.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Документы по личному составу

Последний раз обновлено:

Документы по личному составу отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников фирмы.

К ним относят приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т. д.

Такие документы имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности (помещений, сейфов и шкафов). Причем их хранят отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу – это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Приказы по личному составу фиксируют сведения о кадрах:

  • прием на работу;
  • перемещение по работе;
  • увольнение с работы;
  • установление должностных окладов;
  • отпуска;
  • командировки;
  • изменение фамилии;
  • поощрения;
  • взыскания и т. д.

Приказ по личному составу объявляют под расписку. Работник, ознакомившись с приказом, должен подписаться на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указать дату. В случае его отказа от подписи факт ознакомления удостоверяют своей подписью начальник отдела кадров и непосредственный руководитель работника.

Большинство приказов по личному составу оформляют на унифицированных бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Вот они:

  • приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
  • приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5), приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
  • приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11), приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а).

Это обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса при оформлении трудовых отношений.

Все виды приказов по личному составу имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности. Каждый вид приказов по личному составу хранят в кадровой службе в отдельных папках по очередности их номеров.

Заявление

Заявление – это документ с просьбой (о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.). Может быть адресован как фирме в целом, так и ее руководителю.

Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или на фирменном трафаретном бланке. Дистанционный работник (это работник, заключающий трудовой договор о дистанционной работе) может предоставить его посредством обмена электронными документами с усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника. По ней исчисляют его общий, специальный непрерывный и страховой стаж.

Трудовые книжки ведут на всех работников (кроме совместителей), проработавших по трудовому договору больше пяти дней, в том числе на сезонных, временных и дистанционных работников.

Порядок оформления и ведения трудовых книжек установлен постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225, а постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек. Для учета трудовых книжек и вкладышей к ним кадровик должен вести Книгу учета, а сами бланки хранить в сейфе (как заполненные, так и чистые).

Испорченные трудовые книжки и вкладыши списывают по акту.

Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением № 225). Бланки трудовых книжек и вкладышей в них - это защищенная полиграфическая продукция. Печатать их разрешено только типографиям объединения "Гознак" Минфина России. На сайте ФГУП "Гознак" есть информация о таких предприятиях. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией, причем строго по договорам с Гознаком (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»). Приобретать бланки у случайных распространителей нельзя – при их заполнении документ будет считаться недействительным.

Обратите внимание, по каких признакам следует проверять подлинность трудовой книжки:

  • сквозная нумерация страниц;
  • изготовитель – типография Гознака;
  • серия и номер бланка соответствует тем, которые присваивались на момент выпуска;
  • серия и номер внутри книжки одни и те же на всех страницах.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан выдать и оформить ему трудовую книжку. Если же у работника была трудовая книжка, но он потерял или повредил ее, кадровик обязан оформить ему новую (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Стоимость расходов на приобретение трудовой книжки (или вкладыша в нее) возмещает работник (кроме случаев ее порчи или утраты не по вине работника).

Кадровый сотрудник, ответственный за трудовые книжки, заполняет ее в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу (то же и при внесении записей о переводе, квалификации, награждении - после издания приказа). Не заводить и не заполнять трудовую книжку разрешено при дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).

В трудовую книжку вносят:

  • сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность;
  • сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
  • сведения о награждениях.

Трудовую книжку нужно выдать работнику в день его увольнения. Тем не менее на практике работодатели зачастую оставляют у себя трудовую книжку уволенного сотрудника до тех пор, пока он не сдаст какие-либо материальные ценности, не покроет недостачу и т. д. Этого делать нельзя.

Компания может не выдать трудовую книжку вовремя, только если работник сам отказывается ее получать или в день увольнения отсутствует на работе.

Если же задержка выдачи трудовой книжки произошла по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). В такой ситуации днем увольнения (прекращения трудового договора) будет считаться день выдачи трудовой книжки.

Невыдача в срок трудовой книжки – это нарушение трудового законодательства. За такой проступок предусмотрен штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей для организаций, и от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц компаний и ИП (ч.1, ст. 5.27 КоАП).

Копию трудовой книжки бывшего работника хранить не нужно. Об этом сказано в Определении ВС РФ от 1 августа 2016 г. № 307-КГ16-8836.

Рассматривалось дело об отказе ФСС РФ в возмещении организации расходов по выплате больничного листа уволенному сотруднику. Основание - работодатель не представил копию его трудовой книжки. Судьи отметили, что на момент проведения проверки сотрудник, которому было выплачено пособие, уже не работал в проверяемой компании. Законодательством не установлена обязанность работодателей изготавливать и хранить копии трудовых книжек бывших сотрудников. Поскольку других претензий, кроме непредставления копии трудовой книжки уволенного сотрудника, у ФСС не было, то отказ в возмещении признан неправомерным.

В случае смерти работника в его трудовую книжку вносят запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ». Затем ее нужно выдать на руки под расписку одному из его родственников. Чтобы получить трудовую книжку, родственник обязан представить паспорт и документ, подтверждающий родство с умершим:

  • свидетельство о браке - для супругов;
  • свидетельство о рождении - для детей, родителей, братьев или сестер.

Кадровик должен заверить копии всех представленных документов, которые затем подшиваются в личное дело работника.

Вот возможный вариант расписки:

siv_1_03_1.png

Затем кадровик должен заполнить книгу учета и движения трудовых книжек (форма утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В ней делается запись - кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка. Родственник умершего работника должен расписаться в ее получении.

Если родственники умершего не могут лично забрать трудовую книжку в организации, то ее можно выслать кому-либо из них по почте ценным письмом с описью вложения с уведомлением о вручении адресату, но только на основании его письменного заявления.

Часто сотрудники просят выдать им трудовую книжку на руки (например, для оформления загранпаспортов). Этого делать нельзя. Следует выдать  копию или выписку из трудовой книжки в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 Постановления № 225).

Работающему сотруднику трудовую книжку следует выдать на руки только в одном случае - для целей обязательного социального страхования, к примеру, чтобы представить в ПФР для назначения или перерасчета пенсии (ст. 62 ТК РФ). Этой же статьей установлено требование заверять надлежащим образом документы, выдаваемые работникам.

Обратите внимание: с 1 июля 2018 года нужно будет по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа. Новый порядок установлен введенным в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст).

Отличие от старого порядка заверения копий документов состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), которая заверяется печатью организации.

Выдать трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления о выдаче трудовой книжки. На заявлении работник должен оставить запись о получении трудовой книжки с датой получения и личной подписью. Возвратить документ работодателю сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня, когда ему ее вернет орган обязательного социального страхования.

За нарушение правил хранения трудовых книжек организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, - от 1000 до 5000 рублей (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной - у сотрудника ее не примут. Поэтому такую ошибку можно также квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса, по статье 5.27 КоАП РФ. Пунктом 2 этой статьи установлена ответственность за повторное нарушение:

  • административный штраф на должностных лиц ( и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
  • на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей.

Нужна ли в трудовой книжке печать?

По общему правилу печать организации (печать кадровой службы) в трудовой книжке ставят в случаях:

1. Оформление титульного листа (первой страницы) трудовой книжки и первой страницы вкладыша в нее.

2. Внесение изменений в сведения о работнике, содержащиеся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки или вкладыша в нее.

3. Оформление трудовой книжки (вкладыша в нее) при увольнении работника. При этом в данном случае записи можно заверить не только печатью работодателя (печатью кадровой службы), но и любой другой печатью, содержащей сведения о наименовании и месте нахождения работодателя (письмо Роструда от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1).

Однако ООО и АО могут и не иметь печать. Но Роструд все-таки настаивает на том, что печать в трудовой книжке обязательна (письмо от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1). Поэтому в отсутствии печати общества при работе с трудовыми книжками можно пользоваться печатью кадровой службы.

Пересылка трудовой книжки после увольнения

Если работник в день увольнения отсутствовал или отказался от получения трудовой книжки, ее можно отправить по почте. Но сначала работодатель должен отправить бывшему сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Со дня отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сотруднику трудовой книжки. Как только от сотрудника будет получено письменное согласие на оправку по почте трудовой книжки, работодателю следует отправить документ по адресу, указанному бывшим сотрудником. Также трудовую книжку можно выдать сотруднику на основании его письменного заявления в течение трех дней со дня обращения.

Трудовой договор

Трудовой договор – это соглашение между работником и фирмой, по которому работник в интересах, под управлением и контролем (ч. 1 ст. 56 ТК РФ) обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а фирма обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные соглашением сторон и российским законодательством.

Трудовой договор может быть заключен:

  • на определенный срок (срочный договор до 5 лет);
  • на неопределенный срок (бессрочно).

Возможен еще один вариант - трудовой договор о дистанционной работе (гл. 49.1 ТК РФ, введена Законом от 5 апреля 2013 г. № 60-ФЗ). Сроки для его заключения - те же.

В статье 57 Трудового кодекса перечислены общие, обязательные и дополнительные условия трудового договора.

Общие - идентифицируют работодателя и работника, устанавливают место работы и дату заключения договора.  Местом заключения трудового договора о дистанционной работе является место нахождения работодателя (ст. 312.2 ТК РФ).

Обязательными условиями трудового договора являются:

  • место работы (представительство или филиал указывают, если работник будет работать там);
  • должность в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, профессия, специальность с указанием квалификации. Если работник имеет право на компенсации или льготы, наименование должности или профессии должны быть указаны в строгом соответствии с Квалификационным справочником, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года № 37;
  • дата начала работы (а для срочного договора еще и период его действия и причина заключения);
  • условия оплаты труда (в рублях): размер тарифной ставки или оклад, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты. Последние могут устанавливаться локальными актами, поэтому в договоре можно дать ссылку на конкретный акт;
  • режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя);
  • условия, определяющие характер работы (например подвижной, разъездной, дистанционный);
  • сведения о вредных и опасных  условиях труда на рабочем месте (в соответствии с результатами спецоценки);
  • компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • условие об обязательном социальном страховании;
  • для дистанционных работников - порядок  технического обеспечения, представления отчетов о выполненной работе и выплаты компенсаций за использование личного оборудования (ст. 312.3 ТК РФ).

Обратите внимание: статья 57 Трудового кодекса не предусматривает замену записи о размере тарифной ставки или оклада ссылкой на штатное расписание - это должны быть конкретные значения. В ряде случаев (например, при работе на комиссионной основе) оклад или тарифная ставка не могут быть определены твердо. В этом случае в договоре нужно прописать порядок их расчета (например, указать показатель, из которого рассчитывается заработок, и процент от его величины).

Если в действующем трудовом договоре нет какого-либо условия, относящегося к обязательным, нужно составить приложение к нему или заключить отдельное соглашение.

Обратите внимание: в перечень обязательных условий не входят права и обязанности сторон, а значит, их можно предусмотреть в должностной инструкции работника.

Письменное двустороннее соглашение потребуется и в случае, когда перед работодателем встает вопрос о сезонном повышении окладов в периоды, когда возрастает объем работы, и возврате к прежнему уровню по их окончании. Минтруд РФ в письме от 24 мая 2013 года № 14-1-1061 указывает, что размер оплаты труда - это обязательное условие трудового договора, которое в одностороннем порядке изменять нельзя.

В трудовом договоре могут быть и дополнительные условия (об испытании, о неразглашении о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), о рабочем месте - см. часть 4 ст. 57 ТК РФ).

Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом РФ от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне", Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203. Это сведения в военной области, области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, разведывательной и контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности м деятельности по противодействию терроризму.

В отношении сведений, составляющих коммерческую тайну, нужно руководствоваться Федеральным  Законом от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ "О коммерческой тайне", статьей 1465 Гражданского кодекса, статьей 12 Федерального закона от 28 ноября 2011 года № 335-ФЗ "Об инвестиционном товариществе".

Относительно информации, составляющей служебную тайну (налоговая, банковская, врачебная, нотариальная, аудиторская, адвокатская; тайна ломбарда, связи, следствия и судопроизводства, завещания, усыновления, исповеди), существуют нормативные документы по соответствующим отраслям.

Разглашение информации, представляющую собой коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых закрытые сведения в любой возможной форме (устной, письменной, другой форме, в том числе с использованием технических средств) становятся известными третьим лицам без согласия обладателя такой информации (п. 9 ст. 3 Закона № 98-ФЗ).

Они не должны ухудшать положение работника по сравнению с Трудовым кодексом и коллективным договором. А если работа дистанционная,  в договоре следует предусмотреть дополнительное  условие об использовании оборудования, программ, средств защиты информации, предоставленных или рекомендованных работодателем для такой работы (ст. 312.2 ТК РФ).

Личная карточка

Личную карточку можно вести по типовой форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В карточке указывают:

  • фамилию, имя, отчество работника;
  • год его рождения;
  • пол;
  • образование;
  • семейное положение;
  • детей;
  • близких родственников;
  • паспортные данные;
  • ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
  • стаж работы (общий и непрерывный).

В карточку заносят данные приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.

Внесение новых данных заверяется подписью работника отдела кадров или другого уполномоченного на такие действия лица.

Личное дело

Личное дело – это совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляют в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа) человека на работу и ведут в течение всей его трудовой деятельности на этом месте работы.

На папке, где хранятся документы, указывают фамилию, имя, отчество работника, дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Личное дело состоит из двух разделов:

1. Анкетно-биографические и характеризующие документы.

2. Дополнительные документы.

Первая группа документов – это:

  • личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкета;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
  • личное заявление о приеме на работу или увольнении;
  • выписки из приказов о приеме на работу или увольнении (копии таких приказов);
  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • заявления работника о переводах;
  • представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
  • выписки из приказов о перемещении;
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
  • копии наградных листов.

Вторая группа документов – это:

  • старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, сведения, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Причем листы описи нумеруют отдельно. Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой перечислены в описи, а также в хронологическом порядке. В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы.



Закажите бератор сейчас, чтобы работать спокойно и уверенно.

Сейчас действует специальная цена на бератор

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые функции и возможности бератора вы будете получать бесплатно!


< Предыдущая страница Следующая страница >
Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор