.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Гарантии и компенсации работникам во время командировки

Последний раз обновлено:

В соответствии со статьями 167 и 168 Трудового кодекса работнику, направляемому в служебную командировку, полагается ряд компенсаций.

Во-первых, за ним сохраняется постоянное место работы.

Во-вторых, ему выплачивают вознаграждение.

В-третьих, фирма оплачивает сотруднику многие расходы, связанные с поездкой.

Оплата труда за период командировки

За время нахождения в командировке работнику выплачивают средний заработок. При этом расчет ведут только за рабочие дни по графику, который установлен на его постоянной работе.

Общий порядок расчета среднего заработка установлен статьей 139 Трудового кодекса. А его особенности Правительство РФ утвердило своим постановлением от 24 декабря 2007 года № 922.

Так, при любом режиме работы средний заработок сотрудника рассчитывают исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 предшествующих месяцев. При этом учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые фирмой, независимо от их источника.

Порядок расчета такой.

Сначала определяют средний заработок работника за расчетный период (12 месяцев):

Средний дневной заработок = Сумма выплат работнику в расчетном периоде : Количество рабочих дней в расчетном периоде

На основании среднедневного заработка рассчитывают сумму выплат, которая полагается работнику за время его нахождения в командировке.

Для этого используют формулу:

Сумма, причитающаяся к выплате = Средний дневной заработок х Количество рабочих дней нахождения в командировке
Пример. Расчет среднего заработка на период командировки

Работник АО "Вымпел" Петров с 16 по 20 декабря текущего года (5 дней) находился в служебной командировке.

Оклад Петрова - 30 000 руб.

Кроме того, в январе, марте и июне текущего года Петров получил премии (по 5000 руб. каждая), предусмотренные Положением о премировании.

В расчетный период для исчисления среднего заработка войдут декабрь прошлого года и январь-ноябрь текущего года. Предположим, Петров отработал расчетный период полностью.

Предположим, общее количество рабочих дней в расчетном периоде - 249. Общая сумма выплат Петрову за расчетный период составит:

(30 000 руб. × 12 мес.) + 15 000 руб. = 375 000 руб.

Средний дневной заработок Петрова за расчетный период будет равен:

375 000 руб. : 249 дн. = 1506,02 руб.

За 5 дней нахождения в командировке Петрову начислено:

1506,02 руб. × 5 дн. = 7530,10 руб.

Если на период командировки выпадают выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работнику не предоставляют. Если же работника специально командировали для работы в выходные и праздничные дни (например, на выставку или ярмарку), или в выходные дни он находился в пути в командировку и обратно, то за эти дни ему должны начислить доплату или предоставить дополнительные дни отдыха (см. письма Минтруда России от 13 октября 2017 года № 14-2/В-921, от 25 декабря 2013 года № 14-2-337).

При командировке совместителя средний заработок ему выплачивают в той организации, которая его командировала. Другой работодатель это время не оплачивает. Работник может оформить отпуск за свой счет. Такое разъяснение дано в письме Минтруда России от 5 марта 2018 года № 14-2/В-149. Главное, чтобы отпуск за свой счет не превысил 14 дней, потому что в этом случае на дни превышения будет сдвинут расчетный период для очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

Если работника направляют в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, то средний заработок ему нужно начислить по обеим должностям, а расходы на командировку распределить между этими фирмами по договоренности.

Расходы, связанные с командировкой

Командированному работнику оплачивают:

  • суточные;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы по проезду (какие именно - указано в п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749);
  • расходы по уплате курортного сбора;
  • другие расходы (например, услуги связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.), произведенные с ведома фирмы.

Что касается возмещения расходов по проезду, то помимо проезда до конечного пункта назначения и обратно ФНС РФ разрешила возмещать расходы на городской транспорт в месте командировки. Разумеется, командированный должен подтвердить их билетами и чеками, а фирма - предусмотреть возмещение таких расходов на проезд в коллективном договоре или положении о командировках (письмо ФНС РФ от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246).

Суточные

Суточные обычно расходуют на оплату питания и другие личные нужды командированного работника. Их выплачивают за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения командированного работника в пути.

Размер суточных, которые выплачивают работникам, отправляемым в командировку, устанавливают коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом руководителя).

Пример. Расчет суточных

Работник ООО "Пассив" Сомов А.С. с 9 по 11 сентября текущего года (3 дня) направляется в служебную командировку.

По приказу руководителя ООО "Пассив" размер суточных для командировок по территории России составляет 1500 руб. в сутки.

Бухгалтер ООО "Пассив" должен выдать Сомову А.С. суточные в размере:

1500 руб./дн. × 3 дн. = 4500 руб.

Суточные в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 НК РФ, НДФЛ не облагают. При командировке по России не облагают НДФЛ суточные в размере не более 700 рублей в день, при заграничных командировках - не более 2500 рублей в день.

Помните: если сотрудника направляют в командировку на один день, в конце которого он может вернуться домой, то суточные не выплачивают.

Напротив, суточные за время нахождения в пути (день выезда и день приезда) при многодневной командировке вы должны выдать, даже если стоимость питания включена в стоимость проезда. Ведь по общему правилу, днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (самолета, поезда, автобуса и т. д.), на котором сотрудник уехал к месту командирования, а днем приезда – дата его прибытия обратно. На это указал Минфин России в письме от 2 марта 2017 года № 03-03-07/11901.

Расходы по найму жилого помещения

Командированному работнику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения – гостиницы или частного жилья – при условии их документального подтверждения.

Также работнику возмещают стоимость дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение составляют услуги, предоставляемые работнику в баре, ресторане или номере гостиницы, и расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.). Такие расходы работнику не оплатят.

Если руководитель фирмы все-таки решил компенсировать их, то со всей суммы бухгалтер удержит налог на доходы физических лиц.

Обратите внимание: с 1 января 2015 года расходы по найму жилого помещения во время командировки облагаются страховыми взносами, если работник не предоставил подтверждающие оплату жилья документы. Напомним, до 2015 года неподтвержденные расходы по найму жилого помещения освобождались от обложения взносами в пределах норм, установленных законодательством РФ.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно включают в себя:

  • стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
  • плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
  • страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

При этом на каждый вид затрат работник должен представить оправдательный документ: страховой полис, билет, квитанцию или другой бланк строгой отчетности. Когда таких документов нет или они неправильно оформлены, фирма не обязана компенсировать работнику эти расходы. Если по решению руководителя фирмы их все-таки оплатят, то с этой суммы придется удержать НДФЛ.

Можно ли использовать, находясь в командировке, такси? Использовать, конечно, можно, и бывает, что работодатель такие расходы командированному работнику возмещает. Вопрос в том, в каком случае такое возмещение облагается НДФЛ, а в каком – нет. 

Если сотрудник пользуется такси, чтобы добраться до аэропорта (вокзала) или от аэропорта (вокзала) до гостиницы, облагаемого дохода не возникает, поскольку Налоговый кодекс не содержит ограничений на вид транспорта, которым командированный работник может добираться до пункта отправления, назначения или пересадки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 апреля 2012 года № 03-04-05/9-549, постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2008 года по делу № А05-2964/2008, ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 года по делу № А40-51503/12-90-279. Условие – должны быть оправдательные документы (например, чек).

Если командированный работник использует такси для перемещения по городу, то с возмещения этих расходов нужно удержать НДФЛ. Но и в этой ситуации есть исключения. НДФЛ удерживать не нужно, если затраты на такси произведены в интересах организации, а не работника (например, выполнение срочного служебного поручения, отсутствие общественного транспорта или нерегулярность его рейсов). Служебные цели использования такси или  обстоятельства, при которых без такси было не обойтись, нужно документально подтвердить (письмо УФНС России по г. Москве от 24 декабря 2009 г. № 20-20/3/3535, постановление ФАС Дальневосточного округа от 15 июня 2009 г. № Ф03-2484/2009).

Курортный сбор

Если вы отправляете своих сотрудников в командировку в регионы с курортным сбором, учитывайте, что командировка обойдется дороже. Но сумму курортного сбора можно учесть в расходах вашей фирмы.

Затраты по оплате курортного сбора отражаются в учете так же, как и обычные расходы по командировке, в составе общехозяйственных расходов. Документ, подтверждающий такой расход, – это авансовый отчет сотрудника с документом об уплате курортного сбора. Документом, который сотрудник должен подтвердить расходы на уплату наличными деньгами курортного сбора в командировке, является квитанция к приходному кассовому ордеру (письмо ФНС России от 19 апреля 2018 г. № ЕД-4-20/7551). Поскольку торговый сбор не включают в стоимость проживания, ККТ при получении платы оператор применять не обязан.

Нормативной базой для введения курортного сбора является закон от 29 июля 2017 года № 214-ФЗ «О проведении эксперимента по развитию курортной инфраструктуры в Республике Крым, Алтайском крае, Краснодарском крае и Ставропольском крае». Как говорится в законе, целью введения сбора является финансирование развития курортной инфраструктуры, т. е. всех объектов оздоровительного, физкультурного и иного аналогичного назначения, используемых в целях отдыха и восстановления здоровья. Для использования собранных средств в каждом субъекте РФ в рамках регионального бюджета должен быть создан специальный фонд (ст. 9 Закона № 214-ФЗ).

Эксперимент ограничен во времени. Вводится курортный сбор с 1 мая 2018 года по 31 декабря 2022 года (ст. 2 закона № 214-ФЗ). Платить сбор нужно за каждый день проживания на территории региона. Ставку определяют региональные власти. По закону она не может превышать 100 руб. в день, а в течение 2018 года - 50 руб. в день.

Сумма курортного сбора, подлежащая уплате, исчисляется как произведение количества дней фактического проживания плательщика в объекте размещения, за исключением дня заезда, и соответствующего размера курортного сбора. Сумма курортного сбора, подлежащая уплате, не включается в стоимость проживания (п. 1 ст. 8 Закона № 214-ФЗ).

Взимать сбор должны компании и ИП, оказывающие гостиничные услуги и услуги по размещению. Они являются операторами платежа (ст. 3 Закона № 214-ФЗ). Конкретные сроки перечисления сумм сбора в бюджет, порядок учета взимаемых платежей и предоставления отчетности устанавливаются региональными законами. Частный сектор под действие закона не подпадает.

Кто платит курортный сбор

Курортный сбор должны платить все совершеннолетние физические лица, проживающие на территории соответствующих регионов более 24 часов.

Освобождены от уплаты курортного сбора (ст. 7 Закона № 214-ФЗ):

  • лица, удостоенные званий Героя, кавалеры орденов Славы;
  • участники и инвалиды Великой Отечественной войны, блокадники, лица, работавшие на строительстве оборонительных сооружений;
  • ветераны боевых действий;
  • члены семей погибших (умерших) участников и инвалидов войны;
  • жертвы радиационных катастроф;
  • инвалиды 1, 2 групп и сопровождающие лица;
  • малоимущие граждане;
  • лица, прибывшие в санатории для получения специализированной медицинской помощи;
  • болеющие туберкулезом;
  • лица, владеющие недвижимостью, постоянно живущие или работающие на территории эксперимента;
  • спортсмены, тренеры, судьи и иные лица, официально участвующие в соревнованиях на территории эксперимента.

Регионы вправе вводить дополнительные льготные категории лиц.

В Крыму не платят сбор также следующие категории лиц:

  • направленные на лечение в рамках обязательного мед- или соцстрахования;
  • живущие (зарегистрированные) в Крыму, в т. ч. и за пределами территорий, включенных в эксперимент.

На территории края Алтайского края освобождаются от сбора все лица, указанные в федеральном законе, а также направленные на лечение по обязательным мед- и соцстраховым программам.

Кроме общего списка льготников, приведенного в законе 214-ФЗ, в Краснодарском крае не платят курортный сбор лица, живущие на его территории.

Ставки курортного сбора

По состоянию на 1 мая 2018 года законы о курортном сборе с 1 мая 2018 года приняты во всех четырех регионах, входящих в территорию эксперимента.

Закон Республики Крым от 30 ноября 2017 года № 435-ЗРК/2017 ввел курортный сбор на территориях:

  • Алушта,
  • Евпатория,
  • Саки,
  • Судак,
  • Феодосия,
  • Ялта,
  • Черноморский район.

Курортный сбор в Крыму взимается с 1 мая по 30 сентября по ставке 10 руб. в сутки. В остальные периоды ставка равна нулю.

Закон Алтайского края от 1 ноября 2017 года № 76-ЗС вводит сбор на территории города Белокуриха. С 1 мая по 31 декабря 2018 года суточная ставка сбора составит 30 руб. в сутки, а в 2019 - 2022 годах - 50 руб.

Закон Краснодарского края от 27 ноября 2017 года № 3690-КЗ предусматривает взимание сбора в городах:

  • Анапа,
  • Геленджик,
  • Сочи,
  • Горячий ключ.

Также курортный сбор с 1 мая 2018 в Краснодарском крае будет взиматься в сельских поселениях Туапсинского района:

  • Новомихайловское,
  • Джубгское,
  • Небугское,
  • Шепсинское.

Ставка на 2018 - 2022 годы установлена в размере 10 руб. в сутки.

Закон Ставропольского края от 8 декабря 2017 года № 130-кз вводит сбор на территории городов:

  • Ессентуки,
  • Железноводск,
  • Кисловодск,
  • Пятигорск.

Ставка на Ставрополье установлена в размере 50 руб. в сутки.

Другие расходы в командировке

Кроме проезда и проживания с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Например, использование работником в аэропорту зала официальных лиц и делегаций (VIP-зала, бизнес-зала, зала повышенной комфортности).

Долгое время Минфин России разъяснял, что к аэропортовым платежам и сборам, которые не облагаются НДФЛ, относятся только обязательные платежи, к которым не относится оплата услуг VIP-зала аэропорта (письмо от 6 сентября 2007 г. № 03-05-06-01/99).

Потом финансисты поменяли свою точку зрения. При возмещении таких расходов работнику НДФЛ удерживать не нужно, так как в законе нет ограничений на порядок проезда сотрудника к месту командировки и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ). Об этом сообщается в письмах Минфина России от 20 сентября 2013 года № 03-04-06/39125 и от 15 августа 2013 года № 03-04-06/33238.

Суды же уточнили, что возмещение таких расходов не облагается НДФЛ при условии, что экономическую выгоду получает организация, а не работник. Использование услуг бизнес-зала целесообразно при обеспечении командированному работнику в силу специфики его деятельности доступа к телекоммуникационным средствам связи, возможности сохранять коммерческую тайну при переговорах с партнерами (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2013 г. № А42-7726/2011, ФАС Московского округа от 10 февраля 2011 года № КА-А40/18048-10 по делу № А40-5572/10-20-75).

Кроме того, если оплата данных услуг для командированных сотрудников предусмотрена локальным нормативным актом компании, такие выплаты не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ (постановление ФАС Поволжского округа от 8 июля 2009 г. по делу № А55-15143/2008).

Вывод: следует утвердить положение о командировках, где предусмотреть компенсацию командированным расходов на обслуживание в VIP-залах аэропортов, а также и других расходов, которые могут возникнуть во время командировки. Это могут быть расходы на междугородные переговоры как со стационарного, так и с мобильного телефона. Их величину подтвердят квитанции из гостиницы (или от оператора мобильной связи) с распечаткой телефонных номеров. Обосновать необходимость таких переговоров работник может в служебной записке на имя руководителя фирмы, на которой тот должен поставить резолюцию "Бухгалтерии - оплатить".

Отправлять работников в командировку можно и чартерным рейсом, если на требуемую дату нет регулярных или транзитных рейсов по маршруту командировки или билетов соответствующего класса (постановление ФАС Московского округа от 19 июня 2012 г. по делу № А40-110493/11-99-474).

Однодневная командировка

Однодневную командировку оформляют в обычном порядке. Работника отправляют на задание решением работодателя.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при многодневной командировке), то суточные ему не выплачивают. Если их все же выдали работнику, то всю сумму включают в его совокупный доход и облагают налогом на доходы физлиц.

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом он должен учитывать расстояние, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо ему для отдыха.

Это решение следует отразить в приказе о командировке, в котором указана ее продолжительность.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования и несет расходы по найму жилого помещения, то при предоставлении соответствующих документов эти расходы возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Нестандартные ситуации

На практике нормальный ход командировки могут нарушить непредвиденные обстоятельства: как внешние, так и связанные с самим работником. Это могут быть: нелетная погода, задержавшая вылет самолета, авария, карантин, болезнь сотрудника и другие причины, по которым командировка затягивается.

Форс-мажор в командировке

Работник находится в командировке, однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам. Что должна выплатить сотруднику фирма, когда он вернется из поездки?

В таких случаях работнику должны возместить:

  • суточные;
  • расходы на наем жилого помещения.

Бухгалтеры считают эти расходы прочими. Однако на практике бывает сложно получить документы, подтверждающие чрезвычайное обстоятельство. Поэтому проще поступить таким образом.

Издайте приказ о продлении командировки. В таком случае эти затраты будут считаться обычными командировочными расходами.

Реальный день возвращения из командировки будет подтвержден проездными документами (билетами).

Таким образом, командировка будет подтверждена в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749 в редакции постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 - приказом и проездными документами.

Сотрудник в командировке заболел

Если работник, находясь в командировке, заболел, срок командировки на время болезни продлевается, и работодатель в течение этого срока выплачивает работнику:

  • суточные;
  • расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный лечился в стационаре);
  • больничные (ст. 168 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Средний заработок за эти дни не сохраняется.

Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если работник представит больничный лист по установленной форме.

Если сотрудник заболел во время зарубежной командировки, вернулся позднее дня ее окончания и предоставил иностранный больничный лист, этот документ должен быть переведен, а при необходимости заверен или легализован (подробно о том, что делать с иностранным больничным листом, который подлежит оплате у российского работодателя, читайте раздел «Нерабочее время» → подраздел «Время болезни» → ситуацию «Иностранный больничный лист»).

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничный по основному месту работы ему не выплачивают.



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет



< Предыдущая страница Следующая страница >
Ваш подарок при покупке бератора - доступ к порталу для сдачи
годовой отчетности Бухгод.ру