Налогообложение командировочных расходов
Последний раз обновлено:
Налогообложение командировочных расходов зависит от того, подтверждены они документально работником или нет.
Важно для работника: ПАМЯТКА работнику, который направлен в командировку
Налог на прибыль с командировочных
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер.То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.
Перечень командировочных расходов, не облагаемых налогом на прибыль, определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Это расходы на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные(в пределах норм, самостоятельно установленных организацией);
- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Все эти расходы учитываются при исчислении налога на прибыль без каких-либо ограничений. Главное, чтобы организация могла подтвердить их оправдательными документами. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы по налогу на прибыль нельзя.
НДФЛ
Перечень командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, установлен пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса. К ним относятся:
- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
- не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа;
- расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья эти затраты освобождаются от налогообложения в следующих размерах:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России;
- не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки.
- расходы на оплату услуг связи;
- сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
- сборы за выдачу (получение) виз;
- расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Обратите внимание, что данный перечень необлагаемых доходов закрытый. Если работодатель возмещает командированному работнику расходы, которые не указаны в этом перечне, то нужно удержать НДФЛ. Например, это суммы оплаты командированному работнику стоимости услуг бизнес-залов. Так разъяснил Минфин России в письме от 18 августа 2023 г. № 03-04-05/78036.
При выплате суточных учтите:
- суточные, выплачиваемые свыше указанных лимитов, являются доходом командированного сотрудника и облагаются НДФЛ;
- если при направлении в загранкомандировку работник получает суточные в иностранной валюте, то в случае их перерасхода у него возникает облагаемый налогом доход;
- доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов) (п. 5 ст. 210 НК РФ). Определение дохода, подлежащего налогообложению при перерасходе суточных, производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника.
Налогообложение командировочных расходов. Таблица
Вид расходов | Налог на доходы физических лиц | Страховые взносы | Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы) | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
Оплата услуг в гостинице, непосредственно не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане) | Облагают | Облагают | Облагают |
Оплата проезда до места командировки и обратно | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси) | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
Расходы на провоз багажа | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
Суточные в пределах норм, установленных п. 1 ст. ст. 217 НК РФ (т.е. не превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам) | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
Суточные сверх норм, установленных п. 1 ст. ст. 217 НК РФ (т.е. превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам) | Облагают | Облагают | Не облагают, если размеры установлены в ЛНА |
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы | Не облагают | Не облагают | Не облагают |
НДФЛ и страховые взносы при выплате суточных
При выплате суточных определение дохода, подлежащего обложению НДФЛ, производится работодателем в момент утверждения авансового отчета командированного работника.
Датой фактического получения такого дохода является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п.1 ст. 223 НК РФ).
Читайте ситуации: Суточные и Нормирование суточных для целей налогообложения
Перечислить НДФЛ с суточных нужно в общие сроки: если налог удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, то он должен быть перечислен не позднее 28-го числа текущего.
Если суточные выплачены в январе или декабре, то платить нужно следующим правилам:
- за период с 1 по 22 января – не позднее 28 января
- за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года
Срок уплаты страховых взносов в 2023 году – не позднее 28-го числа следующего календарного месяца.
Что касается страховых взносов «на травматизм», то сумма выданных работнику суточных не облагается в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Их перечисляют до 15-го числа следующего месяца.
Сумму суточных, превышающую установленные нормы, нужно включить в базу для исчисления страховых взносов.
Пример. НДФЛ и страховые взносы при выплате суточных
Ивановна А.А. направили в командировку на 4 дня с 22 по 25 июня 2023 года.
По приказу руководителя размер суточных для командировок по территории Российской Федерации составляет 1500 руб. в сутки.
21 июня бухгалтер перечислил работнику суточные в размере 6000 руб. (4 дня × 1500 руб./день).
Сумма суточных сверх нормы составила (1500 руб. – 700 руб.) × 4 = 3200 руб.
Дата фактического получения дохода работником – 30.06.2023. НДФЛ со сверхнормативных суточных составляет 416 руб. (3200 руб. × 13 %).
Перечислить НДФЛ нужно – до 28.06.2023.
Сумма страховых взносов (включая взносы по травме по тарифу 0,2) составила: 966,4 руб. (3200 х 30,2%).
Страховые взносы на ОПС, ОМС и ОСС нужно заплатить до 28.07.2023 – сумма 960 руб. (3200 х 30%), а страховые взносы на травматизм – до 15.07.2023 г.
Спорные ситуации при выплате командировочных
При выплате командировочных расходов могут возникнуть такие ситуации, которые заставят бухгалтера сомневаться в их налогообложении.
Откуда работник отправляется в командировку
Если сотрудник отправляется в командировку прямо из отпуска, а из командировки возвращается на работу, то НДФЛ с компенсации стоимости проезда не уплачивают (письма Минфина России от 9 ноября 2018 г. № 03-04-06/80946, от 16 октября 2015 г. № 03-04-06/59443).
Чиновники отмечают, что в Налоговом кодексе нет ограничений в отношении освобождения от НДФЛ сумм возмещения командировочных затрат в зависимости от места, из которого работник направляется в командировку. Главное: поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы должна быть признана командировкой. А откуда работник выезжает в командировки значение не имеет.
Читайте также ситуации:
Суточные при однодневной командировке
Как известно, при однодневной командировке суточные не платят (ст. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Но взамен суточных работодатель может установить за однодневную командировку компенсационную выплату. Такие выплаты при однодневной командировке по России не облагают НДФЛ в пределах 700 рублей. При зарубежной командировке - в пределах 2500 рублей .
Также их не облагают страховыми взносами. При условии, что данные расходы подтверждены документами (письмо Минфина России от 17 мая 2018 г. № 03-15-06/33309).
Перечень командировочных расходов, не облагаемых страховыми взносами (в том числе взносами «по травме») аналогичен перечню расходов, не облагаемых НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1997 г. № 125-ФЗ).
В целях НДФЛ суточные нормируются в соответствии с положениями пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса.
С 1 января 2017 года в целях обложения страховыми взносами суточные также нормируются в соответствии с положениями пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Суточные в инвалюте
Если суточные были выданы в иностранной валюте, то для того, чтобы определить, не превышен ли необлагаемый НДФЛ лимит, их нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ, действующему на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет командированного. На это обратил внимание Минфин России в письмах от 1 февраля 2017 г. № 03-04-09/5325, от 29 мая 2017 г. № 03-15-06/32796.
По правилам Налогового кодекса доходы, полученные налогоплательщиком в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу Центробанка на дату их фактического получения. А датой фактического получения дохода при направлении сотрудника в командировку считается последний день месяца, в котором был утвержден его авансовый отчет по итогам командировки. Значит, пересчитывать суточные, выданные в иностранной валюте, в рубли нужно по курсу, действовавшему на эту дату.
Командировка в новые субъекты РФ
5 октября в состав Российской Федерации вошли четыре новых субъекта: Донецкая Народная Республика, Луганская Народная Республика, Запорожская область, Херсонская область.
Для командированных в новые субъекты РФ установлен размер суточных за каждый день нахождения в служебной командировке – 8 480 руб. Так установлено Указом Президента РФ от 17 октября 2022 г. № 752 и постановлением Правительства РФ от 28 октября 2022 № 1915.
Это касается лиц, замещающих государственные должности, государственных гражданских служащих, а также рядовых сотрудников федеральных госорганов.
Работодателям также предоставлено право выплачивать таким работникам, командированным в новые субъекты РФ, безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками.
Федеральный закон от 21 ноября 2022 г. № 443-ФЗ освободил от НДФЛ и страховых взносов суточные, выплачиваемые работникам при направлении их в служебные командировки в новые субъекты РФ.
Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами и безотчетные суммы, предусмотренные Указом Президента РФ или актом Правительства РФ, но не более 700 руб. в день.
Так, пунктом 1 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в размерах, установленных Указом Президента РФ или актом Правительства РФ, работникам при направлении их в служебные командировки на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.
А в соответствии с пунктом 2 статьи 422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за ее пределами не облагаются страховыми взносами, в частности, суточные и выплаты работникам в виде безотчетных сумм, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 НК РФ.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!