Расчет 6-НДФЛ до 2023 года

Форма расчета 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 15 октября 2020 № ЕД-7-11/753. Приказом от 28 сентября 2021 года № ЕД-7-11/845@ форму обновили. Обновленную форму нужно применять с отчетности за 2021 год.

Расчет 6-НДФЛ состоит из:

• титульного листа;
• раздела 1 "Данные об обязательствах налогового агента";
• раздела 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных суммах НДФЛ";
• приложения № 1 "Справка о доходах и суммах налогов физлица".

Сроки сдачи расчета 6-НДФЛ установлены пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Сроки сдачи 6-НДФЛ установлены так:

• за I квартал - не позднее 30 апреля;
• за полугодие - не позднее 31 июля.
• за 9 месяцев - не позднее 31 октября.
• за год - не позднее 1 марта следующего года.

В случае, если дата сдачи расчета 6-НДФЛ выпадает на выходной, праздник или нерабочий день, то его нужно сдать не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

За нарушение сроков сдачи 6-НДФЛ грозит штраф. Подробнее об этом читайте раздел «Налоговая инспекция» → подраздел «Итоги налоговых проверок» → ситуацию «Налоговая ответственность» → пункт «Нарушение срока сдачи 6-НДФЛ».

Сроки представления расчета 6-НДФЛ в 2022 году:

• 01.03.2022 - срок представления расчета за 2021 г. (представляется вместе с приложением № 1 "Справка о доходах и суммах налогов физлица").
• 04.05.2022 - срок представления расчета за 1 квартал 2022 г.;
• 01.08.2022 - срок представления расчета за 1 полугодие 2022 г.;
• 31.10.2022 - срок представления расчета за 9 месяцев 2022 г. (в связи с нерабочими днями по Указу Президента РФ от 20.10.2021 № 595).
• 25.02.2023 - срок представления расчета за 2022 год.

Расчет 6-НДФЛ заполняют на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам, содержащихся в регистрах налогового учета.

На титульном листе, как обычно, указывают данные организации: наименование, ИНН, КПП.

В поле «Отчетный период (код)» проставляют код:

Коды по ОКТМО содержатся в "Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований" ОК 033-2013 (ОКТМО).

Коды по месту предоставления:

Здесь указывают сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода.

А именно:

• в поле 010 - КБК по налогу.
• в поле 020 - обобщенная по всем физическим лицам сумма налога, удержанная за последние три месяца отчетного периода.
• в поле 021 - дата, не позднее которой должна быть перечислена удержанная сумма налога.
• в поле 022 - обобщенная сумма удержанного налога, подлежащая перечислению.

При этом сумма налога, удержанная за последние три месяца отчетного периода, указанная в поле 020, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 022.

В разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2021 год нужно отражать с выплаченных физлицам доходов суммы удержанного НДФЛ за последние три месяца отчетного периода, то есть за январь – март 2021 г., независимо от срока их перечисления. Так разъясняет ФНС России в письмах от 1 апреля 2021 № БС-4-11/4351@, 12 апреля 2021 № БC-4-11/4935@.

Например, зарплата выплачена 31 марта 2021 года. Срок уплаты НДФЛ – 1 апреля, т.е. другой отчетный период. Данную выплату зарплаты нужно отразить в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 1-й квартал 2021 года так:

• в строке 020 указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма НДФЛ, удержанная за январь-март 2021 года;
• в строке 021 – 01.04.2021;
• в строке 022 – сумма НДФЛ с заработной платы за март.

Если организация по ошибке указала в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2021 года сумму НДФЛ, удержанную 31.12.2020 с зарплаты за декабрь 2020 года, поскольку срок перечисления этого НДФЛ пришелся на 11 января 2021 года, то это по своей сути не привело к занижению или завышению суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет. Соответственно, в этом случае сдавать уточненный расчет 6-НДФЛ за первый I квартал 2021 года не требуется.

Количество заполненных строк с полями 021–022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки, например зарплата, больничные, дивиденды и пр.

Теперь в 6-НДФЛ указывают не только удержанный НДФЛ, подлежащий уплате, но и операции по возврату налога физлицам в этом же квартале – строки 030-032.

В поле 030 - общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам за последние три месяца отчетного периода.

В поле 031 - дата, в которую налоговым агентом произведен возврат налогоплательщикам налога в соответствии со статьей 231 НК РФ. А в поле 032 - сумма налога, возвращенная налоговым агентом.

При этом сумма налога, возвращенная за последние три месяца отчетного периода, указанная в поле 030, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 032.

Здесь указывают обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке.

Если вы выплачивали работникам в течение отчетного периода доходы, облагаемые по разным ставкам, Раздел 2 нужно заполнить для каждой из ставок налога.

Раздел 2 нужно заполнить так:

• в поле 100 - ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога.
• в поле 105 - КБК по налогу.
• в поле 110 - общая сумма начисленного дохода;
• в поле 111 - общая сумма начисленного дохода в виде дивидендов;
• в поле 112 - общая сумма начисленного дохода по трудовым договорам (например, премия, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты, имеющие социальный характер и др.);
• в поле 113 –общая сумма начисленного дохода по гражданско-правовым договорам;
• в поле 115 – обобщенная по всем высококвалифицированным специалистам сумма дохода из строк 112 и 113 по трудовым и гражданско-правовым договорам;
• в поле 120 - общее количество физлиц, которым в отчетном периоде начислен облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же работника, количество физлиц не корректируется;
• в поле 121 - общее количество высококвалифицированных специалистов, которым вы в отчетном периоде начисляли доходы;
• в поле 130 - общая сумму вычетов, уменьшающих доход;
• в поле 140 – общая сумму исчисленного налога;
• в поле 141 – общая сумму исчисленного налога на доходы в виде дивидендов;
• в поле 142 – обобщенная по всем высококвалифицированным специалистам сумма исчисленного НДФЛ с начала года;
• в поле 150 – общая сумму фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога;
• в поле 155 – сумма налога на прибыль, подлежащая зачету в соответствии с пунктом 3.1 статьи 214 Налогового кодекса;
• в поле 160 - общая сумма удержанного налога;
• в поле 170 - общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом;
• в поле 180 - общая сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
• в поле 190 - общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом.

Если с доходов НДФЛ рассчитывается по одинаковой налоговой ставке в размере 13%, независимо от того, каким пунктом статьи 224 НК РФ данная ставка предусмотрена, и перечисляются на один КБК - 182 1 01 02010 01 1000 110, то такие доходы отражаются в одном разделе расчета 6-НДФЛ.

Это подтвердила и ФНС России в своем письме от 6 апреля 2021 года № БС-4-11/4577@.

Приложение № 1 – это отчет, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных, и о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Форма справки 2-НДФЛ в целом не изменилась.

В поле "Номер справки" указывается уникальный порядковый номер. Его присваивает сам налоговый агнет.

Никаких особенностей присвоения уникальных номеров справкам о доходах и суммах налога физических лиц не установлено. В отношении своих обособленных подразделений организация также сама определяет порядок присвоения номеров. Об этом разъясняет ФНС России в письме от 3 февраля 2022 года № БС-4-11/1208@.

В поле "Номер корректировки сведений" укажите:

• при составлении первичной Справки проставляется "00";
• при составлении корректирующей Справки взамен ранее представленной указывается соответствующий номер корректировки (например, "01", "02" и так далее);
• при составлении аннулирующей Справки взамен ранее представленной проставляются цифры "99".

В Разделе 1 «Данные о физическом лице - получателе дохода»нужно отразить данные о физическом лице: Ф.И.О. и ИНН.

Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество (при наличии) допускается указывать буквами латинского алфавита.

В поле "Статус налогоплательщика" указывается код статуса:

• "1" - если работник является налоговым резидентом РФ;
• "2" - если работник не является налоговым резидентом РФ;
• "3" - если работник - высококвалифицированный специалист не является налоговым резидентом РФ;
• "4" - если работник участник Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом РФ), не является налоговым резидентом РФ;
• "5" - если работник - иностранный гражданин (лицо без гражданства) признан беженцем или получил временное убежище на территории РФ, не является налоговым резидентом РФ;
• "6" - если работник - иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.
• "7" - если работник - высококвалифицированный специалист является налоговым резидентом РФ

В поле "Дата рождения" указывается дата рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами.

В поле "Гражданство (код страны)" указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ).

При отсутствии у налогоплательщика гражданства в поле "Гражданство (код страны)" указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность.

В поле "Код вида документа, удостоверяющего личность" указывается код вида документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, в соответствии с приложением N 5 к настоящему Порядку.

В поле "Серия и номер" указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика (серия и номер документа), знак "N" не проставляется.

Здесь отражают общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного налога по соответствующей ставке.

В случае выплаты в течение налогового периода доходов физическому лицу - получателю доходов, облагаемых по разным ставкам, заполняется необходимое количество страниц Справки.

Так, в данном разделе нужно отразить:

• ставку налога
• общую сумму дохода;
• налоговую базу;
• сумму налога исчисленную;
• сумму фиксированных авансовых платежей;
• сумму налога удержанную;
• сумму налога перечисленную;
• сумму налога, излишне удержанную налоговым агентом;
• сумму налога, не удержанную налоговым агентом.

Здесь отразите сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, а также о соответствующих уведомлениях, выданных налоговым органом.

В случае если количество предоставленных в течение налогового периода вычетов превышает количество отведенных для их заполнения полей, налоговым агентом заполняется необходимое количество листов Справки. На последующих листах Справки заполняются поля "ИНН", "КПП", "Стр.", "Номер справки", "Номер корректировки сведений", Раздел 3. Остальные поля заполняют прочерками.

При непредставлении в течение года вычетов по доходам, облагаемым по соответствующей ставке, поля "Код вычета" и "Сумма вычета" заполнять не нужно.

В поле "Код вида уведомления" укажите:

• "1" - если работнику выдано уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
• "2" - если работнику выдано уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет;
• "3" - если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

В полях "Номер уведомления", "Дата выдачи уведомления", "Код налогового органа, выдавшего уведомление" указываются номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление.

Здесь нужно отразитьдоход, с которого налоговый агент не удержал налог в налоговом периоде, и исчисленную сумму неудержанного налога по соответствующей ставке.

Здесь нужно отразить сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной формах, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих вычетах по каждой ставке налога.

При заполнении Приложения укажите в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов, коды вычетов, суммы вычетов.

Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в Приложении не указывают.

В связи с появлением новой формы 6-НДФЛ, налоговые инспекторы разъясняют, как заполнять расчет в различных нестандартных ситуациях.

В случае утраты работником статуса налогового резидента, российская организация - налоговый агент производит с начала года перерасчет сумм НДФЛ с доходов данного лица по ставке 30 % с зачетом ранее удержанных по ставкам 13 % и 15 % суммы НДФЛ.

При этом в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за отчетный период отражаются итоговые показатели по налоговой ставке 30%.

Уточненный расчет 6-НДФЛ в этом случае подавать не нужно.

C 2020 года предусмотрена уплата НДФЛ за счет компании в случае доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки. Нужно ли такой доначисленный НДФЛ отражать в расчете 6-НДФЛ?

"Доначисленный" НДФЛ не является доходом работника, у которого налоговый агент вовремя не удержал налог (п. 5 ст. 208 НК РФ). Поэтому начислять НДФЛ на НДФЛ, уплаченный за счет средств организации, не нужно.

Данный налог, уплаченный за счет фирмы, не нужно отражать в сведениях о доходах физических лиц (форма № 2-НДФЛ) и в расчете сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме № 6-НДФЛ.

Если выплаченные гражданам доходы за квартал облагаются по разным ставкам, то разделы 1 и 2 отчета 6-НДФЛ заполняются для каждой из ставок. В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного НДФЛ за три месяца отчетного периода. Причем по строке 021 раздела 1 указывается дата, не позднее которой налог должен быть уплачен по правилам п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ.

В Разделе 2 нужно указать обобщенные по всем физлицам суммы доходов, исчисленного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года по конкретной ставке (т. е. отдельная страница для каждой ставки НДФЛ).

ФНС России в письме от 1 декабря 2020 года № БС-4-11/19702@ привела примеры заполнения нового 6-НДФЛ.

ФНС России в письме от 4 августа 2021 года № СД-4-11/11028@ разъяснила, как заполнить справку о доходах по дивидендам, если их сумма больше 5 млн. рублей.

Так, если сумма дохода в виде дивидендов от долевого участия в российской организации составляет, например, 7 млн. рублей, то ее отразите в двух Приложениях "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода" отдельно.

В одном приложении отразите сведения в отношении дивидендов в сумме равной 5 млн. рублей:

• в поле «Ставка налога» - 13;
• в поле «Месяц» - 02;
• в поле «Код дохода» - 1010;
• в поле «Сумма дохода» - 5 000 000.

В другом приложении отразите сведения в отношении суммы дивидендов, превышающий 5 млн руб. (т.е. 2 млн руб.):

• в поле «Ставка налога» указывается 15;
• в поле «Месяц» - 02;
• в поле «Код дохода» - 1010;
• в поле «Сумма дохода» - 2 000 000.

Поля "Код вычета" и "Сумма вычета" не заполняйте.

По общему правилу каждый работодатель отвечает только за ту зарплату, которую он выплатил своему сотруднику и те суммы НДФЛ, которые он удержал при этом. Отслеживать общую сумму выплат, получаемую работником по совместительству у других работодателей, организация не должна. Поэтому, она не обязана узнавать, не превысили ли доходы работника порогового значения 5 000 000 рублей, с которых надо удерживать НДФЛ по ставке 15 %.

Ведь если доходы лица, полученных от нескольких работодателей, превысят 5 000 000 рублей за календарный год, то доплачивать НДФЛ должно это лицо самостоятельно на основании уведомления, полученного от налоговой инспекции (письмо Минфина России от 11 июня 2021 года № 03-04-05/46440).

Но если работник совмещает несколько должностей в одной организации, в том числе, в других ее обособленных подразделениях, дело обстоит иначе. В этом случае организация должна контролировать общую сумму выплат сотруднику.

Например, работник организации получил зарплату по основному месту работы в головной организации в размере 5 млн рублей, а по месту совмещения должности в обособленном подразделении организации – 500 тыс. рублей.

О том, как работодателю заполнить 6-НДФЛ в таком случае, рассказала ФНС в письме от 11 июня 2021 года № БС-4-11/8204@.

Доходы, выплаченные работнику за выполнение трудовых обязанностей по указанным трудовым договорам, в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 2021 год надо отразить следующим образом.

Для проверки правильности формирования показателей ФНС России письмом от 18 февраля 2022 года № БС-4-11/1981@ направила контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ.

Контрольные соотношения позволяют выявить расхождения и устранить их перед отправкой отчета. Ведь за каждое неравенство налоговые инспекторы потребуют пояснения.  

Если выполнены все контрольные соотношения расчета 6-НДФЛ, значит выполнены равенства значений строк не только внутри формы, но и совпадают значения с расчетом по страховым взносам.

Все контрольные соотношения можно разделить на группы.

Средняя зарплата не меньше МРОТ в расчете 6-НДФЛ

Средняя зарплата определяется по каждому работнику на основании данных Приложений «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» приложений № 1 к 6-НДФЛ.

Должны выполняться следующие неравенства:

• средняя заработная плата > = МРОТ
• средняя заработная плата > = средняя заработная плата в субъекте РФ по соответствующей отрасли экономики

Средняя зарплата в целом по налоговому агенту определяется также на основании данных Приложений «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» приложений № 1 к 6-НДФЛ.

Соотношения по Приложению № 1 к 6-НДФЛ (справки о доходах)

В состав расчета 6-НДФЛ за 2021 год включены Справки о доходах физлиц – Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (далее – Приложение).

Поэтому выделим отдельно, какие соотношения должны быть выполнены:

1. Разница между общей суммой дохода и суммой вычетов из приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам», умноженная на ставку налога, должна отличаться от исчисленной суммы налога по разделу 2 приложения 1 не более чем на 1 рубль.

Равенство такое: 

(сумма всех строк «Сумма дохода» Приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» – сумма всех строк «Сумма вычета» – сумма всех строк раздела 3 приложения № 1 к 6-НДФЛ) х ставка/100 – «Сумма налога исчисленная» раздела 2 приложения № 1 к 6-НДФЛ = не больше 1 руб.                                         

2. Сумма строк «Общая сумма дохода» раздела 2 приложения № 1 к 6-НДФЛ должна совпадать с суммой всех строк «Сумма дохода» Приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».

3. Строка «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом» раздела 4 приложения № 1 к 6-НДФЛ должна быть меньше либо равна строке «Общая сумма дохода» Раздела 2 приложения № 1 к 6-НДФЛ

Соотношения расчета со Справками о доходах

1. Количество физлиц, получивших доход (строка 120) по соответствующей ставке (строка 100) должно соответствовать количеству разделов 2 приложений № 1 к 6-НДФЛ, представленных по соответствующей ставке.   

2. Строка 111 = сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) приложений № 1 к 6НДФЛ, представленных по всем налогоплательщикам.

3. Строка 130 = сумме строк «Сумма вычета» раздела 3 приложений № 1 к 6-НДФЛ + сумма строк «Сумма вычета» Приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» приложений № 1 к 6-НДФЛ.

4. Строка 140 по соответствующей ставке налога (строка 100) = сумме строк  «Сумма налога исчисленная» раздела 2 по соответствующей ставке налога приложений № 1 к 6-НДФЛ, представленных по всем налогоплательщикам.

5. Строка 150 по соответствующей ставке налога (строка 100) = сумме строк  «Сумма фиксированных авансовых платежей» раздела 2 приложений № 1 к 6-НДФЛ.

6. Строка 170 = сумме строк «Сумма неудержанного налога» раздела 4 приложений № 1 к 6-НДФЛ, представленных по всем налогоплательщикам.

Соотношения расчета и карточки расчетов с бюджетом (КРСБ)

КРСБ — это регистр налоговых инспекторов для учета налогов, страховых взносов и других платежей по каждому налогоплательщику.

При представлении расчета 6-НДФЛ инспекторы также сверяют показатели с КРСБ.

1. Разность строк 160 и 190 должна быть меньше либо равна данным КРСБ НА (уплачено НДФЛ с указанием «Назначение платежа», относящегося к данному отчетному периоду с начала налогового периода без учета поступлений по контрольной работе)

2. Дата по строке 021 должна быть больше либо равно дате перечисления по данным КРСБ НА  (дата уплаты суммы НДФЛ). Это соотношение не применяется, начиная с представления расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года.

6-НДФЛ и РСВ

Сумма строк 112 и 113 должна быть больше либо равна строке 050 Приложения 1 к разделу 1 РСВ.

Данное соотношение применяется к отчетному периоду по налоговому агенту в целом, с учетом обособленных подразделений.

Обратите внимание: если в 6-НДФЛ сумма доходов меньше базы по страховым взносам, то возможно занижение налоговой базы по НДФЛ.

В связи с изменениями по НДФЛ с 1 января 2023 года это соотношение не применяется, начиная с представления расчета 6-НДФЛ за 2022 год.

Соотношение расчета по банковским счетам

Разность строк 110 и 140 должна быть больше либо равна сумме выплат произведенных в адрес физических лиц по счетам налогоплательщика относящиеся к соответствующему периоду 

Таблица. Контрольные соотношения расчета 6-НДФЛ