.
^ Наверх

Вы работаете в бераторе в режиме ограниченного доступа. Для вас скрыта часть разделов и сервисов. Чтобы открыть для себя все возможности бератора, оформите подписку.

Электронные трудовые книжки

Последний раз обновлено:

С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работникам документа.

Имейте в виду, что с 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Социальный фонд России (СФР). При необходимости работник может обратиться в Соцфонд.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Социальный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

Сведения электронной книжки можно посмотреть:

  • в личном кабинете на сайте Социального фонда;
  • на портале Госуслуг;
  • через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:

  • нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
  • управлением Социального фонда;
  • многофункциональным центром предоставления государственных услуг (МФЦ).

Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.

Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

  • работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
  • право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
  • сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Работник решил перейти на электронную трудовую книжку

В любое время работник может отказаться от бумажной трудовой книжки.

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Действующее законодательство не содержит норму, регулирующую срок, в течение которого нужно выдать бумажную трудовую книжку сотруднику, перешедшему на электронную книжку. Минтруд в письме от 12 августа 2020 года № 14-2/ООГ-12933 разъясняет, что работодатель должен выдать трудовую книжку в день подачи заявления работником.

Однако позже ведомство разъясняло иначе: бумажную трудовую книжку нужно передать сотруднику в течение трех рабочих дней с момента получения от него заявления о выборе (письмо Минтруда России от 13 марта 2020 года № 14-2/В-260).

Рекомендуем выдавать трудовую книжку в тот же день, когда работник подал заявление о ведении книжки в электронной форме.

Чиновники также рассказали, как правильно внести запись в бумажную трудовую книжку о выборе ее электронной версии, предварительно зафиксировав в ней отказ от ее ведения.

Это делают так:

  1. В графу 1 вносят порядковый номер записи.
  2. В графу 2 – дату выдачи трудовой книжки на руки.
  3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» пишут «Подано письменное заявление от (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ)».
  4. В графе 4 пишут дату подачи заявления с указанием числа, месяца и года.

Напомним, что помимо трудовых книжек работодатели ведут книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Поэтому отметку придется внести и туда. Так, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета надо написать следующую фразу.

«Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

Сотрудник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.

Если работник обнаружит неверную или неполную информацию в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда.

Работникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора сотрудник, поступающий на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен таковой.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

По заявлению работников (в том числе увольняющихся), на которых ведется электронная трудовая книжка, работодатель обязан предоставить им сведения о трудовой деятельности. Способ получения таких сведений - на бумаге или в электронном виде - работник должен указать в заявлении на имя работодателя. Сведения должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Сроки для предоставления Сведений:

  • в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае, если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя из-за отсутствия работника или из-за его отказа от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Где еще можно работнику получить сведения о трудовой деятельности?

Правительство РФ расширило перечень услуг, которые предоставляют без привязки к месту жительства физлица или месту нахождения организации. Сведения из электронной трудовой книжки можно получить не только у работодателя, но и в любом в территориальном подразделении СФР или в МФЦ, а также через портал Госуслуг.

Таким образом, Сведения о трудовой деятельности можно получить:

  • у работодателя по последнему месту работы - в бумажном или электронном виде;
  • в МФЦ - в бумажном виде;
  • в Социальном фонде - в бумажном или электронном виде;
  • через портал Госуслуг - в электронном виде.

Форма СТД-Р

Работодатели отражают всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации в форме СТД-Р - «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Она формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

С 1 января 2023 года форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 10 ноября 2022 года № 713н. До 2023 года форма была утверждена приказом Минтруда от 20 января 2020 года № 23н. 

Ее работодатель представляет по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя.

Обратите внимание: получить сведения о трудовой деятельности у работодателя по форме СТД-Р могут только те работники, которые отказались от ведения их трудовой книжки в бумажном формате.

Обязанность работодателя выдать информацию о трудовой деятельности работника, выбравшего ведение трудовой книжки, по форме СТД-Р не предусмотрена. Работник может получить сведения о трудовой деятельности в МФЦ, в СФР или на едином портале государственных и муниципальных услуг по форме СТД-СФР.

Форма СТД-Р может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

Способ получения сведений о трудовой деятельности гражданин выбирает сам и указывает его в заявлении, поданном работодателю. То есть можно форму направить по почте заказным путем или выдать третьему лицу при наличии доверенности, заверенной надлежащим образом

Срок предоставления формы СТД-Р

Возможны 2 ситуации:

  • при запросе сведений в период работы – не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления;
  • при увольнении – в день прекращения трудового договора.

Отметим, что сведения для этой справки работодатель берёт из приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Порядок заполнения формы СТД-Р

Форма состоит из трех разделов: сведения о работнике, сведения о работодателе и сведения о трудовой деятельности работника.

Сведения о работнике

Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.

Указать нужно дату рождения работника в формате «ДД.ММ.ГГГГ.» и СНИЛС.

Сведения о работодателе

Далее заполните раздел «Сведения о работодателе»:

  • регистрационный номер в СФР;
  • наименование организации в соответствии с учредительными документами. При формировании формы СТД-Р индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, главой крестьянского (фермерского) хозяйства указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии) (полностью, без сокращений);
  • ИНН;
  • КПП.

Далее нужно заполнить сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В поле «Дата подачи» указывается дата подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Данное поле заполняется тем работодателем, которому подано соответствующее заявление.

Сведения о трудовой деятельности

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ». 

В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отражают следующие мероприятия:

Код Наименование мероприятия Полное наименование мероприятия
1 ПРИЕМ Прием на работу (службу)
2 ПЕРЕВОД Перевод на другую работу
3 ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ Изменение наименования страхователя
4 УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и другие)
5 УВОЛЬНЕНИЕ Увольнение с работы
 6  ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ Приостановление действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса
 7  ВОЗОБНОВЛЕНИЕ Возобновление действия ранее заключенного трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» укажите наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать.

Графа «Код выполняемой функции (при наличии)» - это кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте, состоящее из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

  • первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;

  • пятый знак - контрольное число.

В графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса, федерального закона» подраздела «Наименование» нужно отражать без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса или иного федерального закона.

В графе «Наименование документа» подраздела «Основание» указываются данные документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и другое), - наименование документа, дата и номер документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа).

В графе «Дата» подраздела «Основание» дата укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ.

В графе «Номер документа» подраздела «Основание» укажите номер приказа (распоряжения) или иного документа без указания знака "№"».

Если сведения о трудовой деятельности работника были отменены, то полностью заполните графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставьте значение «X».

Если изменилось название работодателя

Если же за время работы работника наименование работодателя изменяется, то об этом отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» раздела «Сведения о трудовой деятельности» укажите «Переименование».

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите, что «старое наименование работодателя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование работодателя».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указывают реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя.

Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р) с 2023 года




Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.