^ Наверх

Электронный кадровый документооборот

Последний раз обновлено:

Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, устанавливающие правила электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Трудовой кодекс дополнен новыми статьями 22.1 – 22.3.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Электронный документооборот нельзя применять к:

  • трудовым книжкам;
  • актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
  • приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
  • документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Базы для электронного документооборота

Для электронных документов работодатель может использовать:

  • Единую цифровую платформу «Работа в России» (в последующем взаимодействие через Единый портал госуслуг);
  • свою информационную систему.

Переход на ЭДО

Переходить на кадровый электронный документооборот или нет решает сам работодатель.

Для перехода нужно разработать локальный нормативный акт. В нем нужно отразить:

  • сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться ЭДО;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронных документов;
  • сведения о дате введения ЭДО;
  • сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников для работы с электронными документами;
  • процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам.

Установленный электронный документооборот можно распространить и на дистанционных работников.

Уведомление работника о переходе на ЭДО

Для перехода на электронный кадровый документооборот работодатель должен уведомить сотрудников. При этом работники вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

Уведомление нужно составить в произвольной форме. Вот образец:

_________________________________

(ФИО работника, должность)

Уведомление № 1

О переходе на электронный документооборот

Уважаемый _____________!

Во исполнение требований статьи 222 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас, что в соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 337-ФЗ и Положением __________ (название организации) о переходе на электронный документооборот с ______20__ года  ____________ (далее — «Работодатель») переходит на электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

Кадровые документы за исключением документов, перечисленных в п. 3.11 Положения о переходе на электронный документооборот в _________ (название организации) в отношении Вас будут вестись и передаваться Вам в формате электронных документов.

Работодатель для осуществления электронного документооборота будет использовать собственную информационную систему. Электронная подпись, необходимая для участия в электронном документообороте, будет оформлена Вам за счет Работодателя.

Вы вправе отказаться от перехода на электронный документооборот и сохранить прежний порядок взаимодействия с Работодателем и подписывать документы в бумажном виде.

В связи с изложенным просим Вас в срок до _____20__ года сообщить Начальнику отдела кадров _________ (ФИО работника) о своем решении в письменном виде. Отсутствие Вашего письменного согласия будет расценено как отказ от перехода на электронный документооборот.

Генеральный директор        _________________ / _______________________

Впервые трудоустраивающиеся работники после 31 декабря 2021 года отказаться от ЭДО не могут.

Расходы на ЭДО

Работодателю нужно будет нести расходы:

  • на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов;
  • на получение электронных подписей (ЭП) работников.

Можно использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись работников.

Какие ЭП нужно использовать

Усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) работодателю нужно использовать при заключении:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • при внесении в них изменений;
  • при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлевать. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица».В некоторых случаях по соглашению сторон можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Электронные подписи работников

Работникам можно использовать:

  • простую электронную подпись – ПЭП;
  • усиленную неквалифицированную подпись – НЭП;
  • усиленную квалифицированную – КЭП.

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.

НЭП можно разместить на сервере компании, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона.

Усиленной неквалифицированной усиленной электронной подписью (НЭП) или усиленной квалифицированной усиленной электронной подписью (КЭП) нужно подписывать:

  • ученический договор;
  • трудовой договор;
  • уведомление об изменении условий трудового договора;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
  • договор о материальной ответственности;
  • внесение изменений в договоры;
  • приказ о применении дисциплинарного взыскания;
  • ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
  • согласие на перевод;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • заявление об увольнении и его отзыв;
  • документы по охране труда.

Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи. О возможность подписания кадровых документов простой электронной подписью нужно закрепить в локальном акте или трудовом договоре.

ПЭП можно применять для подписания обычных рабочих документов, например:

  • приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • приказ на командировку;
  • расчетный листок;
  • табель учета рабочего времени;
  • график работы;
  • служебные записки.



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.