Электронный кадровый документооборот
Последний раз обновлено:
Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, устанавливающие правила электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Он дополнен новыми статьями 22.1 – 22.3.
Рано или поздно все мы перейдем на электронное взаимодействие. Сейчас пока это право работодателя и работников.
Что такое кадровый ЭДО (КЭДО)
Электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Электронный документооборот нельзя применять к:
- трудовым книжкам;
- актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
- приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
- документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Плюсы и минусы кадрового ЭДО. Таблица
|
Плюсы КЭДО |
Минусы КЭДО |
|
Скорость подписания кадровых документов, т.е. это быстро и удобно. |
Возможные затраты на электронные системы. |
|
Удобно искать кадровые документы при проверках. |
Работники вправе отказаться от кадрового ЭДО. |
|
Экономия места и времени. |
|
Что нужно сделать для перевода организации на кадровый ЭДО
Переходить на кадровый электронный документооборот или нет решает сам работодатель.
- Разработать внутренний локальный документ организации.
- Подготовить электронную систему кадрового ЭДО.
- Уведомить работников о переходе на кадровый ЭДО.
- Организовать электронные подписи тем работникам, кто согласился на перевод.
Базы для электронного документооборота
Для электронных документов работодатель может использовать:
- Единую цифровую платформу «Работа в России» (в последующем взаимодействие через Единый портал госуслуг);
- свою информационную систему.
Что отразить в локальном документе о КЭДО
Для перехода нужно разработать локальный нормативный акт. В нем нужно отразить:
- сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться ЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронных документов;
- сведения о дате введения ЭДО;
- сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников для работы с электронными документами;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам.
Установленный электронный документооборот можно распространить и на дистанционных работников.
Уведомление работника о переходе на ЭДО
Для перехода на электронный кадровый документооборот работодатель должен уведомить сотрудников. При этом работники вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.
Уведомление нужно составить в произвольной форме. Вот образец:
|
Впервые трудоустраивающиеся работники после 31 декабря 2021 года отказаться от ЭДО не могут.
Расходы на ЭДО
Работодатели и работники могут бесплатно использовать сервис «Электронный кадровый документооборот» на платформе «Работа в России».
Если же работодатель использует свою информационную систему, то придется потратиться на такие расходы, как:
- создание или эксплуатация информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов;
- получение электронных подписей (ЭП) работников.
Отметим, что можно использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись работников.
Какую ЭП нужно использовать работодателю
Усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) работодателю нужно использовать при заключении:
- трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- ученических договоров;
- договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- при внесении в них изменений;
- при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора.
Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлевать. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица».В некоторых случаях по соглашению сторон можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Электронные подписи работников
Работникам можно использовать:
- простую электронную подпись – ПЭП;
- усиленную неквалифицированную подпись – НЭП;
- усиленную квалифицированную – КЭП.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Простую электронную подпись (ПЭП) работнику может выдать сам работодатель при приеме на работу.
Ее формируют в информационной системе, которую применяет организация. Фактически это логин и пароль для доступа в личный кабинет работника. ПЭП можно подтвердить подписание работником «простого» документа, так как она ненадежна.
Так, ПЭП можно применять для подписания обычных рабочих документов, например:
- приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск;
- приказ на командировку;
- расчетный листок;
- табель учета рабочего времени;
- график работы;
- служебные записки.
О возможность подписания кадровых документов простой электронной подписью нужно закрепить в локальном акте или трудовом договоре.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Усиленная электронная подпись делится на две группы квалифицированная и неквалифицированная. При создании они не отличаются, главное различие – это Удостоверяющий центр. Есть аккредитованные УЦ и не аккредитованные УЦ.
Неквалифицированную электронную подпись (НЭП), как и ПЭП, выпускает тоже работодатель при приеме сотрудника на работу.
НЭП можно разместить на сервере компании, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона.
Такая подпись подойдет для подписания большинства кадровых документов:
- должностных инструкций;
- локальных нормативных актов компании: Положения об оплате труда, Положения о премирование и т.п.
- Правил внутреннего трудового распорядка, документов по охране труда, сведений СОУТ.
Квалифицированная электронную подпись (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применима для всех операций с документами.
Усиленной неквалифицированной усиленной электронной подписью (НЭП) или усиленной квалифицированной усиленной электронной подписью (КЭП) нужно подписывать:
- ученический договор;
- трудовой договор;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
- договор о материальной ответственности;
- внесение изменений в договоры;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
- согласие на перевод;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- заявление об увольнении и его отзыв;
- документы по охране труда.
КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлять.
Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.
Если вы хотите создать КЭП еще для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, то придется получать платно. Можно получить в обычных удостоверяющих центрах или аккредитованных.
Виды электронной подписи работника в кадровом ЭДО. Таблица
|
Вид подписи / тип кадровых документов |
Простая ЭП (ПЭП) |
Усиленная ЭП |
|
|
Неквалифицированная |
Квалифицированная |
||
|
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени |
Можно |
Можно |
Можно |
|
Должностные инструкции, локальные акты, ПВТР, документы по охране труда |
Нельзя |
Можно |
Можно |
|
Трудовой договор, заявления об увольнении |
Нельзя |
Можно |
Можно |
Связаться с нами