^ Наверх

Как оформить должностные инструкции

Последний раз обновлено:

Должностная инструкция - это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности.

Цели разработки должностных инструкций:

  • создать организационно-правовую основу служебной деятельности;
  • повысить ответственность работника за результаты его труда;
  • обеспечить объективность при аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарного взыскания.

Разрабатывать должностную инструкцию необходимо, исходя из задач и функций, которые возложены на конкретное структурное подразделение. При этом необходимо учитывать его штатное расписание.

Разрабатывать должностные инструкции целесообразно совместно с руководителями структурных подразделений, для сотрудников которых эти инструкции создаются. Такой подход оправдан, потому что кадровику сложно точно определить, чем конкретно должен заниматься, например, менеджер по продажам. А директор по продажам может четко описать функции такого специалиста, сформулировать требования к профессиональным знаниям и навыкам, обозначить критерии оценки работы.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору. Либо можно утвердить ее как самостоятельный документ.

Разрабатывая инструкции, следует воспользоваться Положением о структурном подразделении. Этот документ регламентирует порядок создания и структуру подразделения, его задачи, функции, права и ответственность (читайте о нем раздел «Документы о трудовой дисциплине» → подраздел «Как оформить Положение о структурном подразделении»). Все функции подразделения необходимо распределить между его сотрудниками и закрепить в должностной инструкции в качестве обязанностей.

Когда должностная инструкция не обязательна?

Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция является обязательным условием для включения в трудовой договор.  То есть, в договоре нужно указать:

  • работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации;
  • конкретный вид поручаемой работнику работы.

Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.

Разделы должностной инструкции

Инструкция может содержать следующие разделы.

  1. Наименование организации, подразделения.
  2. Общие положения, определение должности.
  3. Краткие сведения об организации.
  4. Схема подчиненности.
  5. Возможности замещения.
  6. Краткое описание работы.
  7. Цель работы, выполняемые подцели, ответственность.
  8. Права.
  9. Должностные обязанности (содержание работы).
  10. Требуемые результаты и критерии оценки.
  11. Наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние).
  12. Схема информационных потоков между подразделениями.
  13. Ведение первичной документации.
  14. Условия работы (безопасность, режим работы, оплата труда и др.).
  15. Порядок оформления трудовых отношений.
  16. Перечень оснований, могущих служить причиной увольнения.

В инструкцию целесообразно включить также раздел «Спецификация должности». Он обычно содержит профессиональные, личностные, биографические, ситуативные требования к персоналу.

Профессиональные - это требования к образованию, конкретным навыкам и умениям, стажу работы, наличию официальных документов, подтверждающих уровень квалификации (диплом, лицензия). Они тесно связаны с содержанием работы специалиста в конкретной должности.

Личностные требования - это внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности.

Биографические и ситуационные требования определяются спецификой предприятия и должности, например требования к возрасту, полу, семейному положению, месту жительства и др.

Создавая этот раздел, следует учитывать типовые должностные инструкции и приведенный там перечень требований к квалификации, особенности предприятия и должности, мнения экспертов и отдельных работников предприятия.

Обратите внимание: если требования к квалификации сотрудника установлены законами или другими нормативными документами, для работодателей обязательны профстандарты (Закон от 2 мая 2015 г. № 122-ФЗ). Если профстандарт по какой-либо профессии еще не разработан, помочь в составлении должностной инструкции может Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Он содержит квалификационные характеристики по различным должностям, которые состоят из трех разделов.

  1. «Должностные обязанности» (содержит основные функции, которые частично или полностью могут быть поручены работнику, занимающему конкретную должность).
  2. «Должен знать» (содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).
  3. «Требования к квалификации» (определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей).

Используя эти разделы, можно быстро составить должностные инструкции для работников многих профессий.

Однако в обязательном порядке применять утвержденные профстандарты (то есть ужесточать требования при приеме на работу, менять должностные инструкции и порядок проведения аттестации в части оценок аттестуемых) нужно будет тем, у кого в штате числятся должности, по которым трудовое законодательство предусматривает гарантии и компенсации.

Квалификационный справочник также не дает ответы на вопросы, связанные с порядком деятельности работника, а также не содержит всех существующих должностей. Поэтому для облегчения разработки должностных инструкций можно провести предварительный опрос работников и их руководителей.

Обратите внимание: в будущем Единые квалификационные справочники по должностям служащих и профессиям рабочих будут полностью заменены профстандартами, понятие которых дано в статье 195.1 Трудового кодекса. Их разрабатывают отраслевые ведомства при общей координации со стороны Минтруда России.

Анкета для должностной инструкции

Чтобы определить представления работника о должности, можно предложить заполнить анкету с вопросами:

  • Какова цель вашей работы?
  • Над выполнением каких задач вы работаете?
  • Какими видами работы вам приходится заниматься ежедневно?
  • Какую работу приходится выполнять периодически, но не ежедневно?
  • Какую работу приходится выполнять время от времени?
  • Какими полномочиями вы наделены для выполнения своих обязанностей?
  • От кого вы получаете распоряжения?
  • Кому на фирме вы отдаете распоряжения?
  • Кто на фирме консультирует вас или дает вам рекомендации в процессе работы?
  • Кому на фирме вы даете рекомендации?
  • О чем вы как подчиненный информируете своего начальника; о чем вы как руководитель информируете своих подчиненных?
  • Кого на предприятии, не считая руководителя и сотрудников, вы информируете о результатах работы и о других важных событиях, происходящих во вверенной вам сфере; от кого вы получаете подобную информацию?
  • Кто выполняет ваши обязанности при вашем краткосрочном или длительном отсутствии, и как это происходит?
  • Если отсутствует ваш начальник, коллега или сотрудник, исполняете ли вы их обязанности, и если да, то каким образом?

Чтобы определить представления руководителя о должности, заполняют анкету с такими вопросами:

  • Какова, по-вашему, цель деятельности конкретного работника?
  • Какого результата он может достигнуть в наиболее благоприятных условиях?
  • Соответствует ли объем решаемых работником задач его возможностям или необходимы изменения?
  • Соответствуют ли полномочия работника решаемым им задачам; не следует ли изменить объем этих полномочий?
  • Кто в настоящее время выполняет задачи, которые относятся к компетенции конкретного работника?
  • Должны ли произойти изменения во вверенных и подчиненных работнику сферах?
  • Как организована система замещения работника на случай его отсутствия, и нужно ли здесь что-то отрегулировать по-новому?

Собрав все анкеты, нужно оценить и обработать собранный материал. Кроме того, во избежание каких-либо недоразумений целесообразно выяснить мнения работника и его руководителя по поводу подготовленного предварительного варианта должностной инструкции. Последний шаг - принятие решения об окончательном закреплении обязанностей и полномочий за работником и занесение их в его должностную инструкцию.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом (юрисконсультом) фирмы, а если необходимо, то и с другими структурными единицами фирмы и вышестоящим руководителем.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы. Работник должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Должностную инструкцию составляют по каждой штатной должности организации. Она носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Пример должностной инструкции

Вот пример должностной инструкции:

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «___________________»
___________________________________
«___»_______20__ года

Должностная инструкция главного бухгалтера

Общие положения

  1. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее или среднее образование по специальности и стаж работы в должности главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера) не менее 5 лет.
  2. Главный бухгалтер должен знать бухгалтерское и налоговое законодательство, трудовое и хозяйственное право, методы экономического анализа, основы гражданского законодательства, отраслевые особенности предприятия, его внутренние организационно-распорядительные документы.
  3. Главный бухгалтер является руководителем бухгалтерии, подчиняется непосредственно директору предприятия, назначается им на должность и освобождается от нее.
  4. В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется действующим законодательством РФ, учредительными документами организации, внутренними документами предприятия, распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией. При наличии разногласий между директором и главным бухгалтером в вопросах оформления отдельных операций они могут осуществляться согласно письменному распоряжению директора, который в этом случае принимает на себя всю ответственность за последствия совершения таких операций.
  5. Требования главного бухгалтера к сотрудникам, касающиеся вопросов оформления необходимых для осуществления учетных операций документов, являются обязательными к исполнению.
  6. На время отсутствия главного бухгалтера его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия.

Должностные обязанности главного бухгалтера

  1. Организация работы бухгалтерии, руководство ей в целях полного и своевременного осуществления учетных операций.
  2. Разработка учетной политики для целей бухгалтерского, налогового, управленческого учетов.
  3. Определение схемы документооборота, разработка графика представления документов в бухгалтерию.
  4. Контроль правильности начисления налогов и страховых взносов, поиск путей снижения налогового бремени.
  5. Согласование договоров и схем работы с контрагентами в целях контроля соответствия их действующему законодательству.
  6. Организация инвентаризаций и контрольных проверок, внесение предложений по предупреждению недостач.
  7. Контроль правильности оформления первичной документации, подписание документов, предусматривающих наличие подписи главного бухгалтера.
  8. Контроль правильности реквизитов и своевременности осуществления платежей.
  9. Подготовка пакетов документов для оформления кредитов и для обращения в суд за взысканием просроченной задолженности.
  10. Составление всей необходимой бухгалтерской, налоговой, статистической, управленческой отчетности в соответствии с требованиями действующего законодательства по объемам, качеству информации и срокам.
  11. Организация подготовки документов для всех видов внешних проверок.
  12. Подготовка организационно-распорядительных документов, необходимых для осуществления основных функций бухгалтерии.

Права главного бухгалтера

Заключаются:

  1. В распределении обязанностей между работниками бухгалтерии, разработке их должностных инструкций.
  2. Требовании от всех работников организации неукоснительного соблюдения установленных на предприятии правил и порядка оформления и предоставления в бухгалтерию документов и сведений, необходимых для ведения учета.
  3. Требовании соблюдения действующего законодательства в отношении проведения и документального оформления совершаемых на предприятии операций.
  4. Внесении предложений, направленных на сохранение имущества организации, рациональное использование ее средств.
  5. Действиях от имени бухгалтерии во взаимоотношениях с иными подразделениями организации и внешними контрагентами.

Ответственность главного бухгалтера

Наступает:

  1. При невыполнении установленных должностных обязанностей.
  2. Несоблюдении требований законодательства, положений внутренних организационно-распорядительных документов, неисполнении распоряжений директора.
  3. Причинении своими действиями ущерба предприятию.

Утверждает должностную инструкцию руководитель фирмы, после чего она вступает в силу. Документ действует до его замены новой должностной инструкцией. Согласованную и утвержденную инструкцию хранят в отделе кадров.

Требования должностной инструкции обязательны для сотрудника, работающего в конкретной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с работы.

Как внести изменения в должностную инструкцию

У любого развивающего бизнеса время от времени появляется необходимость менять должностные инструкции сотрудников.

Причины изменения должностных инструкций

Причин может быть много, они зависят от размеров компании и сферы деятельности. Вот некоторые из них:

  • утверждено новое штатное расписание;
  • изменились полномочия и ответственность работников;
  • перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
  • внедрили новые технологии;
  • увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру;
  • другое.

Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Чаще всего работодатель не вправе изменить инструкцию без согласования с работником. Но, не всегда.

Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции

Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменении должностной инструкции не менее чем за 2 месяца.

Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, изменить инструкцию без письменного согласия работника нельзя.

Без согласия работника изменить должностную инструкцию можно временно и в случаях, прописанных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:

  1. В случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни.
  2. В случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам, при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.

Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.

Как оформить изменение должностной инструкции

Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя.

Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от того, как она изначально оформлена и, что именно подлежит корректировке.

До того, как готовить документы по изменению должностной инструкции нужно ответить на три вопроса:

  1. Как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или это отдельный документ?
  2. Меняются трудовые функции работника или нет?
  3. Работник согласен на изменение инструкции или нет?

Если инструкция оформлена как отдельный документ

Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов.

  1. Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него).
  2. Внести изменения в инструкцию отдельным приказом.

Если работник согласен на изменение должностной инструкции, ему нужно поставить свою подпись на новой редакции инструкции рядом с формулировкой «с инструкцией ознакомлен».

Если инструкция изменена приказом, работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Если инструкция – часть трудового договора

В таком случае нужно вносить изменения в сам трудовой договор. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В дополнительном соглашении лучше всего привести новую редакцию измененного пункта трудового договора. Это наиболее безопасный вариант. 

Изменение должностной инструкции по соглашению сторон

Если работник согласен с изменением должностной инструкции, и она не меняет его трудовые функции, алгоритм действий простой.  

Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон

  1. Обсудить устно планируемые изменения должностной инструкции.
  2. Подготовить проект новой должностной инструкции либо приказ об изменениях и получить согласие работника (устно или письменно).
  3. Издать приказ об утверждении новой редакции должностной инструкции либо приказ о внесении изменений в действующую инструкцию.
  4. Предоставить работнику экземпляр новой должностной инструкцию.
  5. Получить подпись работника напротив слов «Ознакомлен» на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
  6. Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Сделать это можно дополнительным соглашением.

Важно. Если работник своего согласия не даст и откажется подписать ознакомление с новой инструкцией, работать он продолжит по прежней должностной инструкции.  Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.

Изменение должностной инструкции без согласия работника

Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника в связи с изменением организационных и технологических условий труда в организации. Такое право дано руководителю статьей 74 ТК РФ.

Об изменении должностной инструкции руководитель обязан уведомить работника письменно за 2 месяца.  

В уведомлении нужно указать причину корректировки должностной инструкции. Лучший вариант – составляться на конкретные организационные изменения в компании, например, создание нового отдела, сокращение нефункциональных отделов или изменений технологий, например, установка нового ПО, новой техники, внедрение новой системы продаж, автоматизация процесса, перевод части функционала в интернет и т.п.

Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника

  1. Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
  2. Подготовить проект новой должностной инструкции.
  3. Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
  4. Если работник не согласен письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
  5. Если иной работы нет или работник откажется от работы оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.

Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию

В распорядительной части приказа перечисляют изменения и дополнения, которые нужно внести в должностную инструкцию.

Приведем образец приказа:

Приказ № 321/ОК

О внесении изменений в должностную инструкцию бухгалтера

В связи с оптимизацией работы персонала, проводимей в ООО «Персей» на основании приказа № 231/ОК 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести следующие  изменения в должностную инструкцию бухгалтера:

1.1. Пункт 2.5 дополнить словами «В обязанности бухгалтера входит организация хранения бухгалтерской документации».

1.2. Пункт 3.2. изложить в следующей редакции «Бухгалтер несет ответственность за потерю или утрату документов первичного бухгалтерского учета».

1.3. Дополнить п. 7. должностной инструкции бухгалтера следующей формулировкой: «Бухгалтер обладает правом подписи первичных бухгалтерских документов (по согласованию с главным бухгалтером)».

2. Ответственность за исполнение данного приказа возложить на начальника отдела кадров.

Директор  Сувор  И.О.          

С приказом ознакомлена:            Переводцева Л.И.

В случае изменения названия фирмы, структурного подразделения или наименования должности должна быть утверждена новая должностная инструкция. Для этого руководитель фирмы должен издать приказ об утверждении новой должностной инструкции и замене старой.

О профстандартах

Обратите внимание: в будущем  Единые квалификационные справочники по  должностям служащих и профессиям рабочих будут заменены профстандартами, понятие которых дано в статье 195.1 Трудового кодекса.

Профессиональный стандарт – это  характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.

К примеру, приказом Минтруда России от  18 ноября 2013 г. № 679н обнародован стандарт по профессии «Программист».

Так, кадровик теперь сможет без ошибки определить, что если компании нужен разработчик программного обеспечения, то на должность, к примеру, ведущего инженера-программиста (шестой уровень квалификации) можно принять человека, имеющего высшее образование по одной из специальностей по образованию: «Информационные технологии», «Автоматизация и управление», «Прикладная математика и информатика», «Информационные системы и технологии», «Программная инженерия» и др. Человек должен иметь практический опыт работы в области разработки программного обеспечения не менее трех лет.

Профстандарт устанавливает  ряд трудовых действий (в должностной инструкции их называют «основными обязанностями»).

Для нашего примера это:

  • разработка и согласование технических спецификаций на программные компоненты и их взаимодействие с архитектором программного обеспечения;
  • распределение заданий между программистами в соответствии с техническими спецификациями;
  • осуществление контроля выполнения заданий;
  • осуществление обучения и наставничества;
  • формирование и предоставление отчетности в соответствии с установленными регламентами;
  • оценка и согласование сроков выполнения поставленных задач.

Профстандарт описывает также необходимые для работы умения и знания, поэтому легче теперь будет не только анализировать резюме соискателя и проводить собеседование, но и составлять должностную инструкцию.

Для нашего примера профстандартом предусмотрены такие умения, как:

  • выбирать средства реализации требований к программному обеспечению;
  • вырабатывать варианты реализации программного обеспечения;
  • проводить оценку и обоснование рекомендуемых решений;
  • осуществлять коммуникации с заинтересованными сторонами.

И знания:

  • языки формализации функциональных спецификаций;
  • методы и приемы формализации задач;
  • методы и средства проектирования программного обеспечения;
  • методы и средства проектирования программных интерфейсов;
  • методы и средства проектирования баз данных.



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.