДФЛ с материальной выгоды попадает в строки 020 – 026 по строкам перечисления.

Далее нужно заполнить отдельный раздел 2, так как материальная выгода облагается по ставке 35%, т.е. иной, чем основная ставка 13%.

В разделе 2 должны быть заполнены следующие строки:

• строка 110 – количество физлиц, которые получили доход в виде материальной выгоды;

• строка 120 – сумма начисленного дохода в виде материальной выгоды;
• строка 140 – сумма исчисленного НДФЛ с материальной выгоды;
• строка 160 – сумма удержанного НДФЛ с материальной выгоды;
• в строки 161 – 166 – НДФЛ по срокам перечисления.

Если организация не удержала НДФЛ с материальной выгоды, точнее не было доходов, с которых можно было удержать НДФЛ, то эта сумма налога должны быть отражена в строке 170. В ней отражают общую сумму налога, не удержанную налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года.

Как в расчете 6-НДФЛ отражать доход работника в натуральной форме

Доходы в натуральной форме работников облагаются НДФЛ и, соответственно, попадают в расчет 6-НДФЛ. Сложности возникают в том, что бухгалтер не всегда сразу может удержать НДФЛ, так как у работника может не быть денежного дохода.

Датой получения дохода в натуральной форме для исчисления НДФЛ считается дата его передачи работнику. В эту дату нужно исчислить налога. Удержать налог работодатель должен с ближайшей денежной выплаты физлица.

С доходом работника в натуральной форме нужно быть внимательнее, так как не всегда НДФЛ с него попадает в отчетный период.

Обратите внимание, что в данном примере исчисленный (но не удержанный!) НДФЛ не попадает в строки 160 – 166 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2024 года.

Данный удержанный налог попадет уже в годовой отчет.

Расчет 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

При закрытии обособленного подразделения (ОП) организация должна подать расчет 6-НДФЛ. Отчитаться нужно за последний отчетный квартал, соответствующий дате его закрытия.

В зависимости от того, когда организация подает 6-НДФЛ по обособленному подразделению, есть нюансы в заполнении титульного листа.

Если отчет 6-НДФЛ подается до даты закрытия ОП

До даты снятия с учета обособленного подразделения отчет 6-НДФЛ за закрываемое обособленное подразделение нужно подать в ИФНС по месту учета данного подразделения.

При заполнении следует обратить внимание на следующие реквизиты титульного листа:

• «ИНН» – указывается ИНН организации;
• «КПП» – КПП обособленного подразделения;
• «Отчетный период (код)» – 51, 52, 53 или 90 (за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев или год соответственно);
• «Представляется в налоговый орган (код)» – код налогового органа по месту учета подразделения;
• «По месту нахождения (учета) (код)» – 220 (по месту нахождения обособленного подразделения);
• «Код по ОКТМО» – ОКТМО обособленного подразделения.

Если отчет 6-НДФЛ подается после даты закрытия ОП

После даты снятия с учета обособленного подразделения отчет 6-НДФЛ представляется в ИФНС по месту нахождения организации.

В данном случае указываются следующие реквизиты:

• «ИНН» – указывается ИНН организации;
• «КПП» – КПП головной организации по месту её нахождения согласно свидетельству о постановке на учёт;
• «Отчетный период (код)» – 51, 52, 53 или 90 (за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев или год соответственно);
• «Представляется в налоговый орган (код)» – код налогового органа по месту нахождения организации;
• «По месту нахождения (учета) (код)» – 223 (по месту нахождения организации при представлении расчета за закрытое обособленное подразделение);
• «Форма реорганизации (ликвидации) (код)/Закрытие обособленного подразделения (код)» – 9 (закрытие обособленного подразделения);
• «ИНН/КПП реорганизованной организации / ИНН/КПП закрытого обособленного подразделения» – ИНН, КПП обособленного подразделения;
• «Код по ОКТМО» – ОКТМО обособленного подразделения.

Читайте ситуацию: Как снять с учета фирму при закрытии обособленного подразделения

Как отражать в 6-НДФЛ районные коэффициенты дистанционных работников

С 2025 года НДФЛ с выплат в виде районных коэффициентов и денежного довольствия нужно рассчитывать отдельно. Для расчета налога с заработной платы «северного» работника применяется пять ставок НДФЛ в общем порядке, а с районных коэффициентов – две. Это относится и к дистанционным работникам.

ФНС России в письме от 23 апреля 2025 г. № БС-4-11/4136@ разъяснила, по каким КБК и ОКТМО отражать НДФЛ с районных коэффициентов дистанционных работников. 

Согласно пункту 6.2 статье 210 Налогового кодекса, налоговую базу для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностях нужно считать отдельно. Это касается не зарплаты, а только:

• районных коэффициентов к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию) за работу (службу) в данных районах или местностях;
• процентных надбавок к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию) за работу (службу) в данных районах или местностях.

Данные доходы облагаются по двум ставкам (п. 1.2 ст. 224 НК РФ): 13 % – если доход до 5 млн руб. и 15 % – если доход свыше 5 млн руб.

Данная норма применяется к установленным в соответствии с законодательством РФ районным коэффициентам и надбавкам к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию), при условии, что соответствующие доходы выплачиваются в связи с работой (службой) в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, других местностях с неблагоприятными (особыми) климатическими или экологическими условиями.

Чтобы правильно отразить НДФЛ с доходов «северных» дистанционных работников в уведомлении и в отчете 6-НДФЛ, нужно отдельно считать налог с зарплаты и с районных коэффициентов, надбавок.

Это важно, так как суммы должны быть распределены по разным КБК.

У каждой налоговой ставки по прогрессивной шкале НДФЛ свой КБК. Также введены отдельные КБК для исчисления районных коэффициентов и надбавок по заработной плате.

В расчете 6-НДФЛ и Уведомлении по НДФЛ, удержанного из доходов в виде районных коэффициентов и надбавок дистанционных работников – налоговых резидентов РФ, указывайте:

• КБК 182 1 01 02210 01 1000 110 – для налога по ставке 13% (НДФЛ с районных и северных надбавок, если их сумма не превышает 5 млн руб.);
• КБК 182 1 01 02230 01 1000 110 – для налога по ставке 15% (НДФЛ с районных и северных надбавок, если их сумма превышает 5 млн руб.).

В поле «Код по ОКТМО» нужно указывать код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация, производящая выплату дохода указанным лицам.

Какие КБК указывать в 6-НДФЛ при выплате районного коэффициента нерезиденту?

Согласно пункту 3 статьи 224 НК РФ, доходы работников, не являющихся налоговыми резидентами РФ, облагаются по ставке 30%. По данной ставке нужно уплачивать налог не только с зарплаты, но и с районных коэффициентов и северных надбавок нерезидента.

Если в течение года сотрудник приобрел статус налогового резидента РФ и его статус больше не изменится, то заработная плата, полученная им с начала года, облагается по ставкам в размере 13 - 22 % в зависимости от суммы полученного дохода. То есть нужно пересчитать НДФЛ с начала года.

Районные коэффициенты и надбавки к заработной плате, полученные налоговым резидентом РФ, облагаются по ставкам 13 - 15 % в зависимости от суммы полученного дохода:

• 13 % – если доход до 5 млн руб.;
• 15 % – если доход свыше 5 млн руб.

Начиная с месяца, в котором число дней пребывания сотрудника в России в текущем налоговом периоде превысило 183 дня, суммы НДФЛ, удержанные с дохода указанного лица до получения им статуса налогового резидента по ставке 30 %, подлежат зачету.

Если суммы НДФЛ, удержанные по ставке 30 %, по итогам года были зачтены не полностью и после проведения указанного зачета осталась сумма НДФЛ, подлежащая возврату, возврат работнику производит ИФНС в порядке, предусмотренном пунктом 1.1 статьи 231 НК РФ.

Читайте ситуации:

Как пересчитывать НДФЛ в связи с изменением резидентства

Как пересчитать НДФЛ после приобретения им резидентства (нерезидент стал резидентом)

Как пересчитать НДФЛ, если резидент стал нерезидентом

КБК при выплате районного коэффициента нерезиденту РФ

В расчете 6-НДФЛ и уведомлении об исчисленном НДФЛ районные коэффициенты и надбавки к зарплате работников, не являющимися налоговыми резидентами РФ, указывается КБК 182 1 01 02010 01 1000 110.

Этот же КБК нужно отражать и для зарплаты, и для дивидендов нерезидента.

В Справке о доходах физилца (приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ) доходы в виде районных коэффициентов и надбавок к заработной плате нужно отражать по коду дохода 2006 «Оплата труда (денежное довольствие, денежное содержание), получаемая (получаемое) лицами, работающими (служащими) в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, других местностях (районах) с неблагоприятными (особыми) климатическими или экологическими условиями, в части, относящейся к установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации районным коэффициентам к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию) за работу (службу) в данных районах или местностях и процентным надбавкам к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию) за работу (службу) в данных районах или местностях».

Так разъяснила ФНС России в письме от 24 апреля 2025 г. № БС-4-11/4221@.

Когда нужно представить уточненный 6-НДФЛ

Налоговый агент обязан подать уточненный расчет 6-НДФЛ, если в первичном отчете не отражены какие-либо сведения или допущены в нем ошибки. 

По какой форме подавать уточненный 6-НДФЛ

Уточненный расчет 6-НДФЛ нужно подать по форме, действовавшей в период, за который вносятся исправления (п. 5 ст. 81 НК РФ). Поэтому если исправляете ошибку и подаете 6-НДФЛ за прошлый период, то форму нужно применять ту, которая действовала в том периоде.

На титульном листе уточненного расчета 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» укажите:

• «1--» – если исправляете расчет впервые;
• «2--» –если во второй раз и т. д.

Что учесть при заполнении корректирующего отчета

Ошибки в отчете могут быть разные: в доходах, вычетах, расчете налога, КПП, ОКТМО, персональных данных и т.д.

В зависимости от того, где обнаружена ошибка, корректируется отчет по-разному.

В уточенный отчет включают разделы 1 и 2 полностью с правильными данными.

Приложение 1 (Справки о доходах физлиц) включают только по тем сотрудникам, для которых требуется корректировка. Например, неправильно предоставлен вычет или возвращен излишне удержанный налог.

Ошибка в удержании НДФЛ

Может возникнуть необходимость произвести перерасчет зарплаты, если обнаружена ее недоплата или наоборот переплата. Соответственно, неверно удержан НДФЛ.

Если в расчете были допущены ошибки, приводящие к занижению или завышению НДФЛ, нужно представить «уточненку».

Например, в марте 2025 г. из-за арифметической ошибки из зарплаты работника удержали НДФЛ в большем размере. Ошибку обнаружили в июне 2025 г. Произвели перерасчет.

Так как после перерасчета выявлен факт завышения суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в марте 2025 г., то нужно представить уточненный расчет 6-НДФЛ за I квартал 2025 года, скорректировав в нем суммы исчисленного и удержанного налога.

Если в июне 2025 года вернули работнику излишне удержанный НДФЛ, этот возврат отражается в соответствующих полях расчета за полугодие 2025 г.

Такая ошибка может возникнуть и при неправильном предоставлении налогового вычета работнику.

Ошибка в Справке о доходах работника

Сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога работодатели включают только в годовой отчет 6-НДФЛ.

Поэтому если ошибка обнаружена в такой Справке о доходах работника, то для корректировки нужно представить уточненный расчет 6-НДФЛ, включающий в себя корректирующие справки. При этом Справки в уточненный расчет нужно включить только те, в которых обнаружены ошибки.

В поле «Номер корректировки сведений» Справки укажите:

• при составлении корректирующей – соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
• при составлении аннулирующей – цифры «99».

В корректирующей справке заполните поля с верными значениями.

Таким образом, налоговый агент подает уточненный расчет по форме 6-НДФЛ с корректирующими справками о доходах и суммах налога физических лиц только в отношении физлиц, данные которых необходимо уточнить.

Обратите внимание: если уточненный 6-НДФЛ за год подается для уточнения данных, указанных непосредственно в расчете (а не в справках), то повторно их подавать не нужно. Это значит, что уточненный годовой расчет необходимо подать без приложений № 1 в отношении работников.

Так разъясняла ФНС России в письме от 30 ноября 2021 г. № БС-4-11/16703@.

Ошибка в КПП или ОКТМО

При наличии таких ошибок расчет с ошибочным КПП или ОКТМО нужно аннулировать. Поэтому представьте два расчета: уточненный и первичный. Уточненный отчет подается, чтобы обнулить поданные сведения.

Так, в уточненном расчете 6-НДФЛ укажите:

• номер корректировки «1--»;
• КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчете, то есть ошибочные значения;
• нулевые показатели во всех разделах расчета, включая все Справки о доходах физлиц.

Далее подаем новый отчет, т.е. первичный, с новыми КПП и ОКТМО.

В первичном расчете необходимо проставить:

• номер корректировки «0--»;
• правильные значения КПП и ОКТМО;
• показатели расчета.

Ошибка в отпускных

Перерасчет отпускных за прошлый период может обернуться подачей уточненного расчета 6-НДФЛ. Но не всегда.

Зависит от того, уменьшилась или увеличилась сумма отпускных.

Если в результате перерасчета отпускных производится доплата, то «уточненку» подавать не нужно. В таком случае в разделе 2 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных.

Если же в результате перерасчета сумма отпускных уменьшается, то за период, в котором отпускные были начислены, нужно подать уточненный расчет. В разделе 2 «уточненки» необходимо отразить итоговые суммы с учетом уменьшения отпускных.