Материальную помощь выплачивают на основании приказа руководителя. 

Работник может сам обратиться к руководителю, написав заявление или служебную записку с указанием произошедших событий. Если же работодатель примет решение помочь сотруднику, лучше оформить приказ.

Приказ о выплате материальной помощи

В приказе о выплате материальной помощи указывают:

• фамилию, имя и отчество лица, получающего помощь;
• причину выдачи материальной помощи (например, в связи с тяжелым материальным положением, смертью члена семьи работника, хищением имущества, стихийным бедствием и т. д.);
• сумму материальной помощи.

Приказ на выплату материальной помощи может выглядеть так:

Выплата материальной помощи по заявлению работника

Если материальная помощь выплачивается на основании заявления, то работник должен указать в нем причину, по которой помощь ему необходима.

Вот образец заявления:

Руководитель подписывает заявление (ставит резолюцию) и указывает фиксированную сумму материальной помощи. Например: «Бухгалтерии – оказать материальную помощь в размере 2000 рублей».

Подтверждающие документы для выплаты материальной помощи

Работник должен подтвердить документами, что имеет право на материальную помощь. Документ нужно приложить к заявлению.

Подтверждающими документами могут быть:

• свидетельство о рождении ребенка;
• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о смерти члена семьи;
• заключение врача или врачебной комиссии, а также иные документы, подтверждающие факт наличия заболевания;
  
• другие документы, подтверждающие основание для выплаты материальной помощи.

Если материальная помощь выплачивается в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством (пожаром, хищением имущества и др.), работник должен представить в бухгалтерию соответствующие документы (например, справку из правоохранительных органов о факте хищения, справку органов пожарной охраны о пожаре и т. д.).

При выплате материальной помощи в связи со смертью члена семьи работника в бухгалтерию представляется копия свидетельства о смерти. Если материальная помощь выплачивается родственникам работника в связи с его смертью, то в бухгалтерию должна быть представлена копия свидетельства о смерти работника.

Эти документы необходимы для того, чтобы минимизировать налогообложение материальной помощи. Подробнее смотрите раздел «Материальная помощь, премии» → ситуации «Налогообложение материальной помощи, выплачиваемой за счет нераспределенной прибыли» и «Налогообложение материальной помощи, включаемой в состав внереализационных расходов» .

Выплатить материальную помощь можно вместе с заработной платой по ведомости или по расходному кассовому ордеру. Выплата материальной помощи лицам, которые не работают в организации, оформляется расходным кассовым ордером.