.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Формирование дел

Последний раз обновлено:

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Формирует дела работник отдела кадров.

Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил:

  • в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа. Документы неисполненные или подлежащие возврату в дело подшивать запрещено;
  • в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника;
  • проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем, в дело подшивать запрещено;
  • документы, помещаемые в дело, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи;
  • вид документа и его содержание должны соответствовать заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится;
  • документы внутри дела располагают в хронологической или нумерационной последовательности;
  • в дело включают только один экземпляр документа;
  • документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела;
  • документы по одному вопросу помещают в одно дело;
  • документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела;
  • в дело объединяют документы, исполненные в течение одного календарного года. Исключение составляют переходящие, судебные и личные дела;
  • в деле не должно быть больше 250 листов. Если количество документов по одному вопросу превышает 250 листов, дело делят на тома.

Оформление дел – это комплекс работ по технической обработке дел: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, оформление обложки.

В зависимости от сроков хранения дела подлежат полному или частичному оформлению.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляют частично:

  • их не подшивают, а хранят в скоросшивателях;
  • разрешено не нумеровать листы и не подшивать лист – заверитель дела.

Полного оформления требуют дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. При полном оформлении необходимо подшить или переплести дела в твердую обложку, пронумеровать листы в деле, составить заверительную надпись и внутреннюю опись документов.

Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Текст документа зашивать нельзя. Если текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу приклеивают полоску прочной бумаги, за которую и подшивают документ.

Листы в деле нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Нумеровать нужно все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Чтобы исправить ошибку в нумерации, достаточно зачеркнуть старый номер и рядом поставить новый. Если будет обнаружен пропущенный номер, рядом нужно поставить дополнительный (его называют литерным). Он состоит из номера предыдущего листа и буквы, например: 12а, 12б. Сведения о всех изменениях в нумерации заносят в лист – заверитель дела. Общее количество листов в деле указывают на обложке.

Обложку дела оформляют так:

  • на верхнем поле указывают полное название фирмы (если есть официальное сокращенное название, его помещают в скобках) и наименование структурного подразделения;
  • затем пишут порядковый номер дела по описи (архивный шифр);
  • индекс дела и срок хранения документов переносят на обложку из номенклатуры дел. Срок хранения указывают в правом нижнем углу обложки. На делах постоянного срока хранения пишут: «хранить постоянно»;
  • даты дела проставляют тоже в правом нижнем углу обложки. Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), считают дату (число, месяц, год регистрации или составления) самого раннего документа и дату самого позднего из документов, включенных в дело. Даты личного дела – это дата подписания приказа о приеме на работу и дата подписания приказа об увольнении работника.

Если документы содержат конфиденциальную информацию, на обложке необходимо поставить гриф «Для служебного пользования», «Секретно» или «Конфиденциально».

Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов, которые помещены в дело, и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

При составлении описи необходимо соблюдать такие правила:

  • заголовки дел вносят в опись, строго придерживаясь систематизации, установленной в номенклатуре дел;
  • каждому делу присваивают самостоятельный номер, а если оно состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивают отдельный номер;
  • сведения в графах описи должны точно соответствовать сведениям на обложке дела;
  • при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишут только заголовок первого дела, а остальные обозначают словами «то же». Другие сведения об этих делах приводят полностью;
  • в графе «Примечание» делают отметки о приеме дел, о передаче их другим подразделениям и др.

На основании внутренней описи составляют годовой раздел сводной описи дел фирмы. Обычно его подготовкой занимается архив организации под непосредственным методическим руководством архивного учреждения.

Приведем образец заполнения внутренней описи:

В конце каждого дела на отдельном листе (лист – заверитель дела) составляют заверительную надпись. В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела (например, о присоединении новых документов).

Составитель должен ее подписать, указать свою должность и дату составления.

Вот пример оформления листа – заверителя дела:



Закажите бератор сейчас, чтобы работать спокойно и уверенно.

Сейчас действует специальная цена на бератор

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые функции и возможности бератора вы будете получать бесплатно!


< Предыдущая страница Следующая страница >
Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор