.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Ежемесячная форма отчетности СЗВ-М

Последний раз обновлено:

Ежемесячная отчетность в ПФР «Сведения о застрахованных лицах» по форме СЗВ-М введена Федеральным законом от 29 декабря 2015 года № 385-ФЗ для всех работодателей в отношении всех работающих у них застрахованных лиц, если с их вознаграждений уплачиваются (или должны уплачиваться) страховые взносы в ПФР (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Отчитаться в ПФР в электронном виде должны компании, которые сдают сведения на 25 и более застрахованных лиц. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Если сдаются сведения на количество застрахованных менее 25 человек, сдать отчет можно как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п. Электронный формат данных сведений о застрахованных лицах утвержден постановлением Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077П.

Отчет подают на работников, с которыми в отчетном периоде (месяце) заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые или гражданско-правовые отношения, предполагающие выплату вознаграждений, облагаемых страховыми взносами.

Срок сдачи СЗВ-М

Сведения на работников по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

В 2016 году СЗВ-М необходимо было подавать не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2017 года срок сдачи СЗВ-М удлинили на 5 дней – сведения надо подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Если компания в 2016 году просрочила сдачу СЗВ-М по нормам 2016 года, но уложилась в новый удлиненный срок, установленный с 2017 года, оснований для штрафа нет. Так решил Верховный суд РФ в определении от 15 мая 2018 года № 306-КГ17-22270.

Верховный Суд отменил решения нижестоящих судов и признал решение ПФР о применении к компании штрафных санкций не подлежащим исполнению. Причина неожиданная. Новый срок, как указали судьи, улучшил положение работодателей. Поэтому закон, внесший эту поправку, имеет обратную силу. То есть следует считать, что компания, которая сдала в 2016 году сведения СЗВ-М не 10, а 12 числа, ничего не нарушила.

Если последний день срока приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день, то последним днем представления отчетности считается первый следующий за ним рабочий день (письмо ПФР от 28 декабря 2016 г. № 08-19/19045).

На кого подавать сведения

Форма СЗВ-М подается и на штатных сотрудников, работающих по трудовым договорам, включая дистанционных работников, и на совместителей, и на исполнителей по гражданско-правовым договорам, на вознаграждения по которым начисляются (или должны начисляться) страховые взносы.

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М сдают все организации и индивидуальные предприниматели - страхователи в отношении работающих у них граждан - застрахованных лиц (п. 2.2 ст.11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Если трудовые договоры или гражданско-правовые договоры есть, но выплаты по ним не осуществляются, отчет сдавать все равно нужно. Например, в организации не было денег на зарплату. Или гражданско-правовой договор заключен в одном месяце, а выплата по нему должна быть в следующем. Отчетность по форме СЗВ-М должна представляться на всех работающих застрахованных лиц вне зависимости от фактического осуществления выплат и иных вознаграждений за отчетный период в их пользу, а также вне зависимости от факта перечисления страховых взносов по ним. На это было указано в письме ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581.

Источник, за счет которого осуществляются выплаты в пользу работающих лиц, значения не имеет. Это могут быть выплаты, осуществляемые даже за счет полученного гранта (см. письма Минтруда РФ от 15 марта 2016 г. № 17-4/В-107, от 18 мая 2016 г. № 17-3/ООГ-821, письмо Минфина РФ от 31 мая 2016 г. № 02-07-05/32003).

Кого считать работающими

Специалисты ПФР разъясняют, что отчетность в ПФР по форме СЗВ-М сдается на всех лиц, которые согласно законодательству являются работающими (см. письмо Пенсионного фонда РФ от 13 июля 2016 г. № ЛЧ-08-26/9856).

Под работающими гражданами понимаются лица, указанные в статье 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Это лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование.

В частности, обязательное пенсионное страхование распространяется на:

  • граждан Российской Федерации, работающих по трудовому договору, в том числе руководителей организаций, являющихся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества;
  • работающих по гражданско-правовому договору, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, на выплаты по которым согласно статье 420 Налогового кодекса начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Кроме того, есть определение объекта обложения страховыми взносами. Это выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками взносов в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 420 НК РФ).

Заметим, что понятие «трудовые отношения» шире, чем понятие «трудовой договор».

Признаки трудовых отношений определены в статье 15 Трудового кодекса.

Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем:

  • о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы);
  • о работе в интересах, под управлением и контролем работодателя;
  • о подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка;
  • при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Согласно статье 16 Трудового кодекса трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя даже без оформления трудового договора в письменной форме. Также трудовые отношения возникают в результате избрания человека на должность. А в соответствии со статьей 17 Трудового кодекса трудовые отношения в результате избрания на должность возникают, если избрание на должность предполагает выполнение работником определенной трудовой функции.

.

Например, председатель общего собрания членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения (собрания уполномоченных) избирается на общем собрании членов такого объединения (п. 2 ст. 21 Федерального закона от 15 апреля 1998 г. № 66-ФЗ). Полномочия председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения установлены статьей 23 Закона № 66-ФЗ. Значит, деятельность председателя правления садоводческого, огороднического или дачного товарищества можно отнести к трудовой деятельности физического лица.

Таким образом, если физические лица состоят с организацией в трудовых отношениях, то они в соответствии с нормами закона № 167-ФЗ и Налогового кодекса относятся к работающим лицам.

Кого включать в отчет

Очень часто единственный учредитель своим решением возлагает на себя функции исполнительного органа (директора) без заключения трудового договора в письменной форме. Тем не менее он осуществляет эти функции, получает заработную плату в соответствии со штатным расписанием, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка. В этом случае единственный учредитель, являющийся руководителем компании, в полной мере относится к работающим лицам.

Обратите внимание: сведения о единственном учредителе - руководителе компании нужно включать в отчет, даже если он наряду с отсутствием трудового договора в бумажной форме еще и не получает заработную плату. Поскольку в компании ведется финансово-хозяйственная деятельность, и он выполняет функцию единоличного исполнительного органа, то он находится с фирмой в трудовых отношениях.

Минтруд России письмом от 16 марта 2018 года № 17-4/10/В-1846 (направлено письмом ПФР от 29 марта 2018 г. № ЛЧ-08-24/5721) окончательно подтвердил эту позицию: в отношении руководителя-единственного учредителя нужно сдавать форму СЗВ-М, а также и СЗВ-СТАЖ.

Отдельно остановимся на том, нужно ли включать в отчет сведения о сотрудниках, которых именуют «декретниками». Это:

  • работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
  • работницы и работники, находящиеся в отпусках по уходу за детьми на период до полутора или трех лет.

Сведения о них в отчет включать нужно, поскольку в периодах нахождения работников в таких отпусках трудовые договоры с ними продолжают действовать.

А как быть в случае смерти работника?

Если в отчетном месяце в организации умер сотрудник, и на основании свидетельства о смерти трудовой договор с ним был расторгнут, сведения о работнике нужно включить в сведения СЗВ-М за этот месяц, поскольку подлежат включению сведения в том числе и по договорам, которые прекращены.

Вместе с тем в отношении застрахованных лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, с учетом прямого указания пункта 2.2 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ отчетность по форме СЗВ-М представляется при условии начисления страховых взносов на вознаграждения, выплачиваемые по таким договорам.

Пункт 1 статьи 8, пункт 1 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ в редакции Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ конкретизировал лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, в отношении которых нужно предоставлять сведения, указав в том числе лиц, заключивших:

  • договоры авторского заказа;
  • договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
  • издательские лицензионные договоры;
  • лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Кроме этого, это договоры, в соответствии с которыми физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем оказывает различные услуги, в том числе посреднические (в виде агента, комиссионера, поверенного, перевозчика) или выполняет для организации работы.

Таким образом, чтобы решить вопрос о включении в отчет сведений, нужно исходить из следующего:

  • какой вид договора заключен;
  • действовал ли договор в отчетном месяце;
  • исполняет ли единственный учредитель функции единоличного исполнительного органа;
  • факт начисления и выплаты вознаграждения и начисления страховых взносов по данному договору значения не имеет.

Кого не нужно включать в отчет

Данные о физических лицах, которые получают вознаграждения по договорам, на которые страховые взносы не начисляются, в форму СЗВ-М включать не нужно. Это договоры:

  • аренды;
  • купли-продажи;
  • дарения;
  • ссуды или займа.

Так, договор аренды транспортного средства относится к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), арендная плата, установленная договором, заключенным между организацией и работником данной организации, и выплачиваемая работнику, не является объектом обложения страховыми взносами (письмо Минтруда РФ от 27 июля 2016 г. № 17-3/В-291).

В случае передачи подарков по договору дарения независимо от стоимости подарка у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда РФ от 22 сентября 2015 г. № 17-3/В-473).

Ошибки в отчете

Согласно постановлению Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077П электронный отчет проверят на ошибки.

Форму не примут, если вы допустите такие критичные ошибки:

  • чужая электронная подпись;
  • неверный ИНН;
  • ошибка в регистрационном номере в ПФР;
  • отсутствие СНИЛС сотрудника;
  • указано только отчество сотрудника;
  • сдается дополняющая форма вместо исходной;
  • повторно направляется исходная форма;
  • указан период раньше апреля 2016 года.

Если у вас обнаружат некритичные ошибки, отчет примут:

  • в фамилии стоят точка или подряд два дефиса;
  • в двойной фамилии стоит пробел рядом с дефисом;
  • в конце фамилии, имени или отчества стоит дефис;
  • ИНН начинается с пробелов;
  • в графе с ИНН проставлены одни нули.

Расшифровка ошибок в форме СЗВ-М приведена в таблице 7 Постановления ПРФ от 7 декабря 2016 г. № 1077П:

Код Условие Код результата
АФ.КСФ.1.1 Проверяемый файл должен быть корректно заполненным XML-документом 50
АФ.СХ.1.1 Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме 50
АФ.ЭП.1.1 Электронная подпись должна быть корректной 50
ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.1 Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве 30
ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.2 Указывается ФИО, содержащееся в страховом свидетельстве 30
ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.3 Статус ИЛС в реестре «Застрахованные лица» на дату проверяемого документа не должен быть равен значению «УПРЗ» 30
ВСЗЛ.Б-СЗВ-М.1.1 Элемент «Регистрационный номер». Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР 50
ВСЗЛ.Б-СЗВ-М.1.2 Идентификационный номер налогоплательщика должен быть указан в соответствии с данными ПФР 50
ВСЗЛ.Б-СЗВ-М.1.4 При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы «исходная» не должно быть ранее представленных сведений с типом «исходные» за отчетный период, за который представляются сведения 50
ВСЗЛ.ОП.1.9 Контрольные цифры ИНН физического лица должны быть числом, подсчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН 20
ВСЗЛ.ФИО.1.1 Должен быть указан хотя бы один из элементов «Фамилия» или «Имя» 30
ВСЗЛ.СЗВ-М.1.2 Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен 20
ВСЗЛ.СЗВ-М.1.3 Период представления СЗВ-М должен быть не ранее апреля 2016 года 50
ВСЗЛ.СЗВ-М.1.4 Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, должен быть меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка 50

Что же увидит бухгалтер в протоколе после того, как система обнаружит в отчете СЗВ-М ошибки?

Указание на ошибки с кодом 50. Отправителю приходит отрицательный протокол с пометкой о том, что система документ не приняла. В нем содержится требование о необходимости повторно предоставить форму СЗВ-М.

Указание на ошибки с кодами 30 и 40. Отчетность частично принята системой, но требует поправки. В протоколе есть присутствует запись о необходимости еще раз дать сведения о застрахованном лице. Отчет СЗВ-М является не полностью сданным, то есть сотрудники, в отчетных графах которых проставлены код 30 или код 40, в отчете не будут зачтены, и данные не отметятся на их лицевых счетах. Ошибки нужно исправить и снова отправить отчет по этим людям.

Указание на ошибки с кодами 10 и 20. Отчет принят системой. Никакой дополнительной информации не требуется. Однако в будущем такие ошибки все-таки лучше не допускать:

  • не оставлять незаполненными графы с ИНН;
  • не использовать букву «ё»;
  • не писать в реквизите Ф.И.О. латиницей и не допускать одновременное использование русского и латинского регистров при заполнении таких реквизитов;
  • не использовать в реквизите Ф.И.О такие символы, как апостроф, дефис, кавычки и скобки, а также не проставлять «где попало» точки.

Критичные ошибки и как их исправить

Что же представляют из себя критичные ошибки и как их исправлять?

1. Ошибки по формату.

В электронных отчетах проверка в первую очередь идет по следующим показателям:

  • отчетность принимается только тогда, когда она представлена в формате ХМL.
  • проверяется электронная подпись.
  • данные отчета сверяются с реквизитами страхователя, имеющимися в ПФР.

Если не обновлен сертификат на электронную подпись или отчет подан в неверном формате, то система формирует отрицательный протокол с указанием ошибки по коду 50.

Отчет нужно направить снова отчет, указав при отправлении пометку «исхд».

2. Ошибки в реквизитах страхователя.

  • Если указан неправильный номер регистрации в ПФР или ИНН, то в возвращенном документе система укажет код 50.
  • Код 30 присваивается документу, где неправильно указан КПП.

Отчет нужно пересдать отчет с типом «исхд».

3. Ошибки в предоставлении данных на застрахованных.

  • фамилия, имя, отчество работника в отчете должны быть указаны полностью. Если одна из составляющих отсутствует, отчет не будет принят. В таких отчетах ПФР указывает код от 30 до 40 и отправляет отчет на доработку.
  • в случае отсутствия данных об ИНН нельзя ставить нули. Отчет будет возвращен с кодом ошибки от 20 до 30.
  • не совпадают Ф.И.О. и СНИЛС застрахованного лица. Отчет вернут на доработку с кодом ошибки от 30 до 40.

Такого рода ошибки исправляют подачей дополнительной формы СЗВ-М. В ней указываются только те сотрудники, по которым ранее были предоставлены ошибочные данные.

Типичные ошибки

Ошибки могут всплыть уже после того, как фонд принял отчет, а вы сами их обнаружили.

1. В отчет включены сведения по работникам, уволившимся и получившим расчет в предыдущем отчетном периоде (например, в отчет за февраль включены данные о работнике, которого рассчитали в январе). Нужно составить корректирующий отчет СЗВ-М, в разделе 3 которого вписывается «отмн». В раздел 4 нужно вписать список сотрудников без включения уволившегося работника.

2. Не отражена информация о работниках, поступивших на работу в отчетном периоде. Заполняется еще один экземпляр отчетности, который будет дополнять предыдущий. В разделе 3 указывают «доп», а в разделе 4 - только информацию о новом сотруднике.

3.В отчет не включена информация о работниках компании, которые находились в отпусках любой разновидности. Заполняется еще один экземпляр отчетности, который будет дополнять предыдущий. В разделе 3 указывают «доп», а в разделе 4 - только информацию о сотрудниках, которые не были включены в первоначальный отчет.

4. Ошибка в отчетном периоде. В этом случае корректировать в отчете нечего, а отмена сданного отчета и представление нового приведет к тому, что компанию оштрафуют за несвоевременную сдачу отчета. Нужно сдать отчет повторно, указав правильный период, а в пояснениях к нему указать, что это является исправлением допущенной ошибки. Такой путь исправления ошибки в отчетном периоде Верховный суд признал допустимым, и штраф в такой ситуации неправомерен, поскольку ПФР имеет возможность разобраться, за какой период сдан первоначальный отчет с ошибкой (Определение ВС РФ от 22 января 2018 года № 301-КГ17-20650).

Штрафы за несдачу формы

Штраф за непредставление ежемесячной отчетности в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Так, например, если форма СЗВ-М будет сдана позже срока, а у страхователя работает 20 человек, то размер штрафа составит 10 000 рублей (20 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника.

Если организация с численностью работающих более 25 человек сдаст отчет не в электронном формате, а на бумаге, штраф составит 1000 рублей (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

В какой срок устранять ошибки без штрафа

Срок устранения страхователями несоответствий и ошибок в отчетах по форме СЗВ-М, предоставленных в органы ПФР по сроку до 15 числа месяца, следующего за отчетным, составляет 5 рабочих дней со дня получения от органа ПФР уведомления об ошибке. Если работодатель уложится в пятидневный срок и представит исправленный отчет, тогда он избежит штрафа.

Пример. В какой срок исправлять ошибки в СЗВ-М без штрафа

До 15 марта 2018 года работодатели должны подать отчет СЗВ-М за февраль. Если протокол об ошибках ПФР пришлет 22 марта, сдать исправленный вариант отчета нужно до 29 марта.

Выдача сведений работникам

В пункте 4 статьи 11 Закона № 27-ФЗ установлена обязанность работодателя по запросу сотрудников выдавать копии сведений. На это отведено пять календарных дней. Кроме того, форму следует выдавать на руки в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения гражданско-правового договора. При этом от застрахованного лица нужно получить письменное подтверждение, что форма СЗВ-М ему передана.

Заметим, что сотрудникам не нужно предоставлять полный отчет по организации в целом. Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – в отношении одного конкретного работника.

А подтверждение сотрудника, получившего форму, можно заполнить так:

Порядок заполнения формы

Форма состоит из четырех разделов.

В Разделе1 заполняются стандартные реквизиты компании:

  • регистрационный номер в ПФР;
  • краткое наименование;
  • ИНН/КПП.

В Разделе 2 нужно заполнить: «Отчетный период __ календарного года __».

Отчетными периодами являются: 01 - январь, 02 - февраль, 03 - март, 04 - апрель, 05 - май, 06 - июнь, 07 - июль, 08 - август, 09 - сентябрь, 10 - октябрь, 11 - ноябрь, 12 - декабрь.

В Раздел 3 «Тип формы» заносится информация о том, какой это отчет – исходный, дополняющий или отменяющий. Заполняется одним из кодов:

  • «исхд» - исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период;
  • «доп» - дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;
  • «отмн» - отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Непосредственно сведения о застрахованных лицах отмечаются в Разделе 4. Это таблица, где по каждому сотруднику нужно проставить:

  • ФИО в именительном падеже;
  • страховой номер индивидуального лицевого счета;
  • ИНН.

Обратите внимание: ИНН застрахованного лица указывается только при его наличии у страхователя. Если же у работодателя нет сведений об ИНН работника, то соответствующую графу нужно оставить пустой.

Рассмотрим на примере заполнение формы (предположим, в АО «Актив» работают 6 человек):



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет



< Предыдущая страница Следующая страница >
Простой юридический
вопрос ставит в тупик?
Найти ответ в бераторе!