.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Как оформить должностные инструкции

Последний раз обновлено:

Должностная инструкция - это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности.

Цели разработки должностных инструкций:

  • создать организационно-правовую основу служебной деятельности;
  • повысить ответственность работника за результаты его труда;
  • обеспечить объективность при аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарного взыскания.

Разрабатывать должностную инструкцию необходимо, исходя из задач и функций, которые возложены на конкретное структурное подразделение. При этом необходимо учитывать его штатное расписание.

Разрабатывать должностные инструкции целесообразно совместно с руководителями структурных подразделений, для сотрудников которых эти инструкции создаются. Такой подход оправдан, потому что кадровику сложно точно определить, чем конкретно должен заниматься, например, менеджер по продажам. А директор по продажам может четко описать функции такого специалиста, сформулировать требования к профессиональным знаниям и навыкам, обозначить критерии оценки работы.

Разрабатывая инструкции, следует воспользоваться Положением о структурном подразделении. Этот документ регламентирует порядок создания и структуру подразделения, его задачи, функции, права и ответственность (читайте о нем раздел «Документы о трудовой дисциплине» → подраздел «Как оформить Положение о структурном подразделении»). Все функции подразделения необходимо распределить между его сотрудниками и закрепить в должностной инструкции в качестве обязанностей.

Инструкция может содержать следующие разделы.

1. Наименование организации, подразделения.

2. Общие положения, определение должности.

3. Краткие сведения об организации.

4. Схема подчиненности.

5. Возможности замещения.

6. Краткое описание работы.

7. Цель работы, выполняемые подцели, ответственность.

8. Права.

9. Должностные обязанности (содержание работы).

10. Требуемые результаты и критерии оценки.

11. Наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние).

12. Схема информационных потоков между подразделениями.

13. Ведение первичной документации.

14. Условия работы (безопасность, режим работы, оплата труда и др.).

15. Порядок оформления трудовых отношений.

16. Перечень оснований, могущих служить причиной увольнения.

В инструкцию целесообразно включить также раздел «Спецификация должности». Он обычно содержит профессиональные, личностные, биографические, ситуативные требования к персоналу.

Профессиональные - это требования к образованию, конкретным навыкам и умениям, стажу работы, наличию официальных документов, подтверждающих уровень квалификации (диплом, лицензия). Они тесно связаны с содержанием работы специалиста в конкретной должности.

Личностные требования - это внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности.

Биографические и ситуационные требования определяются спецификой предприятия и должности, например требования к возрасту, полу, семейному положению, месту жительства и др.

Создавая этот раздел, следует учитывать типовые должностные инструкции и приведенный там перечень требований к квалификации, особенности предприятия и должности, мнения экспертов и отдельных работников предприятия.

Обратите внимание: если требования к квалификации сотрудника установлены законами или другими нормативными документами, для работодателей обязательны профстандарты (Закон от 2 мая 2015 г. № 122-ФЗ). Если профстандарт по какой-либо профессии еще не разработан, помочь в составлении должностной инструкции может Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Он содержит квалификационные характеристики по различным должностям, которые состоят из трех разделов.

1. «Должностные обязанности» (содержит основные функции, которые частично или полностью могут быть поручены работнику, занимающему конкретную должность).

2. «Должен знать» (содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

3. «Требования к квалификации» (определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей).

Используя эти разделы, можно быстро составить должностные инструкции для работников многих профессий.

Однако в обязательном порядке применять утвержденные профстандарты (то есть ужесточать требования при приеме на работу, менять должностные инструкции и порядок проведения аттестации в части оценок аттестуемых) нужно будет тем, у кого в штате числятся должности, по которым трудовое законодательство предусматривает гарантии и компенсации.

Квалификационный справочник также не дает ответы на вопросы, связанные с порядком деятельности работника, а также не содержит всех существующих должностей. Поэтому для облегчения разработки должностных инструкций можно провести предварительный опрос работников и их руководителей.

Обратите внимание: в будущем Единые квалификационные справочники по должностям служащих и профессиям рабочих будут полностью заменены профстандартами, понятие которых дано в статье 195.1 Трудового кодекса. Их разрабатывают отраслевые ведомства при общей координации со стороны Минтруда России.

Чтобы определить представления работника о должности, можно предложить заполнить анкету с вопросами:

  • Какова цель вашей работы?
  • Над выполнением каких задач вы работаете?
  • Какими видами работы вам приходится заниматься ежедневно?
  • Какую работу приходится выполнять периодически, но не ежедневно?
  • Какую работу приходится выполнять время от времени?
  • Какими полномочиями вы наделены для выполнения своих обязанностей?
  • От кого вы получаете распоряжения?
  • Кому на фирме вы отдаете распоряжения?
  • Кто на фирме консультирует вас или дает вам рекомендации в процессе работы?
  • Кому на фирме вы даете рекомендации?
  • О чем вы как подчиненный информируете своего начальника; о чем вы как руководитель информируете своих подчиненных?
  • Кого на предприятии, не считая руководителя и сотрудников, вы информируете о результатах работы и о других важных событиях, происходящих во вверенной вам сфере; от кого вы получаете подобную информацию?
  • Кто выполняет ваши обязанности при вашем краткосрочном или длительном отсутствии, и как это происходит?
  • Если отсутствует ваш начальник, коллега или сотрудник, исполняете ли вы их обязанности, и если да, то каким образом?

Чтобы определить представления руководителя о должности, заполняют анкету с такими вопросами:

  • Какова, по-вашему, цель деятельности конкретного работника?
  • Какого результата он может достигнуть в наиболее благоприятных условиях?
  • Соответствует ли объем решаемых работником задач его возможностям или необходимы изменения?
  • Соответствуют ли полномочия работника решаемым им задачам; не следует ли изменить объем этих полномочий?
  • Кто в настоящее время выполняет задачи, которые относятся к компетенции конкретного работника?
  • Должны ли произойти изменения во вверенных и подчиненных работнику сферах?
  • Как организована система замещения работника на случай его отсутствия, и нужно ли здесь что-то отрегулировать по-новому?

Собрав все анкеты, нужно оценить и обработать собранный материал. Кроме того, во избежание каких-либо недоразумений целесообразно выяснить мнения работника и его руководителя по поводу подготовленного предварительного варианта должностной инструкции. Последний шаг - принятие решения об окончательном закреплении обязанностей и полномочий за работником и занесение их в его должностную инструкцию.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом (юрисконсультом) фирмы, а если необходимо, то и с другими структурными единицами фирмы и вышестоящим руководителем.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы. Работник должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Должностную инструкцию составляют по каждой штатной должности организации. Она носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Вот пример должностной инструкции:

Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы, после чего она вступает в силу. Документ действует до его замены новой должностной инструкцией. Согласованную и утвержденную инструкцию хранят в отделе кадров.

Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника, работающего в конкретной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с работы.

Изменения в инструкцию могут быть внесены на основании приказа руководителя фирмы. В вводной (или констатирующей) части приказа излагают факты, послужившие основанием для его издания. Это могут быть:

  • изменение структуры управления предприятия;
  • перераспределение функций между работниками структурных подразделений;
  • сокращение численности, штата;
  • изменение законодательства.

В распорядительной части приказа перечисляют изменения и дополнения, которые нужно внести в должностную инструкцию.

Приведем образец приказа:

SiV_9_05_5.png

В случае изменения названия фирмы, структурного подразделения или наименования должности должна быть утверждена новая должностная инструкция. Для этого руководитель фирмы должен издать приказ об утверждении новой должностной инструкции и замене старой.

Обратите внимание: в будущем  Единые квалификационные справочники по  должностям служащих и профессиям рабочих будут заменены профстандартами, понятие которых дано в статье 195.1 Трудового кодекса.

Профессиональный стандарт – это  характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.

К примеру, приказом Минтруда России от  18 ноября 2013 г. № 679н обнародован стандарт по профессии «Программист».

Так, кадровик теперь сможет без ошибки определить, что если компании нужен разработчик программного обеспечения, то на должность, к примеру, ведущего инженера-программиста (шестой уровень квалификации) можно принять человека, имеющего высшее образование по одной из специальностей по образованию: «Информационные технологии», «Автоматизация и управление», «Прикладная математика и информатика», «Информационные системы и технологии», «Программная инженерия» и др. Человек должен иметь практический опыт работы в области разработки программного обеспечения не менее трех лет.

Профстандарт устанавливает  ряд трудовых действий (в должностной инструкции их называют «основными обязанностями»).

Для нашего примера это:

  • разработка и согласование технических спецификаций на программные компоненты и их взаимодействие с архитектором программного обеспечения;
  • распределение заданий между программистами в соответствии с техническими спецификациями;
  • осуществление контроля выполнения заданий;
  • осуществление обучения и наставничества;
  • формирование и предоставление отчетности в соответствии с установленными регламентами;
  • оценка и согласование сроков выполнения поставленных задач.

Профстандарт описывает также необходимые для работы умения и знания, поэтому легче теперь будет не только анализировать резюме соискателя и проводить собеседование, но и составлять должностную инструкцию.

Для нашего примера профстандартом предусмотрены такие умения, как:

  • выбирать средства реализации требований к программному обеспечению;
  • вырабатывать варианты реализации программного обеспечения;
  • проводить оценку и обоснование рекомендуемых решений;
  • осуществлять коммуникации с заинтересованными сторонами.

И знания:

  • языки формализации функциональных спецификаций;
  • методы и приемы формализации задач;
  • методы и средства проектирования программного обеспечения;
  • методы и средства проектирования программных интерфейсов;
  • методы и средства проектирования баз данных.


Закажите бератор сейчас, чтобы работать спокойно и уверенно.

Сейчас действует специальная цена на бератор

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые функции и возможности бератора вы будете получать бесплатно!


< Предыдущая страница Следующая страница >
Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор