Сроки уплаты НДФЛ до 2023 года

С 1 января 2023 года действуют новые сроки уплаты НДФЛ. 

Данный раздел о сроках уплаты НДФЛ до 2023 года мы оставили, т.к. налоговые инспекторы могут прийти с проверкой прошлых периодов или вам понадобится сдать уточненный расчет 6-НДФЛ. Тогда этот раздел вам пригодится. 

Сроки уплаты НДФЛ до 2023 года

Для разных видов доходов установлены разные сроки перечисления НДФЛ в бюджет.

Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет в следующие сроки (п. 1, 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ):

• с зарплаты, включая выплаченный за первую половину месяца аванс, – не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты за месяц (окончательный расчет);
• с зарплаты при увольнении - не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты при увольнении;
• с отпускных и больничных (включая пособие по уходу за больным ребенком) - не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или больничные (п. 6 ст. 226 НК РФ);
• любые другие доходы, включая доходы в натуральной форме, - не позднее дня, следующего за днем выплаты любых других доходов.

Если крайний срок перечисления НДФЛ выпадает на выходной, то он переносится на ближайший рабочий день. Например, если компания выдает зарплату 3 числа месяца, то удержать налог надо 3 числа. Если 4 и 5 числа месяца выходные, то перечислить НДФЛ нужно не позднее 6 числа.

Нужно заметить, что при удержании налоговым агентом НДФЛ могут возникнуть спорные ситуации.

Если в компании установить днем выплаты аванса 30-е число месяца, то при удержании и выплате НДФЛ бухгалтер может столкнуться с досадной ошибкой, которая повышает риск штрафов. Рассмотрим пример на основании определения Верховного суда от 11 мая 2016 года № 309-КГ16-1804.

Аналогичный вывод сделал Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 2 декабря 2019 года по делу № А40-279664/2018. Данный подход подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 19 февраля 2020 года № 305-ЭС19-27749.

Поэтому, если вы выплачиваете аванс 30-го числа, он автоматически классифицируется как доход, то есть зарплата за месяц, а не аванс. Начислить НДФЛ вы должны тоже 30-го, если это последний день месяца.

Удержать исчисленную сумму НДФЛ нужно непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), а перечислить налог — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Значит, НДФЛ с аванса, который фактически признается зарплатой, удерживают 30-го числа, а перечисляют 31-го или 1-го, в зависимости от того, сколько дней в месяце.

Если вы должны были удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, но не удержали и (или) не перечислили его, то налоговый орган вас оштрафует. Штраф установлен частью 1 статьи 123 Налогового кодекса, устанавливающей ответственность налогового агента:

• за неудержание налога или неполное удержание налога;
• неперечисление налога (удержали, но не перечислили налог);
• несвоеврменное перечисление налога (удержали, но не перечислили налог в срок);
• неполное перечисление налога (удержали, но перечислили не всю сумму налога).

Размер штрафа - 20% от суммы налога, которую вы не удержали и (или) не перечислили в бюджет.

Если фирма перечислила удержанный НДФЛ с опозданием и после того, как ИФНС узнала о недоимке, штрафа не избежать. Так решила ФНС России 22 июня 2018 г. № СА-4-9/12105@. По мнению налоговиков, смягчить или отменить наказание можно только в отношении добросовестного налогового агента, который непреднамеренно заплатил НДФЛ позже положенного срока. И при условии, что сумма налога и пени была перечислена до того, когда инспекция узнала о недоимке.

Федеральный закон от 27 декабря 2018 года 546-ФЗ внес поправки в статью 123 Налогового кодекса. Так, теперь статья 123 НК РФ включает вторую часть, которая устанавливает следующее.

Налоговый агент освобождается от ответственности по части 1 ст. 123 НК РФ при одновременном выполнении следующих условий:

• налоговый расчет (расчет по налогу) представлен в налоговый орган в установленный срок;
• в налоговом расчете (расчете по налогу) отсутствуют факты неотражения или неполноты отражения сведений и (или) ошибки, приводящие к занижению суммы налога, подлежащей перечислению в бюджетную систему РФ;
• налоговым агентом самостоятельно перечислены в бюджет сумма налога, не перечисленная в установленный срок, и соответствующие пени до момента, когда ему стало известно об обнаружении налоговым органом факта несвоевременного перечисления суммы налога или о назначении выездной налоговой проверки по такому налогу за соответствующий налоговый период.

C 1 января 2020 года налоговые агенты могут из собственных средств уплачивать НДФЛ. Но предусмотрен только один случай.

Так, если налоговые инспекторы при проверке обнаружат, что налоговый агент мог удержать НДФЛ с доходов работника, но не сделал этого, то доначисленный налог нужно уплатить фирме за счет собственных средств. Изменения внесены в п. 9 ст. 226 НК РФ (Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ).

То есть организация может принять решение о том, что она не станет проводить перерасчет и доудерживать НДФЛ у сотрудника, а оплатит недоимку за счет собственных средств.

При этом "доначисленный" НДФЛ не будет являться доходом работника, у которого налоговый агент вовремя не удержал налог (п. 5 ст. 208 НК РФ). Поэтому начислять НДФЛ на НДФЛ, уплаченный за счет средств организации, не нужно. Также данный налог, уплаченный за счет фирмы, не нужно отражать в справках и доходах и, соответственно, в расчете 6-НДФЛ.

Обязанность налогового агента по перечислению налога считается исполненной с момента предъявления в банк поручения на перечисление в бюджетную систему РФ на соответствующий счет Федерального казначейства денежных средств со счета в банке при наличии на нем достаточного денежного остатка на день платежа (п. 4 ст. 24, подп. 1 п. 3 ст. 44, подп. 3 ст. 45 НК РФ). Если в платежных документах счет Федерального казначейства указан правильно и сумма налога поступила в бюджет, налог считается уплаченным, то есть у предприятия отсутствует задолженность, и оснований для начисления пеней за несвоевременную уплату НДФЛ нет.

Бывает довольно часто, что налоговый агент пытается рассчитаться с бюджетом по НДФЛ досрочно, до выплаты доходов. Причины могут быть разные. Например, пока есть деньги на счете.

Перечисляя НДФЛ досрочно, налоговый агент допускает ряд нарушений.

Чем должен руководствоваться налоговый агент по НДФЛ:

• удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ);
• перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ);
• не допускать уплату налога за счет своих средств (п. 9 ст. 226 НК РФ).

Если работодатель перечислит НДФЛ до выплаты зарплаты, налог не будет считаться уплаченным. Об этом заявлено в решении ФНС России от 5 мая 2016 г. № СА-4-9/8116@ по жалобе налогоплательщика на решение территориального налогового органа (опубликовано на сайте ФНС РФ 22 июня 2016 г.)

Специалисты ФНС отметили, что обязанность по перечислению в бюджет НДФЛ возникает у налогового агента только после фактического удержания налога из средств, выплачиваемых налогоплательщику. Досрочное перечисление средств не может рассматриваться в качестве уплаты НДФЛ. Поэтому, когда после фактической выплаты зарплаты удержанный налог не был перечислен, контролеры доначислили как НДФЛ, так и пени во внушительных размерах.

Налоговый агент обжаловал это решение в ФНС. По его мнению, обязанность по уплате НДФЛ была исполнена досрочно. Налоговое законодательство этого не запрещает. Сумма налога была учтена в бюджете по соответствующему КБК и ОКАТО, в связи с чем оснований для доначисления налога и пени нет.

Однако в Федеральной налоговой службе разъяснили, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате и напомнили, что уплата налога за счет средств налоговых агентов запрещена.

Возврату подлежит излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога (ст. 231 НК РФ). Поскольку досрочно уплаченная в бюджет сумма не удержана из доходов налогоплательщиков, зачесть ее в счет предстоящих платежей нельзя, а можно только вернуть.

Значит, если работодатель перечислил деньги в бюджет за счет собственных средств, а не из доходов физических лиц, то эта сумма не признается налогом, а считается ошибочно перечисленной. В этом случае нужно писать заявление о возврате. А налог, фактически удержанный из доходов физлиц, агент обязан в установленные сроки перечислить в бюджет. В данном случае НДФЛ перечислен не был, поэтому начисление спорной суммы налога и пеней ФНС признала правомерным.

Однако судьи с таким подходом не согласны. Считают, что нет оснований для доначислений и пеней в досрочной уплате НДФЛ. Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27 июня 2018 года по делу № А40-157252/2017.

Не стоит перечислять НДФЛ в бюджет больше, чем удержали из доходов работников, поскольку такая переплата не является уплатой НДФЛ. Правда, ее можно вернуть или зачесть в счет других федеральных налогов (налог на прибыль, НДС), но для этого уже потребуется выполнить ряд условий. Об этом говорится в письме ФНС России от 6 февраля 2017 г. № ГД-4-8/2085.

Для этого нужно будет доказывать, что сумма переплаченного «НДФЛ» этим налогом не является. То есть кроме заявления на возврат (зачет), в инспекцию нужно будет представить документы, подтверждающие, что по реквизитам для уплаты НДФЛ были перечислены собственные средства налогового агента, а не удержанные у налогоплательщиков суммы. Это выписки из регистров налогового учета за соответствующий период и копии платежных документов. А возвратят деньги только после зачета суммы переплаты в счет погашения налоговых недоимок, если инспекция их обнаружит.

В любом случае досрочная уплата НДФЛ ведет только к отвлечению средств из оборота. В письме Минфина России от 15 декабря 2017 года № 03-04-06/84250 сказано, что если фирма перечислила в бюджет НДФЛ досрочно, то есть до момента удержания его из выплачиваемого дохода, она нарушила установленный порядок. Можно обратиться в ИФНС с заявлением о возврате излишне уплаченной суммы как ошибочно перечисленной. Но при этом нужно обязательно заплатить НДФЛ еще раз, но уже по всем правилам и независимо от того, вернули из бюджета первоначальный платеж или нет.

В связи с изменениями статьи 226 Налогового кодекса, вступившими в силу с 2016 года, Минфин России в своем письме от 1 февраля 2016 года № 03-04-06/4321 отметил следующее. Исчисление сумм НДФЛ производится налоговым агентом в последний день месяца, за который работнику был начислен доход в виде оплаты труда. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен. Перечисление денежных средств в счет уплаты НДФЛ налоговым агентом в авансовом порядке, то есть до даты фактического получения налогоплательщиком дохода, Налоговым кодексом не предусмотрено. Об этом же (НДФЛ с аванса - зарплаты за первую половину месяца удерживать у работников и перечислять в бюджет не нужно) сказано и в Письме Минфина России от 28 октября 2016 г. № 03-04-06/63250.

Налог перечисляют по месту постановки организации на налоговый учет.

Если у организации есть обособленные подразделения (филиалы или представительства), налог уплачивают как по месту нахождения головной организации, так и по месту нахождения ее подразделений. При этом НДФЛ, подлежащий уплате по месту нахождения обособленного подразделения, начисляется и удерживается из сумм доходов работников этих обособленных подразделений, оформленных как по трудовым, так и по гражданско-правовым договорам (п. 7 ст. 226 НК РФ, письмо ФНС России от 3 августа 2018 г. № БС-4-11/15152@).

Сумму налога, подлежащую уплате по месту нахождения подразделений, определяют исходя из суммы дохода, выплачиваемого работникам этих подразделений.

Если для работника установлены рабочие места и в главном офисе, и в обособленном подразделении, то НДФЛ необходимо перечислять в соответствующие бюджеты как по месту нахождения организации, так и по месту нахождения каждого обособленного подразделения с учетом фактически отработанного таким работником времени (на основании табеля учета рабочего времени, с учетом данных справок о местонахождении работника за соответствующий расчетный период). Так разъяснил Минфин России в письме от 1 марта 2017 года № 03-04-06/11798.

Возможна ситуация, когда сотрудник совмещает должности в головной организации и филиале. В этом случае НДФЛ с его доходов за выполнение трудовых обязанностей в головной организации необходимо перечислять по месту нахождения организации, а налог, исчисленный с доплаты за совмещение должностей в филиале, - по месту нахождения филиала.

Если работник в течение месяца работает в нескольких обособленных подразделениях, НДФЛ с его доходов перечисляется в соответствующие бюджеты по месту нахождения каждого обособленного подразделения с учетом отработанного времени.

Если сотрудник в течение месяца работает в нескольких обособленных подразделениях организации, то НДФЛ с доходов такого работника нужно перечислять в соответствующие бюджеты по месту нахождения каждого обособленного подразделения с учетом отработанного времени. При этом, по мнению чиновников, не имеет значения, в каком из обособленных подразделений такой работник работает на дату выплаты дохода (письма Минфина России от 6 февраля 2018 г. № 03-04-06/6908, от 30 января 2015 г. № 03-04-06/3505).

Однако даже если организация перечислит НДФЛ (полностью и своевременно) по месту нахождения одного из подразделений, оснований для штрафа, предусмотренного статьей 123 Налогового кодекса, нет. На это указал Высший Арбитражный суд в постановлении от 24 марта 2009 года № 14519/08. Согласно позиции суда Налоговым кодексом не предусмотрена ответственность за нарушение налоговым агентом порядка перечисления удержанного НДФЛ. Поэтому, если организация полностью и своевременно удержала и уплатила в бюджет налог, то привлечь ее к ответственности на основании статьи 123 Кодекса оснований нет.

По договору аренды, заключенному с физлицом, организация-арендатор становится налоговым агентом по НДФЛ с обязанностями исчислить, удержать из выплачиваемого дохода и уплатить налог в бюджет. В общем случае платеж перечисляется в бюджет по месту учета организации – налогового агента.

А если у организации есть обособленные подразделения? В этом случае место уплаты НДФЛ зависит от того, кто заключил договор аренды - головной офис или обособленное подразделение.

В письме Минфина России от 21 апреля 2016 г. № 03-04-06/23195 сказано, что в случае, когда договор аренды земельного участка заключен между физическим лицом и головной организацией, перечислять НДФЛ с выплат по договору аренды нужно в бюджет по месту учета организации. Если договор заключен от имени организации с ее обособленным подразделением, то уплачивать налог следует по месту нахождения подразделения, подписавшего договор аренды с физлицом.

С 1 января 2020 года организация, имеющая несколько обособленных подразделений в одном муниципальном образовании (городе или районе), может выбрать одну инспекцию для уплаты НДФЛ по всем этим подразделениям. Сюда же можно включить ИФНС головной организации, если она территориально находится там же.

Кроме того, в отношении работников этих обособленных подразделений по месту учета выбранного подразделения можно подавать 6-НДФЛ.

Для этого необходимо уведомить о своих намерениях выбранную инспекцию обособленного подразделения не позднее начала нового года. Менять выбранную налоговую в течение года нельзя. Если количество ОП в городе или районе изменилось, об этом также нужно сообщить в налоговую инспекцию.

Приказом ФНС России от 6 декабря 2019 года № ММВ-7-11/622@ утверждены форма уведомления о выборе налогового органа, порядок ее заполнения, а также формат уведомления в электронной форме.

Так, организация вправе представить в налоговую в электронном виде либо на бумажном носителе одно уведомление о выборе налогового органа с указанием одного выбранного обособленного подразделения из всех обособленных подразделений, находящихся на территории одного муниципального образования. При этом уведомление нужно представить в ИФНС выбранного обособленного подразделения. Дальнейшее уведомление всех налоговых органов, указанных в поле Код налогового органа раздела «Организация и ее обособленные подразделения, расположенные на территории одного муниципального образования:», будет осуществляться в автоматическом режиме.

В уведомлении в поле «Код по ОКТМО нужно указать код муниципального образования, на территории которого находится организация либо выбранное обособленное подразделение организации, а также обособленные подразделения организации, за которые будет производиться перечисление сумм НДФЛ и представление отчетности по НДФЛ.

Соответствующий код муниципального образования содержится в разделе 1 «Муниципальные образования субъектов Российской Федерации» «Общероссийского классификатора территорий муниципальных образований» ОК 033-2013.

Сроки для подачи уведомления

Налоговики отмечают, чтобы избежать возникновения недоимки и переплаты по НДФЛ, его следует перечислять с 1 января 2022 года по платежным реквизитам выбранного обособленного подразделения.

При этом если указанное уведомление было представлено после перечисления налога, то организация может подать заявление на уточнение платежа, чтобы скорректировать отдельные реквизиты: КПП плательщика, ИНН, КПП и наименование получателя платежа.

Если налоговый агент подал такое уведомление в 2020 году и далее планирует продолжать перечислять НДФЛ и направлять отчетность по данному порядку, представлять его повторно не нужно.

Если же компания планирует отказаться от этого порядка в 2022 году, то до 10 января 2022 года ей необходимо подать уведомление о выборе налогового органа с указанием кода «03».