Как оформить командировку

Перед тем как направить работника в командировку необходимо оформить приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (если в командировку направляется один работник) или № Т-9а (если в командировку направляются несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказ можно издать на самостоятельно разработанном и утвержденном бланке (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Чтобы выдать командированному работнику наличные деньги на командировку, заявление на выдачу подотчетных средств на командировочные расходы с него брать не нужно - достаточно распорядительного документа от руководителя (Указанием Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У исключен пункт 6.3  Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

В приказе обязательно указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, где он работает, его профессия (должность), а также цель, время и место командировки.

Образцы заполнения приказа по формам № Т-9 и Т-9а приведены далее.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования с 2015 года определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Если проездные документы отсутствуют, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения.

При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается:

• договором;
• кассовым чеком;
• документом, оформленным на бланке строгой отчетности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. № 1853.

Обратите внимание, что новые правила предоставления гостиничных услуг утверждены постановлением Правительства России от 18 ноября 2020 года № 1853. Так, при предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

• наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
• фамилия, имя, отчество потребителя;
• сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
• цена номера (места в номере);
• период проживания в гостинице;
• другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

За проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

Указанные документы подтвердят фактический срок пребывания работника в командировке. 

Но командированный работник может снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и иной документ. Документ должен содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки).

Служебную записку работник должен составить следующих случаях:

• при использовании служебного транспорта;
• при использовании личного транспорта;
• при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

В ней нужно указать фактический срок пребывания в месте командирования. Форма такой записки свободная.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Такими документами являются:

• путевой или маршрутный лист;
• счета;
• квитанции;
• кассовые чеки;
• иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика).

Обратите внимание: если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

• маршрут/квитанция электронного билета;
• багажная квитанция на бумажном носителе;
• посадочный талон.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет (форма № АО-1) и представить его главному бухгалтеру или бухгалтеру (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У). Это правило распространяется и на заграничные командировки.

При этом работодатели самостоятельно могут устанавливать сроки представления авансового отчета. 

К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Командировка в период простоя

Если в организации объявлен простой, а сотрудника необходимо срочно направить в командировку, важно правильно ее оформить.

Служебная командировка – это выполнение служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Простой же – это временная приостановка работы (ст. 72.2 ТК РФ). Поскольку в период простоя трудовая функция не выполняется, а в командировке – выполняется, значит, эти два правовых режима несовместимы. Поэтому направление сотрудника в командировку в период действия простоя возможно только после официального прекращения простоя в отношении него. 

Как оформить документы: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Прекращение простоя перед командировкой

Нужно издать приказ о прекращении простоя в отношении конкретного сотрудника. В нем укажите:

• причину прекращения (например, «в связи с необходимостью направления в служебную командировку»);
• дату, с которой простой прекращается.

Сотрудника необходимо ознакомить с этим приказом под подпись.

Шаг 2. Оформление командировки

После этого в общем порядке нужно издать приказ о направлении сотрудника в служебную командировку.

Шаг 3. Возобновление простоя после возвращения

Если после возвращения сотрудника из командировки простой в организации продолжается, необходимо издать новый приказ о введении простоя в отношении этого сотрудника.

В нем укажите дату возобновления простоя (например, со следующего рабочего дня после окончания командировки).

Таким образом, при каждом направлении сотрудника в командировку в период действия общего простоя необходимо прерывать простой в отношении него. Это единственный законный способ совместить эти два режима, чтобы избежать нарушений. Так отметил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.