.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

На странице
Показать

Документы по личному составу

Последний раз обновлено:

Документы по личному составу отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников фирмы.

К ним относят приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т. д.

Такие документы имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности (помещений, сейфов и шкафов). Причем их хранят отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу – это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Приказы по личному составу фиксируют сведения о кадрах:

  • прием на работу;
  • перемещение по работе;
  • увольнение с работы;
  • установление должностных окладов;
  • отпуска;
  • командировки;
  • изменение фамилии;
  • поощрения;
  • взыскания и т. д.

Приказ по личному составу объявляют под расписку. Работник, ознакомившись с приказом, должен подписаться на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указать дату. В случае его отказа от подписи факт ознакомления удостоверяют своей подписью начальник отдела кадров и непосредственный руководитель работника.

Большинство приказов по личному составу оформляют на унифицированных бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Вот они:

  • приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
  • приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5), приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
  • приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11), приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а).

Это обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса при оформлении трудовых отношений.

Все виды приказов по личному составу имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности. Каждый вид приказов по личному составу хранят в кадровой службе в отдельных папках по очередности их номеров.

Заявление

Заявление – это документ с просьбой (о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.). Может быть адресован как фирме в целом, так и ее руководителю.

Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или на фирменном трафаретном бланке. Дистанционный работник (это работник, заключающий трудовой договор о дистанционной работе) может предоставить его посредством обмена электронными документами с усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника. По ней исчисляют его общий, специальный непрерывный и страховой стаж.

Трудовые книжки ведут на всех работников (кроме совместителей), проработавших по трудовому договору больше пяти дней, в том числе на сезонных, временных и дистанционных работников.

Порядок оформления и ведения трудовых книжек установлен постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее - Постановление № 225), а постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция). Для учета трудовых книжек и вкладышей к ним кадровик должен вести Книгу учета, а сами бланки хранить в сейфе (как заполненные, так и чистые).

Испорченные трудовые книжки и вкладыши списывают по акту.

Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением № 225). Бланки трудовых книжек и вкладышей в них - это защищенная полиграфическая продукция. Печатать их разрешено только типографиям объединения "Гознак" Минфина России. На сайте ФГУП "Гознак" есть информация о таких предприятиях. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией, причем строго по договорам с Гознаком (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»). Приобретать бланки у случайных распространителей нельзя – при их заполнении документ будет считаться недействительным.

Обратите внимание, по каких признакам следует проверять подлинность трудовой книжки:

  • сквозная нумерация страниц;
  • изготовитель – типография Гознака;
  • серия и номер бланка соответствует тем, которые присваивались на момент выпуска;
  • серия и номер внутри книжки одни и те же на всех страницах.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан выдать и оформить ему трудовую книжку. Если же у работника была трудовая книжка, но он потерял или повредил ее, кадровик обязан оформить ему новую (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Стоимость расходов на приобретение трудовой книжки (или вкладыша в нее) возмещает работник (кроме случаев ее порчи или утраты не по вине работника).

Кадровый сотрудник, ответственный за трудовые книжки, заполняет ее в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу (то же и при внесении записей о переводе, квалификации, награждении - после издания приказа). Не заводить и не заполнять трудовую книжку разрешено при дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).

В трудовую книжку вносят:

  • сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность;
  • сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
  • сведения о награждениях.

Оформление трудовой книжки при увольнении

Трудовую книжку нужно выдать работнику в день его увольнения. Тем не менее на практике работодатели зачастую оставляют у себя трудовую книжку уволенного сотрудника до тех пор, пока он не сдаст какие-либо материальные ценности, не покроет недостачу и т. д. Этого делать нельзя.

Компания может не выдать трудовую книжку вовремя, только если работник сам отказывается ее получать или в день увольнения отсутствует на работе.

Если же задержка выдачи трудовой книжки произошла по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). В такой ситуации днем увольнения (прекращения трудового договора) будет считаться день выдачи трудовой книжки.

Невыдача в срок трудовой книжки – это нарушение трудового законодательства. За такой проступок предусмотрен штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей для организаций, и от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц компаний и ИП (ч.1, ст. 5.27 КоАП).

Копию трудовой книжки бывшего работника хранить не нужно.

Об этом сказано в Определении ВС РФ от 1 августа 2016 г. № 307-КГ16-8836. Рассматривалось дело об отказе ФСС РФ в возмещении организации расходов по выплате больничного листа уволенному сотруднику. Основание - работодатель не представил копию его трудовой книжки. Судьи отметили, что на момент проведения проверки сотрудник, которому было выплачено пособие, уже не работал в проверяемой компании. Законодательством не установлена обязанность работодателей изготавливать и хранить копии трудовых книжек бывших сотрудников. Поскольку других претензий, кроме непредставления копии трудовой книжки уволенного сотрудника, у ФСС не было, то отказ в возмещении признан неправомерным.

Трудовая книжка умершего работника

В случае смерти работника в его трудовую книжку вносят запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ». Затем ее нужно выдать на руки под расписку одному из его родственников. Чтобы получить трудовую книжку, родственник обязан представить паспорт и документ, подтверждающий родство с умершим:

  • свидетельство о браке - для супругов;
  • свидетельство о рождении - для детей, родителей, братьев или сестер.

Кадровик должен заверить копии всех представленных документов, которые затем подшиваются в личное дело работника.

Вот возможный вариант расписки:

siv_1_03_1.png

Затем кадровик должен заполнить книгу учета и движения трудовых книжек (форма утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В ней делается запись - кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка. Родственник умершего работника должен расписаться в ее получении.

Если родственники умершего не могут лично забрать трудовую книжку в организации, то ее можно выслать кому-либо из них по почте ценным письмом с описью вложения с уведомлением о вручении адресату, но только на основании его письменного заявления.

Можно ли выдавать трудовую книжку работающим

Часто сотрудники просят выдать им трудовую книжку на руки (например, для оформления загранпаспортов). Этого делать нельзя. Следует выдать  копию или выписку из трудовой книжки в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 Постановления № 225).

Работающему сотруднику трудовую книжку следует выдать на руки только в одном случае - для целей обязательного социального страхования, к примеру, чтобы представить в ПФР для назначения или перерасчета пенсии (ст. 62 ТК РФ). Этой же статьей установлено требование заверять надлежащим образом документы, выдаваемые работникам.

Обратите внимание: с 1 июля 2018 года нужно будет по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа. Новый порядок установлен введенным в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст).

Отличие от старого порядка заверения копий документов состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), которая заверяется печатью организации.

Выдать трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления о выдаче трудовой книжки. На заявлении работник должен оставить запись о получении трудовой книжки с датой получения и личной подписью. Возвратить документ работодателю сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня, когда ему ее вернет орган обязательного социального страхования.

За нарушение правил хранения трудовых книжек организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, - от 1000 до 5000 рублей (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной - у сотрудника ее не примут. Поэтому такую ошибку можно также квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса, по статье 5.27 КоАП РФ. Пунктом 2 этой статьи установлена ответственность за повторное нарушение:

  • административный штраф на должностных лиц ( и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
  • на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей.

Печать в трудовой книжке

Нужна ли в трудовой книжке печать?

По общему правилу печать организации (печать кадровой службы) в трудовой книжке ставят в случаях:

1. Оформление титульного листа (первой страницы) трудовой книжки и первой страницы вкладыша в нее.

2. Внесение изменений в сведения о работнике, содержащиеся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки или вкладыша в нее.

3. Оформление трудовой книжки (вкладыша в нее) при увольнении работника. При этом в данном случае записи можно заверить не только печатью работодателя (печатью кадровой службы), но и любой другой печатью, содержащей сведения о наименовании и месте нахождения работодателя (письмо Роструда от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1).

Однако ООО и АО могут и не иметь печать. Но Роструд все-таки настаивает на том, что печать в трудовой книжке обязательна (письмо от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1). Поэтому в отсутствии печати общества при работе с трудовыми книжками можно пользоваться печатью кадровой службы.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркиваются. Рядом пишутся правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.

В разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивание неточных и неправильных записей не допускается (п. 30 Постановления № 225).

Единственный возможный вариант - это признать запись недействительной, а затем внести новую, верную запись (п. 1.2 Инструкции).

Действуют, как правило, по такому алгоритму.

1. В графе «№ записи» после последней в данном разделе записи указывают последующий порядковый номер.

2. В графе 2 указывают дату, на которую признается ошибочная запись недействительной. То есть ту дату, когда вносят исправления (число, месяц – двузначные числа, год - четырехзначные).

3. В графе 3 сначала прописывают «Запись под №___ недействительна». Далее вносят правильную запись.

4. В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.

Так же исправляют наименование организации, несмотря на то, что эта запись не имеет порядкового номера. Просто при исправлении нужно увязать запись о наименовании и записью о приеме на работу, которая уже имеет порядковый номер.

Поступают так:

  • в графе 1 ставят порядковый номер исправительной записи;
  • в графе 2 указывают дату внесения исправительной записи;
  • в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной»;
  • затем в графе 3 пишут правильное наименование организации и запись о приеме еще раз в общем порядке.

Бывают и нестандартные случаи. Так, Минтруд РФ в письме от 1 ноября 2018 г. № 14-0/В-868 рассмотрел ситуацию.

Организация обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель внес наименование организации посредством штампа, но в оттиске не читается одно слово из названия. Можно ли дописать пропущенное слово?

Заметим, что штамп с наименованием организации приравнивается к записи в трудовой книжке, если он содержит полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. 3.1 Инструкции).

Чтобы исправить ошибку, возникшую из-за нечеткого оттиска, дописывать в него недостающий текст не следует.

Просто, признавая эту запись недействительной, в графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно будет написать: «Оттиск штампа с наименованием организации такой-то и запись за № таким-то считать недействительной». А все остальное делается в общем порядке.

Исправлять ошибки в трудовой книжке может как «текущий» работодатель, так и предшествующий.

Работник может обратиться к предыдущему работодателю за исправлением ошибок и самостоятельно.

Организация, где сотрудник трудится сейчас, может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.) (п. 27 Постановления № 225).

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник.

Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.

Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы (п. 28 Постановления № 225).

Пересылка трудовой книжки после увольнения

Если работник в день увольнения отсутствовал или отказался от получения трудовой книжки, ее можно отправить по почте. Но сначала работодатель должен отправить бывшему сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Со дня отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сотруднику трудовой книжки. Как только от сотрудника будет получено письменное согласие на оправку по почте трудовой книжки, работодателю следует отправить документ по адресу, указанному бывшим сотрудником. Также трудовую книжку можно выдать сотруднику на основании его письменного заявления в течение трех дней со дня обращения.

Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работникам документа. Устанавливают их Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 436 и Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 439.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

Cведения электронной книжки можно посмотреть:

  • в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
  • на портале Госуслуг;
  • через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:

  • нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
  • управлением Пенсионного фонда;
  • многофункциональным центром предоставления государственных услуг (МФЦ).

Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек начинается с 2020 года.

До 30 июня 2020 года работодатель обязан письменно проинформировать работников о праве сделать выбор между бумажной или электронной трудовой книжкой. А работник не позднее 31 декабря 2020 года должен письменно сообщить о своем выборе, подав заявление.

ООО «Альфа»

инженеру
Иванову А.С.

Уведомление
о формировании и ведении сведений
о трудовой деятельности в электронном виде

г. Москва 3 февраля 2020 года

Уважаемый Александр Сергеевич!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении ООО «Альфа» передает в ПФР. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности. Просим вас определиться с выбором и подать в бухгалтерию одно из двух заявлений:

  • с просьбой вести трудовую книжку в бумажном виде после 1 января 2021 года;
  • с отказом от бумажной трудовой книжки после 1 января 2021 года.

Если Вы изъявите желание о ведении электронной трудовой книжки, компания выдаст трудовую книжку Вам на руки. После этого ООО «Альфа» освобождается от ответственности за ее хранение.

Бланки заявлений прилагаем к письму.

Генеральный директор Борисов Борисов А.А
 
С уведомлением ознакомлен: Иванов Иванов А.С.

03.02.2020

Генеральному директору
ООО «Альфа»
Борисову А.А.
от начальника отдела снабжения
Ульянова И.П.

Заявление

Я, Ульянова Ирина Павловна, отказываюсь от ведения бумажной трудовой книжки после 1 января 2021 года. Прошу в январе 2021 года выдать трудовую книжку мне на руки.

Начальник отдела Ульянова Ульянова И.П.

17 мая 2020 года

Генеральному директору
ООО «Альфа»
Борисову А.А.
от менеджера Петровой Е.В.

Заявление

Прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии с инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.

Менеджер отдела продаж Петрова Петрова Е.В.

17 мая 2020 года

При необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Если работник решит сохранить бумажную трудовую книжку

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

  • работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
  • право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
  • сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Если работник обнаружит неверную или неполную информацию в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда.

Работникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора сотрудник, поступающий на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен таковой.

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю такое заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

  • работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период болезни, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых отношениях.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

По заявлению работников (в том числе увольняющихся), на которых ведется электронная трудовая книжка, работодатель обязан предоставить им сведения о трудовой деятельности. Способ получения таких сведений - на бумаге или в электронном виде - работник должен указать в заявлении на имя работодателя. Сведения должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае, если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя из-за отсутствия работника или из-за его отказа от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

СТД-Р

Работодатели отражают всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации в форме СТД-Р - «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Она формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

Способ получения сведений о трудовой деятельности гражданин выбирает сам и указывает его в заявлении, поданном работодателю.

Сведения о своей трудовой деятельности работник также может получить, обратившись в ПФР. В этом случае "трудовые" сведения будут отражены в виде формы СТД-ПФР - «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

Порядок представления форм отчетности в ПФР

СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД заполняется работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Форму СЗВ-ТД сдают, если работник:

  • устроился в штат;
  • перевелся на другую постоянную работу;
  • подал заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная);
  • уволился.

В каждом из перечисленных случаев срок для сдачи отчета в 2020 году - не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие. Если это первый СЗВ-ТД, заполненный на сотрудника, то одновременно нужно сдать сведения о его трудовой деятельности у этого же страхователя по состоянию на 1 января 2020 года (по той же форме).

Пример. Как сдавать СЗВ-ТД в 2020 году

В марте 2020 года сотрудник организации Петров был переведен на другую постоянную работу. Работодатель должен сразу подать по Петрову СЗВ-ТД. Сделать это надо не позднее 15-го апреля 2020 года.

До этого работодатель не подавал СЗВ-ТД по Петрову, так как до этого случая работник не устраивался, не переводился, не увольнялся и не писал заявлений о форме трудовой книжки. То есть СЗВ-ТД по Петрову подается впервые.

В этом случае работодатель должен дополнительно представить СЗВ-ТД по состоянию на 1 января 2020 года. Получается, что не позднее 15 апреля 2020 работодатель сдает по Петрову два отчета по форме СЗВ-ТД: один за март 2020, второй — по состоянию на 1 января 2020 года.

Допустим, что в июле 2020 Петров уволился. Работодатель снова должен подать по нему СЗВ-ТД — не позднее 15 августа 2020. Но поскольку это уже не первая подача СЗВ-ТД по Петрову, сдавать по нему форму по состоянию на 1 января 2020 уже не нужно.

Если в течение 2020 года ни один из работников не был принят на работу, не увольнялся, не переводился и не подавал заявления о выборе формы трудовой книжки, то работодатель должен заполнить и сдать годовой СЗВ-ТД по всем работникам. В нем надо отразить факты трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года. Срок сдачи такого отчета - не позднее 15 февраля 2021 года.

В 2021 году и далее при приеме на работу и при увольнении сотрудника сдавать СЗВ-ТД нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

При переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно будет представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Если трудоустройства, перевода, увольнения и заявления относительно трудовой книжки не будет, то сдавать отчет не нужно.

Работодатели, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать СЗВ-ТД через интернет. Для этого можно воспользоваться бесплатной программой Пенсионного фонда, а можно применить любой другой сервис. Отчет формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. У работодателей с меньшей численностью персонала есть право выбора. Они вправе отчитываться как на бумаге, так и по интернету.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

За непредставление в установленный срок, а также представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работодателя или его должностное лицо накажут административным штрафом.

Штраф составит (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей;
  • для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.

Вместо штрафа возможно предупреждение.

За повторное нарушение размеры санкций установлены пунктом 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 70 000 рублей, ИП — от 10 000 до 20 000 рублей. Для должностных лиц предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от года до трех.

Трудовой договор

Трудовой договор – это соглашение между работником и фирмой, по которому работник в интересах, под управлением и контролем (ч. 1 ст. 56 ТК РФ) обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а фирма обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные соглашением сторон и российским законодательством.

Трудовой договор может быть заключен:

  • на определенный срок (срочный договор до 5 лет);
  • на неопределенный срок (бессрочно).

Возможен еще один вариант - трудовой договор о дистанционной работе (гл. 49.1 ТК РФ, введена Законом от 5 апреля 2013 г. № 60-ФЗ). Сроки для его заключения - те же.

В статье 57 Трудового кодекса перечислены общие, обязательные и дополнительные условия трудового договора.

Общие - идентифицируют работодателя и работника, устанавливают место работы и дату заключения договора.  Местом заключения трудового договора о дистанционной работе является место нахождения работодателя (ст. 312.2 ТК РФ).

Обязательными условиями трудового договора являются:

  • место работы (представительство или филиал указывают, если работник будет работать там);
  • должность в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, профессия, специальность с указанием квалификации. Если работник имеет право на компенсации или льготы, наименование должности или профессии должны быть указаны в строгом соответствии с Квалификационным справочником, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года № 37;
  • дата начала работы (а для срочного договора еще и период его действия и причина заключения);
  • условия оплаты труда (в рублях): размер тарифной ставки или оклад, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты. Последние могут устанавливаться локальными актами, поэтому в договоре можно дать ссылку на конкретный акт;
  • режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя);
  • условия, определяющие характер работы (например подвижной, разъездной, дистанционный);
  • сведения о вредных и опасных  условиях труда на рабочем месте (в соответствии с результатами спецоценки);
  • компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • условие об обязательном социальном страховании;
  • для дистанционных работников - порядок  технического обеспечения, представления отчетов о выполненной работе и выплаты компенсаций за использование личного оборудования (ст. 312.3 ТК РФ).

Обратите внимание: статья 57 Трудового кодекса не предусматривает замену записи о размере тарифной ставки или оклада ссылкой на штатное расписание - это должны быть конкретные значения. В ряде случаев (например, при работе на комиссионной основе) оклад или тарифная ставка не могут быть определены твердо. В этом случае в договоре нужно прописать порядок их расчета (например, указать показатель, из которого рассчитывается заработок, и процент от его величины).

Если в действующем трудовом договоре нет какого-либо условия, относящегося к обязательным, нужно составить приложение к нему или заключить отдельное соглашение.

Обратите внимание: в перечень обязательных условий не входят права и обязанности сторон, а значит, их можно предусмотреть в должностной инструкции работника.

Письменное двустороннее соглашение потребуется и в случае, когда перед работодателем встает вопрос о сезонном повышении окладов в периоды, когда возрастает объем работы, и возврате к прежнему уровню по их окончании. Минтруд РФ в письме от 24 мая 2013 года № 14-1-1061 указывает, что размер оплаты труда - это обязательное условие трудового договора, которое в одностороннем порядке изменять нельзя.

В трудовом договоре могут быть и дополнительные условия (об испытании, о неразглашении о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), о рабочем месте - см. часть 4 ст. 57 ТК РФ).

Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом РФ от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне", Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203. Это сведения в военной области, области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, разведывательной и контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности м деятельности по противодействию терроризму.

В отношении сведений, составляющих коммерческую тайну, нужно руководствоваться Федеральным  Законом от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ "О коммерческой тайне", статьей 1465 Гражданского кодекса, статьей 12 Федерального закона от 28 ноября 2011 года № 335-ФЗ "Об инвестиционном товариществе".

Относительно информации, составляющей служебную тайну (налоговая, банковская, врачебная, нотариальная, аудиторская, адвокатская; тайна ломбарда, связи, следствия и судопроизводства, завещания, усыновления, исповеди), существуют нормативные документы по соответствующим отраслям.

Разглашение информации, представляющую собой коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых закрытые сведения в любой возможной форме (устной, письменной, другой форме, в том числе с использованием технических средств) становятся известными третьим лицам без согласия обладателя такой информации (п. 9 ст. 3 Закона № 98-ФЗ).

Они не должны ухудшать положение работника по сравнению с Трудовым кодексом и коллективным договором. А если работа дистанционная,  в договоре следует предусмотреть дополнительное  условие об использовании оборудования, программ, средств защиты информации, предоставленных или рекомендованных работодателем для такой работы (ст. 312.2 ТК РФ).

Личная карточка

Личную карточку можно вести по типовой форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В карточке указывают:

  • фамилию, имя, отчество работника;
  • год его рождения;
  • пол;
  • образование;
  • семейное положение;
  • детей;
  • близких родственников;
  • паспортные данные;
  • ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
  • стаж работы (общий и непрерывный).

В карточку заносят данные приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.

Внесение новых данных заверяется подписью работника отдела кадров или другого уполномоченного на такие действия лица.

Личное дело

Личное дело – это совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляют в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа) человека на работу и ведут в течение всей его трудовой деятельности на этом месте работы.

На папке, где хранятся документы, указывают фамилию, имя, отчество работника, дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Личное дело состоит из двух разделов:

1. Анкетно-биографические и характеризующие документы.

2. Дополнительные документы.

Первая группа документов – это:

  • личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкета;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
  • личное заявление о приеме на работу или увольнении;
  • выписки из приказов о приеме на работу или увольнении (копии таких приказов);
  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • заявления работника о переводах;
  • представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
  • выписки из приказов о перемещении;
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
  • копии наградных листов.

Вторая группа документов – это:

  • старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, сведения, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Причем листы описи нумеруют отдельно. Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой перечислены в описи, а также в хронологическом порядке. В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы.



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет



< Предыдущая страница Следующая страница >
 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор