.
^ Наверх

Расходы на ГСМ

Последний раз обновлено:

Фирмам, которые используют в работе транспортные средства, порядок списания ГСМ доставляет немало хлопот, а кому-то наверняка приходилось даже спорить с налоговиками: по каким нормам их списывать, да и нужны ли какие-либо нормы вообще?

Минтранс России утвердил методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р).

В документе указано, что нормы «предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации». Для остальных фирм (не автотранспортных) применение этих норм не обязательно. Но использовать в своей деятельности их можно.

В зависимости от целей использования автомобиля, затраты на приобретение ГСМ компания может учитывать в составе:

  • материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В обоих случаях ничего не говорится о нормировании этих расходов.

А вот в пункте 3 методички сказано, что нормы предназначены в том числе и «для расчетов по налогообложению предприятий». Означает ли это, что расходы на покупку горюче-смазочных материалов можно включать в налоговую себестоимость только в пределах норм?

Минфин рекомендует в целях налогообложения прибыли использовать нормы Минтранса России. Если по каким-то маркам автомобилей нормы не утверждены, их устанавливают самостоятельно, исходя из технической документации (письма Минфина РФ от 17 ноября 2011 г. № 03-11-11/288, от 10 июня 2011 г. № 03-03-06/4/67). Инспекторы при проведении проверок исключают из расходов сверхнормативные затраты на ГСМ. Суды же чаще всего поддерживают налогоплательщиков (например, постановление ФАС Московского округа от 28 сентября 2007 г. № КА-А41/9866-07).

Отметим, что даже финансисты в своих письмах напрямую не говорят о том, что расходы на ГСМ можно учитывать при расчете налога только в пределах норм. Они рекомендуют «учитывать» их при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля. Это означает, что, разрабатывая внутренние нормативы, следует ориентироваться на них. За основу можно взять показатели из технической документации на автомобиль, использовать данные контрольных замеров расхода топлива и применить поправочные коэффициенты, на которые увеличить или уменьшить базовые нормы, в зависимости от условий работы автотранспорта (п. 5 и 6 методички). В таком случае у налоговиков не будет основания «снять» расходы и доначислить налог. Разумеется, если разработанные самостоятельно внутренние нормативы будут утверждены приказом руководителя.

Обратите внимание: по каждому виду транспорта есть своя формула расчета нормативного расхода топлива. Вот, к примеру, формула, которую можно использовать для легкового транспорта:

Нормативный расход топлива (л) = 0,01 х Базовая норма расхода топлива (л/100 км) х Пробег автомобиля (км) х 1 + 0,01 х суммарный поправочный коэффициент (%)

Приобретение ГСМ

Заправлять служебный автомобиль фирма может:

  • на своей территории;
  • на территории автозаправочной станции (АЗС).

В первом случае у фирмы должны быть специальные емкости для хранения ГСМ. Поставщик на основании договора поставки завозит топливо и загружает его в эти емкости. Подтверждающими документами приобретения ГСМ при этом служат накладные, счета-фактуры поставщика и платежные документы об оплате топлива.

Приобретая топливо через АЗС, фирма может расплачиваться наличными деньгами или в безналичном порядке.

В первом случае подтверждающим документом будет кассовый чек АЗС, прилагаемый к авансовому отчету подотчетного лица, получившего из кассы деньги на бензин.

При безналичных расчетах фирма заключает с АЗС договор на заправку автотранспорта по топливным картам или талонам, которые выдаются работникам, обслуживающим автомобиль. АЗС периодически (к примеру, раз в месяц) предоставляет фирме акт о полученном количестве топлива. Подтверждающими документами будут этот акт и платежные поручения об оплате бензина.

Расходование ГСМ

В состав расходов стоимость ГСМ включается по мере их использования, на основании путевых листов.

Формы путевых листов, обязательные для автотранспортных предприятий, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78. Их могут использовать и все другие фирмы. Можно разработать и собственные формы, которые должны содержать как реквизиты, обязательные для всех первичных документов (установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»), так и установленные пунктом 3 приказа Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152. Это, в частности:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке его действия;
  • данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • информация о транспортном средстве и водителе.

Служебный характер поездки, а значит, обоснованность и экономическую целесообразность расходов на ГСМ нужно подтвердить. Для этого в путевом листе подробно пишут сведения о маршруте следования автомобиля (письмо Минфина РФ от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).

Путевой лист нужно оформлять каждый раз до выезда машины в рейс с места постоянной стоянки. Если в течение одного дня (смены) водитель совершает несколько рейсов, лист надо оформлять до начала первой поездки.

Путевой лист можно выдавать на любой срок, но только в случае длительного рейса, когда водитель не может ежедневно возвращаться на парковку.

Поэтому с 1 марта 2018 года в обязательных реквизитах путевого листа в числе cведений о транспортном средстве нужно указывать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для его стоянки по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня. А также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места парковки и его заезда на нее (Приказ Минтранса от 21 декабря 2018 г. № 467).

Нормирование расходов на ГСМ

Налоговый кодекс не предусматривает нормирование затрат на ГСМ. Однако выдвигает требование об экономической обоснованности расходов. Поэтому фирма, эксплуатирующая транспортные средства, должна иметь утвержденные нормативы. Без них доказать проверяющим обоснованность расходов на ГСМ не получится.

Можно разработать собственные нормы расхода ГСМ с учетом особенностей работы автомобилей и расхода топлива на них. Полезно будет воспользоваться технической документацией и информацией производителя автомобиля (письмо Минфина РФ от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/15).

Чиновники рекомендуют также использовать нормы расхода ГСМ на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Распоряжением Минтранса России от 14 июля 2015 г. № НА-80-р в этот документ внесены изменения. Список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых утверждены нормы, пополнен наименованиями моделей выпуска с 2008 года (раньше их в списке не было). Изменены повышающие коэффициенты к установленным нормам (преимущественно в сторону повышения). Обновленный документ действуют с 14 июля 2015 года. Он предназначен для автотранспортных предприятий и организаций, предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории России. Другие компании применять эти нормы не обязаны. Однако для разработки собственных норм, которые кроме обоснования налоговых расходов могут послужить инструментом внутренней экономии материальных ресурсов, рекомендациями Минтранса воспользоваться стоит.

Форму путевого листа и нормы расходования ГСМ по каждому виду транспорта, используемому фирмой, нужно утвердить в учетной политике.

Пример. Учет ГСМ

ООО «Смена» для поездок по городу использует собственный легковой автомобиль OPEL VECTRA.

Согласно учетной политике, для учета служебных поездок фирма использует путевой лист, форма которого утверждена постановлением Госкомстата № 78. Для контроля расходования ГСМ применяет собственные нормы, разработанные на основе технической документации и данных о работе автомобиля в летний, зимний, осенне-весенний периоды.

По OPEL VECTRA установлено, что обоснованным считается расход топлива не более 13 л на 100 км пробега в день.

20 мая водитель отвез главного бухгалтера в налоговую инспекцию и привез его обратно, отвез кассира в банк, руководителя и его заместителя на переговоры с целью заключения договора поставки. В течение дня было пройдено 50 км и израсходовано 5 л бензина Аи-92. Сумму фактических затрат на приобретение топлива за этот день можно включить в состав прочих расходов, поскольку они не превышают утвержденного норматива.



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.

 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор