.
^ Наверх

Что считать персональными данными работника

Последний раз обновлено:

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. А именно:

  • паспортные данные;
  • семейное положение;
  • сведения об образовании;
  • номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • сведения о трудовой деятельности и др.

Эта информация необходима работодателю, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку № Т-2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.

Работодатель обязан обеспечить защиту персональных сведений о своих работниках. Такое требование содержит Трудовой кодекс РФ (глава 14).

Обратите внимание: не допускается передача личных сведений о работнике с коммерческой целью без письменного согласия самого работника (ст. 88 ТК РФ).

Персональные данные работника организация использует для выполнения своих обязанностей в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. Компания вправе обрабатывать персональные данные сотрудника без его согласия, если их объем не превышает установленный законом норматив. Например, чтобы исполнять условия трудового договора. Без согласия сотрудника можно обрабатывать его персональные данные, если это предусмотрено коллективным договором, локальными актами компании, которые составлены в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса РФ.

Но Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является «оператором персональных данных» и выполняет «обработку персональных данных», обеспечить безопасность этой информации.

Согласие работника на обработку персональных данных

Все работодатели обязаны получить со своих сотрудников согласие на обработку их персональных данных. Согласно общим правилам, обрабатываться данные работников могут только с их согласия (п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Вот пример письменного согласия работника на обработку его персональных данных.

Генеральному директору
ООО «Весна»
Сергееву С.Н.
от
Ефремова Олега Николаевича
(фамилия, имя, отчество).
паспорт серии 0100123456,
выдан 20.01.2020 Окружным УВД г. Москвы,
зарегистрированного по адресу:
123456, г. Москва, ул. Весенняя, д. 1 кв. 1
(адрес регистрации),
проживающего по адресу:
123456, г. Москва, ул. Весенняя, д. 1 кв. 1
(адрес фактического проживания)

СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных

Я,
Ефремов Олег Николаевич
(фамилия, имя, отчество полностью)

Настоящим даю свое согласие

Обществу с ограниченной ответственностью «Весна» (ООО «Весна»), расположенному по адресу: 987654, г. Москва, ул. Нижние Мневники, д. 8, корп. 1, офис 1, на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку, в том числе, сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение следующих моих персональных данных:

  • фамилия, имя, отчество;
  • пол, возраст;
  • дата и место рождения;
  • паспортные данные;
  • адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;
  • номер телефона (домашний, мобильный);
  • данные документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;
  • семейное положение, сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;
  • отношение к воинской обязанности;
  • сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах с предыдущих мест работы;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к моей трудовой деятельности в ООО «Весна»;
  • сведения о доходах в ООО «Весна»;
  • сведения о деловых и иных личных качествах, носящих оценочный характер.

Настоящее согласие на обработку персональных данных дается мной, на основании статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • заключения и регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений;
  • отражения информации в кадровых документах;
  • начисления заработной платы;
  • исчисления и уплаты предусмотренных законодательством РФ налогов, сборов и взносов на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование;
  • представления работодателем установленной законодательством отчетности в ФНС России, в том числе сведений персонифицированного учета в ПФР, сведений в ФСС РФ;
  • предоставления сведений в кредитную организацию для оформления банковской карты и перечисления на нее заработной платы;
  • предоставления сведений для оформления полиса ДМС;
  • предоставления налоговых вычетов;
  • обеспечения моей безопасности;
  • контроля количества и качества выполняемой мной работы;
  • обеспечения сохранности имущества работодателя

Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.

Ефремов (Ефремов О. Н.) 21.07.20гг

Предлагая работнику подписать согласие на обработку персональных данных, следует пояснить, что он вправе вычеркнуть из списка ту информацию, которую он не хочет предоставлять для обработки.

Если работник отказывается подписать согласие на обработку его персональных данных, ему можно объяснить, что без его согласия нельзя будет, к примеру, оформить полис ДМС, поздравить с днем рождения, сделать подарки детям, использовать его Ф. И. О. при создании адреса электронной почты, на визитках, а если если в организации действует пропускной режим, то выписать или заменить сотруднику пропуск. То есть попытаться убедить его дать согласие на обработку данных.

Согласие работника на распространение персональных данных

Согласие на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, нужно оформлять отдельно от других согласий на обработку персональных данных. Это правило действует с 1 марта 2021 года (Федеральный закон от 30 декабря 2020 года № 519-ФЗ).

С этого момента получения одного согласия на обработку персональных данных недостаточно. Если компания собирается совершать какие-либо действия с полученными о сотруднике сведениями, в результате чего они станут известны третьим лицам, то необходимо получить письменное согласие работника, разрешающее их распространение.

Например, компания размещает информацию о сотрудниках на своем сайте. Теперь для этого ей нужно согласие работника на распространение персональных данных.

В согласии на распространение персональных данных должны быть графы, в которых сотрудник отмечает, какую информацию о себе он разрешает распространять, а какую нет. Так, работник вправе решить, какую информацию о себе он разрешает работодателю разместить на корпоративном сайте, а какие сведения размещать запрещает.

При этом молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не является согласием на распространение его персональных данных.

Если сотрудник дал согласие только на обработку персональных данных, но не их распространение, то организация может обрабатывать полученные сведения, а права передавать их кому-либо еще не имеет. Но это не касается передачи персональных данных различным государственным структурам. Например, ФНС, ПФР, ФСС, полиции, следственным органам и т. д. Этим органам персональные данные о лице можно передавать без его согласия (п. 2 – 11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Образец согласия на передачу персональных данных работника смотрите ниже.

Генеральному директору
ООО «Весна»
Сергееву С.Н.
от
Ефремова Олега Николаевича
(фамилия, имя, отчество).
паспорт серии 0100123456,
выдан 20.01.2020 Окружным УВД г. Москвы,
зарегистрированного по адресу:
123456, г. Москва, ул. Весенняя, д. 1 кв. 1
(адрес регистрации),
проживающего по адресу:
123456, г. Москва, ул. Весенняя, д. 1 кв. 1
(адрес фактического проживания)

СОГЛАСИЕ
на распространение персональных данных

Я,
Ефремов Олег Николаевич
(фамилия, имя, отчество полностью)

Настоящим даю свое согласие

Обществу с ограниченной ответственностью «Весна» (ООО «Весна»), расположенному по адресу: 987654, г. Москва, ул. Нижние Мневники, д. 8, корп. 1, офис 1, на обработку в целях размещения на корпоративном сайте www.vesna.ru следующих персональных сведений о себе в следующем порядке:

Категория персональных данных Перечень

персональных данных

Разрешение к распространению (да/нет) Условия и запреты
Общие фамилия
имя
отчество
год рождения
месяц рождения
дата рождения
место рождения
адрес
семейное положение
образование
профессия
...
Специальные национальность
религия
состояние здоровья
сведения о судимости
...
Биометрические ДНК
цветное цифровое фотографическое изображение лица
...

Сведения об информационных ресурсах ООО «Весна», посредством которых будет осуществляться предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными субъекта персональных данных:

Информационный ресурс Действия с персональными данными




Настоящее согласие дано на срок до _____________20гг.

Ефремов (Ефремов О. Н.) 21.07.20гг

Как оштрафуют за нарушения в работе с персональными данными

Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных постепенно ужесточается. Положения статьи 13.11 КоАП РФ, устанавливающей ответственность за эти нарушения, в 2021 году сильно изменили.

Федеральный закон от 24 февраля 2021 года № 19-ФЗ внес поправки, которыми некоторые штрафы были увеличены в 2 раза. Кроме того, добавили два новых штрафа за повторные нарушения.

Таблицу с размерами штрафов за нарушение закона о персональных данных смотрите ниже.

Нарушение Размер штрафа
Гражданину Должностному лицу ИП Юридическому лицу
Обработка данных в случаях, непредусмотренных законом или обработка несовместимая с целями сбора  от 1 000 до 3 000 рублей 
В первый раз может быть предупреждение
от 5 000 до 10 000 рублей
В первый раз может быть предупреждение
от 30 000 до 50 000 рублей
В первый раз может быть предупреждение
Повторное нарушение в обработке персональных данных от 4 000 до 12 000 рублей от 20 000 до 50 000рублей от 50 000 до 100 000 рублей от 100 000 до 300 000 рублей
Сбор и обработка персональных данных без согласия владельца, сбор данных в большем объеме, чем разрешено от 6 000 до 10 000 рублей от 20 000 до 40 000 рублей от 30 000 до 150 000 рублей
Повторное нарушение по обработке данных без согласия от 10 0000 до 20 000 рублей от 40 000 до 100 000 рублей от 100 000 до 300 000 рублей Штраф от 300 000 до 500 000 рублей
Непредставление доступа к документу, в котором изложена политика оператора в отношении персданных от 1 500 до 3 000 рублей от 6 000 до 12 000 рублей от 10 000 до 20 000 рублей от 30 000 до 60 000 рублей
Не предоставление информации об обработке владельцу персональных данных  от 2 000 до 4 000 рублей от 8 000 до 12 000 рублей от 20 000 до 30 000 рублей от 40 000 до 80 000 рублей
Не выполнение требования владельца данных об удалении, исправлении, блокировке его данных   от 2000 до 4 000 рублей от 8 000 до 20 000 рублей от 20 000 до 40 000 рублей от 50 000 до 90 000 рублей
Повторное не выполнение требования владельца данных об удалении, исправлении, блокировке его данных от 20 000 до 30 000 рублей от 30 000 до 50 000 рублей от 50 000 до 10 000 рублей от 300 000 до 500 000 рублей
Необеспечение сохранности данных, их утечка, копирование, взлом и распространение в неправомерных целях от 1500 до 4 000 рублей от 8 000 до 12 000 рублей от 20 000 до 40 000 рублей от 50 000 до 100 000 рублей
Не обезличивание персональных данных (для государственных и муниципальных органов) от 6 000 до 12 000 рублей
Хранение данных граждан России за пределами РФ от 30 000 до 50 000 рублей Штраф от 100 000 до 200 000 рублей От 1 000 000 до 6 000 000 рублей
Повторное нарушение по хранению данных граждан России за пределами РФ от 50 000 до 100 000 рублей от 500 000 до 800 000 рублей от 6 000 000 до 18 000 000 рублей

Участие третьих лиц в обработке персональных данных

Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, то есть к которой нет свободного доступа. Поэтому работодатель обязан получать все персональные данные о работнике только у него самого. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то запрашивать такие сведения у посторонних лиц работодатель вправе только с письменного согласия работника. При этом ему нужно сообщить о целях, источниках, способах получения персональных данных, о том, какая именно информация интересует работодателя, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на получение этих сведений.

Из этого правила есть исключение: работодатель вправе запрашивать информацию из различных медицинских учреждений о противопоказаниях и ограничениях в трудовой деятельности своих работников.

Главная цель такого исключения – предупредить и предотвратить угрозу жизни и здоровью работника.

Передавать конфиденциальную информацию о работнике другим лицам разрешается только с письменного согласия самого работника. Исключение возможно в случаях:

  • это необходимо в целях защиты жизни и здоровья работника (степень угрозы определяет работодатель);
  • это предусмотрено законодательством.

Например, статья 228 ТК РФ прямо определяет, что если на производстве произошел несчастный случай, то об этом в обязательном порядке должны быть незамедлительно проинформированы родственники пострадавшего, а также ряд государственных и местных властных структур.

Другой случай - выплата пособий на детей чернобыльцам.

Гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, с 1 июля 2016 года взамен двукратного пособия по уходу за детьми предоставляется твердая ежемесячная выплата на каждого ребенка до достижения им возраста 3 лет (постановление Правительства России от 28 июня 2016 года № 588).

Ежемесячная выплата на ребенка до достижения им возраста полутора лет составляет 3000 рублей, в возрасте от полутора до трех лет – 6000 рублей.

Пособие предоставляется гражданам:

  • постоянно проживающим (работающим) на территории зоны проживания с правом на отселение;
  • постоянно проживающим (работающим) на территории зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом;
  • постоянно проживающим (работающим) в зоне отселения до их переселения в другие районы.

При этом перед датой рождения (усыновления) ребенка, на которого назначается выплата, или установлением над ним опеки, необходимо соблюдение условия их постоянного проживания и (или) работы:

а) в зоне отселения – не менее 1 года;

б) в зоне проживания с правом на отселение – не менее 3 лет;

в) в зоне проживания с льготным социально-экономическим статусом – не менее 4 лет.

Эти пособия чернобыльцам выплачивают органы соцзащиты. Заявления на их получения лицо, претендующее на выплату, подает по месту жительства или работы (или только по месту жительства, если оно совпадает с местом работы). От работодателя же требуется по запросу уполномоченного органа предоставлять сведения, подтверждающие нахождение получателя в трудовых отношениях с организацией (работодателем), а также адрес места нахождения организации (ее обособленного подразделения, отдельного рабочего места получателя) в населенных пунктах, включенных в перечень мест, проживание в которых дает право на пособие (п. 11 Постановления № 588).




Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет




Подписывайтесь на наши рассылки

Только полезная и свежая информация для бухгалтеров от экспертов бератора:
советы, проводки, примеры из практики и образцы документов.
Самое ценное, что будет в вашей почте.

 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор