Перерасход по командировке

Конкретный порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками (ст. 168 ТК РФ), в организации нужно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом, например, Положением о командировках.

При налогообложении прибыли командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов в сумме фактических затрат, порядок и размер возмещения которых определены организацией. Это может быть и полная сумма фактических затрат. Исходя из этого, в Положении о командировках можно написать, что расходы возмещаются в размере, фактически произведенном и документально подтвержденном.

Но с точки зрения экономии и для предотвращения злоупотреблений на командировочных расходах компания может в Положении о командировках ограничить размеры возмещаемых сумм.

Суточные в целях НДФЛ не облагаются налогом лишь в пределах не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Все суточные, выплаченные сверх этих ограничений, нужно включить в базу по НДФЛ. В целях же налога на прибыль и страховых взносов никакое ограничение суточных не применяется – их можно установить в большем размере, на усмотрение организации.

Итак, если расходы на командировки обоснованны, не превышают установленных норм и имеют документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ), организации учитывают их в целях исчисления налога на прибыль. Также они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (с ограничением по суточным). А как быть в случае, если по объективным причинам произошел перерасход?

Чаще всего перерасход бывает по расходам на оплату жилья. В таком случае следует взять с работника заявление о возмещении сверхнормативных затрат и объяснением причин перерасхода. Если руководитель примет решение о возмещении, то вся сумма учитывается в расходах по налогу на прибыль и освобождается от НДФЛ (письмо Минфина России от 4 июля 2012 года № 03-04-06/6-204).

То же и по страховым взносам, поскольку не подлежат обложению платежами во внебюджетные фонды командировочные расходы в размере, закрепленном работодателем (письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19).

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и окончательно рассчитаться по полученному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны прилагаться:

• документы о найме жилого помещения;
• документы о фактических расходах на проезд (в том числе страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам. Их он представляет по возвращении из командировки. Если проездных документов нет, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения. Если он жил в гостинице, срок пребывания можно подтвердить квитанцией (талоном) или другим документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Если же нет ни проездных документов, ни документов из гостиницы, работник может представить служебную записку и (или) иной документ, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке его прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки).

Если работник ездил в командировку на служебном транспорте, на личном транспорте или на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в командировке он должен указать в служебной записке. Ее нужно представить одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта. Это путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

При отсутствии подтверждающих документов командировочные расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. На их сумму нужно начислить страховые взносы и НДФЛ.

Однако в Налоговом кодексе есть прямая норма, позволяющая не начислять НДФЛ на часть неподтвержденных документально расходов по найму жилья в командировке. Суммы документально неподтвержденной оплаты жилья освобождаются от налогообложения в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день заграничной командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Какими документами должен быть подтвержден проезд в командировку