.
^ Наверх

Компенсация проезда в отпуск и обратно для работников Крайнего Севера

Последний раз обновлено:

Лица, работающие на Севере, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, которые установлены ТК РФ, другими федеральными законами и иными правовыми актами РФ (ст. 313 ТК РФ).

Одной из таких гарантий является компенсация оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Такое право устанавливает статья 325 Трудового кодекса РФ.Предоставлять эту гарантию работникам обязаны работодатели, которые находятся в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Но положены ли работнику компенсации как северянину зависит от того, где он фактически трудится. Местонахождение компании-работодателя вторично.

Право на компенсацию расходов на проезд к месту отпуска и обратно возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации. Следовательно, права на первую выплату компенсации возникает уже через 6 месяцев непрерывной работы в компании.

Кроме того, работодатель должен оплатить билеты на поезд или самолет других неработающих членов его семьи. Члены семьи, на которых распространяются льготы – это неработающие супруг и несовершеннолетние дети, проживающие вместе с работником.

Размер компенсации проезда в отпуск и обратно для работников-«северян»

Конкретных правил оплаты дороги в отпуск «северянам» нет. Поэтому их фирмы определяют самостоятельно.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно необходимо прописать в коллективных или трудовых договорах либо в локальных нормативных актах.

Если размер компенсации по расходам на проезд к отпуску и обратно работникам – «северянам» не установить, то при возникновении спора о ее выплате, суды по аналогии применят положения статьи 325 Трудового кодекса и Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 года № 455.

То есть, компенсацию присудят выплатить в размерах, установленных для работников бюджетных организаций (абз. 5 раздела 6 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26 февраля 2014 года).

Компенсировать расходы на проезд и провоз багажа работников нужно 1 раз в 2 года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). Но компании вправе выплачивать компенсацию чаще. Для этого им нужно внесите соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.

Что отразить в договоре:

  • виды отпусков (кроме ежегодного), когда работник вправе попросить компенсацию проезда (например, отпуск за свой счет, детские отпуска);
  • документы, подтверждающие, что родственник не работает (трудовая книжка, справка из центра занятости);
  • 30 кг — вес багажа, который работник может провести за счет работодателя;
  • количество поездок за счет работодателя (можно предусмотреть ежегодную компенсацию);
  • вид транспорта, проезд на котором работодатель не компенсирует (например, такси);
  • форму заявления о возмещении расходов;
  • документы, необходимые для получения компенсации (списки для личного автомобиля, ж/д и авиатранспорта).

Работники-северяне могут отдыхать и заграницей. Но работодатель компенсирует стоимость билетов частично, до государственной границы. Обратный маршрут оплачивается по таким же правилам.

Обратите внимание: работники, которые не воспользовались правом на указанную компенсацию в 2020 году из-за ограничительных мер, связанных с коронавирусом, могут реализовать это право в 2021 году. Постановление Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 установило особенности правового регулирования трудовых отношений в 2020 году.

Если указанный период, за который работнику предоставляется право на компенсацию расходов, заканчивается в 2020 году и он его не использовал, право на компенсацию расходов в 2021-2022 годах реализуется в 2022 году.

Одновременно устанавливаются случаи, когда уже полученная в 2020 году работником компенсация не возвращается, если работник не уехал к месту проведения отпуска из-за ограничительных мер. Так, например, работник не должен возвращать компенсацию, если перевозчик продлил действие билетов на следующий год или не вернул за них деньги работнику.

Расходы на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска не компенсируют, если работник находится:

  • в отпуске по беременности и родам;
  • в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
  • в отпуске без сохранения заработной платы;
  • в ежегодном оплачиваемом отпуске с последующим увольнением.

НДФЛ с компенсации работнику-«северянину» за проезд к месту отпуска и обратно

Согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ не облагается НДФЛ оплата стоимости проезда работников-«северян» в отпуск и обратно, которая производится в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами регионов. При этом Трудовой кодекс устанавливает условие для выплаты этой компенсации – 1 раз в 2 года.

Для «северян» оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно является компенсацией, предусмотренной законодательно. Поэтому со всей суммы компенсации расходов на проезд не нужно удерживать НДФЛ.

Условия для освобождения от НДФЛ сумм компенсации расходов на проезд к месту отпуска работникам – «северянам» перечислены в абзаце 10 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса. Об этом напомнил Минфин в письме от 24 августа 2021 года № 03-04-05/67981.

Так, не надо удерживать НДФЛ при оплате работодателем, расположенным в районах Крайнего Севера, проезда к месту отпуска и обратно: 

  • стоимости проезда работника в пределах РФ к месту проведения отпуска и обратно;
  • стоимости провоза багажа работником весом до 30 кг; 
  • стоимости проезда неработающих членов семьи работника – мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником; 
  • стоимости провоза багажа весом до 30 кг неработающих членов семьи работника.

При этом, если работник едет в отпуск за границу, то НДФЛ не облагают стоимость его проезда или перелета, рассчитанную от места отправления до пункта пропуска через границу РФ, в том числе до международного аэропорта, в котором работник проходит пограничный контроль (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).

Можно ли проезд в отпуск работнику-«северянину» компенсировать каждый год

По общему правилу компенсировать расходы на проезд и провоз багажа работников нужно 1 раз в 2 года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Но компании вправе чаще выплачивать компенсацию расходов на проезд к месту отпуска и обратно. Например, ежегодно. 

Для этого внесите соответствующее положение в коллективный, трудовой договор либо в локальный нормативный акт. При этом отразите:

  • виды отпусков (кроме ежегодного), когда работник вправе попросить компенсацию проезда (например, отпуск за свой счет, детские отпуска);
  • документы, подтверждающие, что родственник не работает (трудовая книжка, справка из центра занятости);
  • 30 кг — вес багажа, который работник может провести за счет работодателя;
  • количество поездок за счет работодателя (можно предусмотреть ежегодную компенсацию);
  • вид транспорта, проезд на котором работодатель не компенсирует (например, такси);
  • форму заявления о возмещении расходов;
  • документы, необходимые для получения компенсации (списки для личного автомобиля, ж/д и авиатранспорта).

НДФЛ с компенсации проезда в отпуск работнику-«северянину», выплачиваемой ежегодно

Установленное в коллективном, трудовом договоре или ЛНА условие по оплате проезда 1 раз в год устанавливает более благоприятные условия труда работникам, что соответствует положению части 8 статьи 325 Трудового кодекса. Следовательно, никаких нарушения законодательства в данном случае не возникает.

По мнению Минфина России, при оплате работодателем работникам стоимости проезда к месту проведения отпуска, производимой чаще 1-го раза в 2 года в соответствии с коллективным, трудовым договором, ЛНА организации, следует руководствоваться решениями судебных органов, предусматривающими освобождение от обложения НДФЛ указанных выплат. К такому выводу чиновники пришли в письме от 20 февраля 2017 года № 03-04-06/10021.




Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.

 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор