.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Хранение кадровых документов

Последний раз обновлено:

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Положение о работе комиссии можно разработать на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:

  • разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве;
  • экспертизы ценности документов;
  • розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;
  • упорядочения и оформления документов.

Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии:

Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело закрыто в делопроизводстве, личное дело окончено на основании приказа об увольнении) ( п. 4.28 правил организации хранения архивных документов, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).

Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. А дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в структурных подразделениях. Их уничтожают по истечении срока хранения.

В перечне установлены такие сроки хранения: 1 год, 3 года, 4 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

  • текущее (временное);
  • архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Приказ Минкультуры РФ № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:

  • с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
  • постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
  • хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
  • хранения до замены новыми;
  • хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 18 июня 2017 года № 127-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, законченным делопроизводством до 1 января 2003 года. Для документов по личному составу, законченных делопроизводством после этой даты, срок хранения составляет 50 лет.

Срок хранения путевых листов нормируется, кроме приказа Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558, приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года № 152. В нем сказано, что срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет. Срок может быть продлен, если этот нюанс закреплен в локальной нормативной документации конкретной организации.

В приказе Минкультуры оговорено, что путевые листы нужно хранить пять лет, если в этот период была проведена ревизия или проверка контролирующих инстанций. Получается, что если проверки не было, то и списывать путевые листы нельзя.

Кроме того, в приказе № 558 сказано, что в случаях, когда путевые листы являются единственная подтверждающая опасные, вредные и тяжелые условия труда документация, то срок ее хранения должен быть 75 лет.

Приказы, касающиеся дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дежурств и краткосрочных командировок, хранят не менее пяти лет. Такой же срок хранения установлен для невостребованных расчетных листков, оформленных в бумажном виде.

Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, организация - плательщик страховых взносов должна хранить шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.



Закажите бератор сейчас, чтобы работать спокойно и уверенно.

Сейчас действует специальная цена на бератор

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые функции и возможности бератора вы будете получать бесплатно!


< Предыдущая страница Следующая страница >
Простой юридический
вопрос ставит в тупик?
Найти ответ в бераторе!