Налоговое резидентство работников
Последний раз обновлено:
Для уплаты НДФЛ работодателю важно правильно определить налоговое резидентство работника. От статуса заивист ставка НДФЛ и применение налоговых вычетов.
Если работник не является налоговым резидентом РФ, то его доходы облагаются по ставке 30% независимо от его гражданства. Ставка 13% и иные ставки по прогрессивной шкале нужно применять, только если работник считается налоговым резидентом России. И налоговые вычеты по НДФЛ можно предоставлять только налоговым резидентам России.
Таким образом, налоговый статус работника важен, так как от него зависит, будут ли облагаться НДФЛ «иностранные доходы» работников. Соответственно, если вы неправильно определите налоговый статус и удержите налога меньше, будут доначисления и штрафы.
Обратите внимание, что с 1 января 2024 года действует новое правило в отношении сотрудников, работающих удаленно за пределами РФ (п. 6.2 ст. 208 НК РФ). Для них считается, что они получают доход от российских источников, где бы фактически ни находились, если:
- работают на российскую компанию;
- работают на обособленное подразделение иностранной организации, зарегистрированное в РФ.
На что влияет налоговый статус работника
Во-первых, это ставка по НДФЛ.
Основная ставка НДФЛ налоговых нерезидентов – 30%. Резиденты платят налог по 13% и далее по прогрессивной шкале.
Во-вторых, налоговые нерезиденты не платят НДФЛ с иностранных доходов.
Это значит, что физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами, платят налог только с доходов от источников в Российской Федерации.
Налоговые резиденты РФ платят налог с доходов как от источников в Российской Федерации, так и от источников за пределами Российской Федерации.
Перечни доходов от источников в Российской Федерации и за ее пределами содержатся в статье 208 НК РФ.
Так, подпунктом 6 пункта 3 статьи 208 НК РФ определено, что вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами Российской Федерации для целей налогообложения относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации.
Таким образом, если по итогам года число дней пребывания физического лица в России в данном налоговом периоде не превысит 183 дня, такое лицо не будет признаваться налоговым резидентом РФ и суммы НДФЛ, удержанного с его российских доходов нужно пересчитать по ставке 30%.
Ставки по НДФЛ для нерезидентов с 1 января 2025 года
Для большинства налоговых нерезидентов РФ действует ставка в размере 30%. Но есть исключения, когда нужно применять новую прогрессивную шкалу ставок по НДФЛ.
С 1 января 2025 года введена пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ:
- ставка 13% применяется для доходов до 2,4 млн. рублей включительно;
- ставка 15% от суммы, превышающей 2,4 млн рублей плюс 312 тыс. рублей применяется для доходов свыше 2,4 млн рублей, но не более 5 млн. рублей в год;
- ставка 18% от суммы, превышающей 5 млн. рублей плюс 702 тыс. рублей применяется для доходов свыше 5 млн рублей, но не более 20 млн. рублей в год;
- ставка 20% от суммы, превышающей 20 млн рублей плюс 3 402 тыс. рублей применяется для доходов свыше 20 млн рублей, но не более 50 млн. рублей в год;
- ставка 22% от суммы, превышающей 50 млн рублей плюс 9 402 тыс. рублей применяется для доходов свыше 50 млн рублей в год.
Данную новую шкалу ставок нужно применять к доходам физлиц, полученным:
- от трудовой деятельности по найму в РФ на основании патента;
- от трудовой деятельности в качестве высококвалифицированного специалиста;
- трудовой деятельности участниками Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, а также членами их семей, совместно переселившимися на постоянное место жительства в РФ;
- от трудовой деятельности иностранными гражданами или лицами без гражданства, признанными беженцами или получившими временное убежище на территории РФ в соответствии с ФЗ «О беженцах»;
- от исполнения трудовых обязанностей членами экипажей судов, плавающих под Государственным флагом РФ;
- в виде вознаграждений и иных выплат дистанционному работнику по договору с работодателем - российской организацией (за исключением договора, заключенного для работы в обособленном подразделении российской организации за пределами РФ), обособленным подразделением иностранной организации на территории РФ;
- в виде вознаграждений за выполненные работы, оказанные услуги, предоставленные права использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, если они осуществлены в Интернете с использованием доменных имен и сетевых адресов, находящихся в российской национальной доменной зоне, и (или) информационных систем, технические средства которых размещены в РФ, и (или) комплексов программно-аппаратных средств, размещенных в РФ, при соблюдении хотя бы одного из установленных условий.
Так, независимо от того, являются ли такие физлица налоговыми резидентами РФ или нет, нужно применять прогрессивную шкалу ставок.
Кроме того, для нерезидентов налоговая ставка 15% применяется в отношении доходов, полученных в виде дивидендов от долевого участия в деятельности российских организаций и выплат, не связанных с выкупом цифровых финансовых активов.
Для налогообложения всех остальных доходов нерезидентов применяется налоговая ставка 30%.
Как определить статус налогового резидента РФ
Человек является налоговым резидентом, если он пребывает в России больше 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
Разберемся, как установить налоговый статус работника, поскольку от этого зависит ставка, по которой он должен заплатить НДФЛ, и то, имеет ли он право на налоговые вычеты.
Как установить 12-месячный период
12 следующих подряд месяцев, необходимые для установления налогового статуса человека, - это не календарный год с 1 января по 31 декабря. Этот период может начаться в одном налоговом периоде, а продолжиться в другом .
Так, если налоговый статус определяется на 30 января 2025 года, то 12-месячный период начинается 30 января 2024 года, а заканчивается 29 января 2025 года.
А в течение календарного года работодатель должен контролировать налоговый статус работников: при каждой выплате дохода.
Как посчитать 183 дня
Человек является налоговым резидентом, если он пребывает в России больше 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Число дней пребывания определяется суммированием (прямым подсчетом) всех календарных дней, в которых он находился в РФ в течение этого периода.
При их подсчете учитываются дни (календарные даты) въезда и выезда, поскольку в эти дни человек фактически находится на территории России (письмо ФНС России от 31 марта 2009 г. № 3-5-04/345@).
Эти 183 дня не должны течь непрерывно. Они могут прерываться на периоды отпусков, командировок и др.
При подсчете 183 дней пребывания на территории России в их количество не включается время нахождения за границей, кроме краткосрочных (менее шести месяцев) выездов для лечения и обучения – они включаются. Обязательное условие: сразу после окончания обучения или лечения работник должен вернуться в РФ (письмо Минфина России от 26 сентября 2012 г. № 03-04-05/6-1128).
Но если по договору с иностранным образовательным учреждением обучение длится более шести месяцев, не учитывается при подсчете дней нахождения человека в России весь период его обучения - нахождения за пределами РФ в целях этого обучения (письмо Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-04-05/6-1155).
Все дни, когда человек лечился за рубежом или проходил обучение, должны быть подтверждены документально: договорами с медицинскими (образовательными) организациями или справками от них с указанием времени лечения (обучения), а также копиями паспортов физлица с отметками пограничного контроля.
Никаких ограничений по возрасту человека, видам учебных заведений и изучаемых дисциплин, лечебных учреждений и видам заболеваний, странам, в которых граждане России могут обучаться или лечиться, не установлено (письмо ФНС России от 23 сентября 2008 г. № 3-5-03/529@).
Важным условием для того, чтобы периоды краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения были засчитаны в период нахождения человека на территории России, является цель поездки. Если он выезжал за рубеж с иной целью, но, находясь в иностранном государстве, прошел лечение (или обучение), эти дни включить в период, подтверждающий резидентство, не получится .
При подсчете дней фактического пребывания человека в Российской Федерации за период следующих подряд 12 месяцев в него входит время до заключения трудового договора (письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-04-06-01/323). Но только в случае, если законность нахождения подтверждена документально. Если таких документов нет, подсчет 183 дней нахождения на территории РФ следует вести с первого дня работы иностранца в компании.
Документальное подтверждение выезда на лечение или обучение
Цель и период нахождения физического лица за пределами Российской Федерации могут быть подтверждены следующими документами:
- договорами с медицинскими (образовательными) учреждениями на лечение (обучение);
- справками, выданные медицинскими (образовательными) учреждениями, свидетельствующие о проведении лечения (прохождении обучения), с указанием времени проведения лечения (обучения);
- копией паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы.
В целях определения статуса налогового резидента к периоду нахождения физического лица на территории РФ приравниваются дни, в течение которых оформлялись разрешительные документы для прохождения обучения, установленные законодательством страны, в которой проводилось обучение.
Как подтвердить налоговое резидентство по НДФЛ
Перечень документов, подтверждающих фактическое нахождение физических лиц в РФ и за ее пределами, Налоговый кодекс не устанавливает.
Время пребывания в России можно подтвердить документом, удостоверяющим личность, с отметками пограничного контроля о въезде-выезде.
Если при пересечении границы такие отметки не ставятся (например, на границе с Белоруссией, Казахстаном, Арменией - в силу Договора о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 г.), то подтверждающими документами могут быть авиа- и железнодорожные билеты, квитанции из гостиниц.
Кроме того, время пребывания в России можно подтвердить договорами, справками с места работы от предыдущих работодателей, выписками из табелей учета рабочего времени, приказами о командировках, путевыми листами, данными миграционных карт, документами о регистрации по месту жительства (пребывания) и др.
Таким образом, документами, которые подтверждают статус налогового резидента могут быть:
- копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
- квитанции о проживании в гостинице;
- внутренние документы организации;
- миграционная карта;
- табель учета рабочего времени и другие документы, на основании которых можно установить фактическое нахождение физического лица в Российской Федерации и за ее пределами.
При этом иностранное гражданство, наличие иностранного вида на жительства и пр. само по себе не свидетельствует об отсутствии статуса налогового резидента Российской Федерации.
С 1 июля 2017 года в обязанности налоговых органов вменена выдача по заявлению налогоплательщика ему или его представителю документ (в электронной или в бумажной форме), подтверждающий статус налогового резидента РФ (подп. 16 п. 1 ст. 32 НК РФ). Приказом ФНС России от 7 ноября 2017 года № ММВ-7-17/837@ утверждены форма заявления о представлении документа, подтверждающего статус налогового резидента РФ, форма данного документа, а также порядок и формат его представления в электронной форме или на бумажном носителе.
Обратите внимание, что выдача документа, свидетельствующего об отсутствии статуса налогового резидента РФ, не предусмотрена налоговым законодательством. Так отметила ФНС России в письме от 27 декабря 2023 г. № ШЮ-4-17/16342@.
Как пересчитывать НДФЛ в связи с изменением резидентства
Так как налоговый статус работника в течение налогового периода может изменяться, его (статус) следует определять на каждую дату выплаты дохода, поскольку от этого зависит ставка НДФЛ.
Если статус иностранного работника изменился с резидента на нерезидента, в середине года пересчитывать налог, удержанный с начала года по ставке 13%, не нужно. Окончательный налоговый статус сотрудника в зависимости от времени его нахождения в РФ определяется по итогам налогового периода, тогда и следует пересчитать удержанный с начала года налог.
В январе, феврале, марте, апреле отчетного года иностранный работник с окладом 20 000 руб. в месяц был налоговым резидентом РФ. Из его доходов за эти месяцы бухгалтер удержал НДФЛ по ставке 13% общей суммой 10 400 руб. (20 000 руб. x 4 мес. x 13%).
При выплате дохода в мае бухгалтер установил, что статус работника поменялся на нерезидента. Поэтому за май НДФЛ с дохода работника был удержан по ставке 30% в сумме 6000 руб. (30% x 20 000 руб.).
В начале июня работник снова приобрел статус резидента РФ, и на 30 июня (дата начисления зарплаты за июнь) в этом статусе остался. Значит, за июнь НДФЛ рассчитывается по ставке 13% и составляет 2600 руб.
В июле статус работника снова поменялся на нерезидента и оставался таковым до конца года. За июль и до конца года НДФЛ с его доходов исчислялся по ставке 30% и за шесть месяцев (июль - декабрь) составила 36 000 руб. (20 000 руб. x 6 мес. x 30%).
В конце налогового периода НДФЛ, удержанный исходя из ставки 13%, за январь, февраль, март, апрель и июнь, следует пересчитать по ставке 30%.
Бухгалтер рассчитал сумму НДФЛ с выплаченной работнику заработной платы за декабрь. Поскольку на дату начисления дохода он не является налоговым резидентом РФ, НДФЛ удерживается по ставке 30% в размере 6000 руб. (20 000 руб. x 30%).
НДФЛ, удержанный из доходов работника по ставке 13% за январь, февраль, март, апрель, июнь, следует пересчитать по ставке 30%. Сумма НДФЛ к доплате в бюджет составила 17 000 руб. (20 000 руб. x 5 мес. x 30% - 20 000 руб. x 5 мес. x 13%).
Общая сумма налога, подлежащая уплате в бюджет с доходов работника за декабрь, составляет 23 000 руб. (6000 руб. + 17 000 руб.).
Удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от денежной выплаты (п. 4. Ст. 226 НК РФ). Значит, при выплате дохода данному иностранному работнику за декабрь можно удержать НДФЛ в сумме 10 000 руб. (20 000 руб. х 50%).
Если гражданин государства - члена ЕАЭС, работающий по найму в российской организации, приобретает статус налогового нерезидента, НДФЛ, исчисленный с его доходов по общей ставке, пересчету по ставке 30% не подлежит (письмо ФНС России от 28 ноября 2016 г. № БС-4-11/22588@).
Что делать, если работник по итогам отчетного года не являлся налоговым резидентом РФ, а в следующем году приобрел этот статус. Минфин России в своем письме от 16 марта 2016 года № 03-04-05/14418 пояснил, что налоговый статус физического лица, определенный по итогам налогового периода, не может измениться в зависимости от времени нахождения физического лица в России в следующем налоговом периоде. То есть, если по итогам 2022 года физическое лицо не приобрело статус налогового резидента (находилось в Российской Федерации менее 183 дней), перерасчет сумм НДФЛ, уплаченных в 2022 году по ставке 30%, не производится.
Если же работник в середине года стал резидентом РФ и его статус больше не может измениться (то есть физлицо находилось в России более 183 дней с начала года), то его зарплата облагается НДФЛ по ставке 13 процентов. В такой ситуации, когда статус работника в данном налоговом периоде уже не изменится, налоговый агент может до окончания года зачесть сумму налога, удержанную по ставке 30 процентов, в счет налога, рассчитанного по ставке 13 процентов.
Если налог, удержанный по ставке 30 процентов, до окончания календарного года будет зачтен не полностью, то физлицо может обратиться за возвратом оставшейся суммы излишне удержанного НДФЛ в налоговую инспекцию по месту жительства или месту пребывания (подп. 1.1 ст. 231 НК РФ) (письма Минфина России от 26 сентября 2017 года № 03-04-06/62126, от 15 февраля 2016 г. № 03-04-06/7958).
С 1 января по 31 июля 2023 года работник являлся налоговым нерезидентом. Ему установлен оклад 25 000 руб. в месяц. Его совокупный доход за этот период составил 175 000 руб. Сумма НДФЛ, удержанная с этого дохода, составила 52 500 руб. (175 000 руб. х 30%).
С 1 августа статус работника поменялся, и он стал налоговым резидентом. За период с января по июль с доходов работника НДФЛ должен быть удержан по ставке 13% в сумме 22 750 руб. Переплата налога за этот период составила 29 750 руб. (52 500 руб. – 22 750 руб.).
Зачет переплаты налоговый агент будет производить в счет последующих платежей. Оклад работника до конца года не изменился.
За август – декабрь 2022 г. сумма удержанного НДФЛ составит 16 250 руб. (25 000 руб. х 5 мес. х 13%).
В счет этой суммы можно зачесть часть переплаченного за налоговый период налога. За возвратом остатка переплаты по НДФЛ в размере 13 500 руб. (29 750 руб. – 16 250 руб.) работник должен будет обратиться в налоговую инспекцию по месту своей регистрации.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Связаться с нами